論A民辦學院的財務管理信息化

黃利霞

摘要：隨著國家經(jīng)濟的不斷發(fā)展，民辦教育近十年來發(fā)展較為迅速，尤其是信息化飛速發(fā)展的今天，對學校信息化的要求也越來越迫切，尤其是財務管理方面的信息化要求更是明顯。傳統(tǒng)的手工做賬的時代早就已經(jīng)一去不復返了，取而代之的是財務管理的信息化和智能化，在此背景下，本人以A學院為例，通過對A學院會計核算、收費管理以及資產(chǎn)管理等方面的信息化建設，不斷提高A學院財務管理的水平。

關(guān)鍵詞：財務管理;信息化;智能化

1.財務管理信息化的重要性

信息化高速發(fā)展的今天，每一個領域都不開信息化的支持，財務管理也不例外，如何將眾多復雜的業(yè)務融入財務管理系統(tǒng)中更是信息化的關(guān)鍵所在。利用現(xiàn)代化信息技術(shù)手段，推動高校財務由核算型向管理型轉(zhuǎn)變，實現(xiàn)高校價值創(chuàng)造和績效提升具有重要的現(xiàn)實意義。學校以信息化手段為支撐，將業(yè)務活動和財務活動有機融合，通過信息技術(shù)優(yōu)勢，建立財務共享服務中心，加快會計職能從核算職能到管理職能的轉(zhuǎn)變。利用信息化的高效性可解決管理中精細與效率間的矛盾，信息技術(shù)越來越成為財務精細化管理的重要手段。另外，信息化技術(shù)對財務電子檔案的保管起著非常重要的作用，可以說，信息化的應用大大提高了財務管理的水平，是財務管理的重要支撐。

2.A學院會計核算的現(xiàn)狀和信息化策略

2.1 A學院會計核算的現(xiàn)狀分析

2009-2010年，由于A學院剛好建校不久，各種管理完全跟不上學校的發(fā)展速度，加上工作人員都是些年紀較大的人，工作積極性和開拓性不強，完全沒有信息化的意識。

2011-2014年，A學院拋開傳統(tǒng)的手工做賬的模式，開始啟用電算化進行財務處理的信息化，同時為了更好地推進信息化的進程，專門安排一人負責單機版金蝶系統(tǒng)的維護和科目的相關(guān)設置。開啟信息化后，發(fā)現(xiàn)仍然有較多的問題存在，如：事業(yè)版報表和企業(yè)版報表的轉(zhuǎn)換依然需要人工調(diào)節(jié)，另外預算管理仍然沒有啟用信息化進行管理，仍停留在手工進行沖銷的階段，信息化程度較弱。

2015-2016年，金蝶云平臺即K3cloud系統(tǒng)上線，實現(xiàn)了事業(yè)版報表和企業(yè)版報表的自動轉(zhuǎn)換，預算管理在OA系統(tǒng)進行完成，具體的報銷流程是這樣的：發(fā)起人在OA發(fā)起報銷 ? ?部門負責人審核 ? ?財務處審核 ? ?院領導審核 ? ?集團領導審核 ? ?出納在OA系統(tǒng)結(jié)束報銷單據(jù)進行付款。整個報銷審批流程完全與K3cloud系統(tǒng)脫節(jié)，智能化憑證無法自動生成。

2.2 A學院會計核算的信息化策略

2017年，為了解決智能化憑證的相關(guān)問題，財務處與集團IT部積極進行討論，最后一致認為，解決問題的關(guān)鍵是在發(fā)起人這個環(huán)節(jié)，如果發(fā)起人可以在K3cloud系統(tǒng)發(fā)起相關(guān)報銷，仍然在OA系統(tǒng)進行審批，出納在K3cloud系統(tǒng)結(jié)束單據(jù)進行付款，那智能化憑證就可以層層下推自動生成。具體報銷流程如下：發(fā)起人在K3cloud系統(tǒng)錄入報銷單據(jù)內(nèi)容 ? ?財務審核無誤點擊提交 ? 發(fā)起人在OA發(fā)起報銷 ? ?部門負責人審核 ? ?財務處審核 ? ? 院領導審核 ? ? 集團領導審核 ? ? ? 出納付款生成日記賬 ? ?會計根據(jù)日記賬生成憑證，至此，整個財務報銷環(huán)節(jié)實現(xiàn)閉環(huán)管理，在K3cloud系統(tǒng)發(fā)起，在K3cloud系統(tǒng)結(jié)束。到目前為止，財務報銷的單據(jù)已經(jīng)全部可以自動生成智能化憑證，會計核算信息化基本完成。

3.A學院收費管理的現(xiàn)狀和信息化策略

3.1 A學院收費管理的現(xiàn)狀分析

作為民辦高校，收入的主要來源就是學費和住宿費的收入，怎樣方便快捷地提供繳費渠道，如何盡快生成學費報表，以及自動根據(jù)收費系統(tǒng)生成智能化憑證，這些都是民辦高校收費信息化的重要部分。下面對A學院的收費信息化的各個階段進行分析：

2009-2014年，這段時間財務處基本都是沿用之前批扣、現(xiàn)場繳費、匯款的收費方式，每年新生報到的時候，學生排長隊，即使全員上陣，收費情況改善效果依然不好，加上手工編制電子收費報表，經(jīng)常出現(xiàn)收費員報表與會計報表不一致的情況，收費管理效率較差。

2014-2015年，收費方式依然沒有變化，但是引入了收費管理系統(tǒng)，由于收費管理系統(tǒng)與教務處正方系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)傳輸存在較大的時間差距，以及學籍異動相關(guān)信息沒有辦法更新，導致數(shù)據(jù)統(tǒng)計經(jīng)常存在差錯，使用效率較差，加上與賬務處理K3cloud系統(tǒng)之間沒有對接，以及收費系統(tǒng)廠家的不配合，最終導致上線兩年的系統(tǒng)基本沒有使用起來，收費系統(tǒng)形同虛設。

2016-2017年，收費方式?jīng)]有改變，重新回到手工編制電子版報表的時代，由于集團對A學院報表管理要求的增加，以及賬務處理數(shù)據(jù)和電子版報表數(shù)據(jù)之間存在差異，手工編制電子版報表的弊端越來越明顯，亟須引入比較接地氣的收費系統(tǒng)進行信息化管理。

3.2 A學院收費管理的信息化策略

2018年，智慧校園已經(jīng)滲透到各個高校中，在線迎新，在線選宿舍，在線繳費等，很多事情都做在了學生報到的前端，提供給學生的服務更加全面周到，在此背景下，A學院從實際情況出發(fā)，從業(yè)務的源頭出發(fā)，將收款方式、收費系統(tǒng)、賬務處理以及開票系統(tǒng)全部連接在一起，形成一個閉環(huán)的收費管理模式，具體流程如下：

3.2.1錄入學生繳費數(shù)據(jù)到學校APP系統(tǒng)，若是APP直接繳費，可以直接查詢繳費狀態(tài)，若是通過批扣或者匯款或者現(xiàn)場繳費的方式，收費員第二天上午10點前錄入相關(guān)繳費數(shù)據(jù)到學校APP系統(tǒng)，確保所有收費數(shù)據(jù)都在APP中可以查詢，便于學生隨時查詢繳費狀態(tài);

3.2.2第二天上午10點后收費數(shù)據(jù)同步到K3cloud系統(tǒng)的收費管理模塊（即收費系統(tǒng)），收費員審核無誤后生成業(yè)務單據(jù);

3.2.3出納可根據(jù)業(yè)務單據(jù)下推生成日記賬，會計再根據(jù)日記賬下推生成智能化憑證;

3.2.4收費員根據(jù)業(yè)務單據(jù)下推生成開票數(shù)據(jù)，審核無誤后，打開開票系統(tǒng)，引入開票數(shù)據(jù)，即可完成批量開票，開票完成后，點擊傳入，即可將發(fā)票信息發(fā)送到A學院APP中，學生登錄A學院APP即可查看發(fā)票或者下載打印。

經(jīng)過上述流程的安排，會計核算實現(xiàn)了智能化憑證，收費系統(tǒng)實現(xiàn)了閉環(huán)管理，數(shù)據(jù)從A學院APP中過來，再通過發(fā)票傳輸回到A學院APP中去，方便學生的同時也提高了財務人員的辦事效率。

4.A學院資產(chǎn)管理的現(xiàn)狀和信息化策略

4.1 A學院資產(chǎn)管理的現(xiàn)狀分析

資產(chǎn)管理是財務管理的重要環(huán)節(jié)，2016年以前，A學院對學校資產(chǎn)的管理僅僅只是賬務面資產(chǎn)的管理，幾乎與實務資產(chǎn)管理相脫節(jié)，出現(xiàn)如：購買過時的專業(yè)實訓資產(chǎn)、資產(chǎn)驗收不嚴格、專業(yè)實訓室使用效率低下、閑置資產(chǎn)較多等問題，導致A學院資產(chǎn)管理一度處于較為混亂的狀態(tài)，缺乏系統(tǒng)性的管理。

4.2 A學院資產(chǎn)管理的信息化策略

基于資產(chǎn)管理較為混亂的狀態(tài)，2017年，經(jīng)過與集團IT部的充分溝通和討論，A學院引入了一套資產(chǎn)管理系統(tǒng)，一致認為新系統(tǒng)可以通過以下方式進行管理：

4.2.1通過對K3cloud系統(tǒng)數(shù)據(jù)進行整理和盤點，將2017年前的實物數(shù)據(jù)導入資產(chǎn)管理系統(tǒng)，盤虧部分，進行資產(chǎn)報廢處理，盤盈部分填入到資產(chǎn)管理系統(tǒng)中，確保所有實物資產(chǎn)通過資產(chǎn)管理系統(tǒng)進行管理。

4.2.2資產(chǎn)的申購、調(diào)撥、報廢以及處置需要進行審批時，在資產(chǎn)管理系統(tǒng)發(fā)起相關(guān)的審批流程，財務處審核無誤后提交到OA系統(tǒng)進行審批，具體流程如下：發(fā)起人在資產(chǎn)管理系統(tǒng)提交申請[→]財務處審核無誤點擊提交[→]發(fā)起人在OA發(fā)起申請[→]部門負責人審核[→]財務處審核[→]院領導審核[→]集團領導審核[→]資產(chǎn)管理員結(jié)束并生成K3cloud系統(tǒng)的固定資產(chǎn)卡片[→]會計根據(jù)卡片信息生成智能化憑證。

4.2.3資產(chǎn)申購回來后，財務處資產(chǎn)科嚴格把關(guān)驗收流程，堅持使用人、驗收人、采購員等三方驗收的原則，進行初驗和終驗，嚴格把好驗收關(guān)。

4.2.4新增資產(chǎn)時，在資產(chǎn)管理系統(tǒng)錄入新增資產(chǎn)的詳細信息，審核提交后下推生成K3cloud系統(tǒng)的固定資產(chǎn)卡片，再由卡片下推生成智能化憑證，這從源頭上確保了賬實數(shù)據(jù)的一致。

結(jié)束語

A學院經(jīng)過使用多種財務管理系統(tǒng)，信息化程度逐漸加深，財務管理也越來越健全，總的來說，信息化建設永遠在路上。A學院的信息化建設是基于A學院的實際情況進行總結(jié)和歸納，對于其他高校具有一定的指導作用，但不能照搬照抄，要結(jié)合每個學校的實際情況，制定出較為符合自己實際情況的信息化建設方案。

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