新形勢(shì)下人力資源和社會(huì)保障局的檔案管理工作探討

李傳濤

摘 要：檔案是人力資源和社會(huì)保障局的主要管理內(nèi)容之一，如何提高人力資源和社會(huì)保障局檔案管理的質(zhì)量是人力資源領(lǐng)域內(nèi)的熱門話題。本文闡述了新形勢(shì)下人力資源和社會(huì)保障局檔案管理的創(chuàng)新特點(diǎn)，并對(duì)加強(qiáng)人力資源和社會(huì)保障局檔案管理質(zhì)量的措施進(jìn)行了探討。

關(guān)鍵詞：人力資源和社會(huì)保障局；檔案管理；信息化管理

計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)的發(fā)展極大的推動(dòng)了我國各個(gè)行業(yè)向現(xiàn)代化、信息化的方向發(fā)展，對(duì)其生產(chǎn)方式以及管理模式上都有一定程度的改革。在目前新形勢(shì)下，信息化成為了各個(gè)行業(yè)發(fā)展的必然趨勢(shì)。對(duì)于人力資源和社會(huì)保障局來說，為了不斷提高檔案管理工作的質(zhì)量，人力資源和社會(huì)保障局必須充分意識(shí)到信息化管理模式對(duì)于其管理模式的深遠(yuǎn)影響，在包括檔案管理在內(nèi)的人力資源和社會(huì)保障局管理中不斷深化信息化管理模式的改革。

1 新形勢(shì)下人力資源和社會(huì)保障局檔案管理的創(chuàng)新特點(diǎn)

21世紀(jì)，數(shù)字化信息的不斷發(fā)展為人力資源和社會(huì)保障局的檔案管理帶來了不斷地革新，在這種新形勢(shì)下，人力資源和社會(huì)保障局檔案管理的環(huán)境、資源類型以及用戶群體等都發(fā)生了很大的變化。傳統(tǒng)人力資源和社會(huì)保障局的檔案管理是基于實(shí)體檔案為基本服務(wù)類型的檔案服務(wù)方式，而隨著檔案管理數(shù)字化和信息化的不斷變革，傳統(tǒng)的檔案管理方式對(duì)于檔案的整合以及分配的效率越來越低，因此，研究大數(shù)據(jù)環(huán)境下圖書館的數(shù)字資源整合是很有必要的。新形勢(shì)下人力資源和社會(huì)保障局的檔案管理主要依靠先進(jìn)的信息技術(shù)以及現(xiàn)代化的管理理念來實(shí)現(xiàn)檔案管理模式的更新，并在綜合的應(yīng)用中實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化目標(biāo)。在這個(gè)過程中，實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化的基礎(chǔ)是先進(jìn)的信息技術(shù)。

首先，人力資源和社會(huì)保障局檔案管理信息化的特征體現(xiàn)在多個(gè)方面，有效實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化檔案管理的基礎(chǔ)是現(xiàn)代化管理技術(shù)在檔案管理信息化當(dāng)中的應(yīng)用?，F(xiàn)代化管理技術(shù)的應(yīng)用能夠?qū)⑷肆Y源信息的遠(yuǎn)程處理目標(biāo)得到有效的實(shí)現(xiàn)，同時(shí)提高人力資源和社會(huì)保障局檔案管理的整體效率。

其次，集成化特征作為人力資源和社會(huì)保障局檔案管理信息化的另一個(gè)特征也是較為突出的。檔案管理信息化能夠?qū)⑷肆Y源和社會(huì)保障局前后端信息進(jìn)行有效的交互，在人力資源和社會(huì)保障局的統(tǒng)一化管理上起著重要作用。

再者人力資源和社會(huì)保障局檔案管理信息化的特征還體現(xiàn)在能夠全面的管理人力資源。這些特征使得在人力資源和社會(huì)保障局的人力資源管理中，信息數(shù)據(jù)能夠統(tǒng)一有效的處理，對(duì)人力資源和社會(huì)保障局的檔案管理有著積極作用。

2 新經(jīng)濟(jì)時(shí)代下人力資源管理模式的創(chuàng)新內(nèi)容

傳統(tǒng)人力資源和社會(huì)保障局在檔案管理的過程中，一般是通過人力進(jìn)行相關(guān)檔案信息的分類與整合，這使得在檔案的管理過程中，容易因人為操作造成檔案管理的錯(cuò)誤，同時(shí)，這種檔案管理的效率也較為低下。因此，進(jìn)行人力資源和社會(huì)保障局的檔案管理創(chuàng)新是具有重要意義的。

2.1 人力資源和社會(huì)保障局檔案管理數(shù)據(jù)庫建立

傳統(tǒng)的人力資源和社會(huì)保障局檔案管理系統(tǒng)中人力資源信息的存儲(chǔ)與提取都是通過人力去計(jì)算和規(guī)劃人力檔案來保證的，但是在新形勢(shì)下，隨著企業(yè)以及員工信息的復(fù)雜化和規(guī)模擴(kuò)大化，傳統(tǒng)的檔案管理模式的工作效率逐漸顯得不足，并且在實(shí)際管理工作中還造成了極大的人力物力浪費(fèi)，使得人力資源和社會(huì)保障局檔案管理成本增加。

新形勢(shì)下人力資源和社會(huì)保障局的檔案管理內(nèi)容是極為復(fù)雜的，因此，在人力資源和社會(huì)保障局的檔案管理中，要合理使用數(shù)字化技術(shù)，建立檔案管理的數(shù)據(jù)庫。人力資源和社會(huì)保障局檔案管理數(shù)據(jù)庫能將不同類型的檔案進(jìn)行統(tǒng)一的存儲(chǔ)和管理，從而在檔案的分配和整理上能夠更加具有全面性，在檔案管理的過程中也能為用戶提供完善的檔案調(diào)用流程。除此之外，人力資源和社會(huì)保障局檔案管理數(shù)據(jù)庫還能在一定程度上完成檔案信息的自動(dòng)分類，不同檔案信息可以根據(jù)其檔案屬性存儲(chǔ)在不同的數(shù)據(jù)庫類型中，使得檔案管理人員能夠迅速的查找到其所需要的檔案信息。

2.2 人力資源和社會(huì)保障局檔案管理的制度更新

我國信息化的檔案管理模式還處在初級(jí)階段，為了有效的提高檔案管理系統(tǒng)的運(yùn)行效率和管理水平，人力資源和社會(huì)保障局應(yīng)當(dāng)全面分析影響檔案管理系統(tǒng)的各種因素，綜合考慮各種因素所引發(fā)的不同問題并提出相關(guān)解決方案，最終設(shè)立完整的檔案管理制度。在新形勢(shì)下，對(duì)于人力資源和社會(huì)保障局檔案管理系統(tǒng)中的信息處理系統(tǒng)以及智能設(shè)備的管理應(yīng)當(dāng)注重其關(guān)聯(lián)性，實(shí)現(xiàn)聯(lián)動(dòng)管理，從而達(dá)到較優(yōu)的運(yùn)行管理效果。

3 新形勢(shì)下加強(qiáng)人力資源和社會(huì)保障局檔案管理質(zhì)量的措施

新形勢(shì)下人力資源和社會(huì)保障局的檔案管理工作主要依靠先進(jìn)的現(xiàn)代化管理技術(shù)以及管理理念來實(shí)現(xiàn)文檔管理模式的更新，并在綜合的應(yīng)用中實(shí)現(xiàn)人力資源和社會(huì)保障局發(fā)展的創(chuàng)新。現(xiàn)代化管理技術(shù)與傳統(tǒng)文檔管理工作經(jīng)驗(yàn)的融合能夠?qū)⑽臋n管理工作的內(nèi)容質(zhì)量提高，并且在具體的工作流程中實(shí)現(xiàn)高效率以及高質(zhì)量運(yùn)行，從而為人力資源和社會(huì)保障局總體的管理過程提供指導(dǎo)思路，最終加強(qiáng)人力資源和社會(huì)保障局信息化建設(shè)。

3.1 優(yōu)化人力資源和社會(huì)保障局檔案整合模式

傳統(tǒng)的人力資源和社會(huì)保障局檔案整合過程中，一般是通過人力進(jìn)行檔案的查找、分類以及整合。但是基于大數(shù)據(jù)環(huán)境下的檔案整合過程中，可以使用計(jì)算機(jī)技術(shù)支持下的檔案管理平臺(tái)進(jìn)行檔案信息的整合。檔案信息管理平臺(tái)在人力資源和社會(huì)保障局?jǐn)?shù)據(jù)庫中構(gòu)建了搜索功能，管理人員可以通過不同索引的搜索將人力資源和社會(huì)保障局?jǐn)?shù)據(jù)庫中不同的檔案進(jìn)行分類，其分類方式根據(jù)管理人員的分類條目為準(zhǔn)。在人力資源和社會(huì)保障局檔案庫中，不同類型的檔案信息是存放在不同類型的數(shù)據(jù)庫中的，舉例來說，管理人員需要搜索相關(guān)工科的人力檔案信息，可以人力資源和社會(huì)保障局檔案管理平臺(tái)中輸入“工科”進(jìn)行查找，即可顯示出資源庫中的所有工科類型的人力資源，從而方便管理人員的分類和整合。此操作的基礎(chǔ)是通過人力資源和社會(huì)保障局檔案提前整合進(jìn)數(shù)據(jù)庫中的類型辨別來完成的，因此，在不同類型的檔案整合進(jìn)入數(shù)據(jù)庫時(shí)，要根據(jù)其檔案類型對(duì)其打上不同的檔案標(biāo)簽，從而使得管理人員在進(jìn)行分類型查找時(shí)不造成混亂或者遺漏，為新形勢(shì)下的人力資源和社會(huì)保障局檔案管理質(zhì)量打下基礎(chǔ)。

3.2 提高企業(yè)檔案管理人員素質(zhì)

人力資源和社會(huì)保障局檔案管理員工是檔案系統(tǒng)建設(shè)的重要推動(dòng)力之一。檔案管理員工對(duì)于文檔管理技術(shù)的實(shí)用水平直接影響人力資源和社會(huì)保障局的檔案系統(tǒng)建設(shè)質(zhì)量?，F(xiàn)代化文檔管理工作對(duì)于人才的要求也是相對(duì)較高的，所以達(dá)成人力資源和社會(huì)保障局檔案現(xiàn)代管理化目標(biāo)的首要任務(wù)是加強(qiáng)對(duì)檔案管理員工的文檔管理技術(shù)培訓(xùn)，經(jīng)過一定程度的培訓(xùn)，檔案管理員工就能熟練的適應(yīng)以及掌握基礎(chǔ)的文檔現(xiàn)代化管理工作流程。

4 結(jié)語

隨著新形勢(shì)下檔案管理工作的不斷復(fù)雜化，做好人力資源和社會(huì)保障局檔案管理工作能夠?yàn)槿肆Y源和社會(huì)保障局的工作過程帶來良好的效果。同時(shí)，人力資源和社會(huì)保障局管理者要認(rèn)識(shí)到檔案管理信息化建設(shè)的重要意義，計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)以及數(shù)據(jù)處理軟件是檔案管理信息化建設(shè)的基礎(chǔ)，計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)可以為人力資源和社會(huì)保障局檔案管理部門建立系統(tǒng)的數(shù)據(jù)管理平臺(tái)，提高檔案管理效率，并優(yōu)化其管理模式，最終為人力資源和社會(huì)保障局總體檔案管理模式的更新和改革做出貢獻(xiàn)。

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