職稱制度改革背景下的高校人事檔案管理工作

韓鐘

摘? ? 要： 職稱制度改革背景下高校人事檔案工作要助力“雙一流”建設(shè)和“放管服”改革。人事檔案工作在職稱評審中的作用是不可或缺的，這是政策文本的硬性規(guī)定，也是職稱評審的實際需求。通過加強對人事檔案工作的重視，提高人事檔案工作者的綜合素質(zhì)，細化檔案工作，推進人事檔案信息化建設(shè)，提高人事檔案工作的效益。

關(guān)鍵詞： 職稱制度? ? 高校人事檔案管理

一、職稱制度改革背景下的高校人事檔案工作

（一）高校人事檔案工作需助力“雙一流”建設(shè)

建設(shè)世界一流大學(xué)和一流學(xué)科（以下簡稱“雙一流”），是新時代黨中央、國務(wù)院做出的重大戰(zhàn)略決策?！蛾P(guān)于高等學(xué)校加快“雙一流”建設(shè)的指導(dǎo)意見》（教研〔2018〕5號）指出：深入推進高校教師職稱評審制度改革是建設(shè)高素質(zhì)教師隊伍的一個重要舉措。顯而易見，職稱評審工作已成為高校人事工作的核心。人事檔案管理是高校職稱評審工作環(huán)節(jié)中不可缺少的一部分，是職稱資格條件審核的主要依據(jù)。高校人事檔案部門必須改變以往的操作模式，創(chuàng)新工作方式方法，建立各類教師的成長檔案，尤其要關(guān)注教師在“立德樹人”方面的所言、所行。

（二）高校人事檔案工作需助力“放管服”改革

為破除束縛高等教育改革發(fā)展的體制機制障礙，教育部等部門聯(lián)合印發(fā)《關(guān)于深化高等教育領(lǐng)域簡政放權(quán)放管結(jié)合優(yōu)化服務(wù)改革的若干意見》（教政法〔2017〕7號），提出：加快推進高等教育領(lǐng)域“放管服”改革。其中，下放高校教師職稱評審權(quán)和改進教師職稱評審方法是改進高校教師職稱評審機制的兩個“著力點”。作為地方省屬高校的人事部門，能否承接好上級政府的“權(quán)力下放”，是首先要思考的問題。職稱評審是高校最核心的評價制度，對教師的激勵作用最明顯。為配合好高校教師職務(wù)評聘工作的完成，針對不同類型、不同層次教師，人事檔案管理工作要確立新的分類制度。

二、高校人事檔案在職稱評審中的作用

（一）政策文本的硬性規(guī)定

1.檔案管理文本?！陡叩葘W(xué)校檔案管理辦法》（教育部令第27號）明確規(guī)定：“高校檔案工作是高等學(xué)校重要的基礎(chǔ)性工作?！薄凹由w高校檔案機構(gòu)公章的檔案復(fù)制件，與原件具有同等效力”。《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》（中組發(fā)〔2009〕12號）指出：評（聘）專業(yè)技術(shù)職稱（職務(wù)）材料屬于歸檔范圍，它包括專業(yè)技術(shù)職務(wù)任職資格評審表、申（呈）報表，聘任專業(yè)技術(shù)職務(wù)審批表等材料。2018年中共中央辦公廳印發(fā)的《干部人事檔案工作條例》提出：因職稱評聘需要，可以查閱干部人事檔案?！蛾P(guān)于貫徹〈干部檔案工作條例〉若干具體問題的實施意見》（組通字〔1992〕12號）指出：“由上級組織、人事部門代管的檔案，干部所在單位應(yīng)將歸檔材料及時收集、鑒別后送檔案管理部門歸檔，并協(xié)助代管部門做好檔案整理工作?！?/p>

2.職稱評審文本。職稱又稱為專業(yè)技術(shù)資格。取得專業(yè)技術(shù)資格的方式主要有三種：一是“職稱初定”，它是針對新進學(xué)校工作的專業(yè)技術(shù)崗人員，所在單位從德、能、勤、績四個方面對其政治表現(xiàn)和從事專業(yè)技術(shù)工作的能力、水平、工作成績進行全面考核，經(jīng)考察合格后，根據(jù)已取得的學(xué)歷學(xué)位，學(xué)校人事部門確定其具備相應(yīng)專業(yè)技術(shù)資格。二是“職稱評審”，即按照某個評審條件和評審程序，組建相應(yīng)的專業(yè)技術(shù)資格評審委員會，對專業(yè)技術(shù)人員的專業(yè)技術(shù)資格進行評定。三是“以考代評”，主要指已實行全國統(tǒng)一考試的初、中級職稱（經(jīng)濟、會計、審計、出版、衛(wèi)生等），通過考試的專業(yè)技術(shù)人員即取得相應(yīng)級別的專業(yè)技術(shù)資格。上述三種職稱獲取方式離不開人事檔案管理部門的審核，個人信息的真實準(zhǔn)確性是審核的第一步，學(xué)歷資歷要求應(yīng)當(dāng)以人事檔案記載的為準(zhǔn)。

（二）職稱評審的實際需求

1.職稱評審前。當(dāng)前一些高校在開展專業(yè)技術(shù)職務(wù)評聘時，遵循“科學(xué)設(shè)崗、總量控制、按崗聘用”的原則，按照一定比例保持本校的職稱結(jié)構(gòu)。為了解擬參加職稱評審人員的基本情況，在開展新年度職稱評審工作前，可以進行摸底。摸底工作離不開人事檔案工作的支持。

2.職稱評審中。職稱申報者的基本信息一定要經(jīng)過人事檔案管理部門審核之后才能得到確認。例如，審核“三齡”（年齡、工齡、黨齡），“兩歷”（學(xué)習(xí)經(jīng)歷、工作經(jīng)歷），“現(xiàn)聘崗位”（教師崗、專職科研崗、實驗技術(shù)崗、專職輔導(dǎo)員崗、雙肩挑崗、管理崗）。比如，審核申報“教學(xué)為主型”的教師是否長期在教學(xué)一線不間斷從事教學(xué)工作。又如，職稱申報者是否已達到國家規(guī)定退休年齡。另外，專任教師申報中、高級專業(yè)技術(shù)資格，必須持有高校教師資格證書。然而部分教師不慎丟失證書，教師資格證認定申請表復(fù)印件則是其具備高校教師資格證的有力證明。

3.職稱評審后。申報人員評審?fù)ㄟ^后，職稱檔案（評審表、資格證書復(fù)印件）必須及時歸入個人的人事檔案。職稱檔案記錄著評審過程和評審意見，是作為證書遺失補辦、資格確認、鑒別真?zhèn)蔚鹊闹饕獞{據(jù)。同時，對人事代理人員的評審材料還應(yīng)妥善處理好，按照流程交往?。ㄊ校┤瞬沤涣鞣?wù)中心。

三、提高人事檔案工作效益的相關(guān)建議

（一）加強對人事檔案工作的重視

當(dāng)前雖然高校對人事檔案的具體內(nèi)容和作用已經(jīng)有一定程度的認識，也建立起一些規(guī)章制度，但離規(guī)范化、科學(xué)化管理的標(biāo)準(zhǔn)仍舊有不小的差距。在高校內(nèi)部急需提高認識，加強對人事檔案管理工作的重視，我們可以通過學(xué)習(xí)和宣傳檔案規(guī)章制度、培訓(xùn)檔案管理流程等，提高干部和教職工對人事檔案工作重要性的認識，增強部門和教師個人對材料歸檔的重要性。同時要給予檔案工作充足的支持，這主要表現(xiàn)在“人、財、物”三個方面。首先，人事檔案工作要由分管校領(lǐng)導(dǎo)直接管理，涉及人事檔案管理各環(huán)節(jié)的職能部門要積極參與其中，學(xué)校要為人事檔案管理工作配置充足的專職人員。其次，要為人事檔案工作在年初制訂預(yù)算，設(shè)立專項經(jīng)費。最后，物質(zhì)載體是人事檔案工作開展的基礎(chǔ)。人事檔案管理需要配備檔案庫房、檔案柜、檔案盒、電腦、打印機、掃描儀等設(shè)施，且要為檔案庫房安置防潮防濕設(shè)備。此外，還應(yīng)該設(shè)立專門的閱檔室實現(xiàn)檔案辦公室、保管室、查閱室“三分開”。

（二）提升人事檔案工作者的綜合素質(zhì)

人事檔案工作效益的提升關(guān)鍵在于人。如果一名人事檔案工作者對檔案的重要性、檔案保管要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務(wù)缺乏了解，就會導(dǎo)致“該進檔的沒進，不該進檔的又存了”現(xiàn)象的發(fā)生。由于人事檔案管理人員不僅要具有良好的政治素質(zhì)、政治責(zé)任感，而且要熟練掌握人事檔案管理業(yè)務(wù)的各個環(huán)節(jié)和基本要求。我們要進一步提高人事檔案工作者的業(yè)務(wù)素質(zhì)。為此，學(xué)校對人事檔案工作者的培訓(xùn)要具有針對性、連續(xù)性和系統(tǒng)性，通過專題講座、處室學(xué)習(xí)、同行間的實地參觀、業(yè)務(wù)交流會議等，促進人事檔案管理部門的工作人員了解檔案管理方法和技能，把先進的檔案學(xué)理念運用到人事工作中。在多元價值觀的社會環(huán)境沖擊下，人事檔案工作者更應(yīng)該保持初心，提高政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)。我們不僅要講政治、守規(guī)矩，更要成為具備檔案學(xué)、管理學(xué)和計算機知識的復(fù)合型人才。此外，學(xué)校還應(yīng)該在職稱評定、崗位聘任上對優(yōu)秀的人事檔案工作者給予優(yōu)先考慮，提高他們的工作積極性。

（三）進一步細化檔案工作

精細化管理是一種較為先進、科學(xué)的管理理念，強調(diào)工作的“精、準(zhǔn)、細、嚴(yán)”，將任務(wù)層層分解，管理責(zé)任具體化、明細化、標(biāo)準(zhǔn)化[1]。在學(xué)校層面、各相關(guān)職能部門和學(xué)院層面都應(yīng)該出臺和修訂有關(guān)政策，明確職責(zé)。就人事部門來說，要出臺《人事檔案安全保密制度》，明確提出：“人事檔案庫房是機要重地，無關(guān)人員不得進入;不得讓無關(guān)人員翻閱檔案材料，不得與無關(guān)人員談?wù)撊耸聶n案內(nèi)容等”;要發(fā)布《人事檔案材料的鑒別歸檔制度》，明確指出：“歸檔材料必須完整，對頭尾不清、來源和時間不明的材料，要查清注明后再歸檔，否則不能歸檔”;要公布《人事檔案查（借）閱制度》，明確說明：“任何人不得查（借）閱本人及親屬的檔案材料”?！霸谙嚓P(guān)部門的人員進行檔案交接時，要有相關(guān)的流程，或是有其他人員在場并簽字表明，或有錄音錄像資料，或有交接臺賬”[2]。此外，還要建立人事檔案管理獎懲機制，對那些為人事檔案工作做出貢獻的同志，要給予表揚和獎勵，對失職者，視情節(jié)輕重，給予教育批評或紀(jì)律處分。

（四）推進人事檔案信息化建設(shè)

以往的人事檔案管理工作停留在一種“被動服務(wù)”狀態(tài);只有當(dāng)“上游”程序完成時，才會開展歸檔、建檔、分類等工作。當(dāng)前部分高校在人事檔案管理中主要運用手工整理和紙面管理的模式，準(zhǔn)確性難以得到保障，工作效率不能適應(yīng)教育事業(yè)的高速發(fā)展。“檔案數(shù)字化是大勢所趨，檔案數(shù)字化是將紙質(zhì)文檔通過掃描，錄入數(shù)據(jù)庫中，用計算機來儲存信息，這樣就可以有效地避免紙質(zhì)檔案整理過程中出現(xiàn)的一系列問題”[3]。在高校人事檔案管理活動中，充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)，提高檔案管理和檔案資源合理利用的水平，實現(xiàn)服務(wù)教師需要和推進學(xué)校發(fā)展的目標(biāo)。如“建立一系列具有通用性和標(biāo)準(zhǔn)化的多媒體數(shù)據(jù)庫、全文數(shù)據(jù)庫及文件條目數(shù)據(jù)庫等，為相關(guān)人員查閱、利用人事檔案提供便捷”[4]。在信息公開制度下，保密性和安全性是檔案管理兩個重要問題[5]。在不違背檔案保密條例的原則上，數(shù)字檔案和紙質(zhì)檔案分開保存，降低由于紙質(zhì)檔案查閱次數(shù)多所帶來的破損率。同時，高校可建立信息綜合查詢和檢索系統(tǒng)，倡導(dǎo)數(shù)字化建檔、查檔、調(diào)檔等工作，實現(xiàn)人事檔案管理現(xiàn)代化。

參考文獻：

[1]姬艷麗.淺析高校人事檔案的精細化管理[J].四川檔案，2017（3）：36-37.

[2]任南竹.高校人事檔案管理改革探索——基于對高校人才“棄檔”問題的分析[J].經(jīng)營與管理，2017（4）：158-160.

[3]朱佳煊，王芳.高校人事檔案整理工作存在的問題與優(yōu)化策略[J].蘭臺世界，2017（1）：73-75.

[4]龍彥.論大數(shù)據(jù)時代高校人事檔案管理面臨的挑戰(zhàn)及對策[J].中國管理信息化，2017（21）：145-146.

[5]梁偉杰.基于信息公開制度下的高校人事檔案管理機制研究[J].內(nèi)蒙古科技與經(jīng)濟，2017（16）：34-36.