新時期高校教學(xué)檔案的歸檔創(chuàng)新分析

張佳 劉軍 倪佳

在高校日常工作體系之中，教學(xué)檔案收集歸檔占據(jù)著十分重要的地位，直接影響不同階段的教學(xué)計劃安排。而本文將在強(qiáng)調(diào)高校檔案歸檔創(chuàng)新的現(xiàn)實意義基礎(chǔ)上，探討新時期下有效的教學(xué)檔案歸檔創(chuàng)新策略。

教學(xué)檔案是經(jīng)過教學(xué)管理和實踐等活動之后衍生出的第一手材料，直接映射出不同階段的教學(xué)實況，基于此，教師才能夠客觀審視自身的教學(xué)水平、制定更高層次的教學(xué)管理計劃、改善教學(xué)質(zhì)量，順勢推動高校整體性的運(yùn)營發(fā)展。而教學(xué)檔案的類型則比較豐富，包括學(xué)生學(xué)籍管理材料、課堂教學(xué)和課外實踐記錄、論文申報綱要、師資培訓(xùn)方案等等。至于究竟怎樣在新時期下創(chuàng)新高校教學(xué)檔案的歸檔流程，以下為內(nèi)容詳述：

1 高校檔案歸檔創(chuàng)新的現(xiàn)實意義

選擇進(jìn)行高校內(nèi)部的教學(xué)檔案歸檔創(chuàng)新，可以加快各科教學(xué)進(jìn)度、提升人才培養(yǎng)水平，基于此，各大高校要積極創(chuàng)建完善化的教學(xué)檔案管理體制，在逐步減輕檔案歸檔人員身心壓力的同時，為各類教學(xué)活動組織提供指導(dǎo)性依據(jù)。

歸結(jié)來講，這些檔案都是透過高校平時教學(xué)中收集整合的，直接反映出高校各式各樣的教學(xué)活動特征和教學(xué)理念，既方便高校加快改革進(jìn)度，又可以及時發(fā)現(xiàn)、糾正平時教學(xué)中的問題。所以說，各個高校必須要嚴(yán)格控制自身的教學(xué)檔案，必要時和其余學(xué)校教學(xué)檔案進(jìn)行橫向?qū)Ρ?，從而緊跟時代趨勢來提升自身的教學(xué)管理水準(zhǔn)。

2 新時期下高校教學(xué)檔案歸檔創(chuàng)新的有效策略

教學(xué)檔案始終是在高校相關(guān)教學(xué)活動中產(chǎn)生的，可以直接映射出各個階段高校的教學(xué)研究、教學(xué)實踐、教學(xué)管理等動態(tài)流程，屬于高校教學(xué)管理活動中的關(guān)鍵組成部分。盡管現(xiàn)階段許多高校在教學(xué)檔案歸檔管理方面有了明顯的進(jìn)步，不過卻始終留有一些問題，包括檔案材料收集不完善、內(nèi)容填寫有遺漏、書寫格式不規(guī)范等等。為了全面適應(yīng)新時期的諸多挑戰(zhàn)，從而有機(jī)改善教學(xué)檔案的歸檔管理水平，需要及時透過以下層面進(jìn)行全面創(chuàng)新調(diào)整。

2.1 革新檔案歸檔理念，凸顯教學(xué)檔案的應(yīng)用價值

教學(xué)檔案的應(yīng)用價值，就是方便教師進(jìn)行參考，從而多快好省的展開各科教學(xué)，所以說，高校教師必須要持續(xù)加強(qiáng)對教學(xué)檔案的重視程度，形成全新的歸檔理念。如目前我國許多高校學(xué)生都有條件和夙愿去外國深造，不過辦理手續(xù)過程中如若沒有學(xué)校的成績學(xué)歷檔案支持，就很難順利通過。所以說，高校在收集歸檔教學(xué)檔案時，特別要注意在學(xué)生成績、學(xué)分等方面提供嚴(yán)厲的規(guī)范指標(biāo)，力求經(jīng)過對這些數(shù)據(jù)進(jìn)行客觀性評估、竭力保障各個學(xué)科教學(xué)質(zhì)量前提下，為適應(yīng)全新的教育發(fā)展趨勢，做好過渡準(zhǔn)備工作。

2.2 提供更加有效的檔案管理模式，提升教學(xué)檔案的內(nèi)在質(zhì)量

高校教學(xué)檔案的歸檔過程繁瑣，可以依次細(xì)化為檔案的收集、整合、監(jiān)管、分析、使用等環(huán)節(jié)，只有確保將這些流程處理到位之后，才可以算是有效的教學(xué)檔案管理服務(wù)。所以說，高校須定期針對內(nèi)部教學(xué)檔案管理人員進(jìn)行深入性培訓(xùn)指導(dǎo)，鼓勵這類職員持續(xù)革新理念、鍛煉更高超的歸檔技能和素養(yǎng)，引領(lǐng)教學(xué)檔案的數(shù)字化和信息化發(fā)展。具體方法則是細(xì)致性編輯數(shù)字化的教學(xué)檔案，確保日后可以及時快速、準(zhǔn)確性檢索;全方位整合有關(guān)電子類的教學(xué)檔案，創(chuàng)建適當(dāng)規(guī)模的數(shù)據(jù)庫，為后續(xù)教學(xué)檔案數(shù)字化應(yīng)用普及、教學(xué)檔案利用率和歸檔率提升，以及高校教學(xué)檔案管理的科學(xué)化等目標(biāo)實現(xiàn)，提供保障。

2.3 沿用高端化的技術(shù)來推進(jìn)教學(xué)檔案歸檔的創(chuàng)新

經(jīng)過計算機(jī)技術(shù)普及之后，教學(xué)檔案管理自然也開始掙脫了傳統(tǒng)的紙質(zhì)空間限制，在此期間，為了適當(dāng)縮減管理人員在電子化檔案創(chuàng)建上消耗的時間精力，需要盡快開發(fā)更加新穎和實用的多媒體程序，隨后增加電子化教學(xué)檔案的開發(fā)利用率，加快實現(xiàn)高校教學(xué)檔案的數(shù)字化歸檔管理。具體就是在推廣計算機(jī)和一系列便利性檔案管理系統(tǒng)，包括配備數(shù)碼照相機(jī)和掃描儀等基礎(chǔ)性的檔案管理設(shè)施、制作電子化的檔案、沿用光盤亦或是壓縮技術(shù)來豐富檔案信息存儲數(shù)量、配合校園網(wǎng)全面落實教學(xué)檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化等等。經(jīng)過上述要素交互式融合之后，將會形成愈加完善的檔案收集歸檔系統(tǒng)，令工作人員隨時隨地歸檔，并利用網(wǎng)絡(luò)快捷的為廣大師生提供檔案查詢服務(wù)。

歸根結(jié)底，數(shù)字化的檔案往往可以深入性的把控檔案信息核心、自動性強(qiáng)化對教學(xué)檔案的監(jiān)管力度、持續(xù)性健全檔案中的原始信息，久而久之，將教學(xué)檔案的應(yīng)用價值發(fā)揮到最大程度，令相關(guān)利用者可以靈活檢索和獲取個人急需的信息。而檔案管理人員要做的，則是明確教學(xué)檔案電子文檔收集的范疇基礎(chǔ)上，及時收集和歸檔本校內(nèi)具備考察、利用價值、經(jīng)由計算機(jī)傳輸?shù)慕虒W(xué)文件，諸如學(xué)院的綜合性電子文件、日常教學(xué)中產(chǎn)生的圖像和圖形電子文件等等。待這些電子文件歸檔完畢后，交由檔案部門進(jìn)行統(tǒng)一和集中性監(jiān)管，力求歷經(jīng)接收、編號、保管使用等工序流程之后，長期保障電子檔案的安全和保密效果。

2.4 培養(yǎng)更加新穎的人力資源來充實檔案歸檔管理團(tuán)隊

想要實現(xiàn)教學(xué)檔案歸檔的現(xiàn)代化改革目標(biāo)，還必須要注意同步提升有關(guān)管理人員的專業(yè)技能和綜合素養(yǎng)，而定期引入全新的管理人才并組織深層次的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，則是重中之重。

首先，高校要引入更為專業(yè)化的管理類人才，確保由專人負(fù)責(zé)歸檔教學(xué)檔案，如若因為特殊狀況而無法安排專人，則要力求維持兼職人員的穩(wěn)定狀態(tài)基礎(chǔ)上，竭力充實既有的管理團(tuán)隊。

其次，作為教學(xué)檔案歸檔的領(lǐng)導(dǎo)小組，要保證集中性、有秩序性的安排職員接受教育培訓(xùn)，令這類群體在熟練掌握檔案業(yè)務(wù)的知識規(guī)律和處理技巧后，形成高素質(zhì)的檔案歸檔團(tuán)隊;再有則是設(shè)置科學(xué)人性化的培訓(xùn)考核機(jī)制，令有關(guān)人力資源及時發(fā)現(xiàn)和糾正自身的不足問題，隨后努力加以改正，進(jìn)一步維持不同層級檔案的整體性和系統(tǒng)性。

最后，針對專兼職檔案歸檔工作人員提供更多的福利待遇和晉升渠道，并實時性優(yōu)化他們的辦公環(huán)境和條件，這樣這些工作人員才會形成一定的向心力并集中性提升自身業(yè)務(wù)素質(zhì)，持續(xù)到管理隊伍壯大之后，教學(xué)檔案管理工作也就自然健康性的發(fā)展。

2.5 革新既有的管理體制和體系

革新傳統(tǒng)的管理體制，是處理好高校教學(xué)檔案歸檔工作的先提條件之一?；诖?，高校領(lǐng)導(dǎo)層必須要盡快明確教學(xué)檔案歸檔管理的特征，隨后提供富有前瞻性和規(guī)范性的監(jiān)管體制;再就是督促檔案管理人員自覺創(chuàng)建符合自身特色的規(guī)范機(jī)制，包括人財物等資源的保障、檢驗和獎懲流程的把控等方面，都應(yīng)該提供行之有效的協(xié)調(diào)引導(dǎo)機(jī)制。除此之外，還應(yīng)該努力創(chuàng)建融合分管領(lǐng)導(dǎo)、教學(xué)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、教學(xué)機(jī)構(gòu)專職秘書等成員的檔案管理體系，在明確不同崗位核心職責(zé)、予以定期檢驗評估的同時，設(shè)置綜合性的檔案室，以統(tǒng)籌負(fù)責(zé)全校的檔案歸檔事務(wù)。在此期間，包括各大院系、處室等，必須要安排一名兼職檔案員來收集整理和移交本機(jī)構(gòu)的檔案，久而久之，衍生出一類以檔案室作為核心且強(qiáng)而有力的管理網(wǎng)絡(luò)體系。

綜上所述，涉及新時期下高校教學(xué)檔案的歸檔管理創(chuàng)新工作，十分繁瑣，既要求樹立起全新的檔案歸檔理念、引入更加高端實用的檔案歸檔技術(shù)、培養(yǎng)更多專業(yè)化的檔案歸檔管理人才，同時更需要創(chuàng)建嚴(yán)格規(guī)范的監(jiān)督體制。不過相信經(jīng)過校領(lǐng)導(dǎo)的潛心努力之后，涉及上述挑戰(zhàn)問題勢必會逐步順利突破，隨后引領(lǐng)整個高校教育事業(yè)的蓬勃性發(fā)展。

課題名稱：新時期高校教學(xué)檔案的科學(xué)管理研究，課題編號：HDK2018--24。

（作者單位：黑龍江中醫(yī)藥大學(xué)）