淺談人力資源保障部門的檔案管理的規(guī)范性

孫佳奇

【摘要】人力資源保障部門作為國家一個重要的事業(yè)單位，其在檔案管理上的要求和其他事業(yè)單位比起來則更為不同。它一方面承擔(dān)著國家事業(yè)單位全部人員的人事檔案，同時也有自己部門的檔案，所以在工作中提高檔案管理的規(guī)范性，對于廣大檔案管理人員來說是一個十分重要的內(nèi)容。

【關(guān)鍵詞】人力資源 檔案 規(guī)范 管理

人力資源保障部門作為國家一個重要的事業(yè)單位，其在檔案管理上的要求和其他事業(yè)單位比起來則更為不同。它一方面承擔(dān)著國家事業(yè)單位全部人員的人事檔案，同時也有自己部門的檔案，所以在工作中提高檔案管理的規(guī)范性，對于廣大檔案管理人員來說是一個十分重要的內(nèi)容。

人力資源保障部門的檔案大體上分為人事檔案和部門檔案，其中部門檔案只是人力資源保障自身的檔案，而眾多的人事檔案則是廣大檔案管理工作人員要處理的重要內(nèi)容。尤其是每年接受的大學(xué)畢業(yè)生檔案就會耗費我們大量的精力，這都需要我們不斷的改進(jìn)管理，加強規(guī)范性。

一、人事檔案

人事檔案分為機關(guān)事業(yè)單位人事檔案和大學(xué)生畢業(yè)檔案兩種，我們在管理的過程中，要通過規(guī)范方式，讓各種檔案能夠科學(xué)的管理，以免造成一定的麻煩和管理混亂。

首先，對于機關(guān)事業(yè)單位的的檔案管理，它是一個全方位反映機關(guān)事業(yè)單位人員的成長經(jīng)歷的檔案內(nèi)容，在這里不允許出現(xiàn)失誤，否則就會給檔案人的利益造成侵害，這也是違背檔案管理工作人員的工作準(zhǔn)則的。

在人事檔案管理上，最有效的方式就是計算機數(shù)據(jù)庫管理，我們可以用信息管理系統(tǒng)，也可以簡單的自己制作EXCEL表格數(shù)據(jù)庫，這樣就可以方便的，規(guī)范的管理好機關(guān)事業(yè)單位人員的信息和檔案；同時，我們還可以把檔案人的紙制檔案通過編號的形式儲存，與計算機數(shù)據(jù)庫聯(lián)合，這樣就可以規(guī)范我們的檔案管理工作。

其次，對于大學(xué)畢業(yè)生檔案的管理，也是我們檔案管理工作人員的一個重要工作。按照國家的規(guī)定，大學(xué)畢業(yè)兩年后，檔案如果還沒有找到相應(yīng)的單位接收，就要被學(xué)校打回原籍人事部門，而人力資源社會保障局則成了這個問題焦點。對于大多數(shù)學(xué)生來說，他們可能忽略了自己的檔案，而各個學(xué)校發(fā)過來的檔案又比較混亂，如果在這個方面不能規(guī)范的管理的話，勢必給學(xué)生的利益造成侵害，一旦檔案丟失，將來學(xué)生來查的話，對于學(xué)生來說就會帶來更大的麻煩。

二、單位檔案

單位檔案是人力資源保障中心自己的檔案管理，既包括員工檔案也包括單位的檔案管理，所以，在檔案管理上，我們要針對單位管理的特點對此進(jìn)行相應(yīng)的管理，以免造成不必要的麻煩。

員工檔案與機關(guān)事業(yè)單位的人事檔案不同，它所反映的主要是本單位員工的基本信息和成長過程，在這里，我們最好是采用電子信息管理系統(tǒng)，這樣就有利于我們檔案工作人員能夠更方便的掌握單位的人員信息，也方便領(lǐng)導(dǎo)對單位人員的信息查閱，這是一舉兩得的。

單位大事記檔案是記錄單位一定時間內(nèi)的事跡記錄，它所反映的是一個單位的成長歷史。所以，在此檔案的管理上，我們也最好是采用電子管理的模式，同時附上紙質(zhì)的證明材料，以及影像、視頻材料，以便于讓單位的大事記檔案能夠鮮明的展示出來，同時也可以通過互聯(lián)網(wǎng)與外界銜接，讓更多的人了解單位的大事記，也符合政務(wù)公開的原則。

還有一些檔案就屬于日常使用類的檔案，它的年限比較短，所以在經(jīng)過一段時間的保存后就可以銷毀了，這個就不做正式的要求，但在其管轄時間時效內(nèi)，最好也是按照時間管理模式，這樣都有利于在檔案查閱方面完善。

三、各種檔案的維護(hù)

對于人力資源保障部門來說，檔案無外乎分為紙制檔案和電子檔案兩種，對于不同的檔案要采用不同的維護(hù)方案，以免給國家?guī)砭薮蟮膿p失。

對于紙制檔案來說，主要是防止其受到外來因素的破壞，其主要破壞來自水和火兩類。對于檔案室來說，其房間要保持干燥整潔，防止漏水現(xiàn)象的發(fā)生，以免浸泡檔案。同時，又要防火，防止由于火災(zāi)給醫(yī)院帶來重大的損失。因此，對于檔案工作人員來說，要經(jīng)常的檢查相關(guān)設(shè)施，防止由于水火給檔案造成損失。

對于電子檔案來說，其最要防止的就是計算機硬件損傷和病毒的侵襲。計算機硬件的損傷主要是指服務(wù)器的硬盤，一旦服務(wù)器的硬盤發(fā)生問題，那么整個的電子檔案都將發(fā)生問題，所以對于檔案管理人員來說，要及時做好信息的備份，這樣有利于我們保護(hù)好電子數(shù)據(jù)。另一種主要的侵害來自于病毒，由于當(dāng)前大多數(shù)計算機都采用互聯(lián)網(wǎng)的形式接入，這就給一些狂熱分子帶來了機會，他們可能會利用系統(tǒng)的漏洞來攻擊計算機的系統(tǒng)，而對于計算機系統(tǒng)來說，一旦被攻擊，整個系統(tǒng)就會癱瘓，所以，作為檔案管理人員來說，要與信息技術(shù)部門經(jīng)常對我們的系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)，防止其因病毒的入侵而使系統(tǒng)遭受破壞，同時，我們也要及時做好備份工作，就算一旦破壞，我們可以馬上恢復(fù)。

總的來說，人力資源保障部門的檔案管理具有一定的復(fù)雜性，我們只有通過規(guī)范的管理模式，才能夠讓檔案管理工作方便起來，讓我們的檔案管理工作既可以方便單位也可以方便群眾，使得我們能夠更好的為人民服務(wù)，讓國家放心。

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