淺析大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理優(yōu)化的思路

吳錦霞

摘 要：在當(dāng)前大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，檔案管理工作受到了較大的沖擊，通過將大數(shù)據(jù)與檔案工作結(jié)合，有效的提高了檔案管理工作的水平，但也對(duì)檔案管理工作帶來了較大的挑戰(zhàn)。因此在當(dāng)前大數(shù)據(jù)時(shí)代，需要做好檔案管理優(yōu)化工作，更好的發(fā)揮出大數(shù)據(jù)技術(shù)在檔案管理工作中的重要作用。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)；檔案管理；挑戰(zhàn)；優(yōu)化思路

隨著社會(huì)快速發(fā)展過程中信息化建設(shè)程度不斷加深，大數(shù)據(jù)有效的推動(dòng)了紙質(zhì)檔案向電子檔案的轉(zhuǎn)化，檔案數(shù)字化趨勢明顯，而且檔案信息檢索和檔案管理更具高效化和高質(zhì)化。同時(shí)在大數(shù)據(jù)環(huán)境下檔案信息呈現(xiàn)出多樣化和大量化的發(fā)展趨勢，這就需要在當(dāng)前檔案管理工作中我們要抓住機(jī)遇和迎接挑戰(zhàn)，更好的發(fā)揮大數(shù)據(jù)的技術(shù)優(yōu)勢，進(jìn)一步提高檔案管理工作的服務(wù)水平。

1 大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理工作面臨的挑戰(zhàn)

1.1 隱私安全風(fēng)險(xiǎn)

檔案作為關(guān)鍵信息的集成產(chǎn)物，通過對(duì)檔案信息的數(shù)據(jù)化處理，信息以電子檔案的形式進(jìn)行存儲(chǔ)，部分信息甚至上傳至云空間，進(jìn)一步提高檔案信息的利用率。在這種情況下，一旦出現(xiàn)技術(shù)漏洞，檔案信息被竊取和被不法分子利用，必然會(huì)導(dǎo)致隱私安全風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生，造成無法估量的后果。

1.2 數(shù)據(jù)處理弊端

在當(dāng)前大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，數(shù)據(jù)信息呈現(xiàn)爆炸式的增長，這也對(duì)數(shù)據(jù)存儲(chǔ)設(shè)備提出了更高的要求，而且在數(shù)據(jù)處理過程中，數(shù)據(jù)需要上傳至空間系統(tǒng)，而且海量數(shù)據(jù)的遷移也存在較大的難度。由于當(dāng)前數(shù)據(jù)上傳所需時(shí)間較長，這就影響了檔案信息的時(shí)效性。另外，由于檔案信息數(shù)量十分太大，在海量的檔案信息中如果沒有索引結(jié)構(gòu)，想要實(shí)現(xiàn)對(duì)資料的高效和精準(zhǔn)查找難度較大。

1.3 信息技術(shù)發(fā)展不足

當(dāng)前信息技術(shù)發(fā)展速度較快，特別是大數(shù)據(jù)技術(shù)能夠?yàn)樵朴?jì)算提供數(shù)據(jù)基礎(chǔ)，同時(shí)云計(jì)算作為大數(shù)據(jù)利用的結(jié)果，當(dāng)前還沒有完善的資源共享機(jī)制，這就導(dǎo)致數(shù)據(jù)的同步計(jì)算和高效檢索還無法實(shí)現(xiàn)。同時(shí)數(shù)據(jù)呈現(xiàn)分布式運(yùn)行狀態(tài)，數(shù)據(jù)遷移會(huì)有巨大的數(shù)據(jù)流量產(chǎn)生，再加之云技術(shù)發(fā)展存在局限性，存在一定的容錯(cuò)率， 這也無法保證數(shù)據(jù)的高度準(zhǔn)確性，這種情況下，一旦檔案管理系統(tǒng)不完善，則出錯(cuò)率也會(huì)越高，這必然會(huì)對(duì)檔案管理工作的實(shí)效性帶來較大的影響。

1.4 專業(yè)人才缺失

近年來檔案管理數(shù)據(jù)化發(fā)展趨勢明顯，但相對(duì)于檔案管理工作的快速發(fā)展而言，檔案管理專業(yè)人才的培養(yǎng)相對(duì)滯后，一些高新設(shè)備存在無人能用及先進(jìn)技術(shù)無法發(fā)揮實(shí)際作用的情況。這必然會(huì)對(duì)檔案工作的發(fā)展帶來了較大的阻礙。因此需要重視檔案管理專業(yè)人才的培養(yǎng)，全面提高檔案管理人員的專業(yè)技能，使其掌握先進(jìn)的技術(shù)和設(shè)備，更好的適應(yīng)大數(shù)據(jù)時(shí)代對(duì)檔案管理工作的要求。

2 大數(shù)據(jù)時(shí)代下檔案管理的優(yōu)化思路

2.1 樹立檔案管理工作的大數(shù)據(jù)意識(shí)

在當(dāng)前大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，檔案管理工作中需要樹立大數(shù)據(jù)意識(shí)，利用大數(shù)據(jù)思維來對(duì)檔案進(jìn)行管理，更好的發(fā)揮出檔案的價(jià)值。在實(shí)際檔案管理工作中，需要充分的運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)的優(yōu)勢，深入對(duì)檔案信息資源進(jìn)行挖掘，利用大數(shù)據(jù)技術(shù)來對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行處理，全面提升檔案信息的開發(fā)利用水平，加快推動(dòng)檔案共享的步伐，確保檔案管理和服務(wù)整體水平的提高。

2.2 重視大數(shù)據(jù)技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用

傳統(tǒng)檔案管理其對(duì)象是實(shí)體檔案信息，人工管理最為常見。而信息時(shí)代的發(fā)展，信息量激增，信息處理難度加大，信息處理效率要求更高，我們必須引入大數(shù)據(jù)檔案管理技術(shù)，從檔案的整理到編目到裝訂堅(jiān)持信息化的處理，在計(jì)算機(jī)輔助下實(shí)現(xiàn)檔案管理的升級(jí)。在信息篩選與價(jià)值挖掘時(shí)提升技術(shù)的敏感度，選擇性的引入檔案管理創(chuàng)新技術(shù)，建立數(shù)據(jù)化的檔案信息體系，構(gòu)建檔案云服務(wù)平臺(tái)，為檔案管理信息化建設(shè)提供有效的技術(shù)支持。

2.3 優(yōu)化檔案業(yè)務(wù)流程

大數(shù)據(jù)環(huán)境下的檔案管理必須創(chuàng)新檔案業(yè)務(wù)流程，無論是檔案管理的“收”、“管”還是“用”將增加更多的內(nèi)涵，從定期的被動(dòng)提交到檔案數(shù)據(jù)的即時(shí)接收與自動(dòng)歸檔。實(shí)現(xiàn)信息獲取流程的動(dòng)態(tài)控制。在管環(huán)節(jié)實(shí)現(xiàn)手工管理向自動(dòng)化管理的轉(zhuǎn)變，建立統(tǒng)一的檔案云平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的統(tǒng)一存儲(chǔ)與處理，高效利用。而用環(huán)節(jié)提升檔案服務(wù)的主動(dòng)性，主動(dòng)挖掘信息價(jià)值，調(diào)研分析用戶需求，為檔案用戶及社會(huì)提供高價(jià)值的檔案服務(wù)，實(shí)現(xiàn)檔案服務(wù)的全智能化。

2.4 創(chuàng)新檔案管理模式和服務(wù)模式

大數(shù)據(jù)時(shí)代是信息化的時(shí)代，檔案管理部門要主動(dòng)順應(yīng)發(fā)展趨勢，積極應(yīng)對(duì)挑戰(zhàn)，具備創(chuàng)新的思想，打破傳統(tǒng)的檔案管理模式的約束，運(yùn)用好現(xiàn)代檔案管理的新方法，加快推進(jìn)檔案信息技術(shù)與檔案傳統(tǒng)管理工作的融合進(jìn)程，全面提高檔案的完整率、有效率和實(shí)際利用率，全面實(shí)現(xiàn)檔案一體化的管理水平，為檔案管理工作帶來更大的效益，全面提高檔案管理水平。

在傳統(tǒng)檔案管理模式下，檔案工作主要是針對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行管理，不具備生產(chǎn)數(shù)據(jù)產(chǎn)品的能力，因此提供的服務(wù)單一、有限。而基于大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下的檔案服務(wù)，能夠更準(zhǔn)確了解用戶的需求，并根據(jù)用戶的需求制定個(gè)性化的檔案產(chǎn)品。這就需要在實(shí)際檔案工作中，需要深入調(diào)查研究，把握社會(huì)熱點(diǎn)，關(guān)注不同人群的關(guān)注點(diǎn)，借助信息化技術(shù)手段，為檔案用戶提供更具針對(duì)性的推送服務(wù)。另外，在大數(shù)據(jù)管理框架下，用戶不只是數(shù)據(jù)的使用者，同時(shí)也成為檔案管理的參與者，用戶在對(duì)檔案使用時(shí)也是對(duì)檔案資源的再整合。用戶每次檢索數(shù)據(jù)均被數(shù)據(jù)庫記錄，然后通過智能化分析手段，對(duì)用戶的需求做出分析，在類似需求的用戶檢索時(shí)便可向其推送其他用戶檢索結(jié)果，從而提高檔案服務(wù)的準(zhǔn)確性和服務(wù)效率。

2.5 加強(qiáng)檔案專業(yè)人才的培養(yǎng)

在當(dāng)前大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，檔案管理工作面臨著嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)，為了實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展，需要打造一支更高素質(zhì)和專業(yè)化的檔案管理人才隊(duì)伍，更好的與大數(shù)據(jù)時(shí)代的發(fā)展要求相適應(yīng)。因此在實(shí)際工作中，需要重視對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)和再教育，定期開展具有針對(duì)性的培訓(xùn)，使檔案管理人員在具備扎實(shí)專業(yè)知識(shí)的基礎(chǔ)上，能夠及時(shí)掌握先進(jìn)的技術(shù)知識(shí)，全面提高自身的專業(yè)技能。同時(shí)還要重視檔案專業(yè)型人才的引進(jìn)，加快推動(dòng)檔案工作的轉(zhuǎn)型升級(jí)，為檔案管理工作的創(chuàng)新優(yōu)化注入新的生機(jī)和活力。

3 結(jié)束語

在當(dāng)前大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，在檔案管理工作中通過引入大數(shù)據(jù)技術(shù)，加快推進(jìn)檔案管理流程的優(yōu)化和檔案管理模式的創(chuàng)新，進(jìn)一步提高檔案的價(jià)值。大數(shù)據(jù)時(shí)代下檔案管理工作面臨著良好的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，因此要求檔案管理人員要重視自身專業(yè)技能和職業(yè)素質(zhì)的提升，這樣才能抓住機(jī)遇，迎接挑戰(zhàn)，充分的運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)優(yōu)勢來推動(dòng)檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展，提升檔案管理工作的實(shí)效性，確保檔案價(jià)值的實(shí)現(xiàn)。

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