新形勢(shì)下高校基建檔案管理存在的問(wèn)題及對(duì)策探究

張加儀

摘 要：在高?；n案管理情況調(diào)查后，發(fā)現(xiàn)新形勢(shì)下高校的基建管理存在很多問(wèn)題。本文結(jié)合各高校基建管理存在的問(wèn)題，提出了相應(yīng)的措施和建議，希望可以為新時(shí)期各高?；n案管理和基建建檔提供理論基礎(chǔ)，促進(jìn)高?；ü芾砟Ｊ降倪M(jìn)步。

關(guān)鍵詞：新形勢(shì)；基建檔案：高校

1 基建檔案的概念

基建檔案指的是一個(gè)項(xiàng)目在建設(shè)過(guò)程中從決策到建成的整個(gè)過(guò)程中形成具有保存價(jià)值的各種文件材料。而高校的基建檔案代表了學(xué)校發(fā)展的真實(shí)記錄，是有效的歷史憑證。一般情況下建設(shè)的項(xiàng)目資料通常是成套性的，是一個(gè)有機(jī)聯(lián)系的整體，包括了設(shè)計(jì)文件、工程管理文件以及其他材料，是基建后期進(jìn)行擴(kuò)建、維修改造以及處理糾紛的重要憑證。高?；n案涉及到很多個(gè)單位，任何一個(gè)單位或環(huán)節(jié)的疏忽都會(huì)影響基建檔案建設(shè)的結(jié)果。在高校基建檔案建設(shè)的過(guò)程中，存在管理服務(wù)質(zhì)量不高、利用效能低等問(wèn)題，十分不利于高?；n案管理水平的提升。各高校需要明確基建檔案管理過(guò)程中存在的問(wèn)題，制定相應(yīng)的對(duì)策，為提高高?；n案管理水平和服務(wù)質(zhì)量不斷努力。

2 新形勢(shì)下高?；n案管理存在的問(wèn)題

2.1 管理人員業(yè)務(wù)水平和專(zhuān)業(yè)素質(zhì)不高

隨著我國(guó)高等教育的不斷發(fā)展，大部分都加強(qiáng)了基礎(chǔ)建設(shè)和新校區(qū)的建設(shè)，會(huì)給檔案基建管理帶來(lái)了大量工程材料。學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)都十分重視建設(shè)工程的質(zhì)量，基建部門(mén)的管理人員也十分重視工程建設(shè)的質(zhì)量和進(jìn)度，而忽視對(duì)于基建文件材料的整理工作。這主要是兩方面的原因，一方面是由于高校通常沒(méi)有固定的基建檔案管理人員，因此管理人員對(duì)于工作的認(rèn)識(shí)和管理不足，很難全心全意的做好基建的收拾和整理工作。另一個(gè)方面各高校的基建管理人員對(duì)于基建工程管理不了解，缺乏熟悉基建業(yè)務(wù)和熟悉基建管理的專(zhuān)業(yè)人員。同時(shí)，檔案部門(mén)的競(jìng)爭(zhēng)意識(shí)不強(qiáng)，缺乏主觀能動(dòng)性，導(dǎo)致基建工作相對(duì)滯后。

2.2 歸納文件的質(zhì)量和完整度不高

在調(diào)查已歸檔的文件后發(fā)現(xiàn)，一部分基建材料收集不夠齊全，也沒(méi)有按照相關(guān)要求進(jìn)行整理。這主要是由于基建檔案文件的收集難度很大，收集來(lái)的文件材料的質(zhì)量也不符合規(guī)范，還存在一些文件原價(jià)丟失，只能保存復(fù)印件的情況，造成了進(jìn)行文件歸檔時(shí)文件不齊全。同時(shí)，由于一些工程建設(shè)的周期過(guò)程，導(dǎo)致基建建檔涉及的范圍很廣、環(huán)節(jié)復(fù)雜，歸檔需要覆蓋項(xiàng)目的全過(guò)程，因此資料一直處于動(dòng)態(tài)變化，給建檔的資料收集帶來(lái)了困難。上文提到，基建部門(mén)人員十分缺乏，因此在工作過(guò)程中很容易存在對(duì)材料的認(rèn)識(shí)不足，處于被動(dòng)接受過(guò)程材料的狀態(tài)，這也是基建材料完整性和質(zhì)量不高、材料不符合相關(guān)要求的原因。還有一些管理人員只重視階段性文件材料的收集，忽略全過(guò)程文件材料的完整歸檔。尤其是在紙質(zhì)文件資料的收集方面，一些項(xiàng)目建議書(shū)和可行性研究報(bào)告缺少領(lǐng)導(dǎo)的簽字或者沒(méi)有具體的日期，對(duì)于設(shè)備安裝文件資料的收集也不夠重視。

在圖紙方面，存在很多施工圖加蓋竣工章代替竣工圖、圖紙為復(fù)印件的現(xiàn)象。工程影像資料也十分不齊全，通常缺少開(kāi)工前、施工階段的音像資料，只有竣工時(shí)的照片，基建電子文件資料也普遍很少。

2.3 信息化水平不高，管理利用效能低

由于管理技術(shù)落后、應(yīng)用計(jì)算機(jī)管理文件不多，高校基建檔案管理普遍存在利用效能低的現(xiàn)象。一些高校即使應(yīng)用了檔案管理系統(tǒng)，但是僅僅只是對(duì)于基建檔案目錄實(shí)行信息化的管理，十分不利于日后的查詢(xún)和使用。在遇到需要查詢(xún)和使用基建檔案的情況時(shí)，需要人工查找及復(fù)印，很容易發(fā)生原件破損或遺失的情況。

2.4 管理體系不健全、缺少制度保障

由于各高校對(duì)于基建檔案歸檔的規(guī)范性要求不夠造成了檔案管理體系不健全的現(xiàn)象出現(xiàn)。雖然各高校制定了基建檔案的管理制度及存檔范圍，但是在實(shí)際的操作過(guò)程中，缺乏有效的約束機(jī)制和制度保障。一些高校基建部門(mén)于施工單位、設(shè)計(jì)單位的資料管理職責(zé)不夠明確，各部門(mén)遇到問(wèn)題相互推諉，導(dǎo)致基建資料不全、管理方式落后。引起制度保障缺失的主要原因是由于人員配備不足。由于目前基建部門(mén)擴(kuò)建、改造工程多，任務(wù)繁重，導(dǎo)致基建人員更加緊缺。同時(shí)每個(gè)項(xiàng)目都有大量的材料，對(duì)于一些相對(duì)復(fù)雜的基建檔案材料需要專(zhuān)業(yè)的人員才能完成，而高校安排的人員要么專(zhuān)業(yè)素質(zhì)不高無(wú)法勝任，要么任務(wù)繁重、容易出錯(cuò)。

經(jīng)費(fèi)不足也是引起制度保障缺少的一個(gè)因素，基建檔案的管理同其他類(lèi)型的檔案管理不同，需要使用專(zhuān)門(mén)的設(shè)備，需要資金的支持。但是學(xué)校每年用于檔案建設(shè)的費(fèi)用很少，無(wú)法保障基建檔案建設(shè)工作的順利進(jìn)行。

3 加強(qiáng)基建檔案管理的對(duì)策

3.1 加強(qiáng)基建管理人員的培訓(xùn)、提高管理人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)

基建部門(mén)的工作在管理文件資料和歸檔方面起著重要的作用，因此高校要加大基建部門(mén)的宣傳，爭(zhēng)取學(xué)校管理層和領(lǐng)導(dǎo)對(duì)基建工作的重視。同時(shí)應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)基建管理人員的培訓(xùn)，例如，參加國(guó)家檔案局的培訓(xùn)、進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)等，努力提高工作人員對(duì)職業(yè)技能和專(zhuān)業(yè)素質(zhì)。另外，還需要增強(qiáng)基建管理人員的服務(wù)意識(shí)，不斷提高檔案利用的管理水平。

3.2 遵守建設(shè)工程文件的歸檔規(guī)范、提高存檔資料的質(zhì)量

在進(jìn)行基建檔案管理時(shí)，需要明確各部門(mén)的職責(zé)，實(shí)行對(duì)基建資料的全程監(jiān)控。同時(shí)需要健全基建工作人員和檔案管理人員的溝通機(jī)制，促進(jìn)雙方的團(tuán)結(jié)協(xié)作，避免基建管理人員由于對(duì)檔案管理不理解造成資料的遺漏或丟失。另外要監(jiān)督好基建部門(mén)的兼職人員做好材料的歸檔和部門(mén)的立卷工作，按時(shí)間節(jié)點(diǎn)進(jìn)行交接。

3.3 加快基建檔案數(shù)字化建設(shè)、提高基建檔案管理的利用效能

當(dāng)前，我國(guó)已經(jīng)步入信息時(shí)代，實(shí)施基建檔案的數(shù)字化、管理的信息化已經(jīng)是不可阻擋的時(shí)代潮流。目前很多高校的基建檔案現(xiàn)代化水平仍然偏低，不僅增加了查閱使用的時(shí)間，還會(huì)造成資料的破損和丟失，因此需要加強(qiáng)基建檔案的信息化建設(shè)。學(xué)校應(yīng)當(dāng)給基建部門(mén)配備計(jì)算機(jī)專(zhuān)業(yè)人員，建立目錄檔案數(shù)據(jù)庫(kù)并完善電子檔案接收體系，加強(qiáng)網(wǎng)站平臺(tái)的開(kāi)發(fā)和利用，實(shí)現(xiàn)檔案的現(xiàn)代化管理、促進(jìn)資源的共享，為學(xué)校檔案管理提供有力保障。

3.4 完善檔案管理體系、建立基建檔案保障體系

各高校需要根據(jù)國(guó)家檔案部門(mén)的相關(guān)規(guī)定，制定檔案歸檔規(guī)范的實(shí)施細(xì)則，完善基建檔案管理體系，建立檔案管理保障制度。有了制度保障，才能保障檔案管理工作的可控性，實(shí)施責(zé)任到人制度，從而推動(dòng)檔案管理工作的有序開(kāi)展。保障制度的實(shí)施離不開(kāi)領(lǐng)導(dǎo)的支持，首先，需要有專(zhuān)業(yè)人員進(jìn)行檔案資料的收集、整理和歸檔工作，明確崗位職責(zé)，確保檔案資料的完整性和有效性。其次需要有足夠的資金支持，檔案建設(shè)的信息化管理、服務(wù)的現(xiàn)代化離不開(kāi)資金的支持。最后將檔案管理工作納入部門(mén)考核，實(shí)現(xiàn)基建檔案管理工作的規(guī)范化。

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