如何推進機關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作規(guī)范化標準化

王曉麗

摘 要：機關(guān)事業(yè)單位承擔了大量的社會服務(wù)責任，對推動我國經(jīng)濟發(fā)展和社會穩(wěn)定發(fā)揮了關(guān)鍵作用，檔案作為機關(guān)事業(yè)單位在長期發(fā)展中形成的重要資源，其對促進單位的健康發(fā)展和正常運行起到了關(guān)鍵作用。本文主要針對如何推進機關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作規(guī)范化以及標準化進行分析和探究，希望給予我國相關(guān)單位以些許參考和借鑒。

關(guān)鍵詞：機關(guān)事業(yè)單位；檔案管理；規(guī)范化；標準化；措施

機關(guān)事業(yè)單位在我國經(jīng)濟建設(shè)中扮演著關(guān)鍵角色，其也承擔了繁重的社會責任，檔案管理作為事業(yè)單位日常管理工作的關(guān)鍵組成部分，其對促進單位穩(wěn)定發(fā)展和正常運行具有積極意義。但是受到固化管理思維和管理手段的制約，其工作效率和管理質(zhì)量不高，檔案的應(yīng)用價值和指導意義沒有完全體現(xiàn)，對事業(yè)單位發(fā)展形成了阻礙，因此，事業(yè)單位需要給予檔案管理以高度重視，并且通過各種有效途徑和措施，實現(xiàn)管理標準化和規(guī)范化，進而促使單位更好的履行社會服務(wù)職能。

1 機關(guān)事業(yè)單位檔案管理中存在的幾點問題

當前，隨著我國事業(yè)單位對檔案管理給予了高度重視，但是其管理思維、管理理念和管理手段依然較為落后，并且缺少創(chuàng)新與改革，對管理實現(xiàn)標準化和規(guī)范化形成了阻礙。

1）管理理念落后。很多檔案管理人員為歲數(shù)較大的老同志，習慣采用固化的理念開展檔案管理工作，對信息技術(shù)和數(shù)字技術(shù)沒有形成正確的認知，在平時工作中也不注重管理創(chuàng)新與改革，雖然事業(yè)單位引進了信息化設(shè)備，但是其利用率較低，難以發(fā)揮管理職能，對檔案管理標準化和規(guī)范化革新帶來負面影響。

2）管理手段陳舊。當前，一些事業(yè)單位在開展檔案管理中依然采用老思維、老辦法、老方式，對紙質(zhì)檔案為管理重心，將其置于特定的檔案室中，如果使用檔案則需要到檔案室進行現(xiàn)場查閱，隨著檔案資源的持續(xù)增加，查閱檔案不僅費時費力，同時在檔案使用中還存在丟失以及損壞等隱患。

3）人員素質(zhì)不足。檔案管理作為事業(yè)單位的基礎(chǔ)性工作，但是其崗位的作用性和功能性長期被忽視，導致檔案人員缺乏工作熱情，自身素質(zhì)也難以滿足崗位需求。首先，由于單位領(lǐng)導對檔案管理缺乏重視，導致管理人員在工作中存在敷衍了事的思想，檔案收集不認真、不全面、書寫內(nèi)容簡單、字跡潦草，降低其使用價值；其次，管理人員在日常生活和工作中缺乏學習意識，自身專業(yè)知識體系更新緩慢，將檔案部門視為養(yǎng)老部門，缺乏創(chuàng)新與改革的熱情；最后，管理人員缺乏信息技術(shù)操作能力和信息素養(yǎng)，專業(yè)技能不符合行業(yè)信息化發(fā)展的要求。

4）資金投入不足。當前，一些事業(yè)單位領(lǐng)導更加重視經(jīng)濟效益，由于檔案管理并不直接產(chǎn)生效益，因此對檔案工作缺乏重視和正確認識，在資金投入方面嚴重不足，導致管理設(shè)備、硬件條件陳舊落后，沒有及時更新和優(yōu)化，為管理標準化和規(guī)范化形成了一定阻礙。

2 機關(guān)事業(yè)單位實現(xiàn)檔案管理標準化和規(guī)范化的相關(guān)措施分析

1）更新管理理念。理念是指導行為的重要前提和關(guān)鍵基礎(chǔ)，在推動檔案管理實現(xiàn)標準化和規(guī)范化的進程中，事業(yè)單位需要在員工群體中加大宣傳教育，更新其檔案管理理念，認識到檔案工作的價值和重要性，進而推動標準化和規(guī)范化工作的全面開展。首先，事業(yè)單位領(lǐng)導需要發(fā)揮模范帶頭作用，在平時加強學習和探究，提升對檔案工作重視程度；其次，事業(yè)單位要定期組織宣傳教育工作，組織單位所有人員開展檔案知識學習，樹立全新的檔案理念，進而積極配合管理人員完成檔案收集、整理等工作；最后，管理人員需要結(jié)合時代發(fā)展，更新自身的管理理念、規(guī)范自身的管理行為，以嚴肅認真的態(tài)度對待各項工作，推動管理標準化和規(guī)范化發(fā)展。

2）創(chuàng)新管理手段。在開展檔案管理中，管理人員需要對管理手段進行創(chuàng)新與改進，積極引入先進的數(shù)字化以及信息化技術(shù)，以科學的管理手段作為支撐，提升管理效率和水平，推動標準化以及規(guī)范化進程。首先，管理人員要對紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化處理，將其轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案，在便于保管的同時，為檔案查閱和利用提供便捷，節(jié)約查閱時間、保證檔案完整；其次，事業(yè)單位要嘗試應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)、云計算技術(shù)，構(gòu)建信息化檔案資源管理平臺，突出檔案查閱空間和時間的束縛，使用者利用移動網(wǎng)絡(luò)和終端設(shè)備就可以完成異地查閱和使用，提升檔案利用效率；最后，為了保證檔案資源安全，事業(yè)單位需要做好網(wǎng)絡(luò)安全防護工作，安裝以及更新各種殺毒軟件，定期對計算機進行病毒掃描，并且發(fā)揮防火墻的作用，防止電子檔案被黑客盜取或者破壞。

3）構(gòu)建管理隊伍。管理人員的業(yè)務(wù)能力和專業(yè)素質(zhì)與檔案管理的效率和質(zhì)量具有密切關(guān)系，因此，事業(yè)單位需要通過各種措施和途徑，構(gòu)建一支高素質(zhì)、能力強、復合型的現(xiàn)代檔案管理隊伍。首先，事業(yè)單位要結(jié)合自身具體情況，積極從高校和社會中吸納具有專業(yè)背景的管理人才，其不僅要具備檔案管理知識，同時還可以熟練操作各種信息化設(shè)備；其次，事業(yè)單位要對現(xiàn)有的管理人員開展專業(yè)技能培訓，培新內(nèi)容要涉及信息技術(shù)操作、信息素養(yǎng)、檔案知識和管理學知識，實現(xiàn)管理人員綜合素質(zhì)與業(yè)務(wù)能力的全面提升；最后，事業(yè)單位領(lǐng)導需要給予檔案管理以高度重視，提升管理人員的工薪待遇，優(yōu)化管理隊伍的年齡結(jié)構(gòu)，調(diào)動其工作熱情和積極性，主動在動作中開展實踐創(chuàng)新，為檔案管理注入活力與生機。

4）加大資金投入。檔案管理實現(xiàn)標準化以及規(guī)范化建設(shè)需要以充裕的資金作為支撐，因此，事業(yè)單位要對檔案管理加大資金投入，用以購置管理所需的硬件和軟件設(shè)施。首先，事業(yè)單位要結(jié)合自身的管理需求，購置先進的打印機、掃描儀、計算機以及投影儀等管理設(shè)備，為管理標準化和規(guī)范化提供硬件支撐；其次，事業(yè)單位需要投入一定的資金用以構(gòu)建檔案管理信息化平臺，以行業(yè)標準作為平臺建設(shè)要求，并且保證平臺后期運行和日常維護的資金需要。

5）整合檔案資源。在管理標準化和規(guī)范化的要求下，事業(yè)單位要組織管理人員對內(nèi)容復雜、厚度重的檔案資料進行整理和重組，按照關(guān)聯(lián)原則，將所有檔案文件科學組織，尤其對于沒有目錄或者頁碼的檔案文件，要重新進行目錄制作和編碼，保證對重組后的檔案開展規(guī)范化管理，適當館藏空間、節(jié)約管理資源。同時，在構(gòu)建信息化檢索系統(tǒng)中，管理人員要對所有檔案進行科學的分類，提高檔案檢索的質(zhì)量和效率，進而突出信息化檢索平臺的應(yīng)用價值，提升檔案利用效率。

3 結(jié)語

總而言之，隨著我國經(jīng)濟與社會的蓬勃發(fā)展，機關(guān)事業(yè)單位所扮演的角色更加重要，承擔的社會管理和服務(wù)職能更多，檔案管理作為其日常管理的關(guān)鍵組成部分，其可以為單位的穩(wěn)定運行提供指導和保障，因此，事業(yè)單位需要給予檔案管理以高度重視，針對其中存在的問題進行分析，并且采取有效措施促使管理趨于標準化以及規(guī)范化發(fā)展，進而更好的為社會公眾提供服務(wù)。

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