談完善高校離退休人員檔案管理

摘 要：老干部是財(cái)富，老干部是資源，老干部是歷史，做好老干部工作，涵蓋老干部工作的方方面面。服務(wù)至關(guān)重要，教育不可缺少，管理尤需加強(qiáng)，引領(lǐng)時(shí)刻需要，精準(zhǔn)特別關(guān)鍵，但它們的共同基礎(chǔ)是信息且是準(zhǔn)確的信息，而信息來自檔案。

關(guān)鍵詞：高校；離退人員；檔案管理

2011年9月，習(xí)近平總書記在全國老干部工作表彰會上曾講：尊重老干部就是尊重黨的光榮歷史，愛護(hù)老干部就是愛護(hù)黨的寶貴財(cái)富，學(xué)習(xí)老干部就是學(xué)習(xí)黨的優(yōu)良傳統(tǒng)和作風(fēng)，重視發(fā)揮老干部作用就是重視黨的重要政治資源。多年來，老干部管理部門秉承這一重要指示，恪盡職守，殫精竭慮，精心服務(wù)，從早從深厚植離退休老同志管理、教育、服務(wù)理念，做牢做實(shí)離退休老同志管理服務(wù)工作，為離退休老同志頤養(yǎng)天年、安度晚年創(chuàng)造一切可能的條件，提供一切可能的服務(wù)手段，得到廣大離退休老同志的贊賞和美譽(yù)，可以說取得了豐碩成果，收到黨和政府領(lǐng)導(dǎo)的高度認(rèn)可和贊同。但隨著新時(shí)代的到來，離退休老同志隊(duì)伍無論從年齡結(jié)構(gòu)還是知識結(jié)構(gòu)等諸方面都發(fā)生了新的變化，比如：離休干部越來越少，退休干部越來越多；離休干部進(jìn)入“雙高期”，對很多事都顯示出心有余而力不足，與之相反，退休干部大量增加，年齡上、思想上、活躍度等諸方面已成為主力軍。

1 當(dāng)前離退休老同志檔案管理的現(xiàn)狀淺析

1）組織人事部門對離退休老同志檔案管理碎片化嚴(yán)重。在工作開展中，筆者發(fā)現(xiàn)組織人事部門對某人的檔案化管理雖然做到了一人一檔，逐年進(jìn)行登記管理，但是打開某人的檔案從參加工作起到離退休止，幾乎就是紙質(zhì)材料的簡單堆砌，這種碎片化的管理造成查找信息非常困難。分析其成因，一是領(lǐng)導(dǎo)重視不夠，二是檔案管理人員更換頻繁，很少有長久做，做長久的，三是受管理工具的影響，從一開始就沒有做好建檔立卡管長久的打算，四是管理人員責(zé)任心不強(qiáng)，人員越來越多，檔案也越來越多，新官理不了舊賬，以前的亂象不是我造成的，不去管我前任的事，但受以前亂象的影響，自己任內(nèi)分管的新的檔案也沒按照檔案管理的要求認(rèn)真去做，去管理。

2）丟失殘缺率高。在對離退休老同志檔案整理過程中，發(fā)現(xiàn)沒有一個(gè)人的檔案是完整無缺的，都不同程度地存在著白頁、缺頁現(xiàn)象。從階段上看，有的一個(gè)階段甚至多個(gè)階段的檔案內(nèi)容幾乎全失去了，了解其全貌相當(dāng)困難，因?yàn)楹推渫g、同階段健在的老同志也不多了，知道其經(jīng)歷的尚健在的老同志也很難說的清楚。分析原因，一是檔案資料歸檔不及時(shí)，管理易人率高，二是搬家率高，整理過程中盡責(zé)不到，在搬家過程中丟失的檔案資料較多。

3）鼠咬霉變率高。從整理檔案過程中看，由于人們重視不夠，沒有專兼職檔案管理人員，加之房屋短缺，又由于思想上認(rèn)為檔案都是已經(jīng)過去的東西了，就不加分類隨便找個(gè)房子堆砌起來，加上一把鎖了事，很少打開房間進(jìn)行查對、核實(shí)、除霉處理。

4）張冠李戴，串戶率高，電子文檔建立不全。檔案數(shù)度易手，多人管理，沒有形成好的管理傳統(tǒng)，新的接管人和舊的管理者之間沒有交接記錄，即使有，也僅僅是表面文字交接表的傳遞或大宗的過目，細(xì)到個(gè)人的幾乎沒有點(diǎn)接記錄。整理檔案還見到，張三的內(nèi)容裝到李四的袋子里去的不少，串戶現(xiàn)象偏高。受歷史因素的影響，電子文檔建立的不全面、不嚴(yán)謹(jǐn)、不牢固，對離退休老同志的檔案建立的不多，幾乎為空白，全靠紙質(zhì)檔案材料支撐。

5）缺乏行之有效的建檔管理辦法和手段。由于在檔案管理崗位上待的時(shí)間都不長，學(xué)的又非檔案管理專業(yè)，基本上是門外漢，加之鉆研不夠，參加培訓(xùn)不多，腦子里沒有立體概念，面對堆砌的檔案資料往往是一籌莫展，沒有好辦法、好手段，也沒有下大力氣去克服困難，請教行家里手，二是“蕭規(guī)曹隨”，得過且過，延續(xù)舊有方法亂下去。

6）老干部管理部門檔案管理的信息量嚴(yán)重滯后。由于當(dāng)前我們的檔案管理沿襲多年來的舊有管理模式，離退休管理部門對離退休人員的檔案內(nèi)容知之甚少，數(shù)據(jù)庫建設(shè)停留在淺顯的層面上，某同志退休，僅是做一些簡單的面上統(tǒng)計(jì)工作，例如姓名、年齡、籍貫、政治面貌、家庭住址、聯(lián)系電話、出生年月，身份證號、批準(zhǔn)退休日期，郵箱等簡要信息。離退休人員參加工作日期也是他們自己所談，具體準(zhǔn)確與否有待考證。

在高校知識分子扎堆的地方，離退休人員在離退休前，從事哪些領(lǐng)域研究，有何著述、發(fā)表過哪些重要文章，取得過什么教科成果，獲得過什么榮譽(yù)稱號等都很難知曉。一旦國家遇到重大事件，要統(tǒng)計(jì)離退休老同志具體情況，老干部管理部門往往還要借助組織人事部門幫助方能完成，工作中常出現(xiàn)部門間推諉扯皮現(xiàn)象，造成的后果，輕者離退休老同志不滿，重者耽誤大事要事辦成的質(zhì)量。

2 做好離退休老同志檔案管理工作的價(jià)值

做好老干部工作，從政治高度上講是對離退休管理部門對離退休人員離退休后開展“六個(gè)老有”教育與服務(wù)的創(chuàng)業(yè)，因而做好做強(qiáng)老干部工作，基礎(chǔ)在信息，信息強(qiáng)、信息準(zhǔn)，就能做成事，創(chuàng)好業(yè)，否則就會引起老同志的不滿，貽誤身事、家事、單位事、國家的事。

離退休老同志在職時(shí)愛好不一而足，有的愛好伴隨其一生一世，不因其身份因退休而裹足不前。離退休管理部門接納他們退休后，根據(jù)他們的興趣愛好開展有組織、有意義和針對性的工作，使其繼續(xù)耕耘自己的那塊天地，甚或帶動一片有共同志趣者寓教于樂、寓樂于教，謳歌社會、贊頌祖國、頌揚(yáng)人民，繼續(xù)為社會發(fā)展發(fā)揮余熱都有不菲的價(jià)值。

3 做好離退休老同志檔案管理的建議

在新時(shí)代條件下，要讓廣大老同志搭上信息化的“快車”，一是必須充分利用檔案資料，用好信息化手段，加快推進(jìn)離退休干部服務(wù)管理信息平臺建設(shè)和普及應(yīng)用；二是充分運(yùn)用檔案資料，踐行精準(zhǔn)化理念，通過健全黨內(nèi)關(guān)懷機(jī)制、推進(jìn)志愿服務(wù)、開展幫扶救助等形式，開展各種獻(xiàn)愛心、送溫暖活動，對有特殊困難的老同志，給予更多關(guān)心照顧；三是積極應(yīng)對離退休干部隊(duì)伍結(jié)構(gòu)變化帶來的新挑戰(zhàn)、退休干部服務(wù)管理面臨的新情況、人口老齡化發(fā)展對老干部工作帶來的深刻影響等問題，利用檔案資料提升規(guī)范化水平，推動老干部工作與時(shí)俱進(jìn)、提質(zhì)升級。

1）依法辦事。《中華人民共和國檔案法》自1987年9月5日頒布以來，至今已過了32個(gè)春秋，影響應(yīng)當(dāng)說深遠(yuǎn)，厚植人心久矣。當(dāng)前，我們國家大力推進(jìn)依法治國，高校紛紛推出依法治校方略，出臺文件，落實(shí)中央精神，把“權(quán)利放進(jìn)制度的籠子里”。檔案是對歷史的真實(shí)記錄，具有不可復(fù)制性，事關(guān)大局，馬虎不得，松懈不得，遲延不得。依據(jù)法律，保存好離退休老同志檔案，留得住他們的聲音，保得住他們的笑容，展得出他們的身影就是對歷史的傳承和延續(xù)。

2）選人用人要準(zhǔn)。做檔案管理工作，對個(gè)人來講可能一輩子出不了什么大成就，因而要能耐得住寂寞，受得了清貧，穩(wěn)得住心神，坐得了冷板凳，功成不必有我，功成必定有我。對組織來講，要注意觀察，確實(shí)把踏踏實(shí)實(shí)，一步一個(gè)腳印，不追求功利化的，有奉獻(xiàn)精神的同志安排在檔案管理的崗位上。對默默奉獻(xiàn)者，要落實(shí)《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》，給予表彰獎(jiǎng)勵(lì)，給予提拔重用。

3）搶救性發(fā)掘。對有重大影響的任務(wù)、事件，要保得住音像資料，要定期拷貝，要堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)策略，不斷翻新資料的存儲介質(zhì)，跟上時(shí)代前進(jìn)的步伐，與時(shí)代同步，與時(shí)代同進(jìn)。有必要每隔一段時(shí)間，就要對重大事件和人物的檔案資料進(jìn)行更新、整理、還原，以及必要的搶救性發(fā)掘保護(hù)。

1部法律、2個(gè)條例、1個(gè)實(shí)施辦法和《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》都明確規(guī)定：對于檔案管理一要有專（兼）職檔案人員，二要有完備的基礎(chǔ)設(shè)施，三是所需經(jīng)費(fèi)列入預(yù)算。一部檔案向世人展示的不僅僅是文字和影像資料，而是透過資料反映出的背后深藏的諸多價(jià)值，如某個(gè)人的成長史、某個(gè)單位的延續(xù)史，一個(gè)國家的興衰史。保有完整的檔案資料，進(jìn)行必要的人財(cái)物的投入是值得的，有價(jià)值的。

作者簡介

馬秋妍（1987-），女，碩士研究生，現(xiàn)供職于河南科技學(xué)院，從事檔案管理工作，研究方向：檔案理論、檔案實(shí)務(wù)。