淺談后勤辦公室如何推進(jìn)內(nèi)控制度建設(shè)

席志波

近年來高校事業(yè)迅猛發(fā)展，高校后勤服務(wù)規(guī)模也隨之不斷擴(kuò)大，作為一項(xiàng)服務(wù)性質(zhì)的工作，高校后勤為全校師生的科研教學(xué)、學(xué)習(xí)生活等方面提供切實(shí)可靠的保障。高校教育體系中，后勤工作逐漸成為一個(gè)輔助教學(xué)形式的新個(gè)體，對(duì)于高校管理者而言，后勤工作的組織運(yùn)行承擔(dān)了服務(wù)教育工作的任務(wù)。為了提高高校后勤為學(xué)?？蒲薪虒W(xué)服務(wù)的能力，需要建設(shè)高校后勤內(nèi)部控制制度，有利于高校對(duì)校屬活動(dòng)進(jìn)行有效有節(jié)的監(jiān)督和制約，對(duì)高?；顒?dòng)的正常、規(guī)范進(jìn)行具有重要意義。

高校后勤辦公室作為高校后勤部門的綜合辦事機(jī)構(gòu)，在后勤管理中發(fā)揮著組織、協(xié)調(diào)、督辦、信息傳遞等基本功能，對(duì)上要傳達(dá)貫徹學(xué)校精神;對(duì)下要督促落實(shí)學(xué)校要求;左右要密切聯(lián)系學(xué)院及相關(guān)職能部門;全盤要統(tǒng)籌事務(wù)、協(xié)調(diào)各方;對(duì)內(nèi)是信息匯總、綜合協(xié)調(diào)的分理中心;對(duì)外是交流服務(wù)、樹立形象的窗口;推進(jìn)后勤辦公室內(nèi)控制度建設(shè)通過完善控制環(huán)境、建立風(fēng)險(xiǎn)預(yù)防預(yù)案、改進(jìn)控制活動(dòng)、加大監(jiān)察監(jiān)督力度、拓寬信息溝通渠道對(duì)規(guī)范后勤內(nèi)控制度建設(shè)加以支持，從而全面提升后勤服務(wù)管理水平。

一、高校后勤內(nèi)部控制制度概述

隨著內(nèi)部控制理論的發(fā)展，其相關(guān)的概念也逐步豐富完善。2012年我國(guó)財(cái)政部頒布的《單位內(nèi)控規(guī)范》中對(duì)內(nèi)部控制的定義涵蓋了靜態(tài)和動(dòng)態(tài)兩方面。靜態(tài)意義上來說，內(nèi)部控制是行政事業(yè)單位為了防范經(jīng)濟(jì)活動(dòng)可能產(chǎn)生的風(fēng)險(xiǎn)而建立的內(nèi)部管理系統(tǒng)，包括內(nèi)控環(huán)境、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估、控制活動(dòng)、信息與溝通及監(jiān)督五方面。具體表現(xiàn)為各內(nèi)部管理制度以及為了落實(shí)該制度所要執(zhí)行的措施與程序。動(dòng)態(tài)意義上，內(nèi)部控制是為了實(shí)現(xiàn)既定目標(biāo)而進(jìn)行自我約束和規(guī)范的一個(gè)過程。在進(jìn)行自我約束和規(guī)范的過程中，制度制定、措施實(shí)施和程序執(zhí)行是其主要方法。并且內(nèi)部控制也是一個(gè)不斷發(fā)展完善的過程。

高校后勤的內(nèi)部控制制度則是一個(gè)旨在保證高校后勤工作有序進(jìn)行、國(guó)有資產(chǎn)完整保護(hù)與有效使用的相互監(jiān)督、相互制約的監(jiān)督管理體系。該體系由高校后勤內(nèi)部各級(jí)管理層共同實(shí)施、共同協(xié)作，各職務(wù)之間相互制約、相互監(jiān)督，以保障其有效、全面、自律的運(yùn)行。

二、后勤辦公室如何推進(jìn)內(nèi)控制度建設(shè)

（一）內(nèi)控環(huán)境

內(nèi)部控制環(huán)境是內(nèi)部控制制度得以實(shí)施的基本前提，若要在高校后勤有效的執(zhí)行內(nèi)部控制制度，構(gòu)建良好的內(nèi)部控制環(huán)境必不可少。后勤辦公室則應(yīng)準(zhǔn)確定位，做好高效服務(wù)，正確樹立辦公室的服務(wù)理念，不失職、不越權(quán)，提高內(nèi)控意識(shí)協(xié)助推進(jìn)后勤內(nèi)控制度建設(shè)。積極主動(dòng)發(fā)揮辦公室的主動(dòng)性。

首先建章立制，完善管理規(guī)章制度。規(guī)范工作流程，制訂辦公室日常工作規(guī)范，做到有章可循。同時(shí)，落實(shí)各環(huán)節(jié)責(zé)任人，建立可追溯制度，做到有據(jù)可查。

其次， 立場(chǎng)端正，政策把握準(zhǔn)確。準(zhǔn)確把握學(xué)校相關(guān)政策，做到“上情下達(dá)明政策，下情上傳解民優(yōu)”。

再次，提高服務(wù)意識(shí)，做好交流服務(wù)工作。熟悉后勤事務(wù)，提高工作技能，提升服務(wù)意識(shí)，日常工作中做好對(duì)內(nèi)對(duì)外接待工作。規(guī)范禮儀，改善服務(wù)態(tài)度，樹立后勤形象，做好會(huì)議及來訪接待工作。

（二）風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估

后勤辦公室統(tǒng)籌建立應(yīng)急事件處理機(jī)制，針對(duì)后勤各項(xiàng)工作安全隱患進(jìn)行評(píng)估，對(duì)高校師生消防、食品衛(wèi)生、運(yùn)輸、水電、學(xué)生住宿、暑期實(shí)習(xí)及后勤員工高溫中暑、低溫防寒、高空、高危作業(yè)等安全隱患，建立職能明確、責(zé)權(quán)分明、組織健全、運(yùn)行靈活、統(tǒng)一高效的應(yīng)急處理機(jī)制，制訂配套應(yīng)急處理預(yù)案，從而協(xié)助后勤領(lǐng)導(dǎo)、部門、中心實(shí)現(xiàn)應(yīng)急事件處理的迅速反應(yīng)、高效執(zhí)行及正確的善后處理。

（三）控制活動(dòng)

后勤辦公室在內(nèi)控控制活動(dòng)中，首先準(zhǔn)確把握每個(gè)時(shí)間段的工作重點(diǎn)及每項(xiàng)工作的目標(biāo)及意義，提前做好工作計(jì)劃及安排，并實(shí)時(shí)監(jiān)督落實(shí)，做到目標(biāo)明確，有的放矢;

其次，熟悉后勤各事項(xiàng)辦事流程，熟悉后勤總體系，各科室、中心職能范圍，在工作安排和落實(shí)環(huán)節(jié)高效運(yùn)轉(zhuǎn)，提高工作效率，提高執(zhí)行力。

再次，把握事物規(guī)律，提高執(zhí)行力，從點(diǎn)滴、繁瑣的事務(wù)中總結(jié)規(guī)律，有預(yù)見性的制定工作計(jì)劃，做好領(lǐng)導(dǎo)協(xié)助工作，做好日常事務(wù)的上傳下達(dá)，對(duì)后勤日常事務(wù)檢查監(jiān)督與落實(shí)，保證“事事有回應(yīng)、處處有落實(shí)”。

（四）信息溝通

評(píng)價(jià)內(nèi)部控制制度執(zhí)行的優(yōu)劣的標(biāo)準(zhǔn)之一是看其是否具有廣泛、暢通的信息傳達(dá)、溝通渠道。后勤辦公室要充分發(fā)揮信息主渠道作用，構(gòu)建“大信息”工作格局。

首先，做好信息傳達(dá)工作，縱向加強(qiáng)部門內(nèi)部的信息管理，部門內(nèi)部設(shè)置部門臺(tái)賬，及時(shí)更新信息。橫向做好部門間信息溝通及后勤與學(xué)校其他部門溝通，完善“溝通面對(duì)面、服務(wù)零距離”工作機(jī)制，推進(jìn)信息傳遞與管理一體化，充分利用互聯(lián)網(wǎng)資源實(shí)現(xiàn)資源共享，提高溝通的及時(shí)性，提升執(zhí)行效率。

其次，嚴(yán)格把握國(guó)家政治方針準(zhǔn)確，熟悉學(xué)校相關(guān)政策，管理好學(xué)校信息發(fā)布系統(tǒng)，發(fā)揮輿論導(dǎo)向積極作用，塑造后勤文化，引導(dǎo)師生了解后勤工作，傾聽后勤聲音。

另外，信息員加強(qiáng)自我學(xué)習(xí)，提升專業(yè)素質(zhì)，落實(shí)后勤信息化建設(shè)工作，協(xié)助做好網(wǎng)上后勤服務(wù)大廳建設(shè)，做好財(cái)務(wù)進(jìn)銷存、接待服務(wù)、網(wǎng)絡(luò)報(bào)修、人力資源、服務(wù)監(jiān)督、房產(chǎn)管理、資產(chǎn)管理、公寓電控、水電節(jié)能、學(xué)生公寓十大板塊建設(shè)工作，推進(jìn)數(shù)據(jù)信息共享化。

（五）監(jiān)督

辦公室應(yīng)時(shí)刻牢記安全重于泰山，緊抓安全生產(chǎn)管理不放松，加大對(duì)隱患的排查與監(jiān)督檢查力度，對(duì)安全責(zé)任落實(shí)情況進(jìn)行有效監(jiān)督，并統(tǒng)籌制訂各安全應(yīng)急方案。同時(shí)，做好后勤工作事項(xiàng)的監(jiān)督工作，對(duì)各項(xiàng)已布置工作的落實(shí)情況，問題事項(xiàng)整改情況進(jìn)行監(jiān)督。對(duì)重大事項(xiàng)執(zhí)行情況、重點(diǎn)區(qū)域重要工作進(jìn)行監(jiān)督落實(shí)，對(duì)學(xué)校及后勤重要事項(xiàng)形成重要事項(xiàng)通知單，明確各部門、中心職責(zé)做好任務(wù)分流，推進(jìn)會(huì)議制度化、規(guī)范化，對(duì)后勤會(huì)議進(jìn)行記錄，形成會(huì)議紀(jì)要。

三、結(jié)語

高校后勤的工作除了繁雜的特點(diǎn)外，還有這“高?！睂傩约啊坝恕弊饔?，因此，高校后勤辦公室不僅要做好一般辦公室的工作，還要以正確的方向、積極的態(tài)度、科學(xué)的方法、規(guī)范的程序，提高內(nèi)控意識(shí)、服務(wù)意識(shí)，塑造高校后勤良好的內(nèi)控環(huán)境。同時(shí)，協(xié)助學(xué)校及后勤領(lǐng)導(dǎo)做好風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估工作，做好應(yīng)急預(yù)案。提高后勤辦公室執(zhí)行力。做好信息溝通工作，發(fā)揮監(jiān)督作用。后勤辦公室是高校后勤的窗口和運(yùn)行樞紐，后勤辦公室完善內(nèi)控制度，推進(jìn)內(nèi)控制度建設(shè)有利于后勤辦公室能夠真正成為各單位溝通上下、協(xié)調(diào)左右、聯(lián)系各方的中樞核心，責(zé)無旁貸的成為后勤社會(huì)化改革和學(xué)校綜合改革的實(shí)施者。