ERP在企業(yè)采購及庫存管理中的重要性

張新樹

摘 要：通過ERP系統(tǒng)能夠使企業(yè)自身的采購和庫存管理工作得到有效的強化，對企業(yè)管理質(zhì)量的提升具有積極的作用，利用ERP系統(tǒng)能夠在采購過程當(dāng)中落實精細(xì)化管理，使采購過程管理及相關(guān)庫存管理都能夠得到實時的跟蹤和準(zhǔn)確的記錄，不僅能夠降低物料成本，還能減少庫存資金的占用，有助于管理水平的提高，關(guān)系到企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展，因此，文章針對ERP對于企業(yè)采購和庫存管理的重要性進行具體論述。

關(guān)鍵詞：ERP；企業(yè)采購；庫存管理；重要性

對于企業(yè)管理工作來說，物資采購和庫存管理是一項非常關(guān)鍵的內(nèi)容，特別是對規(guī)模相對較大的企業(yè)來說，其在物資采購和庫存管理的過程中，依靠傳統(tǒng)手工記賬的方式已經(jīng)無法滿足企業(yè)現(xiàn)代化發(fā)展的需求，因此，需要企業(yè)緊跟時代發(fā)展的步伐，對自身管理工作加強信息化建設(shè)，利用ERP系統(tǒng)在采購和庫存管理方面落實精細(xì)化管理，以此來提升企業(yè)自身的綜合實力，使其能夠更好地參與市場競爭。

1 企業(yè)應(yīng)用ERP進行物資采購和庫存管理工作的重要性

1.1 有助于合規(guī)化管理，減少貪腐行為的發(fā)生

物資采購是貪腐行為高發(fā)環(huán)節(jié)之一，有了ERP，實行集中采購，就可實行集中重點管控，有效避免集團內(nèi)各公司、分公司領(lǐng)導(dǎo)、相關(guān)部門負(fù)責(zé)人違法亂紀(jì)行為的發(fā)生。在系統(tǒng)中，各環(huán)節(jié)所有信息都有記錄，具有可追溯性，從而有助于合規(guī)化管理工作的開展，有助于遏制物資采購招投標(biāo)、到貨驗收、日常管理等環(huán)節(jié)中貪腐行為的發(fā)生。

1.2 可以減少采購成本，降低采購價格

有了ERP，大型企業(yè)可以利用信息優(yōu)勢，對集團內(nèi)各公司的生產(chǎn)生活物資進行集中采購，從而降低采購成本，同時，由于引入競爭機制，再加規(guī)模優(yōu)勢，可以降低物資采購價格，從源頭上降低物資成本，從而增強市場競爭力。

1.3 能夠使采購和庫存管理更為精細(xì)

應(yīng)用ERP系統(tǒng)進行物資采購和庫存管理，能夠使相關(guān)工作的細(xì)節(jié)管理更為精細(xì)，包括采購計劃申報、供應(yīng)商確定、到貨物資驗收、庫存管理、物資發(fā)放等等，通過ERP系統(tǒng)，管理人員能夠更為清晰地了解相關(guān)業(yè)務(wù)進行到那個環(huán)節(jié)，出現(xiàn)了什么問題，收、發(fā)料及結(jié)算進行得怎樣，有助于對全流程各環(huán)節(jié)及時把控，減少滯后性，更好地為企業(yè)生產(chǎn)、生活服務(wù)，為后續(xù)財務(wù)人員做好成本、收付結(jié)算等工作提供強有力支持。

1.4 信息化有助于管理水平提高

ERP在信息處理方面功能強大，效率高，可以大幅度地降低物資管理崗位人員的數(shù)量，從而降低人工成本。利用ERP進行庫齡分析、貨位管理、收發(fā)料統(tǒng)計、可比物資采購價值變動分析、存貨周轉(zhuǎn)期變動等等，能夠滿足深度管理的需要，有助于管理水平的提高。

1.5 能夠更好地為企業(yè)的生產(chǎn)保駕護航

ERP系統(tǒng)能夠進行庫存預(yù)警，能夠根據(jù)庫存物資情況進行及時補貨，使企業(yè)的生產(chǎn)得到有效保障，對于物資需求較為緊急的情況，可以從其他庫房當(dāng)中進行及時地調(diào)撥，提升物資供應(yīng)效率，避免了物資采購不及時對企業(yè)生產(chǎn)造成影響。

1.6 便于盤活存量物資，降低資金占用

ERP系統(tǒng)顯著特點之一就是信息整合，信息共享。通過對庫存物資進行賬齡分析，就可把超過一定時間的閑置物資信息匯集起來，然后進行網(wǎng)上公示，這樣就有助于集團公司內(nèi)部各單位、地區(qū)各分公司等，根據(jù)各自的生產(chǎn)生活需要，調(diào)劑使用系統(tǒng)中公示的閑置物資，不能使用的，作為廢舊物資處理，這樣有助于盤活企業(yè)存量物資，降低資金占用。

2 ERP的實際應(yīng)用

2.1 集中采購中的應(yīng)用

以中國西北某油田為例，該分公司高度重視物資集中采購和招標(biāo)管理工作，大力推行標(biāo)準(zhǔn)化采購，實現(xiàn)采購全過程信息化，各級物資合規(guī)運行，注重加強招標(biāo)采購體系頂層設(shè)計，強化制度建設(shè)，理順管理機制，建立了管辦分離、分類分級審批、專業(yè)化操作的招標(biāo)采購模式，構(gòu)建了“超前計劃、及時準(zhǔn)入、集中招標(biāo)、分段評標(biāo)、分類建立專家?guī)?、緊急采購”的運行機制，公司整體招標(biāo)意識逐步增強，管理水平穩(wěn)步提升，市場機制進一步完善，采購行為更加規(guī)范，有效降低了采購成本。

2.2 貨位管理中的應(yīng)用

在對庫存物資進行定位時，只需要在系統(tǒng)當(dāng)中輸入物資存貨編碼，系統(tǒng)就能夠?qū)⑽镔Y的名稱、存放地點以及數(shù)量信息清晰地反應(yīng)出來，而且能夠精確到庫房的區(qū)域、層排、格號，利用該系統(tǒng)，不僅能夠使物資的出入庫信息更為準(zhǔn)確，同時還能減少相關(guān)管理人員的工作強度，使工作效率得到有效的提升，利用ERP系統(tǒng)，物資在入庫以后能夠與存放位置進行自動匹配，避免出現(xiàn)同種物資不同存放位置的現(xiàn)象，而在出庫方面，管理人員只需要通過系統(tǒng)進行物資存放定位，在出庫以后對出庫記錄進行及時記錄和保存即可[1]。

2.3 庫存管理中的應(yīng)用

管理人員利用ERP系統(tǒng)庫存物資信息對庫存實物進行盤點，然后與ERP系統(tǒng)數(shù)據(jù)、供應(yīng)鏈數(shù)據(jù)以及相關(guān)財務(wù)數(shù)據(jù)進行對比，調(diào)整，確保這些數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和統(tǒng)一性，而企業(yè)可以根據(jù)盤點的實際情況，確保使用部門能夠獲得準(zhǔn)確的庫存信息。

通過ERP系統(tǒng)進行出庫，可以在系統(tǒng)當(dāng)中直接形成出庫單，使用部門的相關(guān)人員只需要進行物資編碼的填寫，通過系統(tǒng)的信息傳輸獲得相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批之后，就可以進行出庫處理，在出庫以后，出庫單據(jù)會直接上傳至財務(wù)部門進行核算，這樣不僅節(jié)省了紙質(zhì)簽字的煩瑣過程，同時確保了及時進行賬務(wù)處理和報表生成等工作 [2]。

2.4 在庫齡分析及定額預(yù)警方面的應(yīng)用

通過對常規(guī)物資的庫存限額進行核定，在ERP系統(tǒng)當(dāng)中設(shè)置安全庫存數(shù)據(jù)，在庫房當(dāng)中的庫存低于安全庫存標(biāo)準(zhǔn)時，系統(tǒng)就會自動進行報警，提示相關(guān)人員進行采購，減少庫存資金占用，確保企業(yè)正常生產(chǎn)，而利用系統(tǒng)的庫齡分析功能，可以對物資存放時長進行及時的了解，并根據(jù)企業(yè)需求對這些積壓庫存加以處理，使物資采購以及積壓物資處理能夠獲得有效的支撐[3]。

2.5 在調(diào)撥管理中的應(yīng)用

應(yīng)用ERP系統(tǒng)，企業(yè)當(dāng)中的工作人員可以對旗下庫房的存儲情況加以了解，如果產(chǎn)生物資需求，可以利用該系統(tǒng)進行查詢，并對所需物資進行調(diào)撥處理，在調(diào)撥過程中，只需要將調(diào)撥申請發(fā)送到系統(tǒng)當(dāng)中，經(jīng)過審批流程完成審批，即可進行實際操作[4]，而這樣不僅能夠減少調(diào)撥過程中現(xiàn)場物資核對過程和各項紙質(zhì)版的簽字流程，還能使物資調(diào)撥效率得到提高，確保生產(chǎn)有效運行。

3 結(jié)論

綜上所述，ERP系統(tǒng)對于企業(yè)采購和庫房管理質(zhì)量的提升具有至關(guān)重要的作用，對其進行有效的應(yīng)用能夠使企業(yè)管理能力得到進一步的增強，因此，企業(yè)一定要緊跟時代發(fā)展的步伐，積極進行現(xiàn)代化建設(shè)，對ERP系統(tǒng)進行科學(xué)的應(yīng)用，以此來提升采購和庫房管理的細(xì)致性，使企業(yè)的健康發(fā)展得到有效的保證。

參考文獻：

[1]梁金忠，姬愛玲，苗亞飛.ERP在企業(yè)采購及庫存管理中的重要性[J].中國管理信息化，2017，20（3）：47-48.

[2]徐長慧.ERP采購與庫存管理對企業(yè)管理的提升應(yīng)用[J].純堿工業(yè)，2018，12（3）：45-48.

[3]王靜.利用ERP系統(tǒng)優(yōu)化制藥企業(yè)庫存管理的策略構(gòu)建[J].中國總會計師，2018，31（2）：132-133.

[4]董喜平.淺談ERP物料管理模塊在煉化庫存管理中的作用[J].商情，2017，11（38）：182.