企業(yè)管理與行政文秘工作的綜合作用分析

范斯雪

摘 要：隨著社會競爭愈加激烈，我國現(xiàn)代化企業(yè)的發(fā)展也變得越來越迅猛。行政文秘作為企業(yè)管理中必不可少的一個關鍵性崗位，若不能隨著發(fā)展轉變且豐富自身的職能內涵，那就無法在殘酷的市場經濟環(huán)境中發(fā)揮出應有的作用。因此，新時代下的企業(yè)行政文秘，就應當轉變自己固有工作觀念，并且用發(fā)展的眼光看問題，這樣才能在原有的基礎上提高工作效率，達成優(yōu)質完善的企業(yè)管理目標。本文論述了企業(yè)文秘職責的基本概念，然后探討了其在企業(yè)管理中所發(fā)揮的綜合作用，以期行政文秘崗位在新形勢背景下能讓企業(yè)管理得到更好更規(guī)范的管理。

關鍵詞：企業(yè)管理;行政文秘;綜合作用;分析研究

企業(yè)若想要穩(wěn)定的發(fā)展，就必然要順應時代的大趨勢而行。因此面對日益嚴峻復雜的國際形勢，如何在激烈的社會浪潮中保持企業(yè)文化的先進性，就需要企業(yè)內部的各部門各方面都緊密配合。行政文秘，作為企業(yè)管理人員的輔助性崗位，若不能適應時代的進步和發(fā)展，那么就必然無法幫助管理者完善企業(yè)的內部管理。故而，現(xiàn)階段行政文秘的崗位職責就有了顯著的變化，這是一種基于原有職能上演變出來的創(chuàng)新型管理手段，所以行政文秘就必須提高自身的專業(yè)素養(yǎng)，才能在細致入微的觀察之下，從各方面配合好企業(yè)管理者的日常管理和制度變革。

一、行政文秘職責的基本概念以及職責定位

文秘這里代表的就是在企業(yè)管理中起到輔助作用的文書和秘書職責的一個崗位。這個崗位需要從事者具備能從全局出發(fā)的協(xié)調能力和組織管理能力，能在企業(yè)管理者決斷的過程中給予其旁觀者的視角，進而達成制度的制定和過程的參考。事實上，文秘工作的職能包含的方面較為多元化，因為這是管理者之下對公司情況掌握最全面的一個職位。所以其在輔助企業(yè)管理者發(fā)出指令的同時，文秘就自然會對一些必要情況有所了解。故而，新時代背景下的文秘工作人員，就應當具備更高的職業(yè)素養(yǎng)，這是其本職位的工作性質決定的。倘若企業(yè)文秘人員缺乏相應的專業(yè)技能，那么就不是一個合格的行政管理者。另外，現(xiàn)代化企業(yè)的文秘職責已經不僅僅是對文書的處理和起草工作了，他們還需要在各個部門之間起到協(xié)調組織和傳達管理人員指令下達的作用，這就在一定程度上達到了統(tǒng)籌管理的目的。因為，管理者不能親自監(jiān)督執(zhí)行，那么行政文秘就要成為管理者的眼睛，使實時工作情況可以上傳下達、銜接緊密，這就能最大程度的避免出現(xiàn)政策指令貫徹落實不到位的現(xiàn)象發(fā)生。還有，行政文秘對企業(yè)各部門的情況應當知之甚詳，這有助于在企業(yè)管理者執(zhí)行相關決策的時候做到全面詳盡，因為此時行政文秘的存在必要就是為管理者提供全角度的公司內部結構情況，必要時還需給出極富建設性的意見，這樣才是一個合格的崗位職能踐行者。

二、從行政文秘的職責出發(fā)探究與企業(yè)管理的綜合作用

（1）創(chuàng)新方式引領新思路，協(xié)調企業(yè)管理促進全面發(fā)展;

其實，無論任何時候任何形式的企業(yè)發(fā)展目標都是不變的，改變的只有隨著經濟社會發(fā)展而變更的企業(yè)管理政策。所以，行政文秘也需要著眼于發(fā)展的腳步來帶動創(chuàng)新型的思維發(fā)展，這樣才能確保企業(yè)管理政策的先進性。首先，因為企業(yè)管理者的決策是需要順應時代發(fā)展的總體大局而制定的，因此行政文秘就要秉承這個原則去跟上企業(yè)發(fā)展的整體步伐，才能在上情下達的過程中切實地領會上級領導的真實想法。還有，因為時代發(fā)展人們的想法也發(fā)生了根本性的變化，新政策的實施是否符合企業(yè)自身整體狀況，也是行政文秘下情上傳的必行原由。最后，行政文秘在在個過程中的作用是類似一個承接上下的溝通橋梁，因此若其缺乏必要的主觀能動性和科學發(fā)展的創(chuàng)新觀念，那么就難以應對企業(yè)在未來發(fā)展中的多元化挑戰(zhàn)。是故，行政文秘就需要在新時期有新的工作態(tài)度，必須能夠發(fā)揮好自身存在的價值，并孕育出企業(yè)管理所需要的危機意識、公關力度和感知能力，這樣才能用新思路去解決新問題，協(xié)調好企業(yè)發(fā)展中出現(xiàn)的各方面問題，進而促進企業(yè)的全面可持續(xù)發(fā)展。再者，行政文秘在企業(yè)發(fā)展中的控制能力也是職業(yè)素養(yǎng)的外在表現(xiàn)，因為這種控制是要建立在大局觀和前瞻性的主動服務意識基礎之上的。故而行政文秘也要在完成好本職工作的前提下，善于分析搜集外部環(huán)境的資源信息，以便在企業(yè)管理和未來發(fā)展的決策參謀過程中，起到至關重要的信息全面化支撐導向作用。

（2）確保信息數據準確及時，引導企業(yè)管理動態(tài)上傳下達;

時代科技的發(fā)展給企業(yè)帶來了極為便捷的工作條件，但是卻也因為這種實時數據的即時性，給企業(yè)的管理工作帶來了諸多困難。之所以這樣定論，一方面是因為信息科技化能夠讓企業(yè)的信息在發(fā)布傳達的過程中具備高效性和實時性，但是這種性質的優(yōu)勢卻存在著極大的不確定性。這種不確定就是產生自接受決策指令的工作人員。因為若其中一個環(huán)節(jié)出現(xiàn)理解性失誤，那么就會造成根源性的嚴重后果。另一方面，快捷化辦公是因為信息技術的支持才能實現(xiàn)，但是這個過程卻缺少了行政文秘人員的協(xié)調和溝通，容易在具體實施的過程里出現(xiàn)各部門職能錯位，進而導致政策的施行難以及時生效。原則上，信息化時代是給企業(yè)帶來了新形勢時期的新手段，但是若忽視了行政文秘在其中的關鍵作用，那么就可能出現(xiàn)決策理解偏差和落實混亂的現(xiàn)象。因此，行政文秘就必須要時刻提醒自己肩負的責任和使命，要把握企業(yè)方方面面的細節(jié)和情況，還要與管理者站在同一個高度，才能實現(xiàn)動態(tài)監(jiān)測和決策輔助的科學合理性。眾所周知，如今信息化發(fā)展的速度日新月異，雖然人們對計算機大數據資源的依賴性越來越強，但是也不能忽視行政人員在企業(yè)管理中的動態(tài)作用。因此管理者還需要加強對文秘人員的培訓工作，以便于在日后的決策中他們?yōu)槠髽I(yè)提供更為準確優(yōu)質的信息數據服務。誠然，細節(jié)化工作的成效并不會十分顯著，但是“細節(jié)決定成敗”，行政文秘人員就應當在信息化時代也發(fā)揮自身的優(yōu)勢，在實際的工作中融入創(chuàng)新型元素，利用好數據收集整理的過程，然后在確保其準確精密的同時，提高企業(yè)管理的綜合效果和基本效率。

（3）明確發(fā)展風險范圍涵蓋區(qū)域，實現(xiàn)企業(yè)管理規(guī)避前因后果;

伴隨著當前環(huán)境的復雜性和多變性，企業(yè)行政文秘的工作也面臨著更加嚴峻的挑戰(zhàn)。企業(yè)規(guī)模的擴大，也就代表著行政工作的涵蓋范圍更加廣泛。因此，文秘崗位人員現(xiàn)在的工作職責就不簡單的只限定在企業(yè)的內部，還要切實的處理好企業(yè)外部的各種事物。文秘在企業(yè)內部的工作范圍沒有具體的限定，因為其中所包含的項目小到部門考勤，大到決策參考，都需要文秘的參與和跟進。正因為其對所有情況都有綜合考量，所以企業(yè)外部的環(huán)境因素和實物處理也離不開行政文秘的積極活動。而今，企業(yè)的一舉一動在嚴峻的大環(huán)境下其實都難以避免風險的產生，所以行政文秘更應確保自身能夠帶給企業(yè)管理全面的統(tǒng)籌和協(xié)調，只有這樣才能提升自身的境界，從而達到一個交流溝通、靈活應對更兼具敏銳風險嗅覺的高素質專業(yè)人才的水準。我們都了解，企業(yè)管理所涉及到的方面非常多，但是這其中最重要的就是為企業(yè)發(fā)展制定合理規(guī)劃和避免企業(yè)資金發(fā)生風險的環(huán)節(jié)。在這個過程中企業(yè)的決策者雖然掌握了風險發(fā)生的方式，但是卻無法填補每一個過程和細節(jié)，他們能做的就只是把握核心方向的不偏移。故而，作為輔助性決策數據的提供者，行政秘書就需要切實地監(jiān)督執(zhí)行人員是否徹底的貫徹落實了相關決策。所以這項工作就需要其自身能明確各方面的階段性風險因素，才能讓決策得以安全實施。雖然，人人都知道風險是不能避免的非系統(tǒng)因素之一，但是更多的我們卻要明確風險出現(xiàn)的這些因果使然，因為若缺少了任何一個部分的參與，就都不能達到管理者預期的成效。

（4）完成專業(yè)素質技能提升培訓，促進企業(yè)管理效果日新月異;

目前，輪崗制培訓方式的采用讓行政文秘的實際執(zhí)行能力取得了更大的進步。管理人員因為明確了行政文秘在企業(yè)管理中的關鍵作用，所以對行政人員的自身素質就有了具體要求。因此，現(xiàn)階段管理者就需要在文秘崗位中選取一些崗位佼佼者進行輪崗培訓，目的就是提升他們的專業(yè)素養(yǎng)和技能提升。首先，輪崗有助于行政文秘全面了解企業(yè)的各部門情況，因為只有深入其中才能掌握更多的內在細節(jié)。所以輪崗培訓就有了外在的必要性，因為這是培養(yǎng)全局觀的必由之路。其次，輪崗制度的施行加強了文秘與各部門的實際溝通，所以在具體的工作內容完成階段，就能夠帶來信息內部的自由傳遞，也方便了人員之間的換位思考。而后在加深互相理解的基礎之上，這讓行政文秘也可以最大限度的在各部門之間協(xié)調政策實施的細節(jié)。最后，輪崗制的推行給企業(yè)管理注入了活力，因為行政文秘能夠綜合了解所有部門的崗位，所以若其輪崗到位，那么就會讓文秘輪崗的部門對企業(yè)決策執(zhí)行更深入，進而規(guī)范了員工的工作態(tài)度，更激發(fā)了他們參與決策的積極性。由此可見，輪崗制雖然也會存在一些弊端，但是經過綜合來看卻是利大于弊的政策。而且，在實際的培訓階段，管理者還要將行政文秘人員的具體工作業(yè)績列入考核評價，這樣不但能給受訓者帶來緊迫感，還能快速完成他們的受訓計劃，以便于培訓結束后他們能更快的投入到原本的工作中發(fā)揮作用。

（5）嚴格崗位人員道德素質標準，規(guī)范企業(yè)管理人員準入制度;

行政文秘在一定程度上代表了企業(yè)的形象，因為在日常事務處理中，他們需要負責對外接待和溝通協(xié)調工作。因此，行政文秘人員的擇選制度企業(yè)要有切實的標準，因為作為企業(yè)內部外部的紐帶和橋梁，文秘工作還身具改善企業(yè)風氣的重要使命。若一個企業(yè)不能樹立好企業(yè)文化的榜樣性力量，那么企業(yè)下方的生產人員和基層管理人員就無法達成上行下效的良好發(fā)展狀態(tài)，故而，行政文秘的崗位準入要求非常高，必須具備高度的責任感和使命感，這是企業(yè)發(fā)展給出的正確答案。另外，作為企業(yè)管理者的輔助崗位，行政文秘人員還應當自覺對企業(yè)的各項信息做好保密工作，避免因此原因而出現(xiàn)企業(yè)訊息泄漏的經濟損失。另外，作為決策的數據提供者和建議者，行政人員要勇于在管理者存在片面視角的時候給予其合理的提醒，因為決策若不符合企業(yè)發(fā)展的趨勢，那么必然就會影響整個企業(yè)的利益。以上各個方面都對行政人員的道德素質標準有所要求，因為如果沒有一個規(guī)范的人員準入制度，那么就會使企業(yè)內部陷入混亂的局面。我們都應當明確，雖然行政文秘只是一個輔助性崗位，但是因為其涉及范圍極廣，所以若不能嚴格篩選人員資質，那么影響的范圍也會持續(xù)擴大。因此，嚴格崗位人員道德素質標準，也是企業(yè)管理對其提出的另一重要求。

結束語：

綜上所述，企業(yè)管理和行政文秘工作的關系密不可分。因為行政文秘的工作需要面向企業(yè)內部的所有部門，而企業(yè)管理針對的也是各個方面。所以行政秘書崗位的工作人員就要跟上企業(yè)發(fā)展的步伐，掌握時代的先進元素，才能發(fā)揮出自身最大的優(yōu)勢，進而讓企業(yè)獲得更好、更快的發(fā)展。

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