淺談建筑工程管理部門間的行政溝通

吳奕凡

【摘 要】在行政管理中行政溝通是必不可少的，包括正式溝通和非正式溝通，正式溝通包括上行溝通，下行溝通和平行溝通。建筑工程管理部門在工作中領(lǐng)導(dǎo)者需要溝通來協(xié)調(diào)和命令指揮下屬進(jìn)行工作的部署和安排，在平級(jí)部門之間需要交流溝通以便更好地完成工作目標(biāo)，下屬需要和領(lǐng)導(dǎo)溝通及匯報(bào)工作來完成自己的工作。溝通在行政管理中發(fā)揮了很大的作用，溝通應(yīng)該掌握溝通的方法和技巧，這樣能夠使得溝通更有效率和效能。

【關(guān)鍵詞】行政溝通;建筑工程管理部門;組織;過程;良好

【中圖分類號(hào)】D630 【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】A 【文章編號(hào)】1674-0688（2019）02-0237-02

語言是人與人之間溝通的橋梁，通過交流我們可以對(duì)他人有所了解，溝通存在于行政組織之中。行政組織可以分為正式組織和非正式組織。正式溝通是依循組織的層級(jí)制或組織的權(quán)力路線進(jìn)行的。在工作中，有以職位結(jié)構(gòu)體系為基礎(chǔ)的正式組織。人和人之間如果興趣相投，利益一致，具有相互的情感，有一致的目標(biāo)，他們便能形成一個(gè)集體，這就是非正式組織。

1 理解溝通

在建筑工程管理部門行政溝通是必不可少的，很多時(shí)候都需要溝通，在領(lǐng)導(dǎo)命令、指示、布置任務(wù)時(shí)需要溝通。在員工向領(lǐng)導(dǎo)這樣上下級(jí)之間匯報(bào)工作，工作總結(jié)，提出計(jì)劃、意見、建議，發(fā)表看法時(shí)需要溝通。在同事之間交流心得體會(huì)、工作情況時(shí)需要溝通。溝通存在于建筑工程管理部門中的方方面面，發(fā)揮著不可或缺的作用。

（1）溝通能夠統(tǒng)一行動(dòng)完成組織目標(biāo)。在行政管理中，領(lǐng)導(dǎo)對(duì)下屬的指示和命令形成了下行溝通，領(lǐng)導(dǎo)者對(duì)于組織來說應(yīng)該是組織的核心，在領(lǐng)導(dǎo)時(shí)應(yīng)該統(tǒng)一指揮、統(tǒng)一協(xié)調(diào)，避免多頭指揮，政出多門及職責(zé)交叉的現(xiàn)象。職工就能統(tǒng)一意志，統(tǒng)一行動(dòng)，為完成組織目標(biāo)不懈努力，使得工作更有效率、更有效能。

（2）能夠促進(jìn)行政組織更加協(xié)調(diào)。溝通是協(xié)調(diào)的前提，只有良好高效的溝通才能使得行政組織協(xié)調(diào)一致的發(fā)展，形成良好的工作氛圍，為了一致的組織目標(biāo)而努力奮斗，并且完成組織任務(wù)，實(shí)現(xiàn)組織目標(biāo)。組織應(yīng)該規(guī)范化，對(duì)更有效率地完成目標(biāo)起到了一定的效用。組織中如果沒有一定的規(guī)范和紀(jì)律的約束就會(huì)使得組織形成無紀(jì)律的混亂狀態(tài)。在這樣一個(gè)組織中，掌握好溝通的技巧可以起到事半功倍的效果。

2 行政溝通在行政組織之間存在

（1）行政組織概述。行政組織在建筑工程管理部門之中形成一定的結(jié)構(gòu)體系，包括縱向的上下級(jí)部門的關(guān)系，部門中上下級(jí)職權(quán)關(guān)系，以及橫向的平行部門之間的關(guān)系，同一部門人員間的關(guān)系。這樣縱橫交錯(cuò)的行政組織形成了網(wǎng)絡(luò)圖，因此，應(yīng)當(dāng)整理好關(guān)系網(wǎng)絡(luò)圖，分析并且理清行政組織之間的關(guān)系，對(duì)于行政溝通來說是有利的，這樣能夠使得溝通更加有效率，有效能，能夠使得溝通順暢，達(dá)到預(yù)期的效果。

（2）西方行政組織管理方面的理論。？譹？訛泰羅的科學(xué)管理理論和方法。科學(xué)管理之父泰羅在《科學(xué)管理》一書中提出科學(xué)管理的理論和方法。他通過強(qiáng)調(diào)研究時(shí)間和動(dòng)作以獲得人與機(jī)器的最高效能，開創(chuàng)了一個(gè)追求效率的時(shí)代。？譺？訛馬克思·韋伯的理性權(quán)威。組織管理之父馬克思·韋伯，他第一次比較系統(tǒng)地論述了官僚制的特征，并分析了它在西歐工業(yè)社會(huì)中的作用。官僚組織是一種以管理為目標(biāo)的社會(huì)組織的特定形式。他的官僚理論是和他的權(quán)威理論聯(lián)系在一起的。他認(rèn)為權(quán)威的形式有3種：一是魅力權(quán)威，即靠自身獨(dú)有的品質(zhì)和能力影響追隨者。二是傳統(tǒng)權(quán)威，即權(quán)威的行使依賴的是傳統(tǒng)、習(xí)俗、習(xí)慣和公認(rèn)的準(zhǔn)則。三是合理合法的權(quán)威，也稱理性權(quán)威，包括組織的規(guī)章制度、法律法令等。在韋伯看來，以理性權(quán)威為特征的官僚組織表現(xiàn)了與工業(yè)社會(huì)相吻合的組織特征。

（3）中國的行政管理體制及建筑工程管理部門的行政組織。地方政府按照行政范圍可以分為高層政府、中層政府和基層政府，建筑工程管理部門屬于基層政府，是屬于處級(jí)部門相當(dāng)于縣級(jí)政府。我國實(shí)行省、市、縣、鄉(xiāng)四級(jí)地方政府體制，縣級(jí)制最早是在秦朝時(shí)期制定的，一直沿用至兩千多年后的今天。建筑工程管理部門作為基層政府是直接和人民接觸的，直接管理和服務(wù)于人民，因此是最貼近人民的地方政府?；鶎诱軌蛏缜槊褚獾亓私獾饺嗣竦男枨?，需要維護(hù)人民的利益。

3 溝通的過程

溝通是具有一定的過程的，包括7個(gè)階段：①發(fā)送者意愿的形成。②選擇發(fā)送意愿的媒介。③將意愿轉(zhuǎn)化為符號(hào)。④決定意愿發(fā)送的途徑與時(shí)間。⑤接收者注意并接受信息。⑥接收者對(duì)意愿的了解。⑦接收者采取配合行動(dòng)。

4 溝通的方式

（1）協(xié)商和協(xié)調(diào)。在工作中經(jīng)常會(huì)遇到需要協(xié)商和協(xié)調(diào)的地方。同事之間需要協(xié)商。在建筑管理部門有很多科室，科室之間各自有各自的職責(zé)，分工明確，職責(zé)清晰。當(dāng)遇到前來辦事的人員要辦的事情不在本科室的范圍而在另一個(gè)科室的職責(zé)范圍時(shí)，就要和另一個(gè)科室進(jìn)行協(xié)商，應(yīng)當(dāng)把事情敘述清楚向另一個(gè)科室表達(dá)，進(jìn)行溝通后知道這件事情是不是在那個(gè)科室的管轄范圍。在遇到一件事情難以辦理的時(shí)候，領(lǐng)導(dǎo)就會(huì)進(jìn)行協(xié)調(diào)，告知應(yīng)該怎么做，每個(gè)人做好自己的職責(zé)就能將事情做好。

（2）命令和指示。命令與指示存在于領(lǐng)導(dǎo)者和被領(lǐng)導(dǎo)者之間，領(lǐng)導(dǎo)者和被領(lǐng)導(dǎo)者是命令與服從的從屬關(guān)系。領(lǐng)導(dǎo)者對(duì)下屬的直接領(lǐng)導(dǎo)方式就是發(fā)命令、下指示。這是領(lǐng)導(dǎo)者的權(quán)威和權(quán)力，是基于組織職位圖之上的。權(quán)威是以職位和地位為基礎(chǔ)的，有了職位才會(huì)有權(quán)威。權(quán)力是行使領(lǐng)導(dǎo)者命令使下屬服從的能力，法國行政學(xué)家法約爾認(rèn)為權(quán)力是下達(dá)命令和強(qiáng)迫使別人遵守的力量。孔子說過：“其身正不令則行，其身不正雖令不從。”領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)該具備正義，正直的品質(zhì)這樣才能夠讓下屬敬佩從而更加擁護(hù)領(lǐng)導(dǎo)，由衷地信任領(lǐng)導(dǎo)。如果領(lǐng)導(dǎo)只是一味地呵斥下屬，命令下屬，這樣就會(huì)讓下屬產(chǎn)生不高興的情緒，只是按照領(lǐng)導(dǎo)的指示去工作，但是心理上并不服從。

（3）以視為媒介的溝通。以視為媒介的溝通，通過視覺來達(dá)到溝通的目的。文字、圖畫或各種符號(hào)就是這種溝通所運(yùn)用的重點(diǎn)。在行政管理中，文字溝通有對(duì)內(nèi)和對(duì)外兩種。對(duì)內(nèi)文字溝通的媒介通常指?jìng)渫?、?xùn)令、通知、公告、公報(bào)、刊物、工作手冊(cè)，對(duì)外溝通的媒介有廣告、訓(xùn)練教材、工作簡(jiǎn)介、圖書、照片、幻燈片及新聞發(fā)布會(huì)等。在匯報(bào)工作的會(huì)議上，演講時(shí)要播放幻燈片，通過文字的敘述能夠表達(dá)出工作的信息，相比較于口頭表述而言，文字溝通能夠避免因?yàn)榉窖院椭v話聲音小而造成聽不清楚及聽不懂的現(xiàn)象。文字的文件也有利于保存，想看的時(shí)候還可以拿出來看。

（4）以視聽為媒介的溝通。以試聽為媒介的溝通結(jié)合了視和聽兩者的優(yōu)點(diǎn)，既能夠方便迅速地讓別人領(lǐng)會(huì)到意思，又能夠利于保存，對(duì)于別人的意思能夠清楚地知道含義。在建筑工程部門中，利用幻燈片來演講作小結(jié)或者匯報(bào)工作就是同時(shí)運(yùn)用時(shí)視為媒介及聽為媒介的溝通。在演講前做好充分準(zhǔn)備，將要講的內(nèi)容重點(diǎn)放在幻燈片里面，有時(shí)還會(huì)配上一些形象生動(dòng)的圖片直觀且引人入勝。在演講中用以試聽為媒介的溝通能夠使得演講更加深入人心，更有效果。

5 怎樣能夠形成良好的溝通

（1）把握溝通的時(shí)機(jī)。在溝通時(shí)應(yīng)該注重溝通的時(shí)機(jī)，如果時(shí)機(jī)太晚再去溝通可能是木已成舟為時(shí)已晚。比如在建筑工程管理部門，要將材料遞交給領(lǐng)導(dǎo)時(shí)如果發(fā)現(xiàn)材料當(dāng)中少了一些資料就應(yīng)該當(dāng)時(shí)就提出來，不應(yīng)該等到后面發(fā)現(xiàn)少了資料彌補(bǔ)起來就會(huì)有些讓人覺得能力較差的想法。

（2）溝通時(shí)應(yīng)該注意語句得當(dāng)并且通俗易懂。溝通時(shí)說話應(yīng)該語句通順，讓人覺得清楚明白。舉個(gè)例子，有一個(gè)秀才去買柴，他對(duì)賣柴的人說：“荷薪者過來?！辟u柴者聽不懂荷薪者三個(gè)字，只能聽懂過來兩個(gè)字，于是走過去，秀才問他：“其價(jià)如何？”賣柴的人聽不懂這句話但能聽懂“價(jià)”這個(gè)字，于是告訴秀才柴的價(jià)格。秀才接著說：“外實(shí)而內(nèi)濕，煙多而焰少，請(qǐng)損之?！辟u柴的人因?yàn)槁牪欢悴诺脑捵叩袅恕Ｐ悴诺囊馑际牵和饷婵瓷先ナ歉稍锏膶?shí)際上里面是濕的，燒起來煙多嗆人而火焰很少，起不了很大的燒火的用處，因此請(qǐng)降低價(jià)格。在溝通時(shí)沒有表達(dá)清晰會(huì)讓人誤解，和上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)一件事情時(shí)，應(yīng)當(dāng)敘述清晰，同時(shí)應(yīng)該把握重點(diǎn)，表達(dá)正確的意思。

（3）傾聽者應(yīng)該迅速明白對(duì)方的意思，給與正確回答。在行政溝通中，作為傾聽者，對(duì)于對(duì)方的講話要一心一意得聽，不能在聽的時(shí)候三心二意，這樣有可能聽不全面，有遺漏的地方，造成在工作中可能有些事情沒有注意到。并且有可能會(huì)錯(cuò)解別人的意思，這樣在做事時(shí)可能就會(huì)出錯(cuò)。在工作中，領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于下屬的命令和要求，應(yīng)當(dāng)在一開始就做好準(zhǔn)備，這個(gè)時(shí)候全神貫注地聽領(lǐng)導(dǎo)講話，并且應(yīng)該在一開始就仔細(xì)聽，不能在講了一會(huì)以后再仔細(xì)聽，這樣前面沒有聽到的就會(huì)影響到后面的聽講。在溝通過程中，也是應(yīng)該在一開始就把每一句話都仔細(xì)聽好，而且要思考這句話的含義，以及所講內(nèi)容涉及哪些事情，這樣在應(yīng)答是才能保證不出錯(cuò)。而且應(yīng)答應(yīng)該迅速，不能等到很久以后再說，這樣就會(huì)造成和講話的內(nèi)容不相符，或出現(xiàn)答錯(cuò)的情況。

行政溝通對(duì)于建筑工程部門有效完成目標(biāo)和任務(wù)起到了很重要的作用，無論是領(lǐng)導(dǎo)和下屬之間的溝通還是平行部門之間的溝通都需要掌握溝通技巧，溝通能夠使得工作目標(biāo)更有效地完成。在行政溝通時(shí)注意溝通的方式，能夠更加高效地完成工作任務(wù)，從而完成目標(biāo)。

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[責(zé)任編輯：高海明]