大數(shù)據(jù)背景下高校檔案信息化管理體系建設(shè)的思考

祖盼云

摘要：高校檔案工作是高校教育管理的基礎(chǔ)性工作，是體現(xiàn)教育教學(xué)質(zhì)量和管理水平的一個重要標(biāo)志，它集直觀性、傳承性、文化性于一體，折射出高校發(fā)展的歷史文化及管理沿革。文章探討大數(shù)據(jù)時代高校檔案信息化管理體系建設(shè)的重要性以及存在的問題，并著眼于實(shí)際崗位工作經(jīng)驗(yàn)，進(jìn)行思考展望，以期提高高校檔案管理水平，更好地為教學(xué)、科研、管理等工作服務(wù)，助力于新時代“雙一流”高校建設(shè)。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù);高校;信息化;檔案管理

中圖分類號：G647 ? ? 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A ? ? 文章編號：1674-9324（2019）21-0009-02

習(xí)近平總書記在十九大報(bào)告中指出，“加快一流大學(xué)和一流學(xué)科建設(shè)，實(shí)現(xiàn)高等教育內(nèi)涵式發(fā)展”[1]。實(shí)現(xiàn)高等教育內(nèi)涵式發(fā)展，首先要提高高等教育管理的基礎(chǔ)水平。聚焦新時代“大數(shù)據(jù)”背景下的檔案管理建設(shè)，則是在現(xiàn)有的管理基礎(chǔ)上，創(chuàng)新檔案工作的方式方法，提高檔案工作的整體水平，夯實(shí)高等教育管理的基礎(chǔ)，推動教學(xué)、科研等各項(xiàng)工作可持續(xù)發(fā)展。

一、檔案信息化在高校檔案管理工作中的重要性

大數(shù)據(jù)時代，信息化在社會生活各個領(lǐng)域全面鋪開，信息化帶來的便利、信息公開、資源共享極大地改變了我們的生活、工作方式。高校檔案管理工作也不例外，信息化條件下，檔案工作呈現(xiàn)了許多新的特點(diǎn)。

（一）豐富了檔案的內(nèi)容，提高了工作效率

信息化技術(shù)介入檔案之后，檔案的收集整理可以借助于大數(shù)據(jù)，使檔案的內(nèi)容來源更加的豐富，從文書檔案到聲像檔案、實(shí)物檔案等，內(nèi)涵外延都隨之?dāng)U大。其次，檔案在進(jìn)行整理分類、編目、利用等步驟時，借助信息化的檔案管理系統(tǒng)，大大減少了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案裝訂、編目的時間，這對于檔案數(shù)量多且專業(yè)檔案人員少的高校有著重要意義。同時，查閱者可借助于網(wǎng)上檔案管理系統(tǒng)，快速地查閱到檔案電子版材料，提高了檔案利用的效率，提升了檔案管理的整體服務(wù)水平和質(zhì)量。

（二）節(jié)約了空間，減少了成本

就傳統(tǒng)檔案，尤其是高校檔案來說，其在存儲過程中，尤以紙質(zhì)檔案、實(shí)物檔案等存檔形式為主。這種存檔的方式對于檔案庫房的規(guī)模以及貨架等擺放、庫房的干濕度等都有具體的要求。而檔案庫房的規(guī)模大小應(yīng)與建校時基礎(chǔ)設(shè)施的規(guī)劃建設(shè)融為一體，這在新建校區(qū)，開始基礎(chǔ)設(shè)施規(guī)劃時，尚可從頂層設(shè)計(jì)角度上加以設(shè)定，但對于一些較老的校區(qū)，房屋面積緊湊，如若不斷地增加檔案數(shù)量，會受檔案庫房整體面積的制約，影響檔案工作的正常開展。因此，信息化的檔案處理手段，在保存一些非涉密可公開的檔案文件及實(shí)物時，能最大程度上節(jié)省紙質(zhì)檔案存放的空間，一定程度上減少了檔案管理的人力和物力成本。

（三）實(shí)現(xiàn)高校信息庫資源的共享和利用

高校信息庫資源除了我們熟知的辦公自動化軟件帶來的數(shù)據(jù)信息以外，還有很大一部分是來自高校的檔案信息，包括綜合檔案以及人事檔案等。檔案管理與辦公自動化除了能共享基本文字材料信息外，還能共享教學(xué)、科研、校友等各項(xiàng)活動中的圖片、視頻等信息，將辦公與檔案管理有機(jī)結(jié)合，及時豐富信息庫的資源，從而實(shí)現(xiàn)信息庫資源最大程度的共享和利用。

二、高校檔案信息化管理體系建設(shè)的現(xiàn)狀及問題分析

筆者通過調(diào)查了解及結(jié)合實(shí)際崗位工作實(shí)際，認(rèn)為高校檔案信息化管理體系仍存在一定的問題。

（一）檔案信息化水平較低

高校檔案信息化的水平參差不齊，且總體來說還處于較低水平。有的學(xué)校未使用專業(yè)的檔案管理系統(tǒng);有的對于專業(yè)系統(tǒng)的應(yīng)用仍處在低級階段，僅會處理目錄信息，沒有開發(fā)全文數(shù)據(jù)庫檢索，專業(yè)化程度較低。檔案整理還是以傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案收集為準(zhǔn)，雖然也收集電子檔案，但是電子檔案整體的收集、分類不完善、不夠細(xì)化。檔案管理的數(shù)據(jù)庫并沒有形成統(tǒng)一的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)。一些二級學(xué)院仍沒有被納入到學(xué)校整體數(shù)據(jù)庫信息中。

（二）檔案安全呈現(xiàn)新的特點(diǎn)

傳統(tǒng)檔案整理保管，在安全性方面注重的是“防塵、防光……”等“八防”工作。而在大數(shù)據(jù)時代，檔案信息化逐步加快的階段，電子數(shù)據(jù)的安全面臨新的挑戰(zhàn)，若不注重加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)信息化安全體系建設(shè)，檔案信息數(shù)據(jù)的丟失、泄露可能會在收集、保管以及利用的各個環(huán)節(jié)出現(xiàn)。鑒于此，有些高校有意地放緩檔案信息化的步伐，“保險(xiǎn)起見”的意識較強(qiáng)，仍全力從事傳統(tǒng)檔案的管理。

（三）檔案管理隊(duì)伍專業(yè)化程度不高

此處所指的專業(yè)化程度不高，主要表現(xiàn)在兩個方面：一是應(yīng)用大數(shù)據(jù)處理檔案工作的能力不足，傳統(tǒng)管理模式根深蒂固，思路不夠開闊。二是專職檔案工作人員隊(duì)伍不足，高校檔案室，尤其是二級院系，以兼職檔案員為多，一定程度上制約了整體檔案管理水平?，F(xiàn)階段大數(shù)據(jù)的大背景下，檔案信息化的發(fā)展成熟，關(guān)鍵需要依靠人才，如何強(qiáng)化專業(yè)隊(duì)伍建設(shè)，培養(yǎng)適應(yīng)檔案信息化時代的復(fù)合型人才，是檔案工作發(fā)展的應(yīng)有之義。

三、高校檔案信息化管理體系建設(shè)的對策

（一）加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全管理，確保檔案安全

檔案安全的總體原則是，按照檔案的內(nèi)容確認(rèn)安全等級，分級分類地保護(hù)檔案信息。首先，要在制度層面上加強(qiáng)安全性的規(guī)定，制定檔案管理、電子文檔管理、信息系統(tǒng)操作的安全規(guī)范;其次，對于所有接觸到檔案資源的工作人員，要加強(qiáng)安全意識的培訓(xùn)，從檔案的收集，到檔案的整理，再到檔案的利用，都要時刻警醒，強(qiáng)化檔案相關(guān)人員的職業(yè)道德;最后，技術(shù)性的手段也要保證，登錄信息系統(tǒng)，可以通過“加強(qiáng)身份認(rèn)證、設(shè)置權(quán)限、數(shù)據(jù)加密、異地異質(zhì)備份、單點(diǎn)登錄、保存操作日志”[2]等方式，來保證信息處理的安全性。

（二）加強(qiáng)頂層設(shè)計(jì)，將檔案信息化建設(shè)“納入到學(xué)?？傮w規(guī)劃建設(shè)”[3]

高校應(yīng)高度重視檔案信息化工作，從頂層設(shè)計(jì)上著手，一方面，將檔案信息化納入到學(xué)校整體信息化建設(shè)規(guī)劃中，使其與辦公自動化系統(tǒng)做好對接，減少重復(fù)錄入，實(shí)現(xiàn)可公開的信息資源共享，豐富檔案的內(nèi)容，提高檔案的利用服務(wù)水平。另一方面，加大檔案工作的資金投入力度，購置一些較為先進(jìn)的設(shè)備設(shè)施。重點(diǎn)考慮穩(wěn)定性好、安全性能強(qiáng)的設(shè)備，配備專業(yè)的檔案信息化系統(tǒng)，考慮系統(tǒng)的兼容性和穩(wěn)定性，確保整個信息化工作的順利開展。

（三）加強(qiáng)信息化檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè)

高校檔案信息化建設(shè)的核心是創(chuàng)新型人才。檔案管理人員除了熟知檔案學(xué)專業(yè)知識外，還需要掌握網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)等，將檔案學(xué)與信息化技術(shù)相結(jié)合。如何將二者結(jié)合，提高隊(duì)伍建設(shè)總體水平，可以從以下幾個方面來探討：一是招聘引進(jìn)復(fù)合型的專業(yè)技術(shù)型人才，注重將計(jì)算機(jī)技術(shù)與檔案管理技術(shù)相結(jié)合;二是通過外引或內(nèi)提等手段，培養(yǎng)一批專職檔案人員，提升檔案管理的專業(yè)水平;三是通過培訓(xùn)及學(xué)習(xí)交流等形式提升現(xiàn)有檔案管理員的技術(shù)水平;四是“建立完善的考核評價(jià)與競爭激勵機(jī)制，激發(fā)廣大檔案人員的積極性，提升綜合素養(yǎng)”[4]。

四、結(jié)語

總之，在大數(shù)據(jù)時代，不僅要加大資金投入，培養(yǎng)一批專業(yè)水平過硬的檔案管理隊(duì)伍，注重安全管理，還要將檔案數(shù)字化納入學(xué)校整體信息化規(guī)劃中，將各種現(xiàn)代化技術(shù)充分利用起來，提高檔案的開發(fā)、利用以及服務(wù)水平，為高校的教育管理工作提供優(yōu)質(zhì)、便捷的服務(wù)，助力高?！半p一流”建設(shè)。

參考文獻(xiàn)：

[1]習(xí)近平.決勝全面建成小康社會 奪取新時代中國特色社會主義偉大勝利——在中國共產(chǎn)黨第十九次全國代表大會上的報(bào)告[2017-10-18].http：//cpc.people.com.cn/n1/2017/1028/c64094-29613660-3.html.

[2]張慧玉.大數(shù)據(jù)時代高校檔案資源管理的思考[J].蘭臺世界，2018，（9）：62

[3]邱曉青.高校檔案數(shù)字化建設(shè)存在的問題與對策[J].福建商學(xué)院學(xué)報(bào)，2018：3

[4]張克玉，何麗華.高校檔案資源信息化利用淺議[J].內(nèi)蒙古農(nóng)業(yè)大學(xué)學(xué)報(bào)（社會科學(xué)版），2007，（1）：355.