信息化條件下高職院校學(xué)生收費(fèi)管理的創(chuàng)新

張爽英

[摘 要]隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，包括高職院校在內(nèi)的各類教育機(jī)構(gòu)都已將信息技術(shù)引入到學(xué)校的日常管理工作中。學(xué)生收費(fèi)管理在高職院校管理工作中有著十分重要的作用，學(xué)費(fèi)是保障學(xué)校運(yùn)作的重要支撐，收費(fèi)管理能夠直接影響院校的整體運(yùn)作水平。因此，在信息化取得較大突破的當(dāng)下，需要運(yùn)用行之有效的措施對(duì)學(xué)生收費(fèi)工作進(jìn)行創(chuàng)新，提升收費(fèi)管理質(zhì)量，讓學(xué)生收費(fèi)管理符合當(dāng)下信息發(fā)展需求。文章重點(diǎn)闡述目前高職院校學(xué)生收費(fèi)管理存在的問(wèn)題，并結(jié)合信息化技術(shù)提出有針對(duì)性的創(chuàng)新建議。

[關(guān)鍵詞]信息化；高職院校；學(xué)生收費(fèi)；管理創(chuàng)新

隨著高職院校改革的不斷深入，高職院校辦學(xué)費(fèi)用的來(lái)源也逐漸多元化。高等教育并非義務(wù)教育，從經(jīng)濟(jì)學(xué)角度分析，它能夠使受教育者獲取更加廣闊的就業(yè)空間。因此根據(jù)誰(shuí)受益誰(shuí)付費(fèi)的原則，學(xué)生需要上交學(xué)費(fèi)，這些學(xué)費(fèi)不僅能夠解決高職教育發(fā)展過(guò)程中經(jīng)費(fèi)不足問(wèn)題，同時(shí)還可以體現(xiàn)教育作為“稀缺”資源的特性。基于此，目前我國(guó)高職院校均已實(shí)行收費(fèi)教育的形式，學(xué)生學(xué)費(fèi)已經(jīng)成為院校正常運(yùn)作的主要渠道。所以，進(jìn)一步強(qiáng)化高職院校收費(fèi)形式，改善收費(fèi)管理形式對(duì)高職院校健康發(fā)展有著重要作用。

1 高職院校學(xué)生收費(fèi)存在的問(wèn)題

高職院校學(xué)生收費(fèi)管理工作不斷強(qiáng)化，收費(fèi)行為也在逐漸規(guī)范，但是還是存在一些問(wèn)題，下面對(duì)其進(jìn)行簡(jiǎn)要闡述；

1.1 職責(zé)劃分不清楚

高職院校學(xué)生收費(fèi)管理主要涵蓋收費(fèi)項(xiàng)目、收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)、收費(fèi)對(duì)象以及收費(fèi)模式等確定。這些內(nèi)容涉及院校財(cái)務(wù)部門、招生部門、后勤部門以及教務(wù)部門等。比如學(xué)生專業(yè)的調(diào)配和學(xué)籍變化等都與學(xué)生收費(fèi)有著緊密的聯(lián)系。需要高職院校各個(gè)部門共同配合并且及時(shí)反饋多種信息。但是當(dāng)前現(xiàn)狀是，院校各個(gè)部門存在較為突出的各自為政現(xiàn)象，對(duì)相關(guān)收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)和業(yè)務(wù)沒(méi)有明確規(guī)定自身職責(zé)和義務(wù)，使得部門之間在職責(zé)認(rèn)定和核算方面存在分歧。

1.2 收費(fèi)工作效率偏低

當(dāng)下，高職院校學(xué)生收費(fèi)模式主要存在以下幾點(diǎn)問(wèn)題；

其一就是現(xiàn)金繳費(fèi)。這是一種較為直接的方式，此種方式需要學(xué)生攜帶大量現(xiàn)金到校報(bào)道，不僅不安全，也十分不方面；學(xué)生排長(zhǎng)隊(duì)等待繳費(fèi)，這種收款速度較慢，容易出現(xiàn)收錯(cuò)或是假幣等現(xiàn)象；收過(guò)款之后需要到銀行進(jìn)行存款，工作效率極低。這種收費(fèi)方式現(xiàn)在已經(jīng)很少用。

其二就是POS機(jī)刷卡繳費(fèi)，這是一種比較簡(jiǎn)單快捷的模式，學(xué)生可以帶著銀行卡到院校財(cái)務(wù)部門進(jìn)行繳費(fèi)，但是這種收費(fèi)方式的弊端就是不適合大批量收費(fèi)，只能應(yīng)付零散收費(fèi)。

其三就是匯款繳費(fèi)。這種繳費(fèi)模式的弊端就是匯款信息可能會(huì)出現(xiàn)錄入不全的現(xiàn)象，例如未能注明學(xué)生姓名，這時(shí)財(cái)務(wù)部門就需要組織人員進(jìn)行核對(duì)，相關(guān)信息數(shù)據(jù)才能夠?qū)胂到y(tǒng)內(nèi)，以免出現(xiàn)漏賬的情況。

其四就是銀行批量代扣。這種收費(fèi)模式是當(dāng)前高職院校主要運(yùn)用的方式，這種方式的弊端就是部分學(xué)生無(wú)法通過(guò)這種方式繳費(fèi)。例如由于特殊原因?qū)W生沒(méi)有在規(guī)定時(shí)間內(nèi)存夠金額，或是沒(méi)有達(dá)到總額度扣款失敗，導(dǎo)致收費(fèi)工作效率低下。

其五就是利用網(wǎng)銀轉(zhuǎn)賬。網(wǎng)銀轉(zhuǎn)賬不僅能夠減少收費(fèi)人員的工作量，同時(shí)還可以提升收費(fèi)工作效率。但是當(dāng)前使用這種收費(fèi)模式的學(xué)生并不多，因?yàn)樾枰獙W(xué)生開(kāi)通個(gè)人網(wǎng)銀業(yè)務(wù)，并且與銀行批量代扣的方式相同，學(xué)生不能及時(shí)拿到相應(yīng)的繳費(fèi)票據(jù)，如果出現(xiàn)系統(tǒng)故障問(wèn)題，就會(huì)增加管理人員對(duì)賬工作量，這種收費(fèi)模式還需要不斷地在實(shí)踐中完善。

1.3 信息共享程度較低

目前很多高職院校在信息化建設(shè)方面已經(jīng)有著很大的進(jìn)步，但是因?yàn)橐酝夹g(shù)和管理等方面的原因，高職院校很難從全局角度構(gòu)建完善的信息化管理系統(tǒng)。通常的情況就是院校各個(gè)部門根據(jù)自身實(shí)際情況，構(gòu)建獨(dú)立的業(yè)務(wù)處理系統(tǒng)，這樣的方式各個(gè)系統(tǒng)在數(shù)據(jù)接口和數(shù)據(jù)格式以及傳輸共享方式等方面都會(huì)存在一定的差異，不能兼容和共享。很多數(shù)據(jù)就會(huì)通過(guò)手工的方式進(jìn)行核對(duì)和轉(zhuǎn)換，不僅會(huì)加大工作難度和工作強(qiáng)度，還特別容易出現(xiàn)差錯(cuò)。

2 信息化條件下院校學(xué)生收費(fèi)管理的創(chuàng)新

2.1 構(gòu)建現(xiàn)代信息化內(nèi)部控制系統(tǒng)

通過(guò)信息化技術(shù)，將內(nèi)部控制理念和法律法規(guī)以及內(nèi)外部審計(jì)監(jiān)督等工作通過(guò)現(xiàn)代化技術(shù)融入到高職院校學(xué)生收費(fèi)管理系統(tǒng)中，充分實(shí)現(xiàn)收費(fèi)系統(tǒng)自動(dòng)化管理，融合成本效益的原則，以較低成本投入來(lái)實(shí)現(xiàn)內(nèi)控管理效果。進(jìn)一步加強(qiáng)高職院校學(xué)生收費(fèi)管理的完善，構(gòu)建標(biāo)準(zhǔn)化收費(fèi)管理業(yè)務(wù)流程，優(yōu)化收費(fèi)環(huán)境，同時(shí)也有利于構(gòu)建反舞弊機(jī)制，以此來(lái)保障高職院校學(xué)生收費(fèi)管理信息的完善性和真實(shí)性。

2.2 為領(lǐng)導(dǎo)的各項(xiàng)決策提供報(bào)表和圖表的數(shù)據(jù)支持

當(dāng)下，大部分高職院校學(xué)生收費(fèi)管理系統(tǒng)未能從web頁(yè)面直接向院校領(lǐng)導(dǎo)提供數(shù)據(jù)。在信息化背景下，為了提升院校學(xué)生收費(fèi)工作效率以及保障數(shù)據(jù)的實(shí)效性，分管領(lǐng)導(dǎo)要實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)查詢數(shù)據(jù)信息，例如欠費(fèi)率和繳費(fèi)率以及統(tǒng)計(jì)匯總等圖表信息，以便院校領(lǐng)導(dǎo)人員依照學(xué)生收費(fèi)情況對(duì)整體收費(fèi)工作進(jìn)行科學(xué)且合理的決策。這項(xiàng)功能必須通過(guò)應(yīng)用軟件網(wǎng)絡(luò)查詢和統(tǒng)計(jì)工程來(lái)進(jìn)行實(shí)現(xiàn)，查詢統(tǒng)計(jì)等模塊能夠直接鏈接到數(shù)據(jù)庫(kù)或是通過(guò)信息化技術(shù)與查詢庫(kù)進(jìn)行鏈接，以此來(lái)保障各項(xiàng)數(shù)據(jù)的真實(shí)性和時(shí)效性。

學(xué)生收費(fèi)管理系統(tǒng)應(yīng)該可以提供多種統(tǒng)計(jì)和數(shù)據(jù)分析報(bào)表、圖表，其中主要包括；（1）按班級(jí)、系部、學(xué)生類別等統(tǒng)計(jì)應(yīng)收金額和實(shí)收金額以及欠費(fèi)金額等數(shù)據(jù)，然后進(jìn)行排序，生成總報(bào)表等；（2）按照類別進(jìn)行數(shù)據(jù)分析。對(duì)應(yīng)繳學(xué)費(fèi)和實(shí)繳學(xué)費(fèi)以及欠費(fèi)率等指標(biāo)，根據(jù)類別和時(shí)間段進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，繪畫(huà)曲線圖或是柱狀圖等信息，以便為院校領(lǐng)導(dǎo)提供科學(xué)的決策依據(jù)。

2.3 與教務(wù)處的學(xué)生數(shù)據(jù)信息進(jìn)行對(duì)接交互使用

院校教務(wù)處與收費(fèi)相關(guān)的工作主要包括：負(fù)責(zé)學(xué)生學(xué)籍管理，包括學(xué)生降級(jí)、休學(xué)、復(fù)學(xué)、退學(xué)等，要及時(shí)將學(xué)生們的變動(dòng)情況上報(bào)財(cái)務(wù)處；依照財(cái)務(wù)處提供的欠費(fèi)名單進(jìn)行學(xué)生注冊(cè)工作，如果經(jīng)過(guò)調(diào)查被確定為惡意欠費(fèi)的學(xué)生，將不予注冊(cè)，直到交清學(xué)費(fèi)在進(jìn)行注冊(cè)；如果學(xué)生在畢業(yè)或是退學(xué)的時(shí)候有欠費(fèi)情況，不予辦理離校手續(xù)，直至交清在進(jìn)行辦理。

通過(guò)學(xué)生收費(fèi)管理系統(tǒng)對(duì)欠費(fèi)進(jìn)行跟蹤管理，主要可以按照兩條路線開(kāi)展，學(xué)生學(xué)制周期和收費(fèi)年度周期。學(xué)生學(xué)制周期就是從學(xué)生建檔開(kāi)始，就自動(dòng)構(gòu)建應(yīng)收管理信息，在學(xué)籍變動(dòng)過(guò)程中，可以對(duì)欠費(fèi)情況進(jìn)行審查，如果畢業(yè)時(shí)還有欠費(fèi)，系統(tǒng)就會(huì)發(fā)出提示，并保留相關(guān)學(xué)籍信息和檔案信息，還可以隨時(shí)輸出欠費(fèi)通知單；按年度周期的工作管理主要就是指從生成應(yīng)收款開(kāi)始，就會(huì)形成欠費(fèi)管理信息，在變更和調(diào)整的過(guò)程中，實(shí)收和退費(fèi)都會(huì)進(jìn)行相應(yīng)的調(diào)整，在所有收費(fèi)年度中都可以顯示欠費(fèi)記錄。這樣院校財(cái)務(wù)處就不必手動(dòng)進(jìn)行更新，不僅能夠提升工作效率，同時(shí)還可以保障數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。

3 結(jié)論

綜上所述，在信息化環(huán)境中，高職院校學(xué)生收費(fèi)管理工作存在一定的問(wèn)題，但是在過(guò)程中也有著很大的進(jìn)步和提升空間。構(gòu)建收費(fèi)管理信息體系，與院校學(xué)生信息數(shù)據(jù)進(jìn)行對(duì)接，，同時(shí)與學(xué)生的獎(jiǎng)、助、貸信息數(shù)據(jù)進(jìn)行融合，為高校管理人員的決策提供科學(xué)的財(cái)務(wù)報(bào)表和圖表支持，并配合有針對(duì)性的管理措施來(lái)提升高職院校學(xué)生收費(fèi)管理水平和管理質(zhì)量。

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