加強(qiáng)煤礦企業(yè)文書檔案管理信息化建設(shè)研究

唐小紅

【摘要】本文論述了煤礦企業(yè)實(shí)行文書檔案信息化管理的意義，分析了煤礦企業(yè)在信息化檔案管理中遇到的問題，并對(duì)檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)行了深入的思考。

【關(guān)鍵詞】煤礦企業(yè);文書檔案管理;信息化建設(shè)

煤礦企業(yè)信息化的建設(shè)是由科學(xué)技術(shù)的發(fā)展來推動(dòng)的，企業(yè)一般利用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)來搜尋信息。煤礦企業(yè)在原始的文字檔案管理方式上已經(jīng)跟不上工作管理的需要，但可以依靠計(jì)算機(jī)與各行業(yè)進(jìn)行融合，將煤礦企業(yè)文書檔案管理與信息化的內(nèi)容建設(shè)相結(jié)合，實(shí)現(xiàn)信息化、多元化、創(chuàng)新化的管理方式，加強(qiáng)對(duì)文書檔案的管理，與時(shí)代接軌，使用先進(jìn)的科學(xué)管理技術(shù)，這樣才會(huì)讓企業(yè)在現(xiàn)代化的信息技術(shù)中領(lǐng)先于同行業(yè)。

一、煤礦企業(yè)實(shí)行文書檔案信息化管理的意義

社會(huì)的快速發(fā)展讓信息化、數(shù)字化變得更加普遍，煤礦企業(yè)的文書檔案管理也不例外，從檔案管理前期的內(nèi)容整合到內(nèi)容處理、輸出等都可以在信息化中獨(dú)立完成，更可以依靠大數(shù)據(jù)的支撐為煤礦企業(yè)提供服務(wù)。若依照傳統(tǒng)的管理辦法則無法滿足現(xiàn)有的數(shù)據(jù)記錄，需引入信息化的管理建設(shè)，將文書檔案進(jìn)行重新整理備份以防丟失，還可以建立企業(yè)數(shù)據(jù)庫為企業(yè)提供更多服務(wù)，幫助企業(yè)實(shí)現(xiàn)穩(wěn)定發(fā)展。

（一）現(xiàn)代化信息技術(shù)讓信息實(shí)現(xiàn)交互。傳統(tǒng)的文書檔案管理模式只需要通過紙質(zhì)檔案來記錄信息，這種方法不但會(huì)造成檔案記錄不全或損壞丟失，還會(huì)造成紙質(zhì)檔案被人為損壞的可能。紙質(zhì)檔案存檔內(nèi)容相較于現(xiàn)代化的信息存儲(chǔ)，確實(shí)有很多不周到之處。所以，煤礦企業(yè)的文書檔案管理要結(jié)合信息化操作，設(shè)立電子檔案管理系統(tǒng)，相較之前的管理方法，在儲(chǔ)存上就能節(jié)省很大的空間，更能給管理者帶來方便，既存儲(chǔ)上的方便、查詢上的方便等等，其因?yàn)椴檎視r(shí)產(chǎn)生的失誤率也會(huì)降低，工作人員在查詢檔案時(shí)也不會(huì)花費(fèi)過長的時(shí)間，只需要使用計(jì)算機(jī)，輸入相關(guān)內(nèi)容，就會(huì)查詢到想要的結(jié)果，通過計(jì)算機(jī)簡單的程序就能搜索到相關(guān)的資源，現(xiàn)代化信息技術(shù)可以將信息共享，也可以讓信息交互，讓信息達(dá)到共有化。

（二）現(xiàn)代化信息技術(shù)將提高工作效率。當(dāng)文書管理與信息化相結(jié)合時(shí)，信息技術(shù)會(huì)連接每一個(gè)程序，減少管理者工作時(shí)會(huì)出現(xiàn)的失誤，也為工作效率帶來提升，通過使用計(jì)算機(jī)來管理檔案調(diào)取及核算，在對(duì)檔案進(jìn)行修改時(shí)，可以通過預(yù)設(shè)的計(jì)算機(jī)程序來修改，避免失誤，從而完成檔案管理的問題。

（三）現(xiàn)代化信息技術(shù)將傳輸方式變得多樣化。傳統(tǒng)的企業(yè)檔案要倚靠郵寄等才能實(shí)現(xiàn)雙方間的傳送，這樣的郵寄方法不但會(huì)造成內(nèi)容互動(dòng)時(shí)間過長，還容易在郵寄過程中出現(xiàn)檔案遺失的情況，給企業(yè)造成不可挽回的經(jīng)濟(jì)損失。隨著社會(huì)化的發(fā)展，現(xiàn)代化信息技術(shù)的誕生，方便人們的學(xué)習(xí)與生活，電子郵件不但能通過網(wǎng)絡(luò)傳輸各種文件內(nèi)容，還能保證接收雙方都能進(jìn)行資料的存儲(chǔ)，不易造成文件的丟失，最重要的是，高效的網(wǎng)絡(luò)傳輸速度，不用一刻鐘的時(shí)間，就能讓雙方都接收到相關(guān)的文件內(nèi)容，既保證了時(shí)效性，又保障了文件存儲(chǔ)的安全環(huán)境。

（四）現(xiàn)代化信息技術(shù)將儲(chǔ)存變得更穩(wěn)定。受現(xiàn)代化信息技術(shù)影響的企業(yè)文書檔案，其信息管理可以進(jìn)行不同方式存儲(chǔ)，而且該存儲(chǔ)不擔(dān)心會(huì)有外界環(huán)境的影響，內(nèi)容的大小，只需要按照一定的格式進(jìn)行存儲(chǔ)、歸檔就可以進(jìn)行相關(guān)的存儲(chǔ)，方便后期的查詢與提取，便于一鍵查詢。將現(xiàn)有的檔案進(jìn)行存儲(chǔ)，這樣不僅能提高信息內(nèi)容的收集率，還能充分發(fā)揮現(xiàn)代化信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，緊跟時(shí)代發(fā)展的腳步。

二、信息化檔案管理中遇到的問題

現(xiàn)代化信息技術(shù)為人們生活帶來便利性的同時(shí)，也會(huì)帶來很多負(fù)面的內(nèi)容。所以，在處理相關(guān)問題時(shí)，要時(shí)刻以企業(yè)的利益為思考的大前提，進(jìn)行優(yōu)先級(jí)的劃分，只選擇對(duì)企業(yè)有益的方向進(jìn)行改革，如發(fā)生以下兩種問題，要這樣解決：

（一）安全性問題?；ヂ?lián)網(wǎng)為人們帶去方便的同時(shí)，也會(huì)引起很多安全隱患，會(huì)讓黑客或病毒伺機(jī)而入，隨著黑客的進(jìn)入，企業(yè)系統(tǒng)中存儲(chǔ)的檔案內(nèi)容會(huì)被惡意篡改，甚至還有可能黑入重要文檔中，查看企業(yè)的機(jī)密文檔。為了防范以上內(nèi)容的發(fā)生，對(duì)于企業(yè)內(nèi)部的檔案，需要由專門的一臺(tái)電腦進(jìn)行管理，最好有專人監(jiān)管，不讓其他人隨意觸碰，也不要隨意上網(wǎng)，點(diǎn)擊任何來歷不明的鏈接等。

（二）缺乏管理人才。煤礦企業(yè)文書檔案管理應(yīng)由專人進(jìn)行科學(xué)化的監(jiān)管，而不是要求一個(gè)人使用計(jì)算機(jī)進(jìn)行簡單的錄入。所以，對(duì)于該人選要進(jìn)行層層選拔，需具備較高的專業(yè)技能，還要用相關(guān)的工作經(jīng)驗(yàn)，才能勝任該項(xiàng)職務(wù)。但我國在文書檔案管理方面的發(fā)展相較于發(fā)達(dá)國家相差甚遠(yuǎn)，相關(guān)的人才也相對(duì)較少，所以，此職位中的很多人，只是由企業(yè)其他崗位的人兼代，甚至是崗位被空置，無法實(shí)現(xiàn)信息化管理。

三、對(duì)檔案管理信息化建設(shè)的思考

（一）建立文書檔案管理部門。由于煤礦企業(yè)需掌管的檔案內(nèi)容過多，設(shè)置專門的文書檔案管理部門是非常有必要的。不但能幫助企業(yè)內(nèi)部建立檔案內(nèi)容進(jìn)行存檔，統(tǒng)一管理，還能根據(jù)所掌握的信息內(nèi)容對(duì)企業(yè)未來的發(fā)展提供具有建設(shè)性的數(shù)據(jù)內(nèi)容。聘用專人進(jìn)行文書檔案的管理工作。對(duì)所管轄的文書檔案內(nèi)容進(jìn)行管理，并設(shè)立獎(jiǎng)懲制度，根據(jù)員工的生理、物質(zhì)、心理需要，設(shè)置考核標(biāo)準(zhǔn)，滿足員工物質(zhì)上的需要，精神上的富足等等，基于這種情況下訂立的考核內(nèi)容，按期對(duì)其進(jìn)行考核。還要構(gòu)建云文書檔案庫，實(shí)現(xiàn)檔案信息一鍵查找和快速維護(hù)，這樣用戶在局域網(wǎng)范圍內(nèi)，都能對(duì)現(xiàn)有的存檔信息進(jìn)行查詢，不但能提升客戶的滿意度，還能對(duì)現(xiàn)有的檔案進(jìn)行遠(yuǎn)程操控，無論工作人員身處何處，只要登錄檔案信息后臺(tái)，都能進(jìn)行信息的更新與管理，優(yōu)化管理。為企業(yè)提供可靠的信息資源促進(jìn)企業(yè)文書檔案管理資源的發(fā)展。

（二）加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)力度。檔案管理需要安全維護(hù)，可以幫助煤炭企業(yè)實(shí)現(xiàn)更好的安全管理工作，制訂可靠的信息安全管理方針，針對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行明確的安全性保管方案。所以，針對(duì)檔案管理的安全性，首先，煤炭企業(yè)務(wù)必要制訂相關(guān)的管理規(guī)定及制度，使文書檔案管理人員必須按照嚴(yán)格的規(guī)定遵守制度進(jìn)行相關(guān)的管理及操控，重視文書檔案管理的重要性，不斷對(duì)檔案管理內(nèi)容進(jìn)行優(yōu)化，還要重視文書檔案管理工作，確保資料不外泄，提高自身的綜合素質(zhì)。其次，學(xué)習(xí)老員工的優(yōu)秀品質(zhì)，做好自身的本職工作，提高自身的專業(yè)水平，在工作當(dāng)中營造更加和諧的氛圍，同時(shí)還要加大對(duì)檔案管理人員的監(jiān)管工作，為企業(yè)的檔案管理提供更加安全的后勤保障工作。

（三）增加對(duì)文書檔案信息化建設(shè)的投入力度。強(qiáng)化文書檔案信息化管理建設(shè)，除了提升保障檔案管理的安全性外，更應(yīng)加強(qiáng)檔案管理內(nèi)容建設(shè)的基礎(chǔ)設(shè)施，如做好資源的保存整理工作，要做到防火、防電、防高溫等，安排專人對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行監(jiān)管，成立管理監(jiān)督稽查小組，這樣才能促進(jìn)文書檔案管理工作的建設(shè)，提升檔案管理工作的效率。稽查小組的成立，也可以制訂相關(guān)的獎(jiǎng)懲制度，對(duì)檔案管理人員的日常操作進(jìn)行監(jiān)督，辦公室的行為規(guī)范、存儲(chǔ)內(nèi)容的規(guī)范等等，大力推進(jìn)煤炭企業(yè)文書檔案管理信息化建設(shè)的步伐。

四、結(jié)語

隨著信息技術(shù)的發(fā)展與完善，互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代的日益發(fā)展，文書檔案管理人員要與時(shí)俱進(jìn)，依照新時(shí)代的信息管理技術(shù)，將這些先進(jìn)的技術(shù)理論應(yīng)用到企業(yè)內(nèi)部的文書檔案管理工作當(dāng)中，跟隨科技的腳步，革新自身，將可能發(fā)生的變故拒之門外，根據(jù)當(dāng)前存在的問題，采取科學(xué)的管理辦法，最終提供與企業(yè)當(dāng)前的建設(shè)發(fā)展方向相一致的解決方案，幫助企業(yè)在同業(yè)競爭中脫穎而出。重視信息化、數(shù)字化技術(shù)為文書檔案管理帶來的積極作用，更要與新時(shí)代接軌，做好檔案管理工作，為我國煤炭企業(yè)的發(fā)展作出突出貢獻(xiàn)。

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