新形勢下中醫(yī)醫(yī)院檔案管理存在問題及解決途徑

岳熹駿

通過研究分析中醫(yī)醫(yī)院檔案管理所存在的不足，并對中醫(yī)醫(yī)院檔案管理提出創(chuàng)新和解決問題的措施，希望對中醫(yī)醫(yī)院檔案管理有所借鑒與參考。

醫(yī)院檔案是醫(yī)院日常工作的集結(jié)，是現(xiàn)代化醫(yī)院建設(shè)中重要的工作組成，它是醫(yī)院臨床醫(yī)療、教學(xué)、科研管理等業(yè)務(wù)的再現(xiàn)，目前，隨著現(xiàn)代科技的發(fā)展，醫(yī)院利用現(xiàn)代計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)手段，對臨床病歷總結(jié)、分析的科學(xué)依據(jù)。但從檔案發(fā)展來看，傳統(tǒng)醫(yī)院的檔案管理方法已不能適應(yīng)當(dāng)前醫(yī)院現(xiàn)代化發(fā)展的需要，特別是中醫(yī)醫(yī)院的未來發(fā)展，必須是先進(jìn)的醫(yī)療技術(shù)與傳統(tǒng)的古典醫(yī)學(xué)相結(jié)合，則中醫(yī)醫(yī)院檔案管理它是通過對臨床、教學(xué)等資料的管理，為醫(yī)院的發(fā)展提供詳實、準(zhǔn)確的醫(yī)學(xué)資料，為更好地促進(jìn)中醫(yī)醫(yī)院的發(fā)展，必須對中醫(yī)醫(yī)院的檔案管理進(jìn)行客觀分析，找出存在的問題和解決問題的有效途徑。

1當(dāng)前中醫(yī)院檔案管理存在的問題

1.1 檔案管理模式問題

目前，一些中醫(yī)醫(yī)院的檔案資料留存較多，但有時不全不精，這種醫(yī)院檔案的管理即存在重復(fù)保存浪費資源現(xiàn)象，而且檔案資料閑置量比較大，利用率不是很高，尤其是目前網(wǎng)絡(luò)化已經(jīng)比較普及，這種檔案資料的保存很難實現(xiàn)資源共享。過去傳統(tǒng)的檔案留存在結(jié)構(gòu)上相對不太合理，并且檔案種類也不齊全，當(dāng)前現(xiàn)行的檔案管理體制又制約著現(xiàn)有檔案的發(fā)展。而從當(dāng)前中醫(yī)醫(yī)院的檔案管理來看，不僅是對最前沿醫(yī)學(xué)的掌握和貫徹，也是對中醫(yī)古籍的管理，將其列入到信息化管理模式，最終達(dá)到更好地傳承中醫(yī)學(xué)知識的目的。

1.2 人事管理體制和機(jī)制不完善

在很多醫(yī)院檔案管理人員中相對閑職較多，基本都是年齡偏大人員，其專業(yè)不對口，沒有列入醫(yī)院正式編制里，由于人員學(xué)歷和知識結(jié)構(gòu)存在參差不齊的現(xiàn)象，只能從事些技術(shù)含量較低的工作。此外，由于這種管理體制，使檔案管理人員在醫(yī)院不能自主進(jìn)行調(diào)崗，人員結(jié)構(gòu)優(yōu)化不了，導(dǎo)致檔案管理專業(yè)和醫(yī)學(xué)專業(yè)人員不能優(yōu)勢互補(bǔ)，人才匱乏得不到解決，尤其是既懂中醫(yī)又明白檔案管理的人才少之又少，嚴(yán)重影響了中醫(yī)醫(yī)院檔案管理的質(zhì)量和發(fā)展。

1.3 財力物力的匱乏

目前醫(yī)院大多是市場化經(jīng)營，實行自負(fù)盈虧，醫(yī)院收益中大部分的財力物力都被使用在醫(yī)院的醫(yī)療設(shè)備更新、病房硬件建設(shè)和人才培養(yǎng)等方面，而對醫(yī)院檔案方面的投入相對較少，造成很多醫(yī)院的檔案比較陳舊落后，缺少信息化設(shè)施，不能較好的為醫(yī)院的醫(yī)療研發(fā)提供基礎(chǔ)信息保障。

1.4 檔案重視程度不夠，利用率不高

在醫(yī)院的日常工作中，領(lǐng)導(dǎo)干部和部門同志對檔案價值的重視程度不夠，只重視醫(yī)院的經(jīng)營管理，輕視了檔案在醫(yī)院管理中的重要性，對檔案重視程度不夠，導(dǎo)致很多有價值的資料沒有及時歸檔，檔案的信息資源收集不到位，很難發(fā)揮出應(yīng)有的作用，由于對檔案利用意識弱，使檔案在醫(yī)院經(jīng)營發(fā)展上作用不大。

1.5 管理制度不健全

醫(yī)院信息資源整合性差。當(dāng)前，在規(guī)范制度建設(shè)上，很多醫(yī)院都制定了健全的醫(yī)院管理制度和崗位職責(zé)，缺乏健全規(guī)范統(tǒng)一的檔案管理模式，在檔案管理方面過于分散，檔案資料的收集方面，對一些有價值的文件材料沒有得到重視，未進(jìn)行統(tǒng)一收集整理，使得檔案管理與信息建設(shè)出現(xiàn)嚴(yán)重脫節(jié)，導(dǎo)致檔案資料的整理缺少完整性。

1.6 檔案管理從業(yè)人員的素質(zhì)有待提高

目前醫(yī)院檔案管理人員在業(yè)務(wù)能力、理論水平和文化程度等綜合素質(zhì)方面來看存在這參差不齊的現(xiàn)象。主要是在人員配備上流動性較大，人事安排比較隨意，目前檔案管理人員多數(shù)是從行政、護(hù)理等部門轉(zhuǎn)崗過來，專業(yè)從事檔案的人員偏少，當(dāng)前從事檔案的人員大多專業(yè)知識比較陳舊，知識面不寬，學(xué)歷不高，思想觀念和檔案管理能力相對比較落后，與新時期檔案檔案管理的需求相差較大，對新形勢下的檔案管理工作適應(yīng)慢，無法滿足發(fā)展需要。

2 中醫(yī)醫(yī)院檔案管理存在不足的解決辦法

2.1 強(qiáng)化管理目標(biāo)

醫(yī)院檔案在為醫(yī)院未來的醫(yī)療建設(shè)、教學(xué)管理和科研服務(wù)方面充當(dāng)著服務(wù)者的角色，強(qiáng)化醫(yī)院檔案的目標(biāo)管理，可以使醫(yī)院檔案管理人員制訂了檔案管理的目標(biāo)和價值所向。目前世界已經(jīng)進(jìn)入了信息化時代，科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步促使醫(yī)學(xué)的基礎(chǔ)學(xué)科也在不斷提高和發(fā)展，各學(xué)科之間也在相互進(jìn)步的過程中互相影響，相互滲透，如在臨床醫(yī)用方面，新技術(shù)發(fā)展最快，而臨床科研的各個環(huán)節(jié)都需要借助于文獻(xiàn)，臨床科研人員必須及時掌握信息，避免研發(fā)內(nèi)容重復(fù)。檔案管理人員還要根據(jù)實際情況不斷地完善服務(wù)目標(biāo)，通過資源整合，要在收集數(shù)字化信息的同時，一并對實物型的信息也要及時調(diào)整改動，不斷增加檔案的種類、使數(shù)字化檔案與實物檔案相結(jié)合，現(xiàn)代手段與傳統(tǒng)方式相結(jié)合，來滿足檔案管理發(fā)展需要。

2.2 強(qiáng)化人才培養(yǎng)管理

要充分調(diào)動管理人員的工作積極性，中醫(yī)院要強(qiáng)化人才培養(yǎng)的管理，對各專業(yè)人才要合理配備，使結(jié)構(gòu)合理，比例要適當(dāng)，確保人員的長期與穩(wěn)定;要建立目標(biāo)責(zé)任制，采取評聘結(jié)合的方式，對檔案管理人員的使用、培訓(xùn)、考核、工資福利等各方面進(jìn)行有效管理，做到獎勵與約束相統(tǒng)一。完善各項規(guī)章制度，依規(guī)辦事。使各部門工作即有分工又有聯(lián)系，有效保障檔案管理工作的正常進(jìn)行。

2.3 做好醫(yī)院檔案財力物力的管理

醫(yī)院應(yīng)合理劃撥各項費用，在醫(yī)院檔案經(jīng)費的投入上要有所傾向，使經(jīng)費能夠保障檔案工作的正常運轉(zhuǎn)，要做好每年年初的費用預(yù)算管理，有計劃的完善醫(yī)院檔案管理的硬件和軟件設(shè)施，適當(dāng)增置一些復(fù)印、聲像、存儲、計算機(jī)等設(shè)備，并建立監(jiān)督審核管理機(jī)制，科學(xué)合理的安排使用有限的經(jīng)費，較好地提升檔案管理質(zhì)量。

2.4 提高檔案使用管理

做好檔案的使用管理可有效提高工作效率，提升使用價值。要科學(xué)制定檔案收集、整理的標(biāo)準(zhǔn)，對檔案借閱、歸還要有明確的要求，嚴(yán)格強(qiáng)化檔案資料的使用管理，在為檔案借閱者提供方便的同時，嚴(yán)格審批程序管理，確保檔案資料不丟失、不損壞，重點檔案不泄密。

總之，中醫(yī)醫(yī)院的檔案管理要結(jié)合本醫(yī)院的實際情況，用科學(xué)發(fā)展觀來指導(dǎo)醫(yī)院的現(xiàn)行管理制度，創(chuàng)新思維，通過科學(xué)管理、個性化服務(wù)、多元化發(fā)展方向來完善中醫(yī)院的檔案管理，來促進(jìn)中醫(yī)院的全面發(fā)展。

（作者單位：152400 黑龍江省慶安縣中醫(yī)醫(yī)院）