淺談企業(yè)采購(gòu)與付款的內(nèi)部控制制度建設(shè)

李春來(lái)

[摘要]在競(jìng)爭(zhēng)日趨激烈的市場(chǎng)環(huán)境下，一個(gè)企業(yè)想要在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中處于領(lǐng)先，不僅要不斷改進(jìn)提高研發(fā)、生產(chǎn)、銷(xiāo)售等環(huán)節(jié)，同時(shí)要挖掘采購(gòu)的潛力。通過(guò)采購(gòu)與付款的內(nèi)部控制制度建設(shè)與完善，來(lái)規(guī)避采購(gòu)與付款中可能存在的風(fēng)險(xiǎn)，提升企業(yè)的綜合競(jìng)爭(zhēng)力，對(duì)企業(yè)良性發(fā)展非常重要。本文擬對(duì)企業(yè)采購(gòu)與付款環(huán)節(jié)可能存在的問(wèn)題進(jìn)行分析，并提出應(yīng)對(duì)之策。

[關(guān)鍵詞]采購(gòu);內(nèi)部控制;供貨商管理

一、引言

采購(gòu)與付款工作在企業(yè)經(jīng)營(yíng)中有非常重要的作用，而企業(yè)的采購(gòu)與付款工作會(huì)受到企業(yè)內(nèi)外部因素的影響，由此給企業(yè)帶來(lái)內(nèi)外部的風(fēng)險(xiǎn)。采購(gòu)與付款的內(nèi)部風(fēng)險(xiǎn)主要是企業(yè)內(nèi)部章程的風(fēng)險(xiǎn)、人員素質(zhì)風(fēng)險(xiǎn)和采購(gòu)的計(jì)劃風(fēng)險(xiǎn)。采購(gòu)與付款的外部風(fēng)險(xiǎn)主要指企業(yè)本身不能控制的環(huán)境風(fēng)險(xiǎn)和技術(shù)風(fēng)險(xiǎn)。因此，積極采取措施來(lái)避免企業(yè)采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)的風(fēng)險(xiǎn)對(duì)企業(yè)發(fā)展非常重要，而這就需要企業(yè)內(nèi)部有一套完善的采購(gòu)與付款內(nèi)部控制制度。

二、企業(yè)采購(gòu)與付款內(nèi)部控制制度可能存在的問(wèn)題

（一）采購(gòu)計(jì)劃管理不完善

一個(gè)產(chǎn)品的采購(gòu)計(jì)劃的制定需要考慮多方面因素，不僅要考慮產(chǎn)品價(jià)格，還要考慮產(chǎn)品使用情況和庫(kù)存因素，最后才能確定產(chǎn)品的采購(gòu)計(jì)劃。而在采購(gòu)計(jì)劃的目標(biāo)大致確定后，企業(yè)在采購(gòu)與付款過(guò)程中又可能出現(xiàn)企業(yè)產(chǎn)品過(guò)剩或者產(chǎn)品市場(chǎng)供應(yīng)不足的情況，使采購(gòu)計(jì)劃的有效性受到阻礙，如果企業(yè)的采購(gòu)與付款機(jī)構(gòu)在制定采購(gòu)計(jì)劃方面不全面、靈活性較差，這將導(dǎo)致企業(yè)的產(chǎn)品緊缺，市場(chǎng)供應(yīng)緊張，也使得采購(gòu)與付款部門(mén)的采購(gòu)成本加大，從而企業(yè)對(duì)產(chǎn)品采購(gòu)計(jì)劃方面的管理作用也將大大降低。

（二）采購(gòu)人員的崗位固定

采購(gòu)人員輪流更換崗位能幫助采購(gòu)人員熟悉采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)，培養(yǎng)和提升采購(gòu)人員的采購(gòu)技能，并且可以防避免人員舞弊。但是很多企業(yè)在采購(gòu)與付款的業(yè)務(wù)活動(dòng)中沒(méi)有讓采購(gòu)人員實(shí)行采購(gòu)與付款部門(mén)崗位輪換制度，而是讓采購(gòu)人員各自在一個(gè)固定的崗位上，企業(yè)的物資采購(gòu)人員只是一直從事固定的一件的采購(gòu)產(chǎn)品物資的任務(wù)，而物資采購(gòu)的人員又常常在外，與市場(chǎng)接觸較多，在企業(yè)的時(shí)間是很少的，致使采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)的管理人員很難對(duì)采購(gòu)人員進(jìn)行監(jiān)督制約，這就容易使產(chǎn)品采購(gòu)環(huán)節(jié)出現(xiàn)徇私情形。

（三）供應(yīng)商的選擇與管理不完善

供應(yīng)商的選擇是采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)中非常重要的一個(gè)環(huán)節(jié)，也是容易出現(xiàn)舞弊現(xiàn)象的一個(gè)環(huán)節(jié)，供應(yīng)商的選擇會(huì)出現(xiàn)復(fù)雜的人情關(guān)系、利益關(guān)系，把這些關(guān)系看得重于物資質(zhì)量，使得公司不正確的選擇供應(yīng)商，容易把不好的供應(yīng)商選擇在內(nèi)，造成采購(gòu)物資質(zhì)次價(jià)高，影響采購(gòu)質(zhì)量，影響產(chǎn)成品的質(zhì)量，從而影響企業(yè)利益。

三、改善企業(yè)采購(gòu)與付款內(nèi)部控制制度的措施

（一）及時(shí)建立采購(gòu)業(yè)務(wù)內(nèi)部控制制度

企業(yè)建立內(nèi)部控制制度的就是為了控制采購(gòu)業(yè)務(wù)的風(fēng)險(xiǎn)以及采購(gòu)人員的風(fēng)險(xiǎn)。因此企業(yè)建立內(nèi)控制度也可以說(shuō)是對(duì)企業(yè)的整個(gè)采購(gòu)流程進(jìn)行了一個(gè)全方位的監(jiān)督。也就是對(duì)貨物的審批問(wèn)價(jià)、驗(yàn)證收入、物品的采集、招標(biāo)控制、合同簽訂以及各種核定核算等相關(guān)環(huán)節(jié)的監(jiān)督，這里面最重要的是對(duì)四個(gè)方面進(jìn)行的控制，分別是：制定計(jì)劃、合同確定、商品質(zhì)量驗(yàn)收最后是付款結(jié)賬，還必須保證沒(méi)有弄虛作假的情況出現(xiàn)。與此同時(shí)，還需建立采購(gòu)人員崗位輪換制度，避免采購(gòu)人員崗位固定，減少徇私情形出現(xiàn)的可能性。

（二）強(qiáng)化物資需求與采購(gòu)計(jì)劃的管理

企業(yè)應(yīng)加大物資需求和采購(gòu)計(jì)劃的管理來(lái)控制采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)。

1.需求預(yù)測(cè)方面

企業(yè)應(yīng)該建立內(nèi)部采購(gòu)的信息網(wǎng)絡(luò)，將其和外部鏈接，以確保采購(gòu)信息獲得的及時(shí)性和多樣性，企業(yè)可以依賴(lài)大量數(shù)據(jù)和信息進(jìn)行分析和處理，從而做出正確的決策和各種采購(gòu)的預(yù)測(cè)，使預(yù)測(cè)結(jié)果盡可能和實(shí)際的情況相符合，確保企業(yè)的采購(gòu)物資在產(chǎn)品質(zhì)量、產(chǎn)品價(jià)格和產(chǎn)品數(shù)量上都可以滿(mǎn)足自己企業(yè)的需求。

2.采購(gòu)計(jì)劃方面

企業(yè)的采購(gòu)和供應(yīng)部門(mén)在采購(gòu)之中不能只想著怎么將采購(gòu)價(jià)格盡可能降低，也不可將節(jié)約資金作為企業(yè)采集物品的唯一目標(biāo)。也就是說(shuō)，在為企業(yè)節(jié)約采集資金的同時(shí)也應(yīng)該盡可能保證采購(gòu)的物資的質(zhì)量合格，所以企業(yè)在采購(gòu)物資時(shí)要考慮到物資的最少倉(cāng)庫(kù)保存量，盡量去避免缺貨或積壓給企業(yè)可能造成的經(jīng)濟(jì)損失，也就是應(yīng)該把企業(yè)要采購(gòu)的物資的質(zhì)量和功效全部考慮在內(nèi)。要做到這點(diǎn)就需要企業(yè)的采購(gòu)人員編制物資采購(gòu)計(jì)劃時(shí)要有科學(xué)依據(jù)，確保企業(yè)的預(yù)期目標(biāo)和實(shí)際達(dá)到的目標(biāo)相一致，并且還應(yīng)該對(duì)企業(yè)所需要采購(gòu)的各類(lèi)信息預(yù)先進(jìn)行分析，并據(jù)此制訂整套的采購(gòu)計(jì)劃。

（三）加強(qiáng)對(duì)供貨商的選擇和管理

企業(yè)應(yīng)該加強(qiáng)自身對(duì)供貨商的選擇以及對(duì)供貨商的管理，并且還要同時(shí)控制好采購(gòu)的價(jià)格風(fēng)險(xiǎn)及采購(gòu)的質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)。企業(yè)在訂立采購(gòu)合同之前要將所有參加投標(biāo)的供貨商的資格進(jìn)行審查，最好是建立一個(gè)供應(yīng)商的信息中心，記錄所有公司的供應(yīng)商信息，并根據(jù)采購(gòu)物資的質(zhì)量等各方面的問(wèn)題，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行篩選，保留好的供應(yīng)商信息，替換掉不好的供應(yīng)商的信息，以此確保公司的供應(yīng)商是好的供應(yīng)商，并且當(dāng)供應(yīng)商的信息有變動(dòng)時(shí)，公司的相關(guān)記錄人員應(yīng)該及時(shí)調(diào)整記錄，以確保公司的下次采購(gòu)計(jì)劃不受影響，這樣可以很好的保證在選擇供貨商最開(kāi)始的時(shí)候讓企業(yè)在供貨商方面的風(fēng)險(xiǎn)盡可能降到最低。

四、結(jié)語(yǔ)

采購(gòu)與付款的內(nèi)部管理是一種降低企業(yè)成本及風(fēng)險(xiǎn)的管理工作，也是企業(yè)內(nèi)部控制工作的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。因此企業(yè)需要加強(qiáng)對(duì)采購(gòu)與付款內(nèi)部控制的重視力度，并對(duì)現(xiàn)有的內(nèi)部控制模式進(jìn)行不斷的優(yōu)化與完善，這樣才能夠取得良好的采購(gòu)效果，實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部資金的優(yōu)化配置，并進(jìn)一步提升企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益以及市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)能力。