檔案管理過程中的主要問題及對(duì)策措施

許馨芳

摘 要：在每個(gè)部門的發(fā)展過程中，往往會(huì)產(chǎn)生很多重要的信息資料，而這些信息資料的保存便會(huì)在使用過程中有序地歸置到檔案中，產(chǎn)生一定的記錄作用，對(duì)于部門的各種活動(dòng)、重大事項(xiàng)、典型事跡等都進(jìn)行記載和保留。檔案的最大作用就是能夠在部門的發(fā)展道路上提供歷史性的鋪墊。比如在提高經(jīng)濟(jì)水平方面，財(cái)務(wù)部門能夠提取檔案中歷年的經(jīng)營情況，對(duì)各項(xiàng)數(shù)據(jù)作出對(duì)比，在之前舊模式的基礎(chǔ)上改善和創(chuàng)新，從而使部門得到長足發(fā)展。本文主要針對(duì)檔案管理過程中的主要問題及對(duì)策措施進(jìn)行簡要分析。

關(guān)鍵詞：檔案管理；主要問題；對(duì)策措施

1 充分認(rèn)識(shí)檔案管理工作的重要性

在目前，許多企業(yè)和單位，仍然不能充分認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性。因此在檔案管理工作中的投入不足。然而在實(shí)際的工作工程中，許多問題都可以從以往的發(fā)展經(jīng)驗(yàn)中得到解決辦法，檔案資料的完備，為經(jīng)驗(yàn)的應(yīng)用提供準(zhǔn)確的支持。因此，管理者應(yīng)該充分認(rèn)識(shí)檔案管理工作的重要性，檔案管理人員也需要正視自己的工作意義。

2 檔案管理工作過程中出現(xiàn)的問題

2.1 部門普遍對(duì)檔案管理工作不重視，導(dǎo)致管理工作中頻出漏洞

雖然每個(gè)部門都會(huì)或多或少地開展檔案管理工作，但是各部門對(duì)檔案管理工作不同的關(guān)注度，導(dǎo)致管理工作層面出現(xiàn)參差不齊的管理質(zhì)量。部分對(duì)管理工作忽視的部門也總是會(huì)在管理檔案過程中缺乏執(zhí)行力度，而出現(xiàn)這一問題的主要原因是檔案管理工作具有一定的無趣性和繁雜性。工作人員往往會(huì)產(chǎn)生得不到重視，無法發(fā)揮自身實(shí)力的感受，從而懈怠檔案管理工作。從另一方面來說，部門高層也總是忽視檔案的作用，塵封檔案，給內(nèi)部員工造成一種檔案無用的錯(cuò)覺，無法發(fā)揮出員工們對(duì)檔案管理的積極性和能動(dòng)性。

2.2 檔案管理內(nèi)部與外部環(huán)境不達(dá)標(biāo)，質(zhì)量低下

得不到重視的檔案管理工作，只有素質(zhì)低下的管理人員和簡陋的硬件設(shè)施。檔案管理工作其實(shí)是一項(xiàng)非常專業(yè)的資料管理工作，它需要專業(yè)人員進(jìn)行有序的整理和把關(guān)，提高檔案的利用率。但是很多部門的檔案管理人員自身素質(zhì)低下，對(duì)檔案管理的基礎(chǔ)流程不清不楚，也沒有具備完整的計(jì)算機(jī)操作技術(shù)，所以檔案管理工作總是會(huì)表現(xiàn)得更加繁雜和冗長，不利于檔案管理工作效率的提高。另外，很多部門為檔案建立的儲(chǔ)存室設(shè)施簡陋，辦公環(huán)境差，甚至沒有專門放置檔案的文件夾和書櫥，這也在很大程度上阻礙了檔案管理工作效率的提高。

3 檔案管理的一般工作流程和要點(diǎn)

在檔案管理中存在的問題都是在具體的工作中發(fā)現(xiàn)的，其具體的工作流程主要是檔案資料的收集、檔案信息的歸類、存入檔案庫、借用與回還、銷毀和清查維護(hù)等過程。

在檔案管理工作之中，有兩部分內(nèi)容值得注意，其一，檔案的收集交接過程都是由工作人員來完成的，負(fù)責(zé)提交、申請(qǐng)使用的人員屬于非專業(yè)的檔案管理人員，負(fù)責(zé)收集、整理歸檔的人員屬于專業(yè)的檔案管理人員，因此其中需要做好共同協(xié)調(diào)，在專業(yè)人員的主導(dǎo)中進(jìn)行工作。其二，由于檔案管理中所涉及的人員、資料范圍十分廣泛，因此規(guī)范化的流程、相應(yīng)的技術(shù)對(duì)于保證檔案管理工作順利進(jìn)行具有重要意義。多數(shù)問題，都囊括在以上兩部分內(nèi)容中。

4 檔案管理工作中應(yīng)對(duì)措施

4.1 人員因素產(chǎn)生的問題及應(yīng)對(duì)措施

4.1.1 檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)不足及應(yīng)對(duì)措施

在檔案管理過程中，人員因素對(duì)工作產(chǎn)生著具體的影響，由于檔案管理員的專業(yè)素質(zhì)不足，會(huì)使得檔案管理過程中問題的出現(xiàn)增多。在檔案的收集管理工作中，需要人員對(duì)于分類和規(guī)劃的清晰把握，隨著企業(yè)的不斷發(fā)展，檔案的分類細(xì)化過程需要跟隨實(shí)際的發(fā)展過程做出規(guī)劃性的調(diào)整。電子信息技術(shù)的應(yīng)用已經(jīng)十分普遍，在一些企業(yè)中，管理人員由于不能跟隨著行業(yè)的進(jìn)步而對(duì)自我調(diào)整完善，對(duì)于電子技術(shù)掌握力度不足，以及電子檔案系統(tǒng)不能夠充分利用，甚至在使用過程中產(chǎn)生問題。專業(yè)的檔案管理人員應(yīng)該隨社會(huì)進(jìn)步的步伐，樹立終身學(xué)習(xí)的觀念，在工作中不斷地對(duì)自我的專業(yè)知識(shí)進(jìn)行學(xué)習(xí)。企業(yè)和單位應(yīng)該對(duì)人員進(jìn)行定期的技術(shù)學(xué)習(xí)安排，并在其后進(jìn)行考核。以確保人員的知識(shí)更新速度和發(fā)展需要相匹配，保證學(xué)習(xí)的質(zhì)量，使培訓(xùn)真正能對(duì)工作產(chǎn)生幫助。

4.1.2 檔案收集和借用工作中的人員因素問題及應(yīng)對(duì)措施

由于整理工作需要對(duì)各部門的信息進(jìn)行整理，又有各部門的使用借還，因此交接工作也是檔案管理的重要組成部分。在檔案的交接過程中，注意內(nèi)容的正確性和完整性，在一些情況下，部門內(nèi)部沒有專門的資料管理者，資料管理人員需要對(duì)部門內(nèi)部的工作有充分了解，以便于資料的整理歸納。在資料借用過程中，流程的完整進(jìn)行是對(duì)于檔案資料工作的有力保障，除此之外，檔案管理人員要對(duì)不按時(shí)歸還檔案的人員進(jìn)行及時(shí)催還，保證檔案的安全和循環(huán)使用。并且對(duì)于檔案進(jìn)行定期的整理和清查工作，在這個(gè)過程中，注意防止檔案出現(xiàn)脫漏的狀況。

4.2 流程和技術(shù)因素產(chǎn)生的問題以及應(yīng)對(duì)措施

4.2.1 流程因素產(chǎn)生的問題以及應(yīng)對(duì)措施

在現(xiàn)代的行政管理制度中，對(duì)于資料檔案管理的流程方案，已經(jīng)達(dá)成了共識(shí)。這套流程適用于大多數(shù)企業(yè)和單位的檔案管理工作，但是在不同的情況下會(huì)有不同的問題產(chǎn)生。應(yīng)該以企業(yè)以及單位的現(xiàn)實(shí)發(fā)展?fàn)顩r作為流程制定的指導(dǎo)方向，在參考公共流程的同時(shí)，結(jié)合企業(yè)自身情況和各部門相互協(xié)調(diào)配合，制定出最實(shí)用的個(gè)性化檔案管理工作流程，為實(shí)際的管理提供便利。甚至可以采用簡化簡易的流程，提高檔案管理工作的工作效率。

4.2.2 技術(shù)因素產(chǎn)生的問題以及應(yīng)對(duì)措施

電子信息管理系統(tǒng)的應(yīng)用已經(jīng)十分廣泛，甚至于手機(jī)辦公、移動(dòng)辦公的應(yīng)用都出現(xiàn)在當(dāng)代人的日常生活中。在一些企業(yè)和單位，仍舊以傳統(tǒng)的實(shí)物資料信息檔案儲(chǔ)存為主。事實(shí)上，在現(xiàn)代化的檔案管理過程中，電子化的趨向已經(jīng)十分明顯，甚至在我國最專業(yè)的古籍檔案整理領(lǐng)域中，電子資料的應(yīng)用已經(jīng)十分普遍。傳統(tǒng)的實(shí)物性檔案在現(xiàn)代的檔案管理手段中，重要程度已經(jīng)在漸漸地下降。因此企業(yè)需要及時(shí)關(guān)注電子信息檔案管理系統(tǒng)的發(fā)展動(dòng)態(tài)，及時(shí)引進(jìn)先進(jìn)的電子系統(tǒng)并對(duì)人員進(jìn)行培訓(xùn)。

電子檔案管理系統(tǒng)，為企事業(yè)單位的檔案現(xiàn)代化管理，提供完整的解決方案，電子檔案管理系統(tǒng)既可以自成系統(tǒng)，向企業(yè)提供完整的電子檔案管理和網(wǎng)絡(luò)查詢功能，也可以與本單位的OA辦公自動(dòng)化和DPM設(shè)計(jì)過程管理，或者與MIS信息管理系統(tǒng)相結(jié)合，形成更加完善的現(xiàn)代化信息管理網(wǎng)絡(luò)。

5 結(jié)束語

綜上所述，為促進(jìn)檔案管理科學(xué)化水平的提升，應(yīng)該充分認(rèn)識(shí)其重要作用，根據(jù)存在的不足，有針對(duì)性地采取措施進(jìn)行完善。同時(shí)還要落實(shí)管理規(guī)章制度，明確管理人員職責(zé)，并提高管理人員的綜合素質(zhì)。從而有效適應(yīng)檔案管理需要，防止檔案資料丟失，使其更好地滿足人們的需要，促進(jìn)檔案管理水平和檔案服務(wù)質(zhì)量的提升。

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