淺談新形勢(shì)下做好檔案管理工作的幾點(diǎn)思考

吳瓊

[摘要]在新形勢(shì)之下，要想做好檔案管理工作，首先要明確檔案管理工作的重要性，從檔案管理之中明確新形勢(shì)之下的檔案管理工作理念，優(yōu)化檔案管理人員的素質(zhì)，加快檔案管理工作的現(xiàn)代化建設(shè)同時(shí)更新檔案管理設(shè)備，才能保證檔案管理工作的基礎(chǔ)質(zhì)量，優(yōu)化打馕管理工作水平。

[關(guān)鍵詞]新形勢(shì) 檔案管理 思考

檔案是各個(gè)組織在以往的各種活動(dòng)中直接形成的具有完整記錄作用的一種固化信息載體，也可以將其解釋為“再現(xiàn)歷史真實(shí)面貌的，由文字、圖表、聲像等方式構(gòu)成各種原始材料。”在新時(shí)期的檔案管理的過(guò)程中，做好檔案工作，使其成為一種具有價(jià)值的資源，是當(dāng)前檔案管理工作的重點(diǎn)。

一、檔案管理工作的重要性

無(wú)論是企業(yè)單位還是事業(yè)單位，大難管理工作都是一項(xiàng)十分重要的工作。檔案作為記錄重要事項(xiàng)的載體具有十分重要的作用。因此，檔案管理工作成為保證檔案能夠順利實(shí)施其主要職能的重要作用。檔案管理工作決定了企業(yè)單位或事業(yè)單位中各項(xiàng)工作的效率。因此不論是在企業(yè)管理上還是人才招聘等等重要的工作上都具有十分重要的作用。做好檔案管理工作，能夠大幅提升工作的效率，同時(shí)為各種工作提供優(yōu)秀的信息儲(chǔ)備和管理，因此檔案管理工作具有十分重要的作用。

二、新時(shí)期檔案管理工作重點(diǎn)

（一）更新檔案管理理念

檔案是十分寶貴的財(cái)富，特別是在科學(xué)技術(shù)飛速發(fā)展的現(xiàn)代，在新形勢(shì)之下檔案管理工作的質(zhì)量也得到了進(jìn)一步地提升。然而檔案管理的過(guò)程中仍然還是有許多的問(wèn)題亟待解決。因此要從最重要的部分做起，優(yōu)先更新檔案管理的理念。檔案管理理念在新形勢(shì)之下又有了新的要求。檔案管理人員首先要樹(shù)立正確的檔案管理觀念，在傳統(tǒng)的檔案管理工作之中再添加進(jìn)新的想法和理念，以保證檔案管理的質(zhì)量。檔案管理本身是一項(xiàng)較為復(fù)雜的工作，由于其既枯燥又繁復(fù)，因此，為了讓檔案管理工作能夠更加順利，要提升單位領(lǐng)導(dǎo)者和檔案管理人員的理念先進(jìn)性，以促進(jìn)檔案管理質(zhì)量的提升。

（二）加快檔案現(xiàn)代化建設(shè)

社會(huì)在不斷進(jìn)步的同時(shí)雖然部分現(xiàn)代化技術(shù)已經(jīng)投入到了檔案管理工作之中，但是受到檔案管理人員的思維慣性的影響，事業(yè)單位管理人員仍然沒(méi)有適應(yīng)現(xiàn)代化的檔案管理工作，或者是即使有新設(shè)備，由于傳統(tǒng)的慣性思維導(dǎo)致管理人員無(wú)法將新式的檔案管理工作融入現(xiàn)實(shí)管理之中。因此，加快檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)，不僅要從設(shè)備上入手，還要通過(guò)在工作中貫徹但按慣例標(biāo)準(zhǔn)化。信息化管理才能保證在新形勢(shì)下提升檔案管理工作的質(zhì)量，在工作過(guò)程中熟練運(yùn)用檔案管理技術(shù)，并實(shí)現(xiàn)優(yōu)化的檔案開(kāi)發(fā)和應(yīng)用，使檔案管理實(shí)現(xiàn)其應(yīng)有的價(jià)值。

（三）提升管理人員綜合素質(zhì)

檔案管理人員的綜合素質(zhì)對(duì)檔案管理工作而言十分重要。隨著科學(xué)技術(shù)飛速發(fā)展，新形勢(shì)下的檔案管理工作已經(jīng)逐漸向著自動(dòng)化、高科技化的方向發(fā)展。因此在人員素質(zhì)的要求上更加傾向于要求員工能夠熟練地掌握檔案管理的專業(yè)技能。提升員工整體素質(zhì)的方法有兩種。第一種是在招募員工的過(guò)程中進(jìn)行員工整體質(zhì)量的提升;第二種就是針對(duì)老員工進(jìn)行的人員能力培訓(xùn)工作。

在招募員工的過(guò)程中，要優(yōu)先選擇相關(guān)專業(yè)的學(xué)生，其次在上崗之前對(duì)其進(jìn)行系統(tǒng)地培訓(xùn)，強(qiáng)化其對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)，以幫助其在上崗后能夠順利地展開(kāi)工作。

對(duì)老員工而言，單位還要定期對(duì)其進(jìn)行培訓(xùn)，以改善其思考方式，提升其在新形勢(shì)下利用信息設(shè)備進(jìn)行檔案管理工作的能力，保證其工作效率。

檔案管理工作作為記錄一個(gè)單位重要事項(xiàng)的關(guān)鍵事項(xiàng)，其對(duì)于保密性有著十分高的要求，因此在進(jìn)行檔案管理過(guò)程中，要強(qiáng)化員工的道德素養(yǎng)，并提升其對(duì)所處部門的向心力和責(zé)任感，以防止泄密現(xiàn)象出現(xiàn)，進(jìn)而提升檔案管理的質(zhì)量。

（四）創(chuàng)新的檔案管理思路

檔案管理工作是一項(xiàng)枯燥而無(wú)味，卻又十分重要的工作。員工長(zhǎng)時(shí)間進(jìn)行檔案管理工作，會(huì)使其逐漸失去其對(duì)檔案管理工作的熱情。實(shí)際上，檔案管理工作的目的是為企事業(yè)單位服務(wù)，因此在進(jìn)行檔案管理的過(guò)程中，要?jiǎng)?chuàng)新檔案管理思路，將超前的檔案管理思路和模式引入到管理過(guò)程中，積極學(xué)習(xí)國(guó)外的優(yōu)秀管理方法，并對(duì)其進(jìn)行本地化改造，使其適用于當(dāng)前的企事業(yè)單位，以真正實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的實(shí)際價(jià)值。

（五）優(yōu)化檔案管理模式

隨著市場(chǎng)化進(jìn)程的不斷推進(jìn)，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式已經(jīng)無(wú)法跟上當(dāng)前信息爆炸的時(shí)代。因此，為了防止檔案管理質(zhì)量快速下滑，要有針對(duì)性地記性檔案管理模式的創(chuàng)新。首先，簡(jiǎn)化工作程序，將紙質(zhì)檔案管理工作與電子檔案管理工作相融合，利用將紙質(zhì)檔案用掃描、傳真或照片的方式將其轉(zhuǎn)化為電子檔案，以優(yōu)化管理的質(zhì)量，同時(shí)還應(yīng)當(dāng)結(jié)合企事業(yè)單位的當(dāng)前情況進(jìn)行適當(dāng)?shù)臋n案管理方式優(yōu)化，時(shí)當(dāng)前的檔案管理模式逐漸由紙質(zhì)一電子混合檔案管理模式轉(zhuǎn)向單一的電子檔案管理模式，簡(jiǎn)化檔案管理模式的難度。

（六）實(shí)現(xiàn)信息化檔案管理

信息化的檔案管理模式是當(dāng)前檔案管理工作中的重點(diǎn)。隨著科技的不斷進(jìn)步和信息化時(shí)代的到來(lái)，檔案管理工作最終也會(huì)成為一種高效的信息化管理工作。而為了實(shí)現(xiàn)這一目的，首先要強(qiáng)化檔案管理硬件設(shè)備，將信息設(shè)備引入管理過(guò)程之中，并加大資金的投入，使管理工作能夠在完全電子化的情況下順利完成。同時(shí)由于電子設(shè)備的脆弱性，還要引入永久儲(chǔ)存設(shè)備，將易損的重要紙質(zhì)檔案進(jìn)行管理，比如使用電子化檔案貯藏柜，增設(shè)不聯(lián)網(wǎng)的半永久檔案管理存儲(chǔ)硬件柜，同時(shí)強(qiáng)化檔案管理的信息網(wǎng)絡(luò)共享工作，以提升檔案管理的工作效率。

三、結(jié)束語(yǔ)

總而言之，檔案管理工作不論對(duì)于任何單位都是一種十分重要的基礎(chǔ)工作，因此在新形勢(shì)之下，做好檔案管理工作十分關(guān)鍵，檔案管理者要明確自身的職責(zé)，更新檔案管理的理念，優(yōu)化檔案管理的質(zhì)量，同時(shí)促進(jìn)檔案管理質(zhì)量提升。新時(shí)期的檔案管理工作中還要結(jié)合各種新型技術(shù)，以保證檔案管理工作的先進(jìn)性。