新時(shí)代文書檔案管理工作的探討

摘 要：在信息交互速率加快以及工作節(jié)奏加快的現(xiàn)代社會(huì)，文書檔案管理工作成效直接影響到其他工作的開展。新時(shí)代，文書檔案的內(nèi)容和傳播形式都發(fā)生了相應(yīng)的改變，文書檔案資源的使用頻率和利用價(jià)值也有所提升。因此，優(yōu)化文書檔案管理各個(gè)環(huán)節(jié)，確保文書檔案管理工作質(zhì)量成為現(xiàn)階段檔案管理部門的關(guān)鍵工作。本文立足于新時(shí)代背景，從完善管理體制、提升信息技術(shù)運(yùn)用能力以及完善管理標(biāo)準(zhǔn)等多個(gè)層面剖析文書檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化路徑。

關(guān)鍵詞：新時(shí)代；文書檔案；信息化；體制

1 新時(shí)代文書檔案管理工作的特點(diǎn)

1）文書檔案內(nèi)容與形式呈現(xiàn)多樣化。信息化社會(huì)，各個(gè)單位的公文往來以及工作交流頻率加快。隨之產(chǎn)生的信息資源不斷增多。辦公自動(dòng)化以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)愈發(fā)成熟，更是改變了文書檔案的形式，電子文書檔案隨之增加。因此，檔案管理人員工作量有所增加，歸檔任務(wù)和管理任務(wù)也愈發(fā)沉重，原本就種類多樣的文書檔案也發(fā)生了演變。許多單位的檔案管理人員不僅需要對(duì)紙質(zhì)文書檔案進(jìn)行歸口管理，還需要在電子系統(tǒng)上處理電子文書檔案[1]。在這種背景下，許多單位開始著手文書檔案技術(shù)化、信息化和智能化建設(shè)，開始將數(shù)字處理技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)運(yùn)用至文書檔案管理領(lǐng)域，取得了階段性成果，一定程度上緩解了檔案管理人員工作壓力。

2）文書檔案管理價(jià)值更加突出。文書檔案管理工作的本質(zhì)是信息資源加工，實(shí)質(zhì)上是對(duì)信息資源進(jìn)行深度收集、加工、管理和利用，最終目的是服務(wù)于單位其他工作，使單位能夠創(chuàng)造出更多的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。文書檔案作為單位決策層開展決策工作的客觀依據(jù)，能夠顯著增強(qiáng)單位決策工作的可行度和科學(xué)性。許多單位決策人員通過參考文書檔案，能夠從宏觀和微觀上把握今后工作方向，擬定出更具有前瞻性和科學(xué)性的發(fā)展戰(zhàn)略。此外，伴隨信息共享技術(shù)愈發(fā)的成熟，各個(gè)單位之間開始尋求合作，探索建設(shè)文書檔案共享機(jī)制，進(jìn)一步挖掘了文書檔案的價(jià)值，節(jié)約了單位開支。

2 新時(shí)代文書檔案管理工作的現(xiàn)實(shí)困境

1）部門之間聯(lián)動(dòng)不足。雖然在信息化社會(huì)，文書檔案的價(jià)值得到了認(rèn)同，但是仍然有部分單位的相關(guān)工作人員缺乏對(duì)文書檔案工作的正常認(rèn)識(shí)，單純的將文書檔案管理工作視為資料整理工作。由此導(dǎo)致單位各個(gè)部門之間缺乏聯(lián)動(dòng)，影響了文書檔案工作的正常開展[2]。檔案管理人員對(duì)文書檔案進(jìn)行跟蹤或定期收集過程中，需要其他部門工作人員在提供后續(xù)資料上給予配合，才能確保文書檔案收集工作的完整性、規(guī)范性和連續(xù)性。與此形成對(duì)比的是現(xiàn)階段部分單位管理體制上存在缺陷，導(dǎo)致各個(gè)部門與檔案歸口管理部門之間的聯(lián)動(dòng)不足。一方面，部分單位沒有加強(qiáng)頂層設(shè)計(jì)，沒有設(shè)置出一套貼合本單位檔案管理實(shí)際的工作流程，部門與部門之間工作難以接軌。加之其他部門工作人員對(duì)文書檔案管理工作知之甚少，在缺乏指引的情況下更是難以配合檔案管理人員的工作，影響了文書檔案收集工作的質(zhì)量。另一方面，部分單位沒有加強(qiáng)監(jiān)督管理和績(jī)效考核，其他部門工作人員對(duì)文書檔案管理工作重視度不高。

2）信息化技術(shù)運(yùn)用能力不強(qiáng)。數(shù)字化技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)以及其他智能技術(shù)可以高效處理信息資源，為單位文書檔案管理工作帶來了新思路。現(xiàn)階段，部分單位信息化技術(shù)運(yùn)用能力不強(qiáng)，難以適應(yīng)現(xiàn)代檔案事業(yè)變化和發(fā)展。實(shí)踐中大致存在以下幾種情況：第一，人力資源建設(shè)工作存在漏洞。工作人員專業(yè)知識(shí)更新與時(shí)代發(fā)展速度不匹配，阻礙了信息化建設(shè)進(jìn)程。部門單位引進(jìn)文書檔案管理系統(tǒng)和硬件設(shè)施時(shí)，忽視了人力資源建設(shè)，工作人員運(yùn)用檔案管理系統(tǒng)和信息技術(shù)的能力不強(qiáng)。第二，部分單位沒有營(yíng)造創(chuàng)新環(huán)境。工作人員創(chuàng)新意識(shí)匱乏，主動(dòng)性不強(qiáng)，難以形成特色化的檔案管理機(jī)制。第三，部分單位忽視了辦公條件的改善，文書檔案管理工作過于依賴人力，不利于文書檔案管理工作的可持續(xù)化發(fā)展。部門單位沒有在文書檔案管理信息化建設(shè)上給予相關(guān)部門足夠的資金支持、物力支持和人力支持，與普遍實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化和文件信息化的工作環(huán)境形成了鮮明對(duì)比，不利于提升文書檔案的收集效率、管理效率和利用效率。

3 新時(shí)代文書檔案管理工作的策略

1）完善管理體制，形成部門聯(lián)動(dòng)。新時(shí)代，文書檔案管理工作呈現(xiàn)出新特點(diǎn)，傳統(tǒng)管理機(jī)制難以適應(yīng)文書檔案管理實(shí)際管理需求，不利于單位長(zhǎng)期發(fā)展。為此，單位有必要從管理制度入手，加強(qiáng)頂層設(shè)計(jì)，確保檔案管理工作各個(gè)環(huán)節(jié)暢通[3]。首先，單位要積極開展調(diào)研，充分了解本單位檔案管理工作的現(xiàn)實(shí)困境，有針對(duì)性的設(shè)置出檔案管理流程。其次，單位應(yīng)當(dāng)明確各個(gè)部門在文書檔案收集、管理、后續(xù)交接和利用環(huán)節(jié)的義務(wù)和責(zé)任，將責(zé)任落實(shí)到具體的工作人員，督促工作人員形成檔案協(xié)作管理意識(shí)和檔案管理責(zé)任意識(shí)。最后，單位要重點(diǎn)完善文書檔案跟蹤管理機(jī)制，加強(qiáng)文書檔案的完整性和連續(xù)性，真正發(fā)揮文書檔案的價(jià)值和效用?？偠灾?，單位建立一套可行性強(qiáng)的管理體制，才能使文書檔案管理工作走向標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，才能防止部門之間互相推諉，提升文書檔案工作質(zhì)量。

2）提升信息技術(shù)運(yùn)用能力。在信息科技高度發(fā)展的新時(shí)代，信息科技對(duì)人類生活與工作的影響程度不斷加深。單位要確保本單位信息技術(shù)運(yùn)用能力與信息化時(shí)代發(fā)展速度相匹配。首先，單位要培養(yǎng)具備相關(guān)技能和工作經(jīng)驗(yàn)的人才，防止文書檔案管理工作邊緣化。單位既可以從培訓(xùn)層面入手，通過定向培養(yǎng)、統(tǒng)一培訓(xùn)和崗位交流等方式來培養(yǎng)人才，也可以與其他單位進(jìn)行合作，共同舉辦交流論壇和合作論壇，為工作人員提供平臺(tái)。其次，單位要重視創(chuàng)新，鼓勵(lì)工作人員開展課題研究和技術(shù)研發(fā)，探索引進(jìn)大數(shù)據(jù)技術(shù)、區(qū)塊鏈技術(shù)和人工智能技術(shù)，推動(dòng)文書檔案管理機(jī)制創(chuàng)新，營(yíng)造創(chuàng)新環(huán)境。最后，單位要逐步改善辦公環(huán)境，滿足檔案管理部門工作需求，為其提供充足的資金支持，完善各種軟硬件管理設(shè)施。

3）完善檔案管理標(biāo)準(zhǔn)。紙質(zhì)文書檔案與電子文書檔案分屬兩個(gè)領(lǐng)域，各有其特點(diǎn)。為此，單位必須完善檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，確保文書檔案管理符合行業(yè)相關(guān)要求。一方面，對(duì)于紙質(zhì)文書檔案而言，單位要重點(diǎn)把控文書檔案歸檔與保管環(huán)節(jié)，加強(qiáng)對(duì)紙質(zhì)檔案的安全管理工作。同時(shí)，對(duì)于失效的相關(guān)紙質(zhì)檔案，要及時(shí)進(jìn)行銷毀，防止檔案堆積，節(jié)約單位管理成本。另一方面，對(duì)于電子文書檔案而言，單位要統(tǒng)一電子文書檔案保管格式，對(duì)電子文書檔案的加工標(biāo)準(zhǔn)、保管標(biāo)準(zhǔn)和儲(chǔ)存方式予以明確?？偠灾?，完善檔案管理標(biāo)準(zhǔn)是利用檔案的前提條件，單位管理層應(yīng)當(dāng)予以重視。

4 結(jié)束語(yǔ)

作為單位信息交流以及信息匯總的運(yùn)轉(zhuǎn)核心，檔案歸口管理部門在單位各個(gè)工作環(huán)節(jié)占據(jù)著重要位置。在信息日新月異，文書檔案數(shù)量增多的新時(shí)代，檔案管理人員僅僅具有服務(wù)意識(shí)和工作經(jīng)驗(yàn)遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，還需要具備相應(yīng)的專業(yè)素養(yǎng)。通過本研究可以發(fā)現(xiàn)，在信息化社會(huì)，檔案管理人員需要綜合利用各項(xiàng)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，創(chuàng)新文書檔案管理機(jī)制，形成具有特色化、標(biāo)準(zhǔn)化和科學(xué)化的檔案管理機(jī)制?？偠灾?，文書檔案管理工作是單位日常工作實(shí)踐中的突出環(huán)節(jié)，關(guān)系單位各項(xiàng)決策和發(fā)展戰(zhàn)略的擬定。在共同努力下，文書檔案的信息服務(wù)價(jià)值一定會(huì)得到提升和凸顯，文書檔案管理工作也一定會(huì)邁向更高的臺(tái)階。

參考文獻(xiàn)

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作者簡(jiǎn)介

馬靜（1980-），女，漢，山東省臨沂市，館員，大學(xué)本科，研究方向：檔案管理。