淺談知識管理與企業(yè)檔案資料的開發(fā)利用

李亞麗 羅濤

摘 要：隨著社會的發(fā)展，企業(yè)在發(fā)展過程中，對知識管理在企業(yè)管理過程中的重要作用有了更加清晰的認識。本文首先對企業(yè)檔案資料知識管理的現(xiàn)狀做簡要歸納，再通過對創(chuàng)新工作理念與模式、提升知識管理服務、加強企業(yè)檔案資料的開發(fā)力度、構建企業(yè)檔案知識管理信息系統(tǒng)、建立檔案資料庫等對策，淺談知識管理環(huán)境下企業(yè)檔案資料的開發(fā)利用。

關鍵詞：知識管理；企業(yè)檔案管理；信息化技術

在新經(jīng)濟時代背景下，知識作為帶動企業(yè)發(fā)展的重要戰(zhàn)略資源，逐漸引起企業(yè)經(jīng)營者與管理人員的重視。知識管理是知識經(jīng)濟時代的新型管理需求，企業(yè)通過對檔案資料進行合理的開發(fā)與利用，對知識加以應用與創(chuàng)新，能夠提高檔案的利用率，降低檔案的管理成本，從而為企業(yè)和社會的發(fā)展提供良好的助力。

1 企業(yè)檔案資料知識管理的現(xiàn)狀

企業(yè)檔案知識管理是以知識管理為基礎，采用知識管理的理念和管理方式對企業(yè)檔案進行科學的管理與開發(fā)利用，從而為企業(yè)的發(fā)展提供更加優(yōu)質(zhì)的服務。但在當前，很多企業(yè)對檔案管理工作還沒有足夠的重視，沒有賦予檔案管理部門相應的工作與管理職能。在日常的檔案管理工作中，其工作模式仍處于對檔案資源的收集、整理、編目等，對信息資源以及知識資源沒有進行充分的開發(fā)與利用。在當前這一知識時代，難以滿足企業(yè)工作人員對知識資源的需求。同時，由于企業(yè)對檔案管理工作沒有過多的資金及人力的投入，導致檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)參差不齊，真正有能力參與編研工作的檔案管理人員較少，無法對檔案資源進行深層次的開發(fā)。而大多數(shù)檔案工作人員欠缺主動為企業(yè)提供知識管理服務的意識，在工作中相對被動，導致企業(yè)檔案資料的開發(fā)工作效率緩慢[1]。

2 知識管理環(huán)境下企業(yè)檔案資料開發(fā)利用的策略

2.1 創(chuàng)新工作理念與模式

在知識經(jīng)濟時代這一背景下，檔案管理工作不再使單純的信息的管理與傳遞，而是需要檔案管理工作人員在企業(yè)發(fā)展運營過程中更加主動的提供知識服務，實現(xiàn)各部門、個體之間的知識信息資源共享。企業(yè)若想充分利用檔案資料中的信息資源，推動企業(yè)的高效發(fā)展，首先需要轉(zhuǎn)變檔案管理人員傳統(tǒng)的工作觀念以及落后的檔案管理模式，在企業(yè)檔案信息資源開發(fā)與服務工作過程中，始終以知識管理與知識服務的思想為基本的工作標準，將檔案知識資源不斷運用到創(chuàng)新發(fā)展的目標上，以更好的支持企業(yè)的長遠發(fā)展，提升企業(yè)的核心競爭力。

2.2 提升檔案人員的知識服務意識

專業(yè)的檔案管理人員，需要建設檔案知識庫，進行顯性知識與隱性知識的虛擬整合，在此基礎上進行開發(fā)創(chuàng)新，利用互聯(lián)網(wǎng)技術在企業(yè)內(nèi)部實現(xiàn)檔案知識資源的共享。在這過程中，需要檔案管理人員具備更加主動的知識服務意識，構建合理的知識導航，為用戶提供系統(tǒng)且完整的知識資料。根據(jù)企業(yè)及員工的需求對檔案以及知識信息等進行收集、整理編撰、傳遞。檔案管理人員需要對用戶面臨的問題以及企業(yè)的實際情況與充分的了解，并運用自身的專業(yè)能力對檔案知識庫中的知識進行梳理，為其篩選出符合其需求的信息資源[2]。

2.3 加強企業(yè)檔案資料的開發(fā)力度

在信息時代這一背景下，企業(yè)展開的業(yè)務活動較之以往更加豐富多元，人們獲取信息的渠道也隨之增加。知識資源的獲取也不再局限于在館藏檔案獲取中，通過收集企業(yè)在各項業(yè)務活動展開時所產(chǎn)生的信息，進行匯總和分類也能夠獲取大量的知識信息，并已逐漸成為信息資源的主要來源。這意味著檔案管理工作人員需要更多的參與到企業(yè)的一線工作中，根據(jù)企業(yè)的實際情況做出分析和判斷，對知識型檔案進行有效的識別與分類，納入相應的檔案資源庫，以此企業(yè)檔案資源的開發(fā)工作。

例如，檔案管理人員可以將離職或退休員工的建議、以往的成功經(jīng)驗和案例進行匯總分類，經(jīng)過合理的調(diào)整，將其中的知識資源共享給人力資源部門或相關的部門管理人員，服務于新員工的入職培訓。

2.4 構建企業(yè)檔案知識管理信息系統(tǒng)

隨著社會經(jīng)濟、科技、人文等各方面的發(fā)展，知識信息資源的總量也隨之增長，并且極為龐雜。對此，企業(yè)應將信息技術應用于企業(yè)的管理工作中，對圖、文、音頻、影像等不同類型的檔案信息進行更加綜合系統(tǒng)的分類管理。轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理模式，加強企業(yè)檔案信息化管理，引入先進的信息化管理體系加強企業(yè)檔案信息資料的管理，提升知識資源的利用與，加深開發(fā)深度與層次，提升企業(yè)檔案知識管理的工作效率。建立檔案信息網(wǎng)絡，為企業(yè)員工創(chuàng)造知識信息資源傳遞與共享的平臺，拓展信息渠道，使各個職能部門通過網(wǎng)絡平臺獲取信息，實時了解企業(yè)的最新動態(tài)與資訊，從而促進企業(yè)內(nèi)部的整體管理更加完善。

2.5 加強企業(yè)檔案信息資源的開發(fā)力度

與此同時，企業(yè)在館藏檔案信息資源的開發(fā)商，還需要有計劃、有層次的進行。檔案管理人員需要結合企業(yè)的實際發(fā)展情況，有選擇性地對檔案信息資源開發(fā)工作進行合理的規(guī)劃，對檔案資源開發(fā)對象進行合理的選擇，針對企業(yè)檔案資源中的知識類、數(shù)據(jù)類、信息類等不同屬性的檔案資源采用不同的管理與開發(fā)模式，以提升檔案信息資源開發(fā)工作的效率。例如，數(shù)據(jù)類資源是原始函數(shù)，相較之下，知識類與信息類檔案資源對企業(yè)的發(fā)展工作具有更大的價值，因此，企業(yè)的檔案知識管理工作人員在資源開發(fā)的過程中，需要將知識資源與信息資源作為開發(fā)的重點對象。

3 結束語

綜上所述，將知識管理應用于企業(yè)檔案資料管理工作中，對檔案信息資源的管理、開發(fā)、利用有著重要的意義，是企業(yè)內(nèi)部管理工作中一部分重要工作內(nèi)容，因此，企業(yè)需要提升檔案管理工作人員的知識服務意識，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的工作方式，應用先進的現(xiàn)代化信息技術對檔案資料進行合理的管理與開發(fā)，推動企業(yè)管理工作的整體提升，從而提升企業(yè)的效益。

參考文獻

[1]劉澤韡.知識管理環(huán)境下企業(yè)檔案資源開發(fā)利用的思考[J].機電兵船檔案，2017（01）：36-37.

[2]王潔.基于知識管理的企業(yè)檔案信息開發(fā)和利用模式研究[D].山西大學，2016.

作者簡介

李亞麗（1972-），女，漢，山東菏澤人，國家能源菏澤發(fā)電有限

公司。

羅濤（1987-），女，漢，山東高唐人，國家能源菏澤發(fā)電有限

公司。