淺談如何寫好會議紀(jì)要

樊正茂 柴強

【摘要】在政府機關(guān)或企業(yè)，除辦公室部門或?qū)Ｂ毭貢?，撰寫會議紀(jì)要也是很多職場新人面臨的工作之一。撰寫方法與單位的會議文化、組織機構(gòu)、工作效率、人員層級、領(lǐng)導(dǎo)偏好等因素密切相關(guān)，非?？简炄说幕舅仞B(yǎng)、文字能力和情商。因此，會議紀(jì)要是體現(xiàn)個人文字能力、邏輯思維、領(lǐng)悟技巧最直接的方式，把這項工作做好，能夠傳遞很多信息。

【關(guān)鍵詞】紀(jì)要;公文寫作;會議紀(jì)要

紀(jì)要是適用于記載會議主要情況和議定事項的公文文種。根據(jù)會議的宗旨和要求，準(zhǔn)確反映會議的主要內(nèi)容、指導(dǎo)思想、主要結(jié)論等，應(yīng)用廣泛，作用突出。各級黨政機關(guān)和企事業(yè)單位召開會議時經(jīng)常使用。尤其是在企業(yè)中，紀(jì)要更注重議定事項的落實結(jié)果，是企業(yè)管理過程中很重要的管理措施和方法。根據(jù)會議類型不同，紀(jì)要的寫法也稍有區(qū)別。紀(jì)要可以作為向上級機關(guān)匯報之用，也可以作為文件向有關(guān)單位或下級分發(fā)。因此，會議紀(jì)要可以傳遞信息、交流經(jīng)驗;也可以作為與會單位或下級部門解決問題、指導(dǎo)工作的依據(jù)，有一定的約束力。

一、紀(jì)要的特點

（一）內(nèi)容的紀(jì)實性。會議紀(jì)要必須忠于會議，如實地反映會議基本情況，傳達(dá)會議議定的事項和形成的決議。撰寫者不能對會議內(nèi)容進(jìn)行評論，不能離開會議實際搞再創(chuàng)作，不能人為深化。更不能隨意改動會議上達(dá)成的共識和形成的決定。紀(jì)要的紀(jì)實性特點，使得它具有憑證作用和資料文獻(xiàn)價值。

（二）表達(dá)的概括性。紀(jì)要并不是把會議的所有內(nèi)容都原原本本地記錄下來，它要有所綜合，有所概括，有所選擇，有所強調(diào)。對會議討論的問題要點加以歸納整理，反映與會者的共同認(rèn)識和意見。

（三）稱謂的特殊性。一般采用客觀敘述（用第三人稱敘述）的方式，常以“會議”作為表述主體，如“會議認(rèn)為”“會議指出”“會議決定”“會議號召”等。

（四）作用的指導(dǎo)性。會議紀(jì)要集中反映了會議的主要精神和決定事項。一經(jīng)下發(fā)，將產(chǎn)生約束力，起著類似于指示、決定或決議等指揮性公文的作用。它要求與會單位和相關(guān)部門依據(jù)紀(jì)要展開工作，落實會議的議定事項。

（五）發(fā)布的局限性。紀(jì)要是記載會議情況和議定事項的內(nèi)部文件，可以印發(fā)參會單位和其他單位，不需要向社會公開。同時，紀(jì)要不能代替有關(guān)行政執(zhí)法文書或文件，不直接作為行政管理的依據(jù)。

二、紀(jì)要的基本結(jié)構(gòu)

（一）標(biāo)題。標(biāo)題的擬制方法可以由會議名稱、文種組成，如《××××?xí)h紀(jì)要》。也可以由會議主持單位、會議名稱、文種組成，如《××市人民政府第×次常務(wù)會議紀(jì)要》。

（二）正文。正文包括開頭和主體。開頭概述會議的概況，包括召開會議的背景、原因、目的、過程、時間、地點、人員、規(guī)模、議題、中心、主要成果等。要寫得簡明扼要，高度概括。主體主要包括會議的主要內(nèi)容、會議決定的主要事項，會議取得的成果，提出今后的任務(wù)、完成任務(wù)的措施和辦法、貫徹會議的要求等。

三、寫好紀(jì)要的要求

（一）會議前。1.明確會議目的。專題會議：通過會議紀(jì)要將會議重要事項會知涉及部門或報送更高級別領(lǐng)導(dǎo)，使其了解本次會議的內(nèi)容、決議，尤其讓領(lǐng)導(dǎo)審批或拍板。這種會議一般為了協(xié)調(diào)某些跨多部門的重大事項，目的性強，會議紀(jì)要能傳遞的信息非常關(guān)鍵，所以事先就要了解會議召開的目的是什么、最主要的是想通過會議傳遞什么信息、確定什么事情，然后在紀(jì)要中突出。例行會議：通過會議紀(jì)要明確近期需落實事項，統(tǒng)一思想、傳遞任務(wù)、碰撞火花，敦促參會人員執(zhí)行相關(guān)事宜。所以要事先對任務(wù)事項有所了解，會議中專注于捕捉主要事項及負(fù)責(zé)人員，將相關(guān)項目或事項、時間限制、相關(guān)負(fù)責(zé)人清晰列明。2.做好會議準(zhǔn)備。掌握會議議程及材料信息：必要時必須通過內(nèi)部OA平臺或郵件等方式收集會議議題及會議相關(guān)材料，提前熟悉相關(guān)內(nèi)容，為后續(xù)起草會議紀(jì)要提供便利。掌握參會人員信息：提前了解參加會議人員信息，掌握會議發(fā)言代表及發(fā)言順序。

（二）會議中。1.務(wù)必錄音。一是起草紀(jì)要時方便重聽并準(zhǔn)確領(lǐng)悟與會人員表達(dá)的觀點。二是將會議過程存檔，有備無患。2.做好記錄。在了解會議的目的、議程的基礎(chǔ)上，騰出更多精力做好會議原始記錄。嚴(yán)格按會議的實際進(jìn)程，詳細(xì)記錄開會的情況和每位發(fā)言人的發(fā)言，保證會議記錄的完整客觀。如果時間不充裕，在記錄的基礎(chǔ)上，根據(jù)會議的宗旨，快速分析整理，去除發(fā)言枝葉和重復(fù)內(nèi)容，取其要點。務(wù)必理清會議發(fā)言人員的思路和邏輯，抓住會議主持人最后做的會議總結(jié)及要點。

（三）會議后。1.選擇紀(jì)要格式。了解是否有專用的會議紀(jì)要格式和模板，或相關(guān)文書格式要求。2.明確會議紀(jì)要閱讀對象。列明會議要素（會議時間、會議地點、會議主持、參會人員、出席或列席人員）。3.紀(jì)要起草完成后應(yīng)由相關(guān)人員會簽確認(rèn)，并由相關(guān)負(fù)責(zé)人簽發(fā)，同時明確發(fā)放范圍。

四、紀(jì)要寫作技巧

（一）忠于會議，突出主題。1.紀(jì)要固然要概括、提煉，但不能離開會議討論情況，另搞一套，自說自話。要如實反映會議精神，不得隨意取舍，不得以偏概全，不能是自己贊同的就多寫，不贊同的就略寫或不寫。會議討論是什么樣就是什么樣，不能南轅北轍。做到會議上有的不能少，會議上沒有的不能多。要忠實地反映會議情況，如實地體現(xiàn)會議的決策、決定和管理者的思想、意圖。2.要抓住會議集中解決的幾個主要問題，形成紀(jì)要的中心，切不可面面俱到。同時，在會議討論中可能會產(chǎn)生不同意見，不能把這些意見都納入紀(jì)要，應(yīng)根據(jù)會議宗旨，綜合分析并采用最終結(jié)論或集中反映多數(shù)人的意見。對反映會議中心議題的正確意見，可采用“會議聽取了”“會議討論了”“會議研究了”“會議認(rèn)為”“會議決定”等提法，集中概括，簡明扼要。

（二）講究用詞，客觀表述。1.用詞要準(zhǔn)確化。按照紀(jì)要的不同用途，恰當(dāng)?shù)厥褂貌煌挠谜Z。上報的紀(jì)要，就應(yīng)使用對上的語氣，如“會議討論了以下幾個問題”“會議考慮”等。下發(fā)的紀(jì)要，則可用“會議決定”“會議要求”“會議強調(diào)”“會議號召”等。紀(jì)要用語要簡練，用詞要精當(dāng)，不能寫得繁瑣冗長，不能用“大概”“可能”等不精確的詞語。

2.結(jié)構(gòu)要條理化。在會議記錄基礎(chǔ)上，圍繞會議議定事項，逐一分類、分層、分序地加以分析歸納，總結(jié)提煉。分類，就是對會議議定事項分出相應(yīng)的類別，按照此類別的規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)、要求來描述;分層，就是對同一事項描述要分清輕重、主次、大小關(guān)系;分序，就是對不同但具有一定聯(lián)系的事項要分清先后，對同類但有明確次序關(guān)系的事項要按次序描述。3.內(nèi)容要客觀化。要仔細(xì)分析與會人員發(fā)表的意見，正確反映會議研究決策的結(jié)果。對會議討論的意見，盡力給予理論概括，提綱挈領(lǐng)。一般應(yīng)按會議的宗旨和主要管理者的最終意見來歸納整理。不能脫離會議實際，搞虛假的“粉飾”和“拔高”。除了學(xué)術(shù)性、報道性的紀(jì)要，有分歧的意見一般不寫在紀(jì)要中。

（三）勤思多想，準(zhǔn)確延伸。1.在會議結(jié)束后和動筆起草紀(jì)要前，要把會場情況、會議議題、對每個議題的討論意見仔細(xì)回憶一下，準(zhǔn)確領(lǐng)會會議精神。在對基本材料進(jìn)行整理、取舍的基礎(chǔ)上，進(jìn)行精心的構(gòu)思，梳理出紀(jì)要的基本框架結(jié)構(gòu)，列出各部分的簡要寫作提綱，并將會議進(jìn)行中的新情況，及時列入有關(guān)提綱內(nèi)。在構(gòu)思、醞釀成熟之后，再進(jìn)行起草。2.會議討論過程中存在即席發(fā)言，發(fā)言的條理性、邏輯性以及思考深度存在一定局限。在起草紀(jì)要和修訂初稿時，要善于順著管理者的思維進(jìn)行延伸思考，把主要領(lǐng)導(dǎo)想表達(dá)的意思充分完善。遵循“理解領(lǐng)導(dǎo)意圖，把握領(lǐng)導(dǎo)風(fēng)格”和“來源于記錄但高于記錄，服從但不完全聽從主要領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言意見”的指導(dǎo)思想來做最后的升華。3.盡管會議確定部分結(jié)論，但要從整個會議的主題、議定事項的內(nèi)涵、事情的變化和紀(jì)要產(chǎn)生的影響等角度綜合分析，適當(dāng)調(diào)整，總結(jié)提升。只要不超出會議原貌范疇，不僅是可以的，也是必要的。這與忠于會議的要求并不沖突。固守會議的原始面貌是會議記錄，而進(jìn)行必要的歸納、加工之后才是會議紀(jì)要。

五、寫好紀(jì)要還應(yīng)注意的幾個問題

（一）持續(xù)提升綜合技能和素質(zhì)。1.注重知識學(xué)習(xí)、積累和勤練筆、多實踐。一方面要加強對公文處理專業(yè)技能的掌握，系統(tǒng)學(xué)習(xí)應(yīng)用寫作知識，提升公文寫作水平。另一方面自覺地涉獵如語言學(xué)、文字學(xué)、邏輯學(xué)、歷史學(xué)、哲學(xué)等領(lǐng)域的知識，增強文化底蘊，提升綜合素質(zhì)。同時，要養(yǎng)成“本不離身，筆不離手，多聽多寫”的良好工作習(xí)慣，加強文字功底的積累和思想觀點的積累。2.會議記錄是產(chǎn)生紀(jì)要的基礎(chǔ)，也是整理紀(jì)要的原始性主要素材之一。只有認(rèn)真做好會議記錄，才有利于紀(jì)要的整理，并保證紀(jì)要的質(zhì)量。因此，在記錄會議信息上下工夫，提高書寫速度、準(zhǔn)確度，或是借助現(xiàn)代錄音設(shè)施，會后整理記錄，確保會議原始材料完整、客觀、全面、準(zhǔn)確。例如，在企業(yè)中，相關(guān)會議類別已作出明確劃分，可以根據(jù)會議制度梳理制定并形成一套會議紀(jì)要標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范格式，提高工作效率。

（二）準(zhǔn)確掌握關(guān)聯(lián)信息和動態(tài)。1.結(jié)合工作實際，重視相關(guān)信息的收集。例如，在高校里，就需要對教育有一定的了解;在金融行業(yè)，需要具備一定的經(jīng)濟知識;在事業(yè)單位里，多收集學(xué)習(xí)相關(guān)的國家、區(qū)域宏觀政策、法規(guī)等動態(tài)信息;在企業(yè)里，注重收集積累與企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營、行業(yè)管理、專業(yè)技術(shù)以及企業(yè)內(nèi)各部門生產(chǎn)、銷售、安全、技術(shù)、管理等要素信息。對所在單位或企業(yè)形成立體式了解和全方位認(rèn)識，寫起東西就會得心應(yīng)手。2.完整表達(dá)會議思想，確保紀(jì)要實用。前期要充分了解會議召開的背景、意義、作用，掌握具體要求、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范。不同背景下召開的會議，其意義、作用、要求、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范不同，相應(yīng)的寫法也有區(qū)別。有時會議議定的一些涉及多個部門的復(fù)雜事項，就需要統(tǒng)籌考慮，兼顧各方，確保信息表述的一致，責(zé)任主次分明，否則影響紀(jì)要的執(zhí)行效果，事倍功半。

（三）不斷總結(jié)撰寫技巧和方法。1.牢記“走進(jìn)事內(nèi)”

“站在事外”?！白哌M(jìn)事內(nèi)”是指會前掌握會議材料，對重點事項心中有數(shù);會中認(rèn)真詳細(xì)記錄，確保完整性和客觀性;會后趁熱打鐵，盡快整理紀(jì)要?！罢驹谑峦狻笔侵敢驹诰滞馊说慕嵌?，讓那些沒有參加會議甚至是不了解情況的人一看紀(jì)要就明白要干什么，怎么干，確保紀(jì)要有指導(dǎo)性和可操作性。2.突出“精、簡、實、準(zhǔn)”。文字要簡明扼要，每段間、每句間、每層間的邏輯關(guān)系、關(guān)聯(lián)程度要緊密。一般在會議結(jié)束時，主持人會進(jìn)行總結(jié)性講話，對需決定的事項進(jìn)行“拍板”，這是寫入會議紀(jì)要的最好材料，也是最需要抓住的“綱”。

六、結(jié)論

綜上所述，紀(jì)要的質(zhì)量，與整個單位內(nèi)部管理運行的效率與水平息息相關(guān)。而紀(jì)要的撰寫者，一定程度上也是會議決策的參與者，需要具備極高的創(chuàng)造力、決策力和敏銳的洞察力。這些能力并不能一蹴而就，需要通過長期的工作、學(xué)習(xí)中不斷積累、總結(jié)、提升。因此，要培養(yǎng)自身的全方位復(fù)合能力，做好領(lǐng)導(dǎo)的助手和參謀，為各項工作開展提供正確的引導(dǎo)與支持。

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