淺談如何做好婚姻登記檔案管理工作

宋巖

[關(guān)鍵詞]婚姻登記;檔案管理;社會生活

婚姻登記是每個公民都必須經(jīng)歷的，而且可能在一生中要經(jīng)歷幾次，面向的是全體民眾?；橐龅怯洐n案就是辦理結(jié)婚登記、離婚登記、撤銷婚姻、補發(fā)結(jié)婚登記證時建立的檔案材料。這些檔案材料關(guān)系到百姓群眾的生產(chǎn)生活，因此，婚姻登記檔案工作成為一項長期的工作。

隨著社會與市場經(jīng)濟的發(fā)展，婚姻登記檔案在維護婚姻當事人的合法權(quán)的過程中，也存在著明顯的不足與弊端。檔案管理問題的解決也迫在眉睫，管理好檔案這件事情不僅是社會化需要，也是我們工作人員必須處理好的工作。因此，為了適應(yīng)當今形勢，婚姻登記檔案管理工作必須與時俱進，從實際出發(fā)使檔案管理與時代接軌。

一、婚姻登記檔案管理現(xiàn)狀

（一）婚姻登記檔案管理零散，材料不集中

由于辦公環(huán)境條件制約、工作人員缺少，或者工作人員不重視、不負責，致使婚姻登記檔案裝訂不規(guī)范，零散、材料不全，沒有系統(tǒng)地對檔案進行歸納，無法使檔案信息化、網(wǎng)絡(luò)化。而且材料不及時更新，導致查閱困難。

（二）檔案管理人員不合格，缺乏專業(yè)素質(zhì)

有些領(lǐng)導或干部對檔案管理工作不夠重視，認為檔案管理工作是一項內(nèi)務(wù)性很強的工作，是一項毫不引入注目、默默無聞的工作，存在著一些認識上的誤區(qū)。認為一個單位的工作業(yè)績重在形象工程、德政工程和經(jīng)濟的快速發(fā)展，檔案對這些工作沒有多大的輔助作用，抓和不抓是一回事。我們認為檔案工作不是簡單的收存材料，不僅是檔案工作人員的事情，也要領(lǐng)導親自抓，在實際工作中加以重視。還有的單位沒有配備專職的檔案管理人員，只有在工作需要的時候，才草草地閱檔、查檔，對檔案管理也不盡規(guī)范。

（三）婚姻登記檔案管理方式固化，不能適應(yīng)時代需要

婚姻登記仍受戶籍限制、婚姻信息共享交換仍存壁壘、婚姻登記所需出具證件和個人聲明的真實性難定。我認為檔案管理只是一種形式的管理，要求上不夠嚴格，經(jīng)常采用零散、堆壓等方式，無法與現(xiàn)代管理模式相接軌，致使很多重要信息丟失，所以加強檔案管理至關(guān)重要。

二、加強婚姻登記檔案管理的重要性

婚姻登記檔案是了解每個人婚姻歷程的準確憑證。作為百姓群眾婚姻生活狀況所留下的原始歷史記錄，與人們生產(chǎn)生活息息相關(guān)，不可或缺。建立完整、系統(tǒng)、準確的婚姻登記檔案，在百姓群眾進行與結(jié)婚、離婚及相關(guān)的活動中有著重要的參考價值和憑證作用。婚姻登記檔案是檢驗婚姻登記部門工作的重要憑證?；橐龅怯洸块T工作質(zhì)效高低通過檔案管理完全可以展現(xiàn)。如果能夠系統(tǒng)化、信息化、逐人逐項進行登記、完善個人婚姻登記材料，及協(xié)調(diào)相關(guān)部門，補充完善檔案的信息量，確保真實性，保障百姓群眾的切身利益，這是新時期對婚姻登記部門工作開展的要求和衡量標準。

三、加強婚姻登記檔案管理的建議

（一）完善檔案管理機制

要想婚姻登記的檔案與社會服務(wù)真正結(jié)合起來，我們應(yīng)該做到要建立一個高標準的管理制度和規(guī)定。這樣一來防止了婚姻登記的檔案無故丟失也避免了材料不全而引發(fā)的不能更好為百姓群眾進行服務(wù)的麻煩，真正實現(xiàn)婚姻登記的檔案管理與社會服務(wù)相連接。一是確立專人管理制和責任追究制。指定專門管理工作人員負責具體的檔案收集、立卷、歸檔、保管、利用、銷毀工作，對每項工作都明確規(guī)定標準和要求，出現(xiàn)工作問題，嚴格追究責任。二是建立統(tǒng)一歸檔范圍制度。根據(jù)《中華人民共和國婚姻法》《婚姻登記條例》規(guī)定，將辦理結(jié)婚登記、離婚登記、撤銷婚姻、補發(fā)結(jié)婚登記證等材料進行年度歸檔。收集和歸檔，材料必須齊全、完整，做到門類齊全、整理規(guī)范。按照婚姻登記檔案的保管期限loo年要求保存好。三是建立統(tǒng)一立卷標準制度。盡管歸檔費時費力，但有利于婚姻登記材料安全保管、查閱便捷。因此必須按照當事人婚姻登記材料組卷要求，確保歸檔章、檔案盒封面、盒脊、備考表等項目，使用藍黑墨水或碳素墨水鋼筆填寫;婚姻登記檔案目錄應(yīng)當打印;備考表和檔案目錄一律使用A4規(guī)格紙張。案卷規(guī)范、整齊，復印件和照片圖像清晰。

（二）提高專業(yè)隊伍素質(zhì)

抓好人才隊伍建設(shè)，是做好婚姻登記檔案管理工作的關(guān)鍵?；橐龅怯洐n案管理工作是一項長期的、辛勤的工作，需要耐心和細致，還需要具有計算機專業(yè)技能。一是對本單位現(xiàn)有文檔人員分期分批進行培訓和再教育，使大家能夠跟上新科技發(fā)展的步伐，以適應(yīng)檔案管理現(xiàn)代化需要。二是通過競聘上崗、職稱評審等方式，合理配備業(yè)務(wù)工作人員的專業(yè)結(jié)構(gòu)比例，做到人才合理利用。三是將定期進行考核。通過日常檢查和年度考評方式，加強督查力度，分配職務(wù)，使檔案人員全面掌握歸檔材料的收集、分類和整理方法，從而真正挑選出一批思想覺悟高、專業(yè)技術(shù)強、工作熱情高的一群檔案管理工作人員來建設(shè)和利用好檔案。

（三）實行現(xiàn)代化管理

隨著科技發(fā)展和社會進步，婚姻登記檔案管理的形式也要不斷推陳出新，充分利用計算機在婚姻登記檔案管理工作中的作用，建立和完善檔案數(shù)據(jù)庫，建立檔案資料查閱平臺，逐步實現(xiàn)檔案紙質(zhì)和電子信息資料共享，達到受眾廣泛、利用方便、經(jīng)濟高效、突破時空的作用。使百姓群眾的個人信息和資料與公安、房產(chǎn)、社區(qū)等相關(guān)部門聯(lián)網(wǎng)，隨時隨地可以查詢，辦理婚姻登記不用必須回到戶籍所在地，只要在網(wǎng)上查詢雙方符合登記條件，全國各地都可以辦理。節(jié)省人力的同時，又加強了工作的時效性，滿足百姓群眾需求，人性化的開展婚姻登記工作。

做好婚姻登記檔案管理和服務(wù)工作，這是任務(wù)也是使命。我們在工作中要始終堅持“以人為本”的服務(wù)理念，根據(jù)利用者的不同需求，為他們提供專業(yè)、全面、周到的信息服務(wù)。帶著愉快的心情與有婚姻登記需求的利用者構(gòu)建和諧的服務(wù)關(guān)系，更好發(fā)揮婚姻登記檔案作用，更好地服務(wù)于社會，使婚姻登記檔案工作走上標準化、科學化的道路，實現(xiàn)婚姻登記檔案的更大的價值。