信息時代會計資料無紙化管理研究及走向

黃倩

摘要：隨著科學技術(shù)的不斷發(fā)展，人們對于環(huán)境的保護也越來越重視，而綠化就是其中非常重要的一環(huán)，因此資料無紙化管理被提上日程，其作為一種新興的綠色管理方式被大力提倡。它不僅可以有效的保護環(huán)境，更方便了人們保存、查閱資料等。然而，由于技術(shù)和管理制度的不成熟，但是資料無紙化管理系統(tǒng)仍然存在一些不足。本文就對會計資料無紙化管理系統(tǒng)的不足召開了研究并提出了相應意見，希望可以為會計事業(yè)方面提供一些幫助。

關(guān)鍵詞：信息時代；無紙化管理；會計資料

一、會計資料無紙化的研究背景

隨著時代的不斷前進，人們生活的方方面面不斷地向電子信息化靠攏，電子商務等新型事物迅速發(fā)展，導致了大量電子財會資料的產(chǎn)生，對我國傳統(tǒng)的會計觀念造成了沖擊，從此，會計資料無紙化管理成為了相關(guān)研究人員的新課題。2013年，我國財政部頒發(fā)《企業(yè)會計信息化工作規(guī)范》，其中第一次提出“會計資料的無紙化”的理念，意味著我國傳統(tǒng)財會理念有了一次重大突破。近年來，電子信息技術(shù)越來越成熟，從根本上保障了會計資料電子化的實施，而《電子簽名法》等相關(guān)法律法規(guī)的頒發(fā)則從政策上保證了電子會計資料的真實性和有效性。會計資料無紙化的實施對于環(huán)境保護來說同樣是喜事一件，其節(jié)省了因資料記錄而產(chǎn)生的紙張、油墨上的浪費，還提高了調(diào)閱的方便性。

二、會計資料物質(zhì)化管理過程存在的問題

信息時代帶來了電子商務的發(fā)展，改變了人們傳統(tǒng)的交易方式，同時也產(chǎn)生了大量的電子訂單、發(fā)票等電子憑證，展示了未來無紙化的明確走向。然而，由于目前技術(shù)并不完善，容易導致財會信息在采集、保管的過程中都存在著危險，因此一旦因為忘記備份、設(shè)備損壞等設(shè)備意外或者人為失誤導致信息丟失，就可能造成巨大損失。

（一）財會人員綜合素質(zhì)不過關(guān)

由于財會行業(yè)的特殊性導致目前各企業(yè)財會人員中大部分年齡都較大，他們大部分都因為思維固化而依舊傾向于傳統(tǒng)記錄方式，對資料無紙化管理方式存在抵觸心理，因此導致大部分企業(yè)仍是采用紙張記錄的方式來進行信息的保存和傳遞。同時資料無紙化管理也意味著要熟悉網(wǎng)絡、電商和會計電子計算等方面的相關(guān)知識，因此大部分財會人員并不能熟悉的使用會計軟件和網(wǎng)絡系統(tǒng)進行無紙化會計處理。這些都對會計資料無紙化管理進程造成了極大影響。

（二）無紙化管理系統(tǒng)不完善

會計材料的無紙化并不只是把紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)化為電子文件。由于各企業(yè)、單位的財會部門的會計信息來源遍布各處，所以想要實施無紙化管理必須要結(jié)合業(yè)務流程設(shè)計、業(yè)務系統(tǒng)改革以及財會檔案資料系統(tǒng)等進行全方位的考慮，同時，還要保證電子會計資料具有充分的真實性和有效性，否則，會計資料無紙化管理系統(tǒng)帶給人們的就不再是便捷，而是毀滅性的打擊。所以建立會計資料無紙化管理系統(tǒng)是一個非常復雜的系統(tǒng)性工程。

（三）電子信息并不安全

由于企業(yè)的財務部門所記錄的財務信息中包含了大量的用戶信息和商業(yè)機密，一旦信息發(fā)生泄露，后果不堪設(shè)想。而在信息時代下，互聯(lián)網(wǎng)自身所擁有的開放性以及一些非法分子的非法手段都給會計資料無紙化帶來了巨大的風險。目前來看，存在設(shè)備損壞、數(shù)據(jù)泄露、數(shù)據(jù)遺失等幾個主要風險：由于電子信息目前主要是以磁盤為媒介進行儲存，所以一旦儲存設(shè)備出現(xiàn)損失，那么其中的數(shù)據(jù)也將隨之損壞；在網(wǎng)絡發(fā)達的現(xiàn)代，一些不法分子通過制造病毒等高超的非法手段對電子數(shù)據(jù)信息進行惡意操作，讓企業(yè)的會計信息在不知不覺中被竊取甚至篡改；由于企業(yè)所產(chǎn)生的會計信息數(shù)據(jù)量龐大，因此一般采用大容量磁盤來進行儲存，然而隨著技術(shù)的不斷發(fā)展，系統(tǒng)不斷升級，老一代的此盤很可能因為數(shù)據(jù)格式、加密方式等問題與現(xiàn)代系統(tǒng)不兼容而導致信息無法查閱甚至遺失。所以，目前電子信息儲存仍有較大風險。

三、完善無紙化管理系統(tǒng)的建議

隨著信息時代的不斷發(fā)展，信息保存管理必將傾向于無紙化管理系統(tǒng)，因此時代對于無紙化管理系統(tǒng)的要求不只是技術(shù)上的，更是從長遠的角度立足實際來看，必須全面改善電子信息儲存的相關(guān)環(huán)境，確保信息安全，實現(xiàn)會計資料無紙化管理，形成規(guī)范的信息無紙化管理系統(tǒng)。

（一）提高管理人員的綜合素質(zhì)

通過組織信息技術(shù)展示等活動改善財會工作人員對無紙化管理系統(tǒng)的相關(guān)認知，讓他們充分了解會計信息無紙化管理的必要性；通過對相關(guān)工作人的培訓來增加他們對于會計資料無紙化管理的專業(yè)知識儲備，讓他們了解會計資料無紙化管理系統(tǒng)中的技術(shù)方法、注意事項等；加強工作人員對相關(guān)法律法規(guī)的學習，讓他們能夠在會計信息無紙化管理系統(tǒng)在發(fā)展過程中規(guī)避違法違規(guī)的誤區(qū)。同時注意引進集數(shù)據(jù)處理、設(shè)備軟件維護、企業(yè)資源管理等技能于一身的綜合性人才。努力提高企業(yè)財會工作人員的綜合素質(zhì)，推動會計資料無紙化管理系統(tǒng)的發(fā)展進程。

（二）嚴格設(shè)計、執(zhí)行會計資料無紙化管理系統(tǒng)

會計資料無紙化管理系統(tǒng)的順利組建進行需要多個部門通力合作，組建綜合小組，通過對會計資料無紙化管理項目的評審來確保會計資料無紙化管理系統(tǒng)的正常運行。同時各企業(yè)應當實現(xiàn)會計信息的分類匯總，通過對不同類別的信息進行不同的管理方法來規(guī)避系統(tǒng)的缺陷。加強對整個系統(tǒng)的綜合測評來隨時完善會計資料無紙化管理系統(tǒng)。

（三）加強電子信息安全

首先，通過對信息儲存設(shè)備的嚴格管理來防止信息的泄露、遺失，盡量減少其他人員與信息儲存設(shè)備的接觸，以確保信息儲存環(huán)境的安全；通過對不同人員設(shè)置不同權(quán)限來限制信息流通、查閱；通過加強防火墻建設(shè)、信息加密儲存等技術(shù)手段防止不法分子篡改和竊取相關(guān)信息數(shù)據(jù)。同時，還應當通過對數(shù)據(jù)的積極備份，防止因為系統(tǒng)更新導致不兼容，儲存的信息數(shù)據(jù)也因此無法讀取甚至遺失。

四、結(jié)語

在信息時代高速發(fā)展的背景下，會計資料無紙化管理是未來發(fā)展的必然走向。會計資料無紙化管理系統(tǒng)極大地減少了人們發(fā)展過程中對大自然的破壞，還大大提高了工作人員的工作效率。目前來說，我國應當通過對信息技術(shù)的充分利用來建立并完善會計資料無紙化管理系統(tǒng)，并且提高管理人員的素質(zhì)，加強對信息安全的保護。只有這樣才能跟上時代的腳步，順應時代發(fā)展。

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（作者單位：河北省水利水電勘測設(shè)計研究院）