從數字化管理看高校檔案管理創(chuàng)

于永勝

【摘要】如何做好檔案管創(chuàng)新以及數字化管理檔案是二十一新世紀以來我國關注的重要問題，需要引起有關部門及個人的高度重視。本文主要介紹了高校檔案管理創(chuàng)新及檔案管理數字化具備的含義，分析高校檔案管理創(chuàng)新及數字化管理檔案中存在的主要問題，進而提出一些建設性意見，為我國高校的發(fā)展貢獻微薄之力。

【關鍵詞】高校檔案管理 創(chuàng)新 數字化問題 分析

眾所周知，隨著我國社會市場主義經濟的高速發(fā)展，科學技術的顯著提高，促使我國的各行各業(yè)迅猛發(fā)展。其中教育行業(yè)尤為突出，得到質的飛躍，各個高校檔案管理工作也得到顯著提升。隨著我國網絡技術的發(fā)展以及廣泛應用，數字化管理高校檔案方式應運而生，高校檔案管理需要不斷創(chuàng)新，緊跟時代的腳步，緊扣時代的需求。作為高校人事工作以及檔案工作的一員，筆者根據自己多年的工作經驗，從數字化管理的角度探討當前新形勢下高校檔案管理的創(chuàng)新模式研究。

一、高校檔案管理創(chuàng)新

據調查可知，現代管理方案是我國各高校進行檔案管理創(chuàng)新以及檔案管理數字化的必要前提和必然基礎。現代管理方案中具有先進的管理觀念以及管理形式，我國各個高校有效結合先進的管理形式，從而能夠有效打破傳統(tǒng)落后單一的檔案管理形式，促使高校檔案管理能夠進行有效創(chuàng)新，高校檔案管理形式能夠逐漸變得規(guī)范化、科學化以及系統(tǒng)化。筆者通過查詢高校傳統(tǒng)的檔案管理形式發(fā)現，將傳統(tǒng)檔案管理形式與現代化檔案管理形式進行對比分析，現代化檔案管理形式具有多種多樣的特征，呈現多元化趨勢。主要表現為占據空間較小，有效減少教學資源的流失，檔案信息儲藏形式豐富多樣。

二、高校檔案數字化管理的具體含義

所謂檔案數字化是隨著計算機技術、OCR技術、多媒體技術、數字攝影技術以及存儲技術的不斷發(fā)展而衍生的一種新型檔案信息形態(tài)，能夠把各種各樣載體的高校檔案資源巧妙轉化為數字化的檔案信息，存儲方式呈現數字化趨勢，運用網絡化的形式將諸多檔案信息進行連接，進而結合計算機系統(tǒng)來統(tǒng)一進行管理，形成一個有結構性、有序性的高校檔案信息庫，能夠實現資源共享，推動高校的進一步發(fā)展。顯而易見，高校檔案管理數字化建設是必然發(fā)展趨勢，能夠緊跟時代發(fā)展的腳步，順應時代潮流，高校檔案是一種原生資源，其重要程度不言而喻。

三、高校檔案管理創(chuàng)新及數字化管理中存在的主要問題

眾所周知，隨著我國國民經濟的高速發(fā)展，我國各個高校的檔案管理工作取得一定成效。然而伴隨著這些發(fā)展，高等教育以及高等學校的檔案管理工作也會面臨新的挑戰(zhàn)，因此，高校檔案管理以及數字化管理中不可避免地存在一些問題，主要表現在以下三個方面：

（一）檔案管理形式缺少創(chuàng)新性

隨著時代的發(fā)展，高校檔案管理發(fā)展趨勢逐漸演變?yōu)閿底只芾?。眾所周知，隨著我國的信息技術的不斷提高，我國對檔案管理現代化發(fā)展越來越重視。然而，筆者通過調查發(fā)現，我國多數高校檔案管理工作存在局限性，檔案管理形式缺少創(chuàng)新性。由此可見，高校檔案管理應該具備創(chuàng)新觀念，緊跟時代的腳步，緊扣時勢的需求，進而能夠促使檔案管理不與時代脫軌。

（二）檔案管理工作缺少統(tǒng)一性

眾所周知，我國各個高校的發(fā)展時間以及發(fā)展形式都存在差新研究異性，從而促使各高校檔案管理工作缺少統(tǒng)一性。各個高校的發(fā)展時間不同，從而導致管理技術存在差異，進而導致高校檔案管理工作沒辦法進行統(tǒng)一。并且，高校檔案管理室的設施應用的效率以及使用時間也存在不同，種種因素導致高校檔案管理工作缺少統(tǒng)一性。

（三）構建的檔案數據庫缺少實用性

目前，我國在投資高校管理經濟上，對檔案管理工作的資金投入比較少，沒有重視高校檔案管理工作。正因如此，我國多數高校在開展工作的時候存在局限性，不能夠及時更新一些優(yōu)質的管理設備，從而促使構建出的檔案數據庫缺少實用性、檔案管理形式比較單一、落后，高校檔案管理工作不夠規(guī)范化，大大減少了檔案管理的完善性。

四、高校檔案管理創(chuàng)新及數字化管理的有效措施

鑒于此，各高校人事部門、檔案管理部門、學生管理部門等與高校檔案管理相關的各只能部門應該針對檔案管理創(chuàng)新以及數字化管理中存在的種種問題，進行具體問題具體分析，進而尋找促使高校檔案管理創(chuàng)新以及數字化管理的有效措施，并將措施加以落實，進而能夠有效推動高校檔案管理具有創(chuàng)新性，并且能夠做到數字化管理，有效提高高校檔案管理水平。筆者結合自身多年的工作以及查詢相關資料，提出以下見解：

（一）完善高校檔案管理的系統(tǒng)

各職能部門想要有效創(chuàng)新檔案管理，實現數字化檔案管理，首先就必須完善高校檔案管理的系統(tǒng)，一定程度上減少網絡影響，開發(fā)出有效的高校檔案管理軟件。一般情況下，優(yōu)秀的檔案管理數字化技術需要具備以下幾個特征：①必須滿足各種各樣形式的檔案需求，做到“有求必應”;②數字化技術應用起來非常容易;③能夠有效保障高校檔案管理信息不受網絡平臺的約束。高校負責人應該結合以上三個特征來進行高校檔案管理創(chuàng)新，進而能夠促使數字化技術滿足管理人員的需求，保障檔案信息的有效性。

（二）構建數字化檔案管理

根據已有研究可知，構建數字化的檔案館是推動科技技術進一步發(fā)展的必要前提和必然基礎，能夠有效創(chuàng)新檔案管理形式以及檔案管理方向。基于此，為了實現高校檔案管理的創(chuàng)新以及數字化管理，我們應該構建數字化檔案管理。隨后，檔案管理人員可以通過掃描以及手工錄入的形式將優(yōu)秀的信息資源儲存到u盤以及光盤等系統(tǒng)中。

五、結束語

綜上所述，隨著我國計算機技術以及多媒體網絡的不斷發(fā)展，人民群眾的物質生活水平得到顯著提高，促使人們對學習形式的要求越來越高。在信息數字化的社會背景下，現代化管理形式應運而生。傳統(tǒng)的檔案管理形式已經不能與時代接軌，需要將其摒棄，從而靈活運用現代化管理形式，推動高校檔案管理創(chuàng)新，從而能夠推動高校檔案管理數字化理念的發(fā)展以及廣泛應用。