醫(yī)院檔案管理中數(shù)字檔案的應(yīng)用

畢琨艷 徐莉婭 馬媛蕊

[摘 要] 在現(xiàn)今時(shí)代大環(huán)境的前提下，“信息化”“大數(shù)據(jù)”等詞匯越來越多地出現(xiàn)，離人們的生活也越來越近，醫(yī)院作為一個(gè)保證人民生命健康的機(jī)構(gòu)，也應(yīng)該以全新的角度和全新的方法去面對(duì)接踵而至的問題和挑戰(zhàn)。醫(yī)院的檔案管理也應(yīng)該緊跟時(shí)代的腳步，做到檔案的數(shù)字化管理，建立健全相應(yīng)的數(shù)字檔案。在今后的治療、管理、研究過程中，提高自身效率，提升醫(yī)療治療水平，為人民的幸福健康提供更堅(jiān)實(shí)的保障。

[關(guān)鍵詞] 醫(yī)院檔案 數(shù)字檔案 檔案管理 數(shù)字檔案建立

中圖分類號(hào)：G270.7 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A

檔案是一個(gè)機(jī)構(gòu)開展其業(yè)務(wù)活動(dòng)和技術(shù)研究的重要工具和基本憑證，是這個(gè)機(jī)構(gòu)的核心信息資源與重要的資產(chǎn)。而醫(yī)院的檔案就更具有特殊性，醫(yī)院檔案不僅有病人病情病歷狀況、醫(yī)院醫(yī)療設(shè)施記錄、醫(yī)院工作人員信息登記、醫(yī)療用品和藥品數(shù)量統(tǒng)計(jì)等類目，還記載著一家醫(yī)院的核心醫(yī)療科研技術(shù)成果。

一、醫(yī)院數(shù)字檔案建立的必要性

每家醫(yī)院都有自己的文字檔案，但由于醫(yī)院是一個(gè)龐大的體系結(jié)構(gòu)，每天都有著相當(dāng)復(fù)雜和巨大的信息錄入和數(shù)據(jù)更改，如醫(yī)院工作人員的流動(dòng)升調(diào)情況、病人病情的日常變化、藥物使用量和采購(gòu)量的出入對(duì)比、醫(yī)療器材定期的維護(hù)和保養(yǎng)周期等都需要進(jìn)行錄入和更改。因此，以傳統(tǒng)的文字式檔案來管理醫(yī)院的事物，會(huì)很容易出現(xiàn)誤差和紕漏[1]。而數(shù)字檔案可以借助計(jì)算機(jī)的算法程序，檔案管理人員只需要輸入每日變化的數(shù)據(jù)，計(jì)算機(jī)就可以自行算出收支數(shù)字，并呈現(xiàn)在檔案上。而且當(dāng)檔案中的某一數(shù)值趨近一個(gè)臨界點(diǎn)時(shí)，計(jì)算機(jī)還可以自主提醒檔案操作者。對(duì)于建立健全醫(yī)院數(shù)字檔案，是一個(gè)相當(dāng)重要也十分必要的事情。這不僅方便了醫(yī)院的檔案管理工作，也可以使醫(yī)院各部門的辦事效率有所提高，還可以減少醫(yī)院因?yàn)槲淖謾n案管理時(shí)導(dǎo)致的醫(yī)療設(shè)施維護(hù)保養(yǎng)不及時(shí)，藥品更新不迅速，有過期變質(zhì)情況的發(fā)生[2]。

二、醫(yī)院數(shù)字檔案建立的方式

建立醫(yī)院數(shù)字檔案，是要根據(jù)醫(yī)院自身這一特殊的情況來制定的。在此，可以參考“云南省名人檔案管理辦法”的某些分類條目。首先，根據(jù)“云南省名人檔案管理辦法”的第二章第六條的第一點(diǎn)和第二點(diǎn)，可以讓醫(yī)院的各個(gè)部門自行整理自己部門的相關(guān)檔案，然后將其加以補(bǔ)充和錄入到數(shù)字檔案中，再由專門的人員進(jìn)行核查，看有無缺漏，這樣就把醫(yī)院龐大的文字檔案劃分為一個(gè)個(gè)小的檔案庫(kù)了。由本部門的人員填寫自己部門的信息，是因?yàn)樽陨硎煜け静块T真實(shí)情況，既可以減少錯(cuò)誤，也可以對(duì)以往檔案中有所缺失的部分進(jìn)行補(bǔ)充。其次，在“云南省名人檔案管理辦法”的第二章第一十六條中，提到了名人檔案的整理方法。醫(yī)院的數(shù)字檔案也可以借鑒這一方案，將醫(yī)院中的各個(gè)檔案進(jìn)行分類和編號(hào)排序，將文字檔案和數(shù)字檔案都統(tǒng)一編號(hào)管理，做到兩份檔案可以在序號(hào)上一一對(duì)應(yīng)，這可以防止在以后需要再用到文字檔案時(shí)，找不到相應(yīng)的文字檔案材料的情況。再次，在建立醫(yī)院數(shù)字檔案時(shí)，需要建立一個(gè)強(qiáng)大的保護(hù)程序和備份功能。醫(yī)院的檔案都是屬于機(jī)密性高、且十分重要的信息，因此，強(qiáng)大的保護(hù)程序可以防止有不法分子通過各種手段竊取醫(yī)院數(shù)字檔案，而備份功能則可以讓保存數(shù)字檔案的計(jì)算機(jī)在死機(jī)或者是中病毒的情況下正常使用數(shù)字檔案，保證檔案中的信息不會(huì)丟失[3]。最后，醫(yī)院在建立數(shù)字檔案時(shí)應(yīng)考慮到簡(jiǎn)潔清晰，做到數(shù)據(jù)信息明了化，讓需要使用到這些數(shù)據(jù)的人員在查看時(shí)可以快速獲得自己想要的信息，能真正幫助到醫(yī)院的工作。

三、醫(yī)院數(shù)字檔案建立的作用

醫(yī)院建立數(shù)字檔案有眾多益處，其中最直接的就是可以讓醫(yī)院的醫(yī)師在為病人看病時(shí)，可以快速了解到病人之前的治療情況，可以根據(jù)之前醫(yī)師制訂的治療方案和所開藥品，制訂新的治療方案，在開藥時(shí)也可以避免重復(fù)開藥或者是開出藥性相沖的藥品。對(duì)醫(yī)院的采購(gòu)人員來說，可以按需采購(gòu)醫(yī)院的各類物品，對(duì)于使用率高、消耗過快的物品，可以大量采購(gòu)，而那些極少用到、可以多次重復(fù)使用的物品就可以只采購(gòu)少量，甚至是先不進(jìn)行采購(gòu)。而醫(yī)院的后勤部門也可以通過醫(yī)院的數(shù)字檔案了解到醫(yī)院各部門醫(yī)療設(shè)施的購(gòu)買時(shí)間，可以快速知道什么時(shí)間什么醫(yī)療設(shè)施需要更新?lián)Q代、需要保養(yǎng)維修，這不僅降低了醫(yī)療設(shè)施的損耗率，同時(shí)對(duì)病人的生命安全也是一種極大的保護(hù)[4]。不僅如此，醫(yī)院的管理人員還可以通過數(shù)字檔案快速知道哪個(gè)部門極需專業(yè)人員，哪位醫(yī)生到了快要退休的年齡，哪名醫(yī)師治療出色經(jīng)驗(yàn)豐富可以升職，也可以及時(shí)調(diào)整醫(yī)院人員構(gòu)成、招人數(shù)量，把握醫(yī)院人員升遷合理、人員數(shù)量的大體穩(wěn)定，防止部門人員過多或缺少的情況?？偠灾?，醫(yī)院建立數(shù)字檔案，是有益于醫(yī)院各個(gè)部門的一項(xiàng)工程，數(shù)字檔案的建立，可以極大地提高醫(yī)院的辦事效率、醫(yī)療科研技術(shù)水平等各個(gè)方面。

四、醫(yī)院數(shù)字檔案的管理辦法

醫(yī)院的數(shù)字檔案和文字檔案的管理是有所相似，卻又不盡相同的。在通常情況下，醫(yī)院的文字檔案通常配備有多個(gè)人員管理，有人負(fù)責(zé)錄入更改信息；有人負(fù)責(zé)檔案上面灰塵清掃，紙張保護(hù)工作；有人負(fù)責(zé)檔案室安全問題；還需要有人負(fù)責(zé)檔案的調(diào)借、卷宗的歸還。而數(shù)字檔案的建立可以減少檔案管理人員人數(shù)，只需要有專人負(fù)責(zé)后臺(tái)維護(hù)，保證數(shù)字檔案可以正常運(yùn)行，不被他人竊取即可。而數(shù)字檔案的數(shù)據(jù)錄入和更改，可以直接讓每個(gè)部門的主要負(fù)責(zé)人登記，這樣可以最快地把各個(gè)信息的增減記錄，信息可以做到同步，而且也減少了由中間多人轉(zhuǎn)交信息而出現(xiàn)的錯(cuò)誤[5]。同時(shí)，對(duì)于醫(yī)院的數(shù)字檔案，還需要設(shè)有專門的權(quán)限，權(quán)限越高的人員可以查閱的檔案數(shù)量越多，而權(quán)限低的就只可以查閱自己所在部門的相關(guān)信息，這就避免了有人越級(jí)查看其他部門的情況，也是對(duì)數(shù)字檔案信息的一種保護(hù)。醫(yī)院數(shù)字檔案管理還需要做到醫(yī)院每一個(gè)可查看數(shù)字檔案的工作人員都有自己相應(yīng)的賬號(hào)，在每個(gè)人查閱數(shù)字檔案時(shí)，都可以看到他的瀏覽記錄和瀏覽時(shí)間，且不允許將自己的賬戶借給他人的情況，避免盜用他人賬戶查看數(shù)字檔案的情況。

五、結(jié)語(yǔ)

醫(yī)院的數(shù)字檔案的建立是一項(xiàng)十分巨大的工程，但一旦這個(gè)數(shù)字檔案建立起來，醫(yī)院的各個(gè)部門、各個(gè)方面都會(huì)發(fā)生巨大的變化，這些變化都將是醫(yī)院歷史上的一次重大飛躍。因此，建立醫(yī)院數(shù)字檔案是一件有百利而無一害的工程。文章從其必要性、如何建立，以及數(shù)據(jù)檔案建立后的實(shí)際作用和如何對(duì)數(shù)據(jù)檔案進(jìn)行管理都做出了一個(gè)大體的方案提出。雖然到真正實(shí)行過程中可能還會(huì)有新的問題或阻力，但這并不能成為不去建立醫(yī)院數(shù)據(jù)檔案的一大借口。畢竟，醫(yī)院數(shù)據(jù)檔案建立時(shí)的難題只是那一時(shí)間的，而當(dāng)這個(gè)數(shù)據(jù)檔案建立成功后，其受益是持續(xù)的。

參考文獻(xiàn)：

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