大數(shù)據(jù)視野下檔案業(yè)務(wù)流程再造方法研究

公君超

摘 要：本文主要概況了我國檔案歷年來的發(fā)展路程，深刻探究了檔案業(yè)務(wù)流程重塑的涵義，并且根據(jù)互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展大環(huán)境下大數(shù)據(jù)的應(yīng)用提出將大數(shù)據(jù)囊括在內(nèi)的檔案業(yè)務(wù)流程再造方法，其中涵蓋了方式方法優(yōu)化升級、環(huán)節(jié)簡單化、流程具體化、信息化程度和員工職業(yè)素養(yǎng)提高，為我國檔案服務(wù)進(jìn)行升級改革，促進(jìn)檔案業(yè)務(wù)采集、分布、存儲(chǔ)、開發(fā)全流程大數(shù)據(jù)化提供平臺(tái)。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)；檔案業(yè)務(wù)；流程再造

1 引言

隨著我國在國際上越來越占據(jù)主動(dòng)地位，我國的軟實(shí)力發(fā)展也被提上日程，檔案作為我國基礎(chǔ)性資源，其地位日益顯著。檔案事業(yè)應(yīng)該應(yīng)對國家要求而發(fā)展，綜合利用大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、互聯(lián)網(wǎng)+技術(shù)，為傳統(tǒng)的檔案管理工作進(jìn)行供給側(cè)改革，優(yōu)化檔案采集、存儲(chǔ)、開發(fā)、服務(wù)功能，建立新型檔案管理工作，滿足現(xiàn)代社會(huì)的新型價(jià)值需求，隨著檔案工作部門的努力，現(xiàn)如今的檔案業(yè)務(wù)流程再造已經(jīng)取得了極大的進(jìn)步，但現(xiàn)階段檔案業(yè)務(wù)流程還存在著許多矛盾，需要通過深刻探析大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案業(yè)務(wù)的涵義，提出應(yīng)對大數(shù)據(jù)時(shí)代的流程升級措施，為國家大數(shù)據(jù)發(fā)展助力。

2 檔案業(yè)務(wù)流程重塑的涵義

2.1 檔案工作發(fā)展路程

由于不同時(shí)期我國的國情、綜合國力、階段要求不同，我國的檔案工作發(fā)展經(jīng)歷了三個(gè)時(shí)期，分別是實(shí)體管理、信息管理和知識管理，這三個(gè)階段的管理方法、管理理念、管理流程都各有不同。

實(shí)體管理一開始主要分為采集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、利用幾個(gè)環(huán)節(jié)，后來隨著計(jì)算機(jī)信息技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展，檔案管理工作也有了新的目標(biāo)和動(dòng)力，加入了檢索和研發(fā)兩個(gè)部分，管理方法、管理理念、管理流程方面帶來的變化使得檔案管理工作進(jìn)入了新的階段。

如今的檔案管理工作已經(jīng)進(jìn)入到了大數(shù)據(jù)時(shí)代，大數(shù)據(jù)技術(shù)不斷沖擊著檔案管理原有的管理思維、管理方法、管理流程，為適應(yīng)新時(shí)代的需要，檔案管理方法利用大數(shù)據(jù)思維，進(jìn)行數(shù)字檔案管理，精簡管理流程，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的供給側(cè)改革。

2.2 探析檔案業(yè)務(wù)流程重塑涵義

檔案業(yè)務(wù)流程重塑的涵義起源于美國，主要內(nèi)容是指對業(yè)務(wù)流程進(jìn)行重新思考和修改，為企業(yè)在各方各面取得進(jìn)步提供堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)，該概念傳入我國后，檔案屆也根據(jù)此概念對檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行思考、創(chuàng)新，我國目前對于檔案業(yè)務(wù)流程重塑的探析主要分為以下幾個(gè)方面：

1）探究關(guān)于檔案業(yè)務(wù)流程重塑是什么、如何進(jìn)行、為何進(jìn)行。被學(xué)者所公認(rèn)的是檔案業(yè)務(wù)流程重塑應(yīng)該包含管理思維、管理層級、管理內(nèi)容、管理規(guī)制，面對大數(shù)據(jù)時(shí)代的要求，一是要利用信息數(shù)據(jù)化來進(jìn)行檔案業(yè)務(wù)流程管理；二是要提升員工的職業(yè)素養(yǎng)。進(jìn)行檔案業(yè)務(wù)流程重塑有利于檔案分類更加有條理，信息提取更加便捷，更好為社會(huì)為國家服務(wù)。

2）不同行業(yè)檔案業(yè)務(wù)流程重塑的迫切性。從企業(yè)檔案、校園檔案、環(huán)保檔案幾個(gè)方面都進(jìn)行了檔案業(yè)務(wù)流程重塑的嘗試，從對管理層級、管理內(nèi)容、管理思維、管理人員幾個(gè)方面進(jìn)行研究，得出現(xiàn)代環(huán)境下，檔案管理數(shù)目、項(xiàng)目、活動(dòng)之間的關(guān)系都有一些變化發(fā)生，所以檔案實(shí)體階段的檔案管理方法以及不再適用了，必須進(jìn)行檔案業(yè)務(wù)流程重塑。

3）檔案業(yè)務(wù)流程重塑的內(nèi)涵。在大數(shù)據(jù)時(shí)代下，檔案業(yè)務(wù)流程重塑要充分尊重用戶的需求，并依次為出發(fā)點(diǎn)，對檔案業(yè)務(wù)流程進(jìn)行重新規(guī)劃和修正，從大局出發(fā)，利用現(xiàn)代信息技術(shù)，構(gòu)建技術(shù)與服務(wù)于一體的檔案業(yè)務(wù)流程，促進(jìn)檔案業(yè)務(wù)流程穩(wěn)定有力運(yùn)行。

企業(yè)在檔案管理過程中要將檔案涉及的方方面面都記錄下來，利用大數(shù)據(jù)技術(shù)，全面觀察檔案業(yè)務(wù)工作流程，針對流程中出現(xiàn)的繁瑣環(huán)節(jié)進(jìn)行優(yōu)化，對流程重新設(shè)計(jì)，利用問題進(jìn)行突破，利用創(chuàng)新進(jìn)行驅(qū)動(dòng)，不斷提高檔案管理工作的效率，應(yīng)對公眾對信息知識不斷提高的要求，提升企業(yè)在社會(huì)的知名度，維護(hù)企業(yè)運(yùn)作效率。由于市面上出現(xiàn)了很多利用信息科技技術(shù)研發(fā)的檔案業(yè)務(wù)管理軟件，使得檔案業(yè)務(wù)管理具備了充分的大數(shù)據(jù)應(yīng)用環(huán)境，推進(jìn)了檔案業(yè)務(wù)管理與大數(shù)據(jù)深度融合。

3 檔案業(yè)務(wù)流程重塑在大數(shù)據(jù)環(huán)境下的對策研究

檔案業(yè)務(wù)流程重塑就是檔案管理工作響應(yīng)供給側(cè)結(jié)構(gòu)性改革的落實(shí)之舉，主要從檔案內(nèi)容，管理流程、管理方式、管理人員幾個(gè)方面入手，秉持著以群眾為本，以創(chuàng)新為動(dòng)力的原則，根據(jù)檔案業(yè)務(wù)管理流程存在的弊病，提高管理內(nèi)容梳理效率、精簡檔案管理人員，將重復(fù)的工作簡單化、將工作流程確實(shí)落到實(shí)處。由于員工的工作專業(yè)素養(yǎng)對于檔案業(yè)務(wù)流程重塑起到關(guān)鍵性作用，所以要對員工進(jìn)行培訓(xùn)，使員工能夠熟悉檔案業(yè)務(wù)流程重塑的步驟環(huán)節(jié)，應(yīng)對供給側(cè)結(jié)構(gòu)性改革的要求。

3.1 減少低效率工作

由于檔案工作從存在以來自帶保守性特點(diǎn)，這使得檔案管理工作效率低下，內(nèi)容冗余。減少低效率工作就是要裁減掉一部分工作，使同樣的人面對更少量的工作，更加全心投入工作，減少失誤。

3.2 合并工作內(nèi)容

將零散分布在檔案管理不同部門，由不同檔案管理人員負(fù)責(zé)的工作，整合成一項(xiàng)工作，減少傳遞流程，整合主要分為內(nèi)容整合和工作環(huán)節(jié)整合兩個(gè)方面，實(shí)現(xiàn)科學(xué)規(guī)劃整體布局。

3.3 明確工作流程細(xì)節(jié)

工作流程細(xì)節(jié)化主要就是將原來由專人或者專業(yè)部門負(fù)責(zé)的一部分業(yè)務(wù)分散到檔案管理流程的大部分環(huán)節(jié)中去，將大塊的業(yè)務(wù)分解開來，使大部分人都能參與到檔案工作流程管理中來。

3.4 提高信息化程度和員工工作素養(yǎng)

大數(shù)據(jù)應(yīng)用近在眼前，檔案業(yè)務(wù)管理工作只有提高信息化程度才能融入大數(shù)據(jù)的分析管理中去，大數(shù)據(jù)技術(shù)能夠助推檔案文件管理，檔案信息存貯，檔案內(nèi)容備份等方面實(shí)現(xiàn)優(yōu)化，使員工從傳統(tǒng)的檔案管理認(rèn)知中跳出來，提升工作素養(yǎng)。

4 結(jié)語

綜上所述，檔案業(yè)務(wù)流程重塑即使對員工工作素養(yǎng)的考驗(yàn)，也是對檔案管理流程進(jìn)行改革的推動(dòng)力量，對此要從整體出發(fā)，統(tǒng)籌規(guī)劃，不同行業(yè)有不同行業(yè)的特點(diǎn)，要學(xué)會(huì)靈活處理，差異化對待，不能刻板形式，直接通用。

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