關(guān)于強(qiáng)化企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理的幾點(diǎn)思考

徐曉東

摘 要：企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理存在著一系列問(wèn)題，如制度不健全，管理不到位，不能實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案與電子檔案的同步歸檔，會(huì)計(jì)人員本身的檔案管理意識(shí)淡薄，能力欠缺等。要加強(qiáng)企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理，就要從健全制度入手，實(shí)施以確保會(huì)計(jì)檔案的安全性和完整性為重點(diǎn)，以提高會(huì)計(jì)人員的綜合素質(zhì)為途徑的有效策略。

關(guān)鍵詞：會(huì)計(jì)檔案；企業(yè)會(huì)計(jì)；檔案管理

會(huì)計(jì)檔案管理是企業(yè)會(huì)計(jì)工作的重要組成部分。懂得會(huì)計(jì)檔案規(guī)范化管理的基本實(shí)務(wù)知識(shí)，是財(cái)會(huì)人員的基本素質(zhì)之一。但是長(zhǎng)期以來(lái)這一部分重要工作沒(méi)有的得到足夠的重視。特別是在信息技術(shù)飛速發(fā)展的今天，會(huì)計(jì)電算化的范圍及程度越來(lái)越高，使得會(huì)計(jì)檔案管理的情況更加復(fù)雜。在這樣的背景下，如何強(qiáng)化企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理，這是值得我們每一位財(cái)會(huì)人員認(rèn)真思考的問(wèn)題。

一、會(huì)計(jì)檔案管理存在的問(wèn)題

我國(guó)會(huì)計(jì)檔案管理一直都是企業(yè)財(cái)務(wù)管理中的一個(gè)薄弱環(huán)節(jié)。一方面企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)普遍不重視對(duì)會(huì)計(jì)檔案的管理，使得會(huì)計(jì)檔案管理常常漏洞百出；另一方面，企業(yè)缺少專(zhuān)業(yè)的會(huì)計(jì)檔案管理人員。企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理工作都是由財(cái)會(huì)人員自己來(lái)承擔(dān)的，而大多數(shù)財(cái)會(huì)人員對(duì)檔案管理的規(guī)范性操作知之甚少。

（1）會(huì)計(jì)檔案管理制度不健全

會(huì)計(jì)檔案管理屬于一項(xiàng)專(zhuān)業(yè)的檔案管理。財(cái)政部對(duì)此專(zhuān)門(mén)下達(dá)了《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》等文件，對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理具體實(shí)施提供了法規(guī)依據(jù)。企業(yè)會(huì)計(jì)檔案的管理應(yīng)該依據(jù)這一法規(guī)制定一整套具體的制度，使得會(huì)計(jì)檔案的收集、整理、鑒定、編目、銷(xiāo)毀和有效利用有章可循，有規(guī)可依。但是目前企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理制度普遍不夠健全。有的雖然建立了一些制度，但只是籠統(tǒng)地提幾條，缺乏可操作性。有的雖有制度，但沒(méi)有相應(yīng)的執(zhí)行措施，使得制度要求得不到落實(shí)。

（2）沒(méi)有實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案與電子檔案的同步歸檔

在信息化發(fā)展的今天，會(huì)計(jì)檔案的載體發(fā)生了很大的變化，由傳統(tǒng)的紙質(zhì)載體發(fā)展到了多元化載體并存的局面。在實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)電算化的條件下，會(huì)計(jì)檔案信息資源的數(shù)字化建設(shè)是一種發(fā)展趨勢(shì)，只有更好地將各種不同的載體如紙質(zhì)、磁盤(pán)、光盤(pán)、縮微、膠卷等檔案信息轉(zhuǎn)化為電子化載體，實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案與電子檔案同步歸檔，才能更好地滿足時(shí)代發(fā)展對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理提出的新的需求。但是多數(shù)企業(yè)并沒(méi)有能夠?qū)崿F(xiàn)會(huì)計(jì)紙質(zhì)檔案與電子檔案的同步歸檔。一方面對(duì)會(huì)計(jì)紙質(zhì)檔案不能及時(shí)處理，隨意堆放在辦公桌上或柜子里，顯得凌亂而不安全。另一方面，對(duì)于電算化過(guò)程中產(chǎn)生的電子會(huì)計(jì)檔案不夠重視，在歸檔的時(shí)候只留下紙質(zhì)檔案。有的雖然對(duì)會(huì)計(jì)電子檔案進(jìn)行了保存，但安全意識(shí)淡薄，沒(méi)有對(duì)電子檔案進(jìn)行多個(gè)異地保存。

（3）財(cái)會(huì)人員缺乏對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理職責(zé)的認(rèn)同

會(huì)計(jì)檔案工作顧名思義，就是對(duì)在會(huì)計(jì)工作過(guò)程中形成的重要資料進(jìn)行整理和歸檔，并按照檔案法規(guī)的有關(guān)規(guī)定進(jìn)行保管。因此，對(duì)財(cái)務(wù)資料的整理和歸檔工作理應(yīng)納入財(cái)務(wù)人員的日常工作之中，成為財(cái)務(wù)人員的一項(xiàng)基本職責(zé)。但是目前很多企業(yè)財(cái)會(huì)人員包括領(lǐng)導(dǎo)在內(nèi)，對(duì)這一職能并沒(méi)有真正認(rèn)同，表現(xiàn)為只重視會(huì)計(jì)核算而輕視會(huì)計(jì)檔案管理。由于在思想意識(shí)上就沒(méi)有把會(huì)計(jì)檔案管理放在應(yīng)有的位置，平時(shí)就不會(huì)組織會(huì)計(jì)人員進(jìn)行會(huì)計(jì)檔案管理方面的培訓(xùn)了。會(huì)計(jì)人員自身也很少會(huì)去注意有關(guān)會(huì)計(jì)檔案管理知識(shí)方面的學(xué)習(xí)了，造成了會(huì)計(jì)人員對(duì)檔案管理知識(shí)和實(shí)際操作能力的缺乏，造成了檔案工作的頻頻失誤。

二、加強(qiáng)企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理工作的對(duì)策

（1）加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理的制度化、規(guī)范化建設(shè)

加強(qiáng)企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理工作首先要從制度建設(shè)入手，使其納入制度化、規(guī)范化的軌道。

一是要依法建章。會(huì)計(jì)檔案管理應(yīng)該遵守《中華人民共和國(guó)檔案法》、《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》等的相關(guān)規(guī)定。企業(yè)的會(huì)計(jì)檔案管理制度不能有悖于國(guó)家的相關(guān)法律法規(guī)。例如企業(yè)會(huì)計(jì)檔案的收集整理，應(yīng)該有明確的收集整理的操作規(guī)程，包括收集整理的范圍，怎樣進(jìn)行分類(lèi)，怎樣進(jìn)行裝訂成冊(cè)，怎樣進(jìn)行編碼和排列，都要有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。二是強(qiáng)調(diào)會(huì)計(jì)檔案管理制度的合理化。會(huì)計(jì)檔案管理制度建設(shè)要注重合理化，除了模范遵守相關(guān)法律法規(guī)外，還應(yīng)當(dāng)從實(shí)際出發(fā)，注重企業(yè)的自身?xiàng)l件，制定合理的制度。如會(huì)計(jì)核算化程度比較高的企業(yè)，就要重點(diǎn)加強(qiáng)對(duì)電子檔案管理制度的建設(shè)，要針對(duì)新的情況擬定新的規(guī)程，提出新的防范措施。三是制度建設(shè)的重點(diǎn)是確保制度執(zhí)行的力度。往往是一些制度只是寫(xiě)在紙上，掛在墻上，就是不落實(shí)在行動(dòng)上。要提高會(huì)計(jì)檔案管理制度的執(zhí)行力，除了企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)要高度重視外，還要建立問(wèn)責(zé)制度，把會(huì)計(jì)檔案管理的責(zé)任落實(shí)到人，并有相應(yīng)的獎(jiǎng)懲措施。

（2）確保電算化條件下會(huì)計(jì)檔案的安全與完整

在電算化程度越來(lái)越高的背景下，電子化會(huì)計(jì)檔案越來(lái)越多。與紙質(zhì)化會(huì)計(jì)檔案相比，電子化會(huì)計(jì)檔案具有得天獨(dú)厚的優(yōu)勢(shì)。但是大量的電算化下，必然形成了大量的復(fù)雜的電子會(huì)計(jì)資料，如何及時(shí)處理這些會(huì)計(jì)資料，保證電子檔案的完整性，的確是會(huì)計(jì)人員面臨的一次新的挑戰(zhàn)。電子會(huì)計(jì)檔案有一個(gè)致命的弱點(diǎn)并是容易出安全問(wèn)題。

首先是電子會(huì)計(jì)檔案修改的方便，給保證會(huì)計(jì)檔案真實(shí)性帶來(lái)了一定的困難。它不像紙質(zhì)化檔案是一種真真切切的實(shí)物化存在，具有原始的真實(shí)性。電子會(huì)計(jì)檔案容易篡改，因而可信度要比紙質(zhì)檔案差。如法律界把電子檔案的舉證看作沒(méi)有紙質(zhì)檔案那么有力。從保存的角度看，紙質(zhì)化檔案容易保存，在保存過(guò)程中只要注意防火、防水、防化學(xué)腐蝕就可以。而電子檔案容易因計(jì)算機(jī)病毒的侵入，或者設(shè)備的故障而使全部檔案銷(xiāo)毀。

針對(duì)以上情況，我們可以采取一些相應(yīng)的措施。一是電子會(huì)計(jì)檔案必須在專(zhuān)用的計(jì)算機(jī)上進(jìn)行備份，而且要有多種載體在不同的地方進(jìn)行備份，以防一損具損，保證會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)信息資源的安全。二是保證電子檔案建立的及時(shí)性和完整性。在平時(shí)就要根據(jù)會(huì)計(jì)檔案的分類(lèi)進(jìn)行篇目，及時(shí)將新近產(chǎn)生的會(huì)計(jì)檔案歸入相應(yīng)的欄目之中。在建立的檔案文件名中分層表明檔案類(lèi)別，年月日期，內(nèi)容目錄，備份人姓名，并用密碼加鎖。三是利用多媒體技術(shù)的集成功能對(duì)不同載體的檔案進(jìn)行數(shù)字化處理后，用U盆、光盤(pán)進(jìn)行保存。如利用多媒體技術(shù)制作檔案目錄的檢索系統(tǒng)，可以方便檔案信息的查閱。利用光盤(pán)貯存檔案信息，不僅可以把文字、錄像、錄音、圖片等按照多種不同的標(biāo)準(zhǔn)分類(lèi)貯存在一起，而且在貯存時(shí)間和貯存空間上也大大超越了磁帶和磁盤(pán)。

（3）提高財(cái)會(huì)人員的檔案意識(shí)和檔案管理能力

我們應(yīng)該清晰地認(rèn)識(shí)到加強(qiáng)企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理無(wú)論是對(duì)企業(yè)的發(fā)展，還是企業(yè)會(huì)計(jì)檔案自身功能的發(fā)揮都有著十分重要的意義。企業(yè)會(huì)計(jì)人員要把會(huì)計(jì)檔案管理看做是自己的份內(nèi)之事，做好會(huì)計(jì)資料的建檔工作會(huì)計(jì)人員責(zé)無(wú)旁貸。會(huì)計(jì)人員的檔案意識(shí)最主要的是表現(xiàn)在平時(shí)會(huì)計(jì)工作中對(duì)檔案資料收集與整理的重視，還有對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理知識(shí)學(xué)習(xí)和操作過(guò)程培訓(xùn)的自覺(jué)性。為了提高會(huì)計(jì)人員檔案管理的意識(shí)和能力，我們可以讓會(huì)計(jì)人員適當(dāng)參加一些培訓(xùn)活動(dòng)，提高他們的業(yè)務(wù)水平，提升職業(yè)道德操守。企業(yè)要結(jié)合實(shí)際情況，開(kāi)展專(zhuān)題講座，主題性拓展訓(xùn)練，邀請(qǐng)專(zhuān)家指導(dǎo)，外出參觀學(xué)習(xí)等多種形式的培訓(xùn)活動(dòng)，來(lái)促進(jìn)會(huì)計(jì)人員綜合素質(zhì)的提高。同時(shí)在對(duì)會(huì)計(jì)人員的考核過(guò)程中，把對(duì)會(huì)計(jì)檔案的管理工作納入考核的內(nèi)容之中，建立獎(jiǎng)懲分明的考核機(jī)制，提高會(huì)計(jì)人員的責(zé)任感和使命感。

（4）實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案信息資源的有效利用

會(huì)計(jì)檔案的最大功能是存史功能，但也有利用功能。在檔案信息資源利用價(jià)值越來(lái)越受重視的背景下，會(huì)計(jì)檔案的利用功能也日益發(fā)揮著重要的作用。企業(yè)會(huì)計(jì)檔案信息資源的開(kāi)發(fā)最終目的是為企業(yè)發(fā)展服務(wù)，而服務(wù)的直接對(duì)象是有獨(dú)立意志的人。因此企業(yè)會(huì)計(jì)檔案服務(wù)，要堅(jiān)持以人為本的理念，全心全意為用戶著想，擴(kuò)大服務(wù)范圍，提升服務(wù)質(zhì)量。企業(yè)會(huì)計(jì)檔案服務(wù)的腳步要緊緊跟隨信息化的步伐，要針對(duì)信息化背景下用戶的不同需要，轉(zhuǎn)變服務(wù)職能和服務(wù)方式。從服務(wù)方式上，要實(shí)現(xiàn)由被動(dòng)服務(wù)向主動(dòng)服務(wù)轉(zhuǎn)變；在服務(wù)類(lèi)型上，要實(shí)現(xiàn)由內(nèi)向型向外向型轉(zhuǎn)化；從服務(wù)層次上實(shí)現(xiàn)由簡(jiǎn)單訴求服務(wù)到深層的問(wèn)題解決的服務(wù)。

值得的注意的是企業(yè)會(huì)計(jì)檔案是一種專(zhuān)業(yè)性較強(qiáng)的檔案，它的開(kāi)發(fā)利用受到保密性的限制。因此，我們要建立好會(huì)計(jì)服務(wù)的一些具體制度。如查閱會(huì)計(jì)檔案必須辦理審批手續(xù)，查閱會(huì)計(jì)檔案資料要有主管人員陪同，不外借會(huì)計(jì)檔案資料。如需要復(fù)印，必須辦好手續(xù)，在有關(guān)負(fù)責(zé)人監(jiān)管之下復(fù)印。不得把裝訂好的賬本拆開(kāi)，更不允許對(duì)原始會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)作任何的改動(dòng)。

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