探討實現(xiàn)事業(yè)單位檔案優(yōu)化管理的主要措施

郭香

摘 要：對于事業(yè)單位而言，檔案管理工作是尤為重要的。通過檔案管理工作的順利實施，不但能夠為事業(yè)單位的各項發(fā)展決策提供有效的依據(jù)，還能夠促進(jìn)事業(yè)單位的可持續(xù)性發(fā)展。在當(dāng)今的時代，事業(yè)單位如果想要提升自身的檔案管理水平，就要與時俱進(jìn)的對檔案管理工作實施相應(yīng)的優(yōu)化。本文就實現(xiàn)事業(yè)單位檔案優(yōu)化管理的主要措施做了相關(guān)的闡述。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;優(yōu)化改革

在事業(yè)單位的發(fā)展過程中，一定要對檔案管理工作予以高度的重視，與時俱進(jìn)的更新檔案管理工作的理念，將創(chuàng)新性的發(fā)展理念充分的融入到檔案管理工作當(dāng)中去，以此來有效的提升事業(yè)單位檔案管理工作的水平。事業(yè)單位的檔案管理工作還是比較復(fù)雜的，不但需要相關(guān)的管理人員具備較強(qiáng)的檔案管理技能，還需要相關(guān)的檔案管理人員具備良好的職業(yè)素養(yǎng)。隨著時代的發(fā)展和科技的進(jìn)步，不但為事業(yè)單位的檔案管理工作創(chuàng)造出了良好的發(fā)展條件，還有效的推動了事業(yè)單位檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展。

一、實現(xiàn)事業(yè)單位檔案優(yōu)化管理的重要意義

檔案管理工作是事業(yè)單位內(nèi)部管理工作的重要組成部分之一。通過優(yōu)化檔案管理，不但能夠有效的記錄事業(yè)單位內(nèi)部的各類事件，還能夠為事業(yè)單位人才的任免和考核提供有效的指導(dǎo)。在當(dāng)今新的經(jīng)濟(jì)發(fā)展時期下，事業(yè)單位的檔案管理工作如果想要滿足時代的發(fā)展需求，就要與時俱進(jìn)的完善和優(yōu)化自身的檔案管理工作。首先，對檔案管理實施相應(yīng)的優(yōu)化，能夠使檔案充分的體現(xiàn)出員工的工作表現(xiàn)和政治思想，從而為事業(yè)單位的用人過程提供有效的依據(jù)。其次，對檔案管理實施相應(yīng)的優(yōu)化，能夠為事業(yè)單位的各項工作提供更加全面的考察依據(jù)。最后，實現(xiàn)事業(yè)單位檔案優(yōu)化管理是時代對事業(yè)單位檔案管理工作提出的要求，促使事業(yè)單位將各種現(xiàn)代化的技術(shù)手段充分的融入到自身的檔案管理工作中，從而有效的推動事業(yè)單位檔案管理工作的信息化發(fā)展進(jìn)程?？傊瑢n案管理實施相應(yīng)的優(yōu)化，不但能夠有效的提升事業(yè)單位的檔案管理水平，還能夠促進(jìn)事業(yè)單位的深化改革，從而促進(jìn)事業(yè)單位的可持續(xù)性發(fā)展。

二、目前事業(yè)單位檔案管理存在的問題

（一）檔案管理人員的綜合素質(zhì)水平不高

目前，某些事業(yè)單位在開展檔案管理工作的過程中，還是存在一定的不足之處的。首先，某些事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)沒有充分的認(rèn)識到檔案管理工作的重要性，對檔案管理工作的內(nèi)容缺乏深入的理解，從而導(dǎo)致檔案管理的水平無法得到進(jìn)一步的提升。其次，檔案管理人員的綜合素質(zhì)水平不高。檔案管理工作是一項技術(shù)含量很高的工作，需要相關(guān)的工作人員具備較高的綜合素質(zhì)水平。目前，對于某些事業(yè)單位而言，一方面，某些事業(yè)單位缺乏專業(yè)程度較高的檔案管理人員，甚至沒有設(shè)置專門的檔案管理崗位;另一方面，某些事業(yè)單位的檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平較低，就缺乏相關(guān)的檔案信息管理知識，又缺乏良好的責(zé)任意識，也就難以有效的提升工作質(zhì)量和工作效率了。

（二）檔案管理的方式不夠科學(xué)

目前，某些事業(yè)單位在開展檔案管理工作的過程中，檔案管理的方法不夠科學(xué)。首先，某些事業(yè)單位的檔案管理工作缺乏良好的工作秩序。在此過程中，一方面，不能夠做好相關(guān)的檔案資源收集工作，從而導(dǎo)致檔案管理工作科學(xué)性與合理性的下降;另一方面，某些事業(yè)單位由于檔案管理人員的流動性較大，從而導(dǎo)致檔案管理工作缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，進(jìn)而導(dǎo)致了檔案信息資源真實性的降低;其次，某些事業(yè)單位檔案管理的安全性較低。隨著科技的不斷進(jìn)步，信息技術(shù)被逐步的引入到了事業(yè)單位的檔案管理工作中。在這種情況之下，檔案管理的安全性就顯得尤為重要了。如果檔案管理的安全性不高，就會使一些不法分子有機(jī)可乘，從而導(dǎo)致檔案信息的丟失。

（三）缺乏完善的檔案管理制度

目前，某些事業(yè)單位還缺乏完善的檔案管理制度。對于檔案管理工作而言，一定要有完善的管理制度來加以支持。不然的話，相關(guān)的工作人員就會感到無所適從，得不到有效的指導(dǎo)，從而減低檔案管理的水平。另外，缺乏完善的管理制度，也會對相關(guān)工作人員的工作責(zé)任感產(chǎn)生直接的影響，從而導(dǎo)致其工作水平的下降，進(jìn)而影響事業(yè)單位的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。

三、實現(xiàn)事業(yè)單位檔案優(yōu)化管理的主要措施

（一）不斷的提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)水平

對于事業(yè)單位而言，如果想要切實的提升檔案管理工作的水平，實現(xiàn)檔案優(yōu)化管理，就要不斷的提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)水平，引導(dǎo)相關(guān)的檔案管理人員能夠充分的認(rèn)識到檔案管理工作的重要性。首先，要適時的組織檔案管理人員開展相關(guān)的培訓(xùn)教育工作。在此過程中，除了要不斷的提升其檔案管理技巧之外，還要引導(dǎo)工作人員能夠正確的認(rèn)識到檔案管理工作發(fā)揮的重要作用。另外，還要不斷的提升檔案管理人員的信息采集能力，以此來實現(xiàn)其對檔案信息的有效管理。其次，要加強(qiáng)對檔案管理人員管理能力的培養(yǎng)，最大化的挖掘出檔案管理人員的潛力。在此過程中，可以結(jié)合檔案管理工作的性質(zhì)建立起相應(yīng)的績效考核制度，以此來充分的調(diào)動起檔案管理人員的工作熱情，從而促進(jìn)其整體工作質(zhì)量和效率的提升。最后，要不斷的提升檔案管理人員的信息管理水平，定期的組織其開展相關(guān)的信息技術(shù)培訓(xùn)，以此來有效的推動事業(yè)單位檔案管理的信息化發(fā)展進(jìn)程，從而實現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理信息方面的優(yōu)化。

（二）與時俱進(jìn)的優(yōu)化檔案管理的方式

隨著時代的不斷發(fā)展，對于事業(yè)單位的檔案管理工作而言，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)不能滿足現(xiàn)代化檔案管理的需求了，因此，就要與時俱進(jìn)的優(yōu)化檔案管理的方式。首先，事業(yè)單位要將各類先進(jìn)的信息技術(shù)引入到自身的檔案管理工作中，不斷的加大對檔案管理信息化的建設(shè)力度，以此來有效的提升事業(yè)單位檔案管理工作的整體水平。在此過程中，一方面，要結(jié)合事業(yè)單位的實際情況來配置相關(guān)的信息管理設(shè)備，同時制定出相關(guān)的建設(shè)計劃;另一方面，要結(jié)合事業(yè)單位實際的檔案管理需求構(gòu)建出相應(yīng)的檔案管理數(shù)據(jù)庫，同時將相關(guān)的檔案信息引入到數(shù)據(jù)庫中。其次，要制定出規(guī)劃化的檔案管理制度，明確檔案管理人員的工作標(biāo)準(zhǔn)和工作職責(zé)。最后，要不斷的優(yōu)化檔案服務(wù)，以此來充分的挖掘出檔案資源的價值。在此過程中，除了要做好檔案的歸檔和分類工作之外，還要確保檔案信息的完整和細(xì)致，不斷的提升檔案管理的安全性，提升相關(guān)工作人員的安全管理意識，從而更加高效的利用事業(yè)單位的檔案資源。

（三）不斷的完善檔案管理制度

事業(yè)單位如果想要有效的實現(xiàn)檔案優(yōu)化管理，就要不斷的完善檔案管理制度。首先，要結(jié)合事業(yè)單位的實際情況來設(shè)置檔案管理部門，并將其作為獨(dú)立的職能部門進(jìn)行管理，同時配置專業(yè)的檔案管理人員。另外，單位內(nèi)部的檔案管理部門要對檔案信息實施綜合性的管理，既要發(fā)揮出監(jiān)督管理的作用，又要發(fā)揮出一定的指導(dǎo)作用。其次，科學(xué)合理的制定出行之有效的檔案管理制度，明確檔案管理人員的權(quán)利、責(zé)任、工作目標(biāo)以及工作標(biāo)準(zhǔn)，同時將檔案管理工作的內(nèi)容進(jìn)行細(xì)化處理。最后，事業(yè)單位的檔案管理部門一定要加強(qiáng)和其他部門的交流合作，以此來對檔案管理工作的流程實施有效的優(yōu)化。

四、結(jié)束語

綜上所述，隨著時代的不斷發(fā)展，實現(xiàn)事業(yè)單位檔案優(yōu)化管理是具有重要意義的，因此，事業(yè)單位一定要對此予以高度的重視，不斷的提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)水平，與時俱進(jìn)的優(yōu)化檔案管理的方式，不斷的完善檔案管理制度，從而促進(jìn)自身檔案管理水平的提升。

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