新形勢下事業(yè)單位檔案管理的信息化建設(shè)

夏靜

摘 要：事業(yè)單位檔案主要記錄的內(nèi)容就是事業(yè)單位歷史發(fā)展情況以及現(xiàn)實(shí)情況，是事業(yè)單位無形資產(chǎn)之一，在社會(huì)信息技術(shù)不斷發(fā)展過程中，我們也步入了一個(gè)全新的信息化時(shí)代背景之中，身處在這種環(huán)境下，事業(yè)單位檔案管理工作也應(yīng)該要順應(yīng)發(fā)展新形勢，做好信息化建設(shè)工作，以此來有效提高事業(yè)單位檔案管理工作效率和質(zhì)量。為此，本文也就新形勢下事業(yè)單位檔案管理的信息化建設(shè)進(jìn)行了研究。

關(guān)鍵詞：新形勢；事業(yè)單位；檔案管理；信息化建設(shè)

在大數(shù)據(jù)技術(shù)、IT技術(shù)以及人工智能技術(shù)不斷普及與應(yīng)用的環(huán)境下，我國也步入了一個(gè)全新的發(fā)展環(huán)境中，身處在這種新形勢之下，事業(yè)單位檔案管理工作也面臨著全新的機(jī)遇與挑戰(zhàn)，事業(yè)單位傳統(tǒng)檔案管理方式已經(jīng)無法再很好地滿足新形勢發(fā)展需求了。而為了能夠更好地面對(duì)新形勢給事業(yè)單位檔案管理工作所帶來的挑戰(zhàn)，筆者也就如何進(jìn)行信息化建設(shè)進(jìn)行了如下分析，希望能夠進(jìn)一步提高事業(yè)單位檔案管理工作規(guī)范化以及科學(xué)化，從而有效將檔案管理的價(jià)值發(fā)揮出來。

1 新形勢下事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的意義

1）是時(shí)代發(fā)展的必然趨勢。在網(wǎng)絡(luò)通訊技術(shù)以及電腦不斷普及的環(huán)境下，信息化浪潮也以不可逆轉(zhuǎn)的姿勢開始席卷全世界各地，身處在這種形勢之下，檔案管理工工作自然就無法再繼續(xù)停留在之前傳統(tǒng)的管理模式之下?，F(xiàn)如今我國很多大型檔案以及數(shù)據(jù)管理機(jī)構(gòu)都已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了信息化改革，像是國家檔案局、高校圖書館管理等多方面都已經(jīng)具備較為完善的信息化建設(shè)水平。為此，在這種環(huán)境下，事業(yè)單位檔案管理工作自然也需要進(jìn)行全新的升級(jí)與完善，做好信息化建設(shè)，這也是順應(yīng)新形勢發(fā)展的必然趨勢。

2）是改革發(fā)展的重要內(nèi)容。現(xiàn)代事業(yè)單位制度普遍都已經(jīng)引入了信息化概念以及信息共享管理理念，而在這其中較為基礎(chǔ)的信息管理主要包含了內(nèi)部局域網(wǎng)絡(luò)、終端電腦、共享服務(wù)器、內(nèi)部數(shù)據(jù)庫等等，而一些較為高段的信息管理則是以EDP、ERP、SCM等現(xiàn)代化管理平臺(tái)為主，借助于這些平臺(tái)能夠真正實(shí)現(xiàn)對(duì)事業(yè)單位共享信息系統(tǒng)的構(gòu)建與管理，也能對(duì)單位運(yùn)行與發(fā)展過程中所產(chǎn)生的一系列數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)一的篩選、存取、分析與匯總。由此可見，事業(yè)單位現(xiàn)如今本身就已經(jīng)處在信息共享需求環(huán)境之中，這個(gè)時(shí)候檔案管理工作本身就是擁有最多數(shù)據(jù)以及信息資源的職能部門，所以在發(fā)展過程中自然也需要被納入到整個(gè)信息化系統(tǒng)之中，因?yàn)橹挥羞@樣才能更好地滿足事業(yè)單位信息化改革與發(fā)展整體需求之一。

3）是檔案改革發(fā)展的需要。事業(yè)單位在日常管理過程中，通常都需要對(duì)歷史資料以及歷史信息進(jìn)行調(diào)閱，可是傳統(tǒng)管理模式之下，這一項(xiàng)工作的實(shí)現(xiàn)需要經(jīng)過較為繁瑣的過程，需要管理人員進(jìn)入檔案庫，按照檔案歸類原則來進(jìn)行檔案查找，之后才能對(duì)所需要的數(shù)據(jù)進(jìn)行整理與查閱，整個(gè)工作流程十分繁瑣，工作效率也十分低下，無法滿足現(xiàn)代化社會(huì)發(fā)展需求。但是，信息化建設(shè)的目的就能夠很好地改善這一問題，因?yàn)橹恍枰柚跀?shù)據(jù)庫分析、檢索等功能就能很好地實(shí)現(xiàn)一系列的動(dòng)作，所以就能讓檔案管理能力得以有效提升，促進(jìn)事業(yè)單位健康和諧發(fā)展。

2 新形勢下事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的措施

在上述分析中我們提到了新形勢下事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的意義，而要想真正做好這一項(xiàng)工作，筆者認(rèn)為相關(guān)人員可以從以下幾點(diǎn)著手來進(jìn)行完善：

1）對(duì)檔案管理業(yè)務(wù)流程進(jìn)行重構(gòu)。在進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)的過程中，相關(guān)人員需要先對(duì)單位整個(gè)管理業(yè)務(wù)流程進(jìn)行重構(gòu)，即在信息化時(shí)代背景之下，對(duì)整個(gè)事業(yè)單位當(dāng)那管理工作環(huán)節(jié)以及流程進(jìn)行重新審視，分析其整個(gè)職能設(shè)計(jì)情況以及運(yùn)行效率，發(fā)現(xiàn)其中所存在的一系列的問題，以及可能實(shí)現(xiàn)優(yōu)化升級(jí)的空間，及時(shí)借助于網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及現(xiàn)代化信息技術(shù)來進(jìn)行重新的整合、規(guī)劃與升級(jí)，讓其能夠更好地滿足現(xiàn)代信息化建設(shè)需求。首先，需要對(duì)單位檔案管理業(yè)務(wù)流程進(jìn)行優(yōu)化，即對(duì)事業(yè)單位檔案管理部門內(nèi)部環(huán)節(jié)流程進(jìn)行梳理，同時(shí)及時(shí)厘清檔案管理部門與其它部門之間的關(guān)系，以此來對(duì)檔案管理業(yè)務(wù)銜接工作以及環(huán)節(jié)進(jìn)行完善，讓單位內(nèi)部成員都能夠參與到這一項(xiàng)工作之中。其次，需要對(duì)業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行制度化建設(shè)。要想真正實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)，制度化的落實(shí)可謂是十分的重要，所以在對(duì)事業(yè)單位檔案管理流程進(jìn)行重構(gòu)的時(shí)候，一定要做好制度建設(shè)，通過制度來明確信息化建設(shè)分工以及權(quán)責(zé)，從而真正立足于長遠(yuǎn)來將信息化改革有效的落實(shí)到事業(yè)單位發(fā)展之中。最后，及時(shí)將電腦網(wǎng)絡(luò)技術(shù)人員以及智能納入到檔案信息管理流程之中，因?yàn)橹挥凶龊眠@一項(xiàng)工作才能更好地滿足新形勢發(fā)展需求。

2）拓展檔案管理服務(wù)能力。事業(yè)單位檔案管理工作的本質(zhì)就是服務(wù)，這也是發(fā)揮出檔案管理工作價(jià)值的關(guān)鍵與核心，為此，在信息化建設(shè)過程中，如何有效拓展檔案管理服務(wù)能力也是較為重要的一項(xiàng)內(nèi)容。對(duì)于這一點(diǎn)，首先需要對(duì)服務(wù)功能進(jìn)行拓展，原有的檔案管理服務(wù)職能大多是局限于查閱、檢索等較為淺顯的表層，可是在信息化檔案管理模式之下，管理人員能夠借助于信息技術(shù)所存在的強(qiáng)大功能來引入動(dòng)”的功能 拓展，借助于先進(jìn)的功能模塊，來實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)自動(dòng)篩選、歸并、比對(duì)與分析，這樣就能讓使用者獲得更為良好的效益。其次，對(duì)服務(wù)內(nèi)容進(jìn)行拓展。傳統(tǒng)檔案管理模式服務(wù)內(nèi)容十分的被動(dòng)，而信息化建設(shè)過程中，管理人員就可以對(duì)服務(wù)內(nèi)容進(jìn)行拓展，從之前被動(dòng)的“等”及時(shí)的拓展為主動(dòng)的“提供”，從普遍化的服務(wù)及時(shí)的拓展到個(gè)性化、專業(yè)化服務(wù)，這樣才能更好地發(fā)揮出檔案管理數(shù)據(jù)的信息化價(jià)值，為使用者提供一鍵式的檔案信息服務(wù)。

3）檔案管理信息化平臺(tái)建設(shè)。在新形勢下哎事業(yè)單位檔案管理工作要真正實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)，信息化平臺(tái)建設(shè)是必不可少的，所以在建設(shè)過程中需要做好以下兩點(diǎn)：首先，硬件建設(shè)。單位在發(fā)展過程中可以依托自身已有的管理平臺(tái)，來開發(fā)出一個(gè)既統(tǒng)一且又相對(duì)獨(dú)立的檔案管理功能模塊，同時(shí)結(jié)合檔案管理職能以及流程特點(diǎn)來進(jìn)行針對(duì)性的功能模塊設(shè)計(jì)，結(jié)合企業(yè)業(yè)務(wù)發(fā)展需求來進(jìn)行合理化硬件建設(shè)，在實(shí)踐過程中對(duì)硬件環(huán)境進(jìn)行完善與升級(jí)，這樣才能讓系統(tǒng)平臺(tái)有效的發(fā)揮出其價(jià)值，真正落實(shí)檔案管理信息化建設(shè)。其次，資源整合。在做好硬件建設(shè)之后，資源整合也是信息化建設(shè)過程中較為重要的一項(xiàng)內(nèi)容，而要想實(shí)現(xiàn)這一點(diǎn)則需要相關(guān)管理軟件才能實(shí)現(xiàn)，像是ERP、EDP等都可以促進(jìn)這一目的的實(shí)現(xiàn)，所以在發(fā)展過程中除了硬件建設(shè)之外，軟件建設(shè)也是較為重要的一部分，管理人員可以基于此來促進(jìn)信息化建設(shè)目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。

4）對(duì)檔案管理組織進(jìn)行架構(gòu)重組。新形勢對(duì)于事業(yè)單位管理工作造成的沖擊是全方位的，所以在發(fā)展過程中信息化建設(shè)也應(yīng)該是全方位的，除了上述幾點(diǎn)之外，對(duì)于檔案管理組織也需要進(jìn)行重新架構(gòu)，及時(shí)引入信息化技術(shù)檔案管理人才，因?yàn)樵谛畔⒒ㄔO(shè)環(huán)境之下，檔案管理工作人員自身信息化水平也會(huì)影響這一項(xiàng)工作的實(shí)施，只有做好這一項(xiàng)工作才能真正為事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)提供基礎(chǔ)保障。為此，單位在發(fā)展過程中，一定要培養(yǎng)出專門的信息化、現(xiàn)代化檔案管理人才，讓其具備較為良好的信息化操作水平，促進(jìn)信息化建設(shè)的落實(shí)。

3 結(jié)語

綜上所述，在新形勢下事業(yè)單位檔案管理工作也面臨著新的要求與機(jī)遇，急需創(chuàng)新與改革，而信息化建設(shè)就是順應(yīng)新形勢發(fā)展的必然趨勢，為了能夠做好這一項(xiàng)工作，本文也對(duì)新形勢下事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的意義進(jìn)行了分析，然后基于此提出了具體的建設(shè)措施，希望能夠?yàn)橄嚓P(guān)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)作出貢獻(xiàn)，促使我國事業(yè)單位檔案管理工作質(zhì)量得以提升。

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