新農(nóng)村建設(shè)中敬老院的檔案管理與創(chuàng)新

姜東旭

我國人口老齡化問題非常嚴(yán)重，老年人的養(yǎng)老問題也是社會普遍關(guān)注的問題之一，敬老院作為服務(wù)機(jī)構(gòu)，其檔案管理質(zhì)量關(guān)系著敬老院管理的規(guī)范化與否，本文通過對敬老院檔案管理所存在的問題分析，提出檔案管理的創(chuàng)新建議，希望能夠?qū)蠢显旱臋n案管理與創(chuàng)新有所借鑒。

敬老院是目前我國妥善解決老年人養(yǎng)老問題的方法之一，敬老院檔案管理是近幾年由于敬老院的發(fā)展建設(shè)而新興的專門檔案，它是將敬老院養(yǎng)老服務(wù)涉及的有關(guān)文字、音像、圖表及其他載體的文件經(jīng)過收集整理而保存的原始資料，是敬老院日常經(jīng)營管理的真實記載，是敬老院各項業(yè)務(wù)的憑證，對強(qiáng)化業(yè)務(wù)的創(chuàng)新具有較好的參考價值。目前，敬老院的檔案管理一直較為薄弱，在養(yǎng)老機(jī)構(gòu)建設(shè)與發(fā)展過程中其效用沒有得到較好的發(fā)揮，為了規(guī)范敬老院的管理，只有強(qiáng)化敬老院的檔案管理，以檔案的規(guī)范化管理來引導(dǎo)敬老院的日常工作，以檔案的創(chuàng)新管理來提升敬老院經(jīng)營管理質(zhì)量和效果。

1敬老院檔案管理中存在的問題

1.1檔案管理制度不完善

敬老院在日常管理上，對于服務(wù)收費、工作流程以及服務(wù)監(jiān)督等都制定了相應(yīng)管理制度，但是在檔案管理制度建設(shè)方面，沒有引起足夠重視，沒有認(rèn)識到檔案管理制度的重要性，普遍存在制度不完善的現(xiàn)象。

1.2文件資料歸檔不規(guī)范

敬老院在文件材料收集整理上，分類類別較為單一，在文件材料收集時以文書檔案、敬老院養(yǎng)老人員基本信息等方面內(nèi)容為主，涉及的活動音像、照片內(nèi)容較少;檔案沒有進(jìn)行有序的分類，編號相對混亂，檔案存檔時內(nèi)容不全，標(biāo)準(zhǔn)不一，實際原因是敬老院對檔案的收集整理沒有規(guī)范的標(biāo)準(zhǔn)。

1.3檔案沒有實現(xiàn)統(tǒng)一管理

目前，養(yǎng)老院的檔案管理還存在利用渠道不暢通的現(xiàn)象，主要是各部門收集存放的檔案由本部門自己收集，自己整理使用，導(dǎo)致各部門檔案資料收集不齊全，檔案沒有進(jìn)行統(tǒng)一管理，各部門間又缺少溝通和交流，檔案信息資源不能實現(xiàn)資源共享，信息化、數(shù)字化程度低。

2敬老院檔案管理的創(chuàng)新策略

2.1健全完善敬老院檔案管理的保障措施

2.1.1完善敬老院組織體系建設(shè)

建立健全敬老院檔案管理工作網(wǎng)絡(luò)體系，成立組織機(jī)構(gòu)，明確檔案管理主管領(lǐng)導(dǎo)，配備具有一定經(jīng)驗和檔案管理專業(yè)知識的人員負(fù)責(zé)檔案的管理，并對各文件資料形成部門指定具體檔案收集人員，使成網(wǎng)絡(luò)化管理體系，來保障敬老院檔案管理工作的有序運(yùn)行。

2.1.2健全敬老院的檔案管理規(guī)章制度

針對敬老院檔案的收集、整理、歸檔、保管以及使用等環(huán)節(jié)建立并制定相應(yīng)的管理規(guī)章制度，使檔案形成各環(huán)節(jié)的工作程序依照規(guī)定進(jìn)行，可有效保障檔案資料的質(zhì)量，進(jìn)一步提高檔案的利用率，保障了檔案歸檔工作的科學(xué)合理。

2.1.3依照《檔案法》規(guī)定進(jìn)行業(yè)務(wù)操作。敬老院的檔案管理都要依照《檔案法》的管理規(guī)定，來強(qiáng)化敬老院檔案工作的監(jiān)督檢查，來保障檔案的信息安全，檔案業(yè)務(wù)管理科學(xué)規(guī)范有效。

2.1.4建立監(jiān)督機(jī)制。對敬老院養(yǎng)老服務(wù)檔案進(jìn)行監(jiān)督指導(dǎo)，及時聽取敬老院養(yǎng)老人員的意見，并對敬老院人員所提出的咨詢問題進(jìn)行專業(yè)答復(fù)，來確保在老人信息安全的基礎(chǔ)上，使敬老院內(nèi)的老人能夠得到更優(yōu)質(zhì)、更舒心的養(yǎng)老服務(wù)。

2.2規(guī)范敬老院檔案管理業(yè)務(wù)流程

敬老院的檔案管理應(yīng)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，統(tǒng)一管理，由各業(yè)務(wù)部門收集后，統(tǒng)一交到檔案管理部門，進(jìn)行分類、整理和保管使用，通過規(guī)范檔案業(yè)務(wù)流程，為敬老院的檔案科學(xué)規(guī)范化管理奠定基礎(chǔ)。

2.2.1敬老院結(jié)合本院的實際工作內(nèi)容，參照《檔案法》管理規(guī)定，制定《敬老院檔案收集范圍和保管期限要求》，來對文書檔案、音像檔案和實物檔案的收集和分類提供一些依據(jù)，使敬老院檔案收集規(guī)范科學(xué)合理。

2.2.2要歸檔操作過程中，要嚴(yán)格執(zhí)行《敬老院檔案管理辦法》的相關(guān)要求，對文件資料及時整理、規(guī)范歸檔，確保檔案資料齊全，歸檔質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)化。

2.2.3對整理完成的檔案資料要及時存入檔案室，進(jìn)行規(guī)范保管，檔案室內(nèi)要配齊檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備，分類分項保管，預(yù)留一定的檔案保管空間。要定期對檔案室的檔案設(shè)施進(jìn)行檢查，及時維修，排除安全隱患，確保檔案保管安全。

2.3加快檔案的信息化建設(shè)

敬老院要強(qiáng)化檔案管理的創(chuàng)新，為解決檔案利用渠道不暢的實際問題，需強(qiáng)化網(wǎng)絡(luò)化檔案管理機(jī)制的建設(shè)，通過逐步改變敬老院的檔案管理模式，優(yōu)化檔案管理程序，強(qiáng)化網(wǎng)絡(luò)化檔案的機(jī)制實施，使敬老院信息資源得到有效共享。

2.3.1敬老院在進(jìn)行檔案資料管理過程中進(jìn)行手段的創(chuàng)新，將傳統(tǒng)紙質(zhì)資料錄入電腦，通過檔案資料的數(shù)據(jù)庫建設(shè)，實行檔案數(shù)字化管理，并嘗試建設(shè)敬老院養(yǎng)老服務(wù)電子管理系統(tǒng)，把檔案管理作為其中一項，通過將檔案管理中的相應(yīng)資料、數(shù)據(jù)進(jìn)行電子存儲，為檔案的信息化發(fā)展奠定基礎(chǔ)。

2.3.2加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。要完善敬老院檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施，對陳舊的計算機(jī)進(jìn)行更新，強(qiáng)化基礎(chǔ)設(shè)施的投入，為檔案信息化發(fā)展創(chuàng)造物質(zhì)基礎(chǔ)。

2.3.3構(gòu)建多部門信息資源共享的“養(yǎng)老服務(wù)檔案信息虛擬共享平臺”，來解決敬老院養(yǎng)老服務(wù)檔案利用不暢的問題。敬老院要與衛(wèi)生服務(wù)站、社區(qū)居委會等部門聯(lián)合，整合區(qū)域的信息資源，努力構(gòu)建信息共享平臺。

綜上所述，敬老院的檔案管理工作與日常的經(jīng)營管理息息相關(guān)，在規(guī)范敬老院檔案管理的同時，也是對日常經(jīng)營管理的一次標(biāo)準(zhǔn)化完善，做好敬老院檔案管理和創(chuàng)新，對促進(jìn)敬老院持續(xù)健康發(fā)展意義深遠(yuǎn)，對提高敬老院的服務(wù)質(zhì)量和養(yǎng)老服務(wù)滿意度具有重要的作用，是一項值得認(rèn)真研究思索的課題。

（作者單位：152400黑龍江省慶安縣民政局中心敬老院）