因公出國檔案信息化管理策略分析

張銘書

摘 要：隨著當(dāng)前科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)和計算機(jī)在我國普及率越來越高，我國各個企業(yè)在快速發(fā)展的過程中，需要處理的檔案信息也越來越多。對海量的檔案信息處理，無論是活動檔案還是跨級檔案，都已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)超出了通過傳統(tǒng)的方式管理的能力，使得采取新型的檔案管理方法迫在眉睫。隨著人員因公出國的頻率越來越高，相關(guān)人員的檔案信息處理也越來越多。所以當(dāng)前需要建立一個完善的、高效率的檔案管理體系，以應(yīng)對當(dāng)前快速發(fā)展的檔案管理需求。

關(guān)鍵詞：因公出國；檔案信息化；管理

伴隨著當(dāng)前信息技術(shù)的飛速發(fā)展，將計算機(jī)技術(shù)運用到檔案管理中迫在眉睫。由于計算機(jī)技術(shù)的信息化和高速處理能力的優(yōu)勢，能夠使得因公出國檔案管理的效率快速提升。因公出國檔案信息化是指當(dāng)前對檔案進(jìn)行管理的過程中，利用信息技術(shù)作為工具對檔案進(jìn)行信息資源、檔案管理以確保能夠提升檔案管理過程中的效率，促進(jìn)檔案管理的快速發(fā)展。為了順應(yīng)當(dāng)前快速發(fā)展的社會，因公出國檔案管理工作已經(jīng)慢慢的從紙質(zhì)管理轉(zhuǎn)向了數(shù)字管理的方式。在由紙質(zhì)管理向數(shù)字管理轉(zhuǎn)變的過程中，往往需要面臨紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字文件、數(shù)字文件管理以及數(shù)字文件庫的運行維護(hù)等工作。

1 因公出國檔案信息化體系建立中的管理策略

1.1 電子文件的提交

建立完善的檔案信息化體系往往分為對電子文件的移交以及搜索體系的建立。由于檔案管理首先需要將紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮游募?，往往會需要投入較大的人力物力進(jìn)行檔案電子化工作，這也是檔案信息化的重要步驟。所以對這兩個步驟的工作需要引起足夠的重視，對于電子文件的管理工作而言，應(yīng)當(dāng)分為提交和分類兩個步驟。由于因公出國人員的出差性質(zhì)，需要對相關(guān)人員的電子檔案進(jìn)行合理的管理，切實加強(qiáng)對因公出差人員的檔案管理工作。

1.2 建立分類體系

由于因公出差人員的數(shù)量以及檔案資料相對較多，所以將紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮游募臅r間相對較長，工作量相對較大。這需要在將紙質(zhì)檔案整理成電子檔案的時候，確保錄入工作、編排工作以及整合工作準(zhǔn)確無誤。所以在將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案的具體工作中，應(yīng)當(dāng)根據(jù)轉(zhuǎn)變的難易程度而進(jìn)行，從分散到集中慢慢的進(jìn)行轉(zhuǎn)變。將檔案管理工作的內(nèi)容不斷細(xì)化，減少各個檔案檔案管理工作的工作量。確保紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案過程中的精確度。在實際的工作過程中，可以采用市級檔案管理室收集市里面各個科室所需要轉(zhuǎn)變的電子文件內(nèi)容，各個科室又向下屬科室收集相關(guān)電子文件。這樣的方法能夠提高將紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮游募男?，也能夠一級一級的對相關(guān)資料進(jìn)行核對，使得轉(zhuǎn)變的過程中所產(chǎn)生的差錯概率降到最低。

2 因公出差檔案信息化體系在操作中的管理策略

2.1 關(guān)于因公出差檔案資料的安全方面

事物往往帶有雙面性，在因公出差檔案管理工作過程中，往往需要考慮到檔案管理工作的積極作用和消極作用。從積極的角度來看，可以將電子文件設(shè)置為只能讀取，無法修改。通過對文件進(jìn)行多層加密管理，使得不同的部門只能打開相應(yīng)權(quán)限范圍內(nèi)的電子文件。站在消極的角度上，應(yīng)當(dāng)保存檔案的原始內(nèi)容，當(dāng)檔案出現(xiàn)不可抗力因素而導(dǎo)致檔案被修改或者是刪除的時候，可以利用原始檔案的相關(guān)數(shù)據(jù)對電子檔案進(jìn)行補(bǔ)充。所以相關(guān)部門應(yīng)當(dāng)對因公出國原始檔案的相關(guān)數(shù)據(jù)引起充分的認(rèn)識。

2.2 檔案管理系統(tǒng)中相關(guān)應(yīng)用軟件存在不足

將因公出國紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案的目的主要是使得檔案查閱起來更為方便，能夠節(jié)省更多的時間，使得資料查閱者能夠快速的獲取到所查到的相關(guān)檔案信息。所以，需要在當(dāng)前已經(jīng)存在的數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)中添加符合各個業(yè)務(wù)部門所需要查詢的接口以及權(quán)限，使得能夠快速的查閱到出國人員的檔案信息。相關(guān)部門需要做好相應(yīng)的政策以確保能推動各類軟件的快速開發(fā)，并對當(dāng)前已經(jīng)存在的系統(tǒng)進(jìn)行再次升級。在推動各項軟件快速發(fā)展的前提下，還應(yīng)當(dāng)做好對相關(guān)軟件的驗收工作，確保應(yīng)用到因公出國檔案管理工作過程中的各項軟件的安全性和穩(wěn)定性滿足實際的需求。建立完善的因公出國檔案信息化管理系統(tǒng)是一項非常艱巨的任務(wù)，而且信息化對于安全管理工作相對要求較高，再次開發(fā)的軟件和升級以后的軟件不能對原有檔案信息化系統(tǒng)的安全造成影響，確保原有檔案信息化系統(tǒng)能夠順暢運行。為了確保因公出國檔案信息化系統(tǒng)能夠應(yīng)對當(dāng)前出國檔案越來越高的要求，需要采用運行能力更為強(qiáng)大的軟件。

2.3 部分主管領(lǐng)導(dǎo)不夠重視

由于建設(shè)因公出國檔案信息化系統(tǒng)是一項相對龐大的工作，涉及到很多部門同時進(jìn)行工作，需要得到各個級別的行政主管的支持以及重視。所以只有在得到各級領(lǐng)導(dǎo)的支持下才能使得檔案信息化能夠得較多的支持，推動檔案信息化工作快速的發(fā)展。所以，檔案信息化管理工作的各個領(lǐng)導(dǎo)需要充分認(rèn)識當(dāng)前社會上的因公出國檔案信息化管理工作的發(fā)展方向，不斷的結(jié)合當(dāng)前檔案信息化的現(xiàn)況進(jìn)行自我學(xué)習(xí)，使得對檔案信息化的認(rèn)知能夠進(jìn)一步的提高。只有各級分管領(lǐng)導(dǎo)充分認(rèn)識到檔案管理工作的重要性，才能夠快速的推動檔案管理系統(tǒng)的快速進(jìn)行。

3 因公出國檔案信息化管理中維護(hù)工作的策略

在對因公出國檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)的時候，相關(guān)部門需要加強(qiáng)對維護(hù)人員的管理工作。由于長時間對信息管理工作進(jìn)行維護(hù)的時候，往往會處在一個相對枯燥的環(huán)境，慢慢的會產(chǎn)生工作懈怠的思想。所以需要加強(qiáng)對相關(guān)人員的思想管理工作，使得相關(guān)工作人員有正確的工作理念。在對檔案管理工作人員進(jìn)行管理的時候，需要加強(qiáng)對相關(guān)工作人員的工作責(zé)任感的提升。由于檔案管理人員的綜合素質(zhì)以及業(yè)務(wù)能力都會直接影響到因公出國檔案管理工作是否順暢進(jìn)行。所以，相關(guān)管理人員需要不斷的加強(qiáng)對檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力以及相關(guān)工作技巧的培訓(xùn)，使得工作人員的思想能力、工作能力以及工作理念能夠符合檔案管理工作的需求。由于檔案管理是一項專業(yè)性相對較高的工作，有著其自身的檔案管理特色，無法很好地借鑒過往的知識以及工作水平。而是應(yīng)當(dāng)依照因公出國檔案管理的具體工作，有針對性的對檔案管理人員進(jìn)行相應(yīng)的培訓(xùn)，使得檔案工作管理人員具備滿足崗位需求的專業(yè)能力。在做好檔案管理工作的前提下，應(yīng)當(dāng)不斷的對相關(guān)知識進(jìn)行學(xué)習(xí)，使得能夠充分了解檔案管理的相關(guān)知識，并將相關(guān)知識能夠快速的運用到具體的工作過程中。相關(guān)工作人員應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對過往工作的總結(jié)，不斷的完善自我知識體系，提高工作的效率。使得自身能夠跟上檔案管理快速發(fā)展的趨勢，通過現(xiàn)代化的管理方法來對因公出國檔案信息化管理工作進(jìn)行管理，使得檔案管理工作科學(xué)化、現(xiàn)代化的發(fā)展。

4 結(jié)語

因公出國檔案信息化的建設(shè)以及不斷的完善，意味著我國現(xiàn)代化發(fā)展的水平有了明顯的提高。因公出國檔案資料從紙質(zhì)的檔案管理轉(zhuǎn)變?yōu)榱水?dāng)前信息化體系的管理，使得當(dāng)前的信息化管理工作方式與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式有著明顯的不同，這也意味著我國因公出國檔案管理工作質(zhì)量有了明顯的提升。因公出國檔案管理信息化體系的實施意味著管理人員能夠快速的調(diào)取相應(yīng)的資料，不單單能夠減少投入到檔案管理工作中的人力和物理成本，還能夠為資料調(diào)用者提供方便，使得資料調(diào)用者能夠快速的獲取相應(yīng)的資料。與此同時，因公出國檔案管理信息化能夠?qū)崿F(xiàn)檔案資料長期保存。雖然當(dāng)前信息化檔案管理工作與設(shè)想存在著一定的距離，但信息化檔案管理工作已經(jīng)快速的推動因公出國檔案管理工作快速向前發(fā)展。

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