試談創(chuàng)新縣級檔案管理工作的基本路徑

楊昌霞

摘 要：檔案管理工作是一項(xiàng)基礎(chǔ)性、長期性工作，互聯(lián)網(wǎng)和媒體技術(shù)的發(fā)展，對縣級檔案管理工作提出了更高要求，如何創(chuàng)新縣級檔案管理工作成為縣級檔案管理部門面臨的課題。本文旨在從考核機(jī)制、督查督導(dǎo)、檔案搜集、信息化建設(shè)、人才培養(yǎng)五個(gè)方面，探究創(chuàng)新縣級檔案管理工作的基本路徑，以期推動(dòng)縣級檔案管理工作實(shí)現(xiàn)跨越式發(fā)展。

關(guān)鍵詞：縣級；檔案管理；創(chuàng)新；路徑

十八大以來，伴隨行政、事業(yè)單位機(jī)關(guān)規(guī)范化建設(shè)步伐的加快，檔案管理工作取得了明顯進(jìn)步，檔案工作在服務(wù)經(jīng)濟(jì)、社會(huì)事業(yè)發(fā)展方面發(fā)揮了重要作用。然而，檔案管理工作在考核機(jī)制、督導(dǎo)力度、信息化建設(shè)程度、館藏資源搜集、檔案人才培養(yǎng)等方面還存在一些問題，這些問題的存在制約了新時(shí)期檔案管理工作的開展。為此，必須創(chuàng)新檔案管理工作，推動(dòng)檔案事業(yè)向前發(fā)展。

1 完善檔案管理考核機(jī)制

完善檔案管理考核機(jī)制是倒逼檔案管理職責(zé)落實(shí)，提高檔案管理工作成效的有效手段。近年來，有的市、縣、區(qū)已將檔案管理工作納入年度考核目標(biāo)，對管理工作提出了更新、更高的要求。有鑒于此，縣檔案管理部門要健全和完善檔案管理考核機(jī)制，將機(jī)關(guān)檔案管理工作納入年度考核范疇，以提升鄉(xiāng)鎮(zhèn)和縣直部門對檔案管理工作的重視程度。

1）健全定期考核機(jī)制，實(shí)現(xiàn)季度考核常態(tài)化?？h級檔案管理部門將檔案考核計(jì)劃、考核要求等以紅頭文件的形式下發(fā)到鄉(xiāng)鎮(zhèn)和縣直部門，要求被考核單位明確一名檔案考核工作聯(lián)絡(luò)員，整理本單位檔案管理工作資料存檔備查，每季度上報(bào)檔案管理工作總結(jié)。

2）健全檔案考核量化機(jī)制。檔案管理工作是一項(xiàng)系統(tǒng)性工作，為統(tǒng)一考核標(biāo)準(zhǔn)、保證考核效果，縣檔案管理部門要對檔案考核指標(biāo)進(jìn)行量化，如對檔案室建設(shè)、檔案資料完整性、涉密檔案的保存、檔案法培訓(xùn)等指標(biāo)配置相應(yīng)分值，按照統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)對各單位檔案管理工作進(jìn)行量化打分。

3）完善檔案考核獎(jiǎng)懲機(jī)制。縣級檔案部門要制定完善的獎(jiǎng)懲辦法，做到嚴(yán)格獎(jiǎng)懲、賞罰分明。對檔案管理工作突出的單位在全縣通報(bào)表揚(yáng)，評選檔案管理先進(jìn)個(gè)人并發(fā)放榮譽(yù)證書或紀(jì)念品；對考核分?jǐn)?shù)低、檔案管理工作不合格的單位和個(gè)人在全縣通報(bào)批評。通過嚴(yán)明的獎(jiǎng)懲，表彰先進(jìn)、批評落后，以提振檔案管理工作士氣，增強(qiáng)機(jī)關(guān)干部檔案管理意識。

2 強(qiáng)化檔案管理工作督導(dǎo)力度

縣級檔案管理部門要充分履行《檔案法》賦予的監(jiān)督職責(zé)，定期督導(dǎo)檔案管理工作，促使鄉(xiāng)鎮(zhèn)和縣直部門將檔案管理工作要求落到實(shí)處。

1）督導(dǎo)檔案工作年度計(jì)劃?？h檔案管理部門應(yīng)在每年年初和年末深入鄉(xiāng)鎮(zhèn)和縣直部門，對其檔案管理年度計(jì)劃進(jìn)行督導(dǎo)檢查，看其檔案年度計(jì)劃是否完整，是否連續(xù)，是否根據(jù)形勢的變化做出了相應(yīng)的調(diào)整和完善，對督查出的問題建立工作臺(tái)賬，并責(zé)令限期整改到位，對問題整改情況進(jìn)行“回頭看”，確保問題整改落到實(shí)處。

2）督導(dǎo)檔案資料保存情況。檔案資料的保存是檔案管理工作的前提和基礎(chǔ)，為確保各單位檔案資料保存的完整性和規(guī)范性，縣級檔案管理部門要成立檔案督查小組，深入鄉(xiāng)鎮(zhèn)和縣直部門督查檔案資料保存情況，重點(diǎn)督查檔案是否及時(shí)歸檔，涉密檔案是否分級保存，檔案資料保存是否完整有序等。

3）督導(dǎo)檔案管理的科學(xué)性。檔案管理是否科學(xué)，取決于檔案室的硬件和軟件建設(shè)是否到位。因此，縣級檔案管理部門對各單位檔案管理科學(xué)性的督查，重點(diǎn)從硬件建設(shè)和軟件建設(shè)入手。首先，督導(dǎo)各單位檔案室建設(shè)情況，查看檔案管理制度是否上墻，檔案存放柜是否完好無損，檔案管護(hù)設(shè)備是否齊全，防火措施是否到位。其次，對各單位檔案管理員進(jìn)行業(yè)務(wù)方面的測試，通過測試了解檔案管理員專業(yè)素養(yǎng)情況。再次，對各單位檔案管理工作進(jìn)行科學(xué)指導(dǎo)，幫助單位解決檔案管理工作中遇到的難題，實(shí)現(xiàn)各單位檔案管理工作的科學(xué)化。

3 加強(qiáng)檔案資料搜集豐富館藏資源

館藏資源決定了檔案事業(yè)發(fā)展的高度，推動(dòng)新形勢下縣級檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展，必須加強(qiáng)檔案信息資料搜集工作，不斷豐富館藏資源。

1）拓寬檔案資料搜集渠道?？h級檔案管理部門要聯(lián)合報(bào)社、電視臺(tái)在全縣范圍內(nèi)發(fā)起檔案信息資料線索征集通告，面向社會(huì)搜集檔案資料線索。在電視臺(tái)開設(shè)檔案征集欄目，重點(diǎn)講解檔案征集的意義，公布征集郵箱、征集電話等信息。在報(bào)社增設(shè)檔案線索征集專欄，發(fā)布檔案線索征集公告，對提供有價(jià)值檔案信息的個(gè)人進(jìn)行適當(dāng)?shù)奈镔|(zhì)和精神獎(jiǎng)勵(lì)，鼓勵(lì)廣大群眾踴躍提供線索。

2）豐富檔案資料搜集內(nèi)容。縣檔案館里面存放的檔案資料較多側(cè)重于上級下發(fā)的政策性文件、地方性法律法規(guī)及地方政府規(guī)章等，檔案資料的內(nèi)容不夠豐富。為此，縣級檔案管理部門要不斷豐富檔案資料搜集內(nèi)容，在檔案搜集過程中要兼顧工作需要和社會(huì)大眾需求，征集能反映本地特色，具有收藏價(jià)值的大型活動(dòng)、重要儀式現(xiàn)場、重點(diǎn)項(xiàng)目建設(shè)進(jìn)展、重要領(lǐng)導(dǎo)調(diào)研活動(dòng)等影音資料。同時(shí)，挖掘本地具有收藏價(jià)值的名人、名勝等檔案資源，建立一套具有本地特色的名人、名史檔案，使縣域檔案資料內(nèi)容豐富、形式多樣。

3）優(yōu)化檔案資料結(jié)構(gòu)。當(dāng)前，縣級檔案館存放的資料以傳統(tǒng)紙質(zhì)文檔為主，且主要以政策文件為主，檔案資料的種類和結(jié)構(gòu)比較單一，隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的進(jìn)步和新媒體的發(fā)展，電子檔案的重要性逐漸凸顯?？h級檔案館要緊跟時(shí)代步伐逐步改變檔案資源的單一性，使檔案門類更加齊全，檔案結(jié)構(gòu)更加合理，館藏資源更加豐富。

4 加速推進(jìn)檔案館信息化建設(shè)

檔案信息化建設(shè)既符合時(shí)代要求，也是推進(jìn)檔案事業(yè)向前發(fā)展的重要環(huán)節(jié)，加速推進(jìn)檔案館信息化建設(shè)對發(fā)揮檔案館作用、增強(qiáng)檔案館功能意義重大。隨著信息技術(shù)的進(jìn)步，電子政務(wù)的普及，檔案管理信息化成為檔案管理工作的大趨勢。推進(jìn)縣級檔案館信息化建設(shè)，要建立完善的檔案信息網(wǎng)格，建設(shè)檔案信息數(shù)據(jù)庫。首先，政府要加大資金投入力度，為檔案館配備計(jì)算機(jī)、服務(wù)器、打印機(jī)、掃描儀等先進(jìn)硬件設(shè)施，購買檔案信息管理軟件，為縣級檔案館信息化建設(shè)奠定軟硬件基礎(chǔ)。其次，加大技術(shù)投入，建設(shè)檔案資源數(shù)據(jù)庫?？h級檔案館要不斷探索全文數(shù)據(jù)庫建設(shè)新模式，建立館藏檔案資源電子目錄數(shù)據(jù)庫，根據(jù)目錄次序?qū)n案資源全文掃描，實(shí)現(xiàn)檔案目錄和內(nèi)容的一一對應(yīng)，夯實(shí)檔案管理數(shù)字化基礎(chǔ)。最后，加強(qiáng)檔案信息對外開放力度。在保守國家秘密、遵守檔案管理法律法規(guī)的前提下，充分利用信息化平臺(tái)，讓檔案信息“走出去”，面向社會(huì)發(fā)布檔案信息化建設(shè)成果，彰顯檔案信息的價(jià)值。

5 培育和壯大檔案管理人才隊(duì)伍

“治國經(jīng)邦、人才為急”。任何事業(yè)的進(jìn)步都離不開人才，檔案管理工作也不例外。檔案管理人才是檔案管理工作的核心，缺乏檔案管理專業(yè)人才，檔案管理事業(yè)就無法向前發(fā)展。培育和壯大檔案管理人才隊(duì)伍，應(yīng)重點(diǎn)做好以下幾方面工作：一是縣委、縣政府出臺(tái)《檔案人才選拔工作實(shí)施方案》，由人社局、組織部牽頭，聯(lián)合一流院校選拔優(yōu)秀檔案學(xué)科人才，通過筆試、面試、體檢層層把關(guān)，選拔一批高質(zhì)量檔案管理人才。二是加大檔案人才教育培訓(xùn)力度?？h級檔案管理部門應(yīng)主動(dòng)對接高校，積極聯(lián)系上級檔案管理部門，邀請檔案管理專家或業(yè)務(wù)骨干對本部門檔案管理員進(jìn)行檔案業(yè)務(wù)、檔案法律法規(guī)、職業(yè)道德等方面的培訓(xùn)，切實(shí)提升檔案管理員的綜合素質(zhì)。三是外出對標(biāo)學(xué)習(xí)。選擇檔案管理工作先進(jìn)的市、縣、區(qū)進(jìn)行對標(biāo)學(xué)習(xí)，學(xué)習(xí)他們的檔案管理人才培訓(xùn)經(jīng)驗(yàn)，夯實(shí)本地檔案管理人才基礎(chǔ)。

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