GC公司存貨內(nèi)部控制的現(xiàn)狀分析

趙碧霞

【摘 要】GC公司是山西省著名的乳制品生產(chǎn)企業(yè)，文章對GC公司存貨內(nèi)部控制現(xiàn)狀及存在的問題進(jìn)行了分析，并提出相應(yīng)的措施，有利于完善公司的存貨內(nèi)部控制制度。

【關(guān)鍵詞】乳制品企業(yè);存貨;內(nèi)部控制

【中圖分類號】F239.4 【文獻(xiàn)標(biāo)識碼】A 【文章編號】1674-0688（2019）03-0205-02

1 公司簡介

GC公司是山西省最大的乳制品生產(chǎn)企業(yè)，該公司成立于1997年的10月份，剛成立時(shí)只是生產(chǎn)奶粉，慢慢發(fā)展到現(xiàn)在生產(chǎn)的產(chǎn)品達(dá)到了83種。公司的注冊資本為8 580萬元，擁有先進(jìn)的自動化生產(chǎn)設(shè)備，符合食品行業(yè)要求達(dá)到的質(zhì)量水平。公司目前擁有自己的牧場，自己種植草喂養(yǎng)牛，而且有自己的奶站，能夠保證原料鮮奶的質(zhì)量。目前，公司大概有員工1 200人，每年能生產(chǎn)乳制品32萬t，在全國有9個(gè)省的60多個(gè)城市設(shè)立了銷售網(wǎng)點(diǎn)，而且是山西省唯一指定的學(xué)生奶生產(chǎn)廠商，山西省所有的公立中學(xué)都是GC公司的客戶，公司的奶粉和酸奶最受廣大消費(fèi)者的歡迎。

2 公司存貨內(nèi)部控制的現(xiàn)狀

GC公司的存貨主要包括原材料（生牛乳、白砂糖、食用香精等）、在產(chǎn)品（散裝奶制品、包裝物）、成品（盒裝奶、袋裝奶粉）等，大約占企業(yè)流動資產(chǎn)的35%。因?yàn)槿橹破啡菀鬃冑|(zhì)，尤其是散裝奶制品，所以公司存貨管理內(nèi)部控制比較困難。目前，公司董事長郭俊已經(jīng)意識到奶源相對過剩、產(chǎn)品庫存壓力、流動資金不足等問題的嚴(yán)重性，開始重視存貨管理的重要性。GC公司的存貨流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)主要有采購付款、倉儲生產(chǎn)、銷售收款等，主要涉及采購部、倉儲部、生產(chǎn)部、銷售部等。公司采購部負(fù)責(zé)生產(chǎn)所需原輔材料的采購人員在進(jìn)行采購前需要獲得公司總經(jīng)理的審批，采購的原材料到貨后，采購人員驗(yàn)收所采購材料的質(zhì)量和數(shù)量，驗(yàn)收合格后由倉庫辦理入庫手續(xù)，在“速達(dá)5000系統(tǒng)”上進(jìn)行入庫錄入。生產(chǎn)車間按照生產(chǎn)計(jì)劃從倉庫領(lǐng)用原材料進(jìn)行生產(chǎn)，產(chǎn)成品生產(chǎn)包裝完成后，由倉儲部進(jìn)行質(zhì)量檢驗(yàn)，檢驗(yàn)合格后辦理成品入庫手續(xù)，同時(shí)進(jìn)行“速達(dá)5000系統(tǒng)”生產(chǎn)收貨操作，倉庫接到銷售部的發(fā)貨通知后，按發(fā)貨單要求供貨然后聯(lián)系物流公司負(fù)責(zé)派送。

3 公司存貨內(nèi)部控制存在的問題

3.1 存貨內(nèi)部控制環(huán)境有缺陷

GC公司組織機(jī)構(gòu)中的各個(gè)部門都是為了滿足經(jīng)營需要設(shè)置的，所有部門的人員都由總經(jīng)理統(tǒng)一管理。這種管理形式有利于總經(jīng)理了解企業(yè)發(fā)展現(xiàn)狀，制訂出正確的經(jīng)營和管理方案，帶領(lǐng)企業(yè)發(fā)展與壯大。但是隨著企業(yè)業(yè)務(wù)量的增加和規(guī)模的擴(kuò)大，目前的組織結(jié)構(gòu)已經(jīng)不適合企業(yè)的發(fā)展需要。例如，采購部采購回原材料后對原材料質(zhì)量的驗(yàn)收也是由采購部門負(fù)責(zé)，沒有專門的驗(yàn)收部門驗(yàn)收，缺乏權(quán)力的制衡。由于公司的任何業(yè)務(wù)都需要總經(jīng)理的審批，隨著業(yè)務(wù)量的增加，總經(jīng)理的工作量越來越大，而人的精力是有限的，這只會導(dǎo)致總經(jīng)理的工作效率下降，耽誤公司發(fā)展戰(zhàn)略的制定。各部門之間的權(quán)利有較為明確的劃分，但是部門內(nèi)部人員的權(quán)利劃分不清，導(dǎo)致工作效率低下。

3.2 缺乏完善的風(fēng)險(xiǎn)評估體系

GC公司的管理者主要憑借以往的經(jīng)驗(yàn)對外部市場的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行識別，而且只是一味地追求研發(fā)和銷售，不注重研發(fā)和銷售的風(fēng)險(xiǎn)，并沒有建立起專門的風(fēng)險(xiǎn)識別體系，對風(fēng)險(xiǎn)分析的水平也比較低。從2008年的“三聚氰胺事件”以后，為了保障食品安全，公司建立了從牧草種植、飼料加工、良種奶牛繁育到乳制品加工的產(chǎn)業(yè)鏈經(jīng)營模式，并且一直研發(fā)新產(chǎn)品、擴(kuò)大銷售市場。但是，在不斷發(fā)展的同時(shí)也產(chǎn)生很多的問題。公司的大規(guī)模投資表面上看有利于公司上市，實(shí)際上使企業(yè)的資金周轉(zhuǎn)受到限制，財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)比較高，對公司的長遠(yuǎn)發(fā)展很不利，同時(shí)控制風(fēng)險(xiǎn)的能力也是比較弱的。

3.3 存貨內(nèi)部控制信息與溝通不順暢

GC公司的領(lǐng)導(dǎo)缺乏對存貨內(nèi)部控制的管理意識，公司各部門之間、上下級之間沒有建立良好的溝通機(jī)制，信息得不到及時(shí)的共享。公司的存貨都是由倉儲部門進(jìn)行管理，原材料的入庫與出庫，產(chǎn)成品的入庫與出庫都應(yīng)該由倉儲部門管理員在業(yè)務(wù)發(fā)生時(shí)及時(shí)在“速達(dá)5000中系統(tǒng)”錄入，但是GC公司的原材料入庫單和產(chǎn)成品出庫單都是由財(cái)務(wù)部門錄入的，然后再引出生成采購開單和銷售開單。由于入庫單和出庫單都需要由財(cái)務(wù)部門錄入，所以在時(shí)間上比較滯后，不利于領(lǐng)導(dǎo)隨時(shí)了解公司存貨的情況。

4 GC公司存貨內(nèi)部控制問題的解決對策

4.1 建立良好的存貨內(nèi)部控制環(huán)境

從目前的發(fā)展情況來看，GC公司的組織機(jī)構(gòu)設(shè)置情況已經(jīng)不能滿足企業(yè)的發(fā)展需要，為了不阻礙公司的可持續(xù)發(fā)展，公司應(yīng)該構(gòu)建更加詳細(xì)清晰的組織框架，例如設(shè)立研發(fā)部專門負(fù)責(zé)對采購回來的原材料和生產(chǎn)完工的產(chǎn)成品的質(zhì)量進(jìn)行檢驗(yàn)，檢驗(yàn)合格后交由倉庫部門保管。在職責(zé)分工方面，總經(jīng)理統(tǒng)攬大局，對各部門的主管進(jìn)行直接領(lǐng)導(dǎo)，但是各部門內(nèi)部具體事務(wù)應(yīng)該由各部門主管負(fù)責(zé)，這樣可以減輕總經(jīng)理的工作量，讓他有更多的時(shí)間對公司重大事務(wù)進(jìn)行決策。各部門之間還應(yīng)該做到相互監(jiān)督，保證工作順利進(jìn)行。

4.2 建立完善的存貨內(nèi)部控制風(fēng)險(xiǎn)評估體系

GC公司應(yīng)該從建立專門的風(fēng)險(xiǎn)識別體系、提高風(fēng)險(xiǎn)分析水平和提高控制風(fēng)險(xiǎn)的能力這3個(gè)方面建立健全存貨的內(nèi)部控制風(fēng)險(xiǎn)評估體系。首先，GC公司應(yīng)該建立專門的風(fēng)險(xiǎn)識別體系，對企業(yè)在采購、倉儲、生產(chǎn)、銷售環(huán)節(jié)可能產(chǎn)生的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行識別，只有具有了風(fēng)險(xiǎn)識別的能力，才有利于公司對各種風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行了解和防范，為后期采取解決措施做準(zhǔn)備。其次，企業(yè)應(yīng)該提高風(fēng)險(xiǎn)分析的水平。對風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行分析時(shí)，主要分析各種風(fēng)險(xiǎn)產(chǎn)生的可能性及其對企業(yè)的影響，了解企業(yè)目前存在的主要風(fēng)險(xiǎn)、對企業(yè)的影響程度及是否急需解決。最后，企業(yè)應(yīng)該提高控制風(fēng)險(xiǎn)的能力。當(dāng)識別出風(fēng)險(xiǎn)并對風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行分析以后，就需要采取措施避免風(fēng)險(xiǎn)了，如果控制風(fēng)險(xiǎn)的能力較弱，那么就不能很好地解決公司存在的風(fēng)險(xiǎn)，這樣將不利于公司的發(fā)展。所以，應(yīng)該提高風(fēng)險(xiǎn)控制的能力，當(dāng)風(fēng)險(xiǎn)出現(xiàn)時(shí)應(yīng)積極應(yīng)對，爭取使企業(yè)的風(fēng)險(xiǎn)影響降到最低。

4.3 加強(qiáng)存貨信息與溝通

在銷售生產(chǎn)前公司相關(guān)部門應(yīng)該充分了解外部市場的相關(guān)信息，通過分析這些信息，對未來市場的銷售情況做出大概的估計(jì)。例如，了解目前市場其他乳制品企業(yè)的產(chǎn)品種類和消費(fèi)者的可接受程度、原輔材料的價(jià)格變動等。在選擇供應(yīng)商方面，公司可以采取公開招標(biāo)的方式，選擇能提供高質(zhì)量、低價(jià)格原材料的供應(yīng)商，避免由于溝通不暢使企業(yè)錯(cuò)失優(yōu)秀的供應(yīng)商，對企業(yè)的生產(chǎn)產(chǎn)生不利的影響。當(dāng)簽訂采購合同達(dá)成購銷協(xié)議以后，在采購進(jìn)行的過程中，如果出現(xiàn)任何問題，應(yīng)該與供應(yīng)商及時(shí)溝通，雙方就問題的處理方式進(jìn)行商討。對于在銷售環(huán)節(jié)中物流可能存在的問題，公司應(yīng)該隨時(shí)追蹤物流信息，保證貨物可以按時(shí)送達(dá)客戶手中，當(dāng)物流顯示到貨后，能夠主動與客戶取得聯(lián)系，詢問貨物是否有問題，如果有問題要及時(shí)為客戶處理，避免損失客戶，并就出現(xiàn)問題的原因進(jìn)行分析，防止這類問題以后再次出現(xiàn)。在公司內(nèi)部，應(yīng)該鼓勵(lì)各個(gè)部門充分利用“速達(dá)5000系統(tǒng)”進(jìn)行賬務(wù)登記，對存貨進(jìn)行隨時(shí)監(jiān)控并經(jīng)常舉行例會，促進(jìn)各部門之間的溝通，保證存貨信息的有效傳遞。為了保障公司的財(cái)產(chǎn)不受損害，規(guī)范員工的行為，公司還應(yīng)該鼓勵(lì)員工對舞弊行為進(jìn)行檢舉，一旦查明事情屬實(shí)，必須嚴(yán)厲懲罰，還應(yīng)該對檢舉者進(jìn)行一些物質(zhì)或精神方面的獎(jiǎng)勵(lì)，提高員工的工作積極性。

5 結(jié)語

作為內(nèi)部控制中的重要組成部分，存貨內(nèi)部控制的實(shí)施有利于提高企業(yè)的市場競爭力，降低經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)。本文對GC公司存貨內(nèi)部控制現(xiàn)狀進(jìn)行分析，了解到公司存貨內(nèi)部控制方面存在的問題，并提出解決對策，有利于完善公司的存貨內(nèi)部控制制度，降低企業(yè)的運(yùn)營風(fēng)險(xiǎn)，提高市場競爭力。

參 考 文 獻(xiàn)

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[責(zé)任編輯：高海明]