新形勢下如何做好檔案管理工作

摘 要：檔案管理是各個單位的一項重要工作，是提高各個單位工作效率和工作質(zhì)量的重要基礎(chǔ)，為各單位工作成績的評查、人事資料的查閱、單位未來的發(fā)展決策等提供重要依據(jù)。當今社會是一個高速發(fā)展的信息社會。為了適應時代性變化，各個單位應該對檔案收集、歸檔、管理工作進行一定的創(chuàng)新，檔案管理人員需要提高自己的工作能力和綜合素質(zhì)，以適應檔案工作的需要。本文針對檔案管理工作出現(xiàn)的問題和如何提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量進行分析研究，提出具體措施。

關(guān)鍵詞：檔案收集；歸類；管理；效率

在企業(yè)、事業(yè)和行政單位開展業(yè)務工作中要產(chǎn)生和處理大量的文書檔案，檔案管理人員要及時地分析、收集、分類、調(diào)閱這些檔案，它們記錄了單位開展工作的實際情況，是一種重要的資料，對于單位進行工作總結(jié)、匯報和規(guī)劃未來工作具有重要參考作用。當今社會發(fā)展日新月異，信息技術(shù)和計算機技術(shù)的應用廣泛普及，各單位所面臨的各種問題、各種事物也不斷增加，單位的檔案管理工作應適應時代的發(fā)展需要，不斷創(chuàng)新，提高工作成績和效率。檔案管理人員也需要注重學習，提高業(yè)務工作能力和綜合素質(zhì)，尤其是深化學習檔案管理法律法規(guī)和計算機操作知識等，以適應新形勢下檔案工作的需要。本文對檔案管理工作的內(nèi)容和意義、存在問題和如何做好檔案管理工作進行分析，提出措施。

1 檔案管理工作的內(nèi)容和意義

1.1 檔案管理工作的內(nèi)容

檔案管理工作，就是有關(guān)單位按照國家法律法規(guī)和行業(yè)規(guī)定，通過例行的接收制度和專門的征集辦法，把單位處理有關(guān)事物時所接觸到的各類文書、音像等資料檔案，分別集中到單位檔案室或各級各類檔案館，實行集中統(tǒng)一管理。

1.2 檔案管理工作的意義

檔案資料的收集、分類、歸檔、管理工作是單位的一項重要基礎(chǔ)工作，尤其對于事業(yè)、行政單位來說，檔案資料的真實性、完整性、依據(jù)性價值是各單位改善工作、提升工作質(zhì)量的重要基礎(chǔ)。檔案資料包含了單位處理各項工作的重要文件和有關(guān)資料，是對單位發(fā)展歷程的記載，見證了單位在革新、發(fā)展過程中取得的成績，為單位的建設(shè)和發(fā)展工作積累了重要的工作經(jīng)驗和工作方法，單位領(lǐng)導層可以通過查閱檔案資料了解單位建設(shè)和發(fā)展工作的開展情況，并結(jié)合實際，根據(jù)現(xiàn)階段發(fā)展需要來統(tǒng)籌規(guī)劃下一步的工作。 檔案資料為單位的建設(shè)和發(fā)展工作提供了重要的借鑒和參照作用，加強檔案管理工作可以在一定程度上提高單位辦公效率。

2 目前檔案收集、歸檔、管理中存在的問題

2.1 思想上重視程度不夠

現(xiàn)階段，各單位在開展工作過程中所涉及到的各類文書檔案不斷增加，檔案的收集與管理工作也在不斷深入。但是，仍有部分單位的領(lǐng)導和工作人員檔案管理意識薄弱，在思想上不夠重視檔案管理工作，沒有認識到其對單位的發(fā)展具有不可替代的重要性，從而忽視了對檔案管理工作的支持和領(lǐng)導，忽視了檔案管理隊伍的建設(shè)。造成部分檔案管理人員工作責任心不強，工作態(tài)度散漫不認真，檔案收集管理工作出現(xiàn)失誤等現(xiàn)象。

2.2 檔案管理效率低下、工作方法不科學

部分檔案管理人員由于對檔案管理工作思想上不夠重視、工作責任心不強、專業(yè)技能和業(yè)務能力不熟練、缺乏不斷學習和鉆研業(yè)務的精神等，從而產(chǎn)生檔案管理工作效率低下、工作方法不科學等問題。有以下表現(xiàn)：

1）不能夠及時地、全面地收集檔案文件，造成必要檔案資料的缺乏和丟失，導致單位的有關(guān)業(yè)務工作在檔案記載上缺乏足夠的相關(guān)證據(jù)。

2）檔案資料的分類不合理，檔案存放混亂無序，致使單位工作人員在查找、使用檔案時費時費力、工作效率低下，并且容易出現(xiàn)檔案丟失的現(xiàn)象。

3）工作方式和手段落后，仍舊是以手工處理傳統(tǒng)的書面檔案為主，沒有采用信息技術(shù)和計算機技術(shù)等手段，從而造成工作效率低、書面檔案易受損、易丟失現(xiàn)象。

2.3 檔案管理制度不完善

各個企業(yè)、事業(yè)和行政單位需要全面認識檔案管理的重要性和工作方法，要制定并完善相關(guān)規(guī)定與制度，使檔案管理工作在法律法規(guī)和單位的規(guī)章制度的指導和約束下，依法依規(guī)有序進行。但是，在一些單位的實際運作中還存在一些不足，缺乏完善的檔案管理制度體系，沒有明確規(guī)定檔案管理工作的指導思想、工作方法、工作紀律、工作流程和標準等，檔案管理制度的執(zhí)行和監(jiān)管不夠嚴格，致使工作人員工作責任心不強，存在檔案收集不夠完整、檔案分類不合理、檔案存放沒有條理、資料保管不集中、檔案查找費時費力、檔案遺漏與丟失等現(xiàn)象，在一定程度上影響了單位的建設(shè)和發(fā)展。

2.4 檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)較差

檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)直接影響了檔案工作的效率和質(zhì)量，在如今社會不斷發(fā)展、信息網(wǎng)絡技術(shù)廣泛應用的形勢下，傳統(tǒng)的手工處理文書檔案的工作模式已逐步轉(zhuǎn)變?yōu)橛嬎銠C操作處理數(shù)字化檔案材料的工作模式，并實現(xiàn)了檔案的網(wǎng)絡共享。信息化時代下，更需要檔案管理人員具備必要的理論知識和工作方法，加強學習和創(chuàng)新，掌握新技術(shù)新能力，以適應數(shù)字化檔案管理工作的要求。而目前，部分檔案管理人員仍缺乏過硬的專業(yè)素質(zhì)，不熟悉有關(guān)法律和工作制度、工作流程，不能夠熟練掌握計算機技術(shù)和網(wǎng)絡技術(shù)等，致使工作方法落后、工作效率低，在工作中出現(xiàn)一些問題，如：收集檔案文件資料時，缺少對資料可靠性的審核，使得資料法律依據(jù)性不強；對檔案的分類管理工作不夠完善，在對檔案進行查找和使用時費時費力等。

3 改進檔案管理工作的措施

3.1 在思想上提高對檔案管理工作的重視

各個單位的檔案管理工作人員要在思想上認識到檔案管理工作的重要性，檔案資料是單位在過去開展各項工作的歷史記載和依據(jù)，為人事資料的查閱、單位的評定工作和單位未來的發(fā)展決策提供依據(jù)，檔案管理工作對單位的發(fā)展具有重要意義。所以，要切實地做好檔案管理工作。

3.2 完善檔案管理制度

各單位需要對檔案管理的重要性及方法有著全面的認識，制定并完善檔案管理制度，并嚴格執(zhí)行。通過切實有效的檔案管理制度和嚴明的工作紀律來培養(yǎng)工作人員高度負責的工作態(tài)度和優(yōu)良的工作習慣，提高檔案管理人員的工作積極性和主動性，指導工作人員準確高效地開展檔案收集、分類、歸檔、檢索、調(diào)閱工作，減少失誤與遺漏。

3.3 提高檔案管理人員的業(yè)務能力和專業(yè)素質(zhì)

工作人員的素質(zhì)將直接影響檔案管理工作的開展情況，尤其是當前信息化時代下的數(shù)字檔案管理模式，更要求檔案管理人員具備完整的檔案管理知識、熟練的計算機操作技能和必要的信息網(wǎng)絡知識。為此，基層單位要加強對檔案工作者的培訓，提高綜合素質(zhì)。首先，單位要建立科學的引才育才機制，根據(jù)工作需要，通過嚴格考核，引進思想政治優(yōu)秀、業(yè)務能力強、科學知識豐富、綜合素質(zhì)強的檔案管理人才，競爭上崗。其次，對于在職的檔案管理人員，定期進行業(yè)務能力和綜合素質(zhì)培訓，加強他們的思想政治教育，強化其責任意識和服務意識，提高他們的檔案管理知識、計算機知識、信息網(wǎng)絡知識和法律基礎(chǔ)知識水平，使他們能夠以認真、敬業(yè)、負責的態(tài)度高效率高標準地完成檔案收集、分類、歸檔、管理工作。

綜上所述，檔案管理工作對于單位的發(fā)展具有重要作用，有關(guān)單位應該在思想上高度重視該工作，不斷完善檔案管理制度，加強檔案管理隊伍建設(shè)，提高檔案管理者綜合素質(zhì)，提高檔案管理工作效率，大力推動檔案管理事業(yè)的發(fā)展。

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作者簡介

李恒英（1978-），女，漢族，河南南陽人，本科，檔案管理專業(yè)。