淺析高校檔案信息化建設(shè)的困境及對策研究

吳卓陽

摘 要：高校檔案信息化建設(shè)是學(xué)校發(fā)展的重要組成部分，對提高高校檔案利用率和管理工作效率具有重要的意義，已逐步引起各大高校的重視，成為一種必然趨勢。但在其建設(shè)過程中還存在一些困境，本文針對這些困境也做出相應(yīng)的對策研究，促使高校檔案信息化建設(shè)工作更加完善。

關(guān)鍵詞：高校檔案；信息化；建設(shè)

高校檔案信息化是高校文化產(chǎn)業(yè)發(fā)展的一部分，是實(shí)現(xiàn)人工操作模式向大數(shù)據(jù)應(yīng)用的轉(zhuǎn)變。為迎合互聯(lián)網(wǎng)、社會信息化的發(fā)展方向，高校檔案逐步實(shí)現(xiàn)數(shù)字化、信息化網(wǎng)站及信息化檔案館的建設(shè)，是高校檔案管理上的一種升級，具有重要的作用。

1 檔案信息化是高校檔案建設(shè)的必然趨勢

高校檔案是高校發(fā)展歷程的各階段、高校師生資料及科研活動的重要記錄載體，高校辦公自動化和教學(xué)科研等都離不開信息化，檔案管理也必須在日益復(fù)雜的大環(huán)境下把握新的發(fā)展趨勢，采用信息化方式不斷進(jìn)行改革與創(chuàng)新，適應(yīng)信息時(shí)代的發(fā)展邁上一個(gè)新的臺階。

傳統(tǒng)檔案管理方式已不再滿足于大量檔案信息的存儲與利用，從數(shù)量與質(zhì)量上都無法與高校發(fā)展的整體進(jìn)程相適應(yīng)。信息技術(shù)的發(fā)展要求高校檔案管理必須進(jìn)行信息資源的有效整合與管理，使管理趨于協(xié)同化，形成動態(tài)管理工作模式。在檔案信息收集、利用及業(yè)務(wù)管理等方面都需探索檔案信息化建設(shè)工作，改進(jìn)自身檔案信息管理的方式方法，要求改革與創(chuàng)新工作同時(shí)進(jìn)行，提升檔案工作的管理水平。因此，無論是從高校整體發(fā)展角度，還是在檔案工作發(fā)展本身而言，檔案信息化建設(shè)是不容忽視的重要發(fā)展方向。

2 高校檔案信息化建設(shè)面臨的困境

2.1 檔案信息化管理系統(tǒng)功能不完善

高校檔案信息化是突破傳統(tǒng)檔案信息刻板化使用局限的重要舉措，高校檔案管理也不斷致力于運(yùn)用大數(shù)據(jù)自動進(jìn)行信息挖掘、預(yù)測等功能的探索，但其整體還呈現(xiàn)不均衡性，多功能形式的檔案信息檢索功能、檢索速度都存在一定的局限性，檔案信息化開發(fā)和利用效率相對落后。不同高校也出現(xiàn)不同發(fā)展層次結(jié)構(gòu)，主要體現(xiàn)在重視程度和成效性方面。檔案信息化建設(shè)是一個(gè)系統(tǒng)化的且相對復(fù)雜的工程，其安全系數(shù)也是必須著重建設(shè)的一環(huán)。計(jì)算機(jī)技術(shù)在維護(hù)高校檔案信息過程中存在更新緩慢漏洞，檔案信息安全在大數(shù)據(jù)時(shí)代下檔案信息化建設(shè)水平中存在滯后性，信息安全防范措施無法與計(jì)算機(jī)技術(shù)發(fā)展相同步。目前高校檔案信息化自身的應(yīng)用系統(tǒng)就存在安全隱患，不僅體現(xiàn)在檔案信息網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中，還體現(xiàn)在用戶訪問過程中，如竊取檔案信息資源、病毒等攻擊檔案信息系統(tǒng)的威脅，直接影響整個(gè)檔案信息化管理系統(tǒng)的正常運(yùn)行。

2.2 管理機(jī)制及供需關(guān)系不對稱

檔案管理體制不合理，制度建設(shè)較為滯后，傳統(tǒng)的管理制度無法滿足信息化檔案工作的現(xiàn)實(shí)要求，自上而下的管理部門缺少統(tǒng)一的管理流程，即便是有相應(yīng)的流程審批管理辦法，但在執(zhí)行力上還存在各種問題，管理標(biāo)準(zhǔn)制定缺乏規(guī)范化，檔案信息化各要素之間不協(xié)調(diào)，檔案管理資源有效利用率降低。檔案信息化管理受信息化環(huán)境變化、檔案資源管理方式等的影響，監(jiān)管力度不到位。同時(shí)檔案信息化供需雙方缺乏雙向互動溝通，檔案供方雖在人力、財(cái)力等方面的投入有所增加，但僅僅是局限于自身單方的建設(shè)，與檔案需求方的溝通嚴(yán)重不足，不能及時(shí)得到檔案信息利用的反饋，因此，在建設(shè)方面就會反應(yīng)出各種問題，阻礙高校檔案信息化建設(shè)發(fā)展進(jìn)程。

2.3 專職檔案管理復(fù)合型人才匱乏

高校檔案信息化建設(shè)工作雖然在不斷推進(jìn)，當(dāng)有關(guān)檔案信息化技術(shù)工作在得到新的突破時(shí)，與此相對應(yīng)的檔案管理工作綜合性復(fù)合型人員卻配置不足或參差不齊，結(jié)構(gòu)設(shè)置不合理。現(xiàn)有管理人員觀念陳舊，停留于傳統(tǒng)的檔案管理方式，檔案信息化概念認(rèn)識不足，缺乏檔案信息安全管理技術(shù)能力，專業(yè)性知識不全面。檔案信息化的發(fā)展使檔案工作成為一種動態(tài)化的管理過程，其信息無論是在存儲過程還是在調(diào)用、檢索等過程中都需要專業(yè)的集技術(shù)與管理于一身的復(fù)合型人才，因此檔案信息化專業(yè)技術(shù)人員的缺乏勢必會造成管理與服務(wù)之間嚴(yán)重脫節(jié)，使管理或服務(wù)本位化現(xiàn)象凸顯，進(jìn)而影響高校檔案信息化建設(shè)的發(fā)展。

3 高校檔案信息化建設(shè)的對策

3.1 注重檔案信息化系統(tǒng)建設(shè)工作

檔案信息化建設(shè)在數(shù)字化設(shè)備投入的基礎(chǔ)上，充分運(yùn)用好計(jì)算機(jī)大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等對檔案信息的管理，將檔案數(shù)據(jù)以更加靈活智能的方式進(jìn)行存儲、管理及利用，開發(fā)出適合于高校本身的檔案軟件管理平臺，利用新媒體技術(shù)豐富檔案信息的存儲與傳播方式，以合理的方式轉(zhuǎn)換歷史性檔案，優(yōu)化檔案信息化內(nèi)容與檔案信息檢索技術(shù)，提高檔案管理人員的工作效率，強(qiáng)化檔案信息化建設(shè)的理念體系，使檔案信息化建設(shè)更加規(guī)范化、科學(xué)化。此外，應(yīng)不斷健全檔案信息安全工作，構(gòu)建一系列安全防護(hù)措施，如保密管理制度工作、數(shù)字化檔案成果安全控制、檔案信息化網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)局域內(nèi)網(wǎng)安保措施等等。

3.2 加強(qiáng)檔案信息管理機(jī)制建設(shè)

高校檔案信息化建設(shè)是一個(gè)循序漸進(jìn)的過程，制度建設(shè)也應(yīng)與此相適應(yīng)共同向前發(fā)展，在現(xiàn)有檔案信息化管理基礎(chǔ)上不斷整合各種資源從多種角度考慮去建立多層次管理制度，不斷完善并根據(jù)具體情況細(xì)化制度內(nèi)容，以適應(yīng)復(fù)雜的檔案信息化環(huán)境。注重規(guī)章制度在高校檔案信息化建設(shè)中的保障作用，其中規(guī)章制度既包括宏觀層面設(shè)定的標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)定、也包括微觀層面的各項(xiàng)具體施行辦法以及考評成效制度，達(dá)到制度管理機(jī)制的權(quán)責(zé)一致。將管理理念與服務(wù)模式相耦合，提升管理服務(wù)質(zhì)量和服務(wù)效率，多領(lǐng)域多元化的檔案服務(wù)工作要求拓寬信息化服務(wù)視野，通過一系列檔案資源的信息化開發(fā)解決檔案供需信息及信息互動管理、監(jiān)管機(jī)制問題，與辦公自動化系統(tǒng)相接軌，提升用戶體驗(yàn)感，進(jìn)而形成科學(xué)統(tǒng)一的高校檔案信息化建設(shè)。

3.3 打造高素質(zhì)復(fù)合型專業(yè)人才隊(duì)伍

檔案管理越來越趨于現(xiàn)代化、科學(xué)化，檔案管理人員應(yīng)樹立檔案信息化自覺參與意識，提升業(yè)務(wù)素質(zhì)能力，從思想意識到管理及執(zhí)行方面都做到統(tǒng)一。此外，檔案信息化工作是一項(xiàng)長期不斷更新發(fā)展的任務(wù)，在高校檔案管理員招聘的同時(shí)增強(qiáng)專業(yè)型人才的引進(jìn)工作，適當(dāng)提高招聘門檻，著重考察其專業(yè)素質(zhì)、業(yè)務(wù)能力以及對辦公自動化設(shè)備的運(yùn)用水平，并對現(xiàn)有檔案管理人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高其業(yè)務(wù)管理能力，打造符合高校檔案信息化發(fā)展的高素質(zhì)復(fù)合型專業(yè)人才隊(duì)伍，并鼓勵(lì)人才隊(duì)伍不斷提升其管理創(chuàng)新能力，可設(shè)置一定形式的獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制，激發(fā)檔案信息化工作人員的熱情，使他們積極投身于高校檔案信息化建設(shè)的重要使命任務(wù)中。

高校檔案信息化建設(shè)應(yīng)立足于發(fā)展現(xiàn)狀，無論是從技術(shù)角度，還是思想意識、人才隊(duì)伍等方面都應(yīng)協(xié)調(diào)發(fā)展，正確處理好檔案管理發(fā)展變革進(jìn)程中所遇到的問題，提升檔案信息管理工作效率，拓寬檔案工作的服務(wù)領(lǐng)域。

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