基于合同管理的軌道交通工程檔案完整性管理機制初探

梁齊玉冰

摘 要：軌道交通項目具有投資大，建設周期長，參與單位多的特點。其中，軌道交通工程檔案的數(shù)量巨大，如何保證檔案收集和整理的質量，形成檔案完整性的客觀評價標準，對軌道交通項目檔案管理來說具有重要意義。本文從地鐵項目檔案管理的實踐經(jīng)驗出發(fā)，提出了解決這一問題的初步方案。

關鍵詞：軌道交通工程檔案；合同管理；完整性；機制

在軌道交通建設中，竣工檔案起著至關重要的作用。它不僅是工程監(jiān)理、驗收的基礎，也是工程改造擴建和后期質量的重要憑證，這是整個軌道交通項目的真實記錄。中國軌道交通建設正處于快速發(fā)展時期，竣工檔案的收集、整理、歸檔工作也被列為軌道交通企業(yè)管理的重要組成部分。然而，由于軌道交通工程是一個非常復雜的系統(tǒng)工程，在施工中涉及的單位很多，規(guī)模較大，施工周期相對較長，將涉及到大量不同種類的竣工檔案，如何提高大量的檔案管理已成為軌道交通管理的重點。

1 軌道交通項目檔案完整性管理的合同管理流程

在軌道交通項目檔案管理中，一是由合同管理部門簽訂的合同總帳，即項目公司合同管理部門按照年度和工程合同的規(guī)定，其中包含項目公司建設單位簽署的最完整的合同項目；二是合同管理文件從合同管理部門轉移到檔案部門，即合同管理部門。根據(jù)管理要求移交給檔案部門的合同文件逐項詳細說明；三、由檔案部門安排的合同檔案，即檔案管理部門根據(jù)檔案資料整理的檔案。四是檔案管理部門備案，合同授予方法包括招標、競爭談判、單源采購或直接采購。在合同授予過程中，檔案賬戶是檔案部門從合同采購項目到合同簽訂過程中所收到的各類文件資料的歸檔；五是合同履約記錄，即收到的合同文件。合同部根據(jù)合同規(guī)定和規(guī)范，以及在履行合同過程中產(chǎn)生的文件和材料，包括已安排和形成的各種文件，建設監(jiān)理工作中的咨詢服務和文件結果；六、合同管理部門簽訂的合同清單，即重點工程財務審計部門結算項目清單；七是檔案結算會計檔案，由財政部和審計部簽訂的工程結算材料，或者由施工單位內部完成的工程結算材料。

2 軌道交通檔案管理存在的問題

從大多數(shù)軌道交通建設過程中檔案管理的發(fā)展來看，企業(yè)檔案管理意識不斷增強，檔案工作正逐漸引起人們的關注。然而，檔案工作的重要性較低，對檔案設施的財政投入較為苛刻，檔案部門及其崗位被編纂，傳統(tǒng)檔案管理觀念根深蒂固，稀缺性已成為制約檔案管理的瓶頸。目前，軌道交通項目檔案管理存在一些共性問題，主要表現(xiàn)在以下幾個方面：

2.1 檔案工作的重要性是不夠

目前，大多數(shù)單位只重視工程建設和工程質量。工程檔案的管理觀念滯后，檔案的價值尚未得到充分挖掘和認識。一些管理人員忽視了工程檔案的法律法規(guī)。一方面，知識的落后導致他們的思想模式處于一個不可忽視的層次。另一方面，有一個短視的想法，在工程文件中沒有太多的好處。事實上，工程檔案的作用是巨大的，檔案本身就是整個工程承載力和價值的體現(xiàn)。

2.2 沒有建立統(tǒng)一、統(tǒng)一的工程檔案

初步建立了軌道交通建設標準化管理體系，相關標準體系大多以實例為依據(jù)，沒有建立符合國家和地方標準的檔案管理體系，適合自身發(fā)展。他們沒有按照檔案管理的標準和要求進行工作，他們根據(jù)自己的習慣進行管理，導致他們的管理權利和責任不清楚，以及收集范圍不全、文件損壞或遺失等一系列問題。

2.3 工程文件的收集和管理工作尚未完成

一方面，工程檔案管理工作不能滿足工程技術人員和工程管理人員的要求。工程檔案系統(tǒng)不可能及時納入項目管理體系。該系統(tǒng)不能保證工程檔案管理工作的實施。另一方面，檔案管理不能掌握單位、分支機構和子項目。施工規(guī)模和時間節(jié)點無法制定出合理的管理任務。一些工程文件分散在用戶之間，當項目完成時，完成的信息不完整。

2.4 檔案管理人員的素質不夠

一些參與單位對檔案工作不重視。為了降低成本，他們沒有在建筑工地上建造特殊的文件，也沒有全職檔案管理員，檔案管理部門由于需求而臨時建置，大多是兼職或臨時派遣人員，往往在項目結束時，大部分被疏散到新崗位。這種暫時的性質會引起一些問題。非專業(yè)文件管理人員沒有經(jīng)過檔案專業(yè)人員的培訓，對工程文件沒有相應的理解和管理意識，數(shù)據(jù)管理器甚至文件存儲位置頻繁變化。新手對原始數(shù)據(jù)不熟悉，沒有應急處理方案，而且切換程序也不完善，這可能會使原始記錄遭受損失。

2.5 文件內容不完整

在軌道交通運營中，施工文件和竣工圖使用頻率較高。其中有些公司是不完整的，有些施工記錄沒有歸檔，如隱蔽記錄、各種材料的質量報告等，竣工圖的修改不到位，導致竣工圖與實際工程不符。另外，我們只重視檔案中的紙質文獻的收集，而忽視了其他類型的電子視聽檔案的收集。在僅有的幾張照片文件中，只有在完成了照片的制作之后，以及在工程建設之前缺少原始的照片，這些都給以后的操作和維護帶來了困難。

3 軌道交通項目合同管理完整性管理對策

具體措施如下：一是將合同管理部門簽訂的合同文件與合同管理部門移交檔案部門的合同文件進行比較，掌握合同管理部門簽訂的合同與移交檔案部門的合同的區(qū)別，確保本單位簽訂的各類合同全部移交檔案部門；二是合同管理部門將檔案移交檔案部門。檔案部門整理的合同文件和檔案，應當保證檔案部門在歸檔整理過程中收集的合同的完整性。三是對檔案部門完成的合同檔案和合同授予過程檔案進行比較，掌握歸檔采購合同與其他采購合同的區(qū)別，確保各類合同的采購，保證在此過程中的文件全部歸檔；四是對歸檔合同記錄與合同履行成果進行比較，掌握各參建單位的歸檔情況，確保勘察、設計、施工、監(jiān)理、咨詢成果的完整性；五是對檔案合同的差異性進行比較。抓好政府和合同結算項目，掌握合同結算工作的進展情況，并督促試行，及時總結工程結算信息；六是合同檔案與合同結算資料的比較，掌握合同結算資料的歸檔情況，督促非歸檔合同結算資料及時歸檔。

通過以上與合同檔案的綜合比較，檔案部門能夠對軌道交通工程檔案的歸檔情況有一個清晰的認識，更重要的是能夠將未歸檔的檔案底層牢記在心，以便及時歸檔。為了做好這項工作，我們要注意以下幾點：第一，在工程發(fā)包、工程驗收、合同支付和結算的項目管理中，必須考慮檔案工作，把檔案工作作為一個重要環(huán)節(jié)，把檔案工作納入施工管理的相關環(huán)節(jié)，保證工程的質量；第二，檔案工作不僅是檔案管理員的工作，以上核查要求建設單位有關專業(yè)部門積極配合，只有樹立全員檔案意識，各部門和全體員工的參與，才能真正做好項目檔案管理工作。第三，以上綜合比較應以項目管理和建設全過程為基礎，每六個月或至少每年建立一個定期核查機制作為驗證工作，直到項目的所有合同都結束。

4 結束語

加強竣工檔案管理是軌道交通管理的重中之重，涉及建設單位、監(jiān)理單位等各類參建企業(yè)。要保證竣工檔案管理的有效完成，就必須不斷加強參建各方的檔案管理水平，使驗收工作順利完成，避免浪費人力物力，進一步促進我國軌道交通的快速發(fā)展。

參考文獻

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