淺談醫(yī)院印章檔案管理現(xiàn)狀及信息化管理

林寂靜

[摘要] 實(shí)用印章是機(jī)關(guān)企事業(yè)單位日常管理中重要的憑證，具有權(quán)威性和法律效力，印章檔案的管理又是檔案管理工作中重要的組成部分。由于各種客觀問題，目前醫(yī)療機(jī)構(gòu)在印章管理工作中存在一定問題，管理思路落后，受重視不夠，缺乏全流程統(tǒng)一管理等，該文擬就現(xiàn)今印章檔案管理的信息化管理進(jìn)行探討。

[關(guān)鍵詞] 醫(yī)院；印章檔案；信息化管理

[中圖分類號(hào)] R197.322 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼] A [文章編號(hào)] 1672-5654（2019）02（b）-0097-03

根據(jù)《印章檔案整理規(guī)則》（DA/T 40-2008），印章是將文字、符號(hào)和圖形等按照一定的規(guī)范格式或藝術(shù)風(fēng)格刻制、鑄造在物體上，形成的以蓋制圖形和文字標(biāo)記為使用方式的標(biāo)志性信物和藝術(shù)品。一般包括印面、印文、邊款、印紐（執(zhí)柄）和印材5個(gè)構(gòu)成要素。作為在社會(huì)交往中象征和證明身份、權(quán)力與地位，起憑證信物作用的印章又稱作使用印章或印信；作為欣賞和表現(xiàn)篆刻藝術(shù)為目的的印章又稱為藝術(shù)印章或文人印章。印章檔案指的是國家機(jī)關(guān)、社會(huì)組織和個(gè)人在從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等社會(huì)活動(dòng)中形成和使用過的印章，是一種具有特殊載體形態(tài)并在歷史研究、檔案考證、文物收藏和藝術(shù)鑒賞等方面有著特殊價(jià)值的檔案[1]。因此，該文所述均圍繞實(shí)用印章展開。隨著檔案管理工作的重要性不斷增強(qiáng)，醫(yī)院綜合檔案室在印章管理方面不斷規(guī)范，但管理中存在的問題也日益凸顯，并亟待解決。該文將就筆者工作實(shí)踐中發(fā)現(xiàn)的印章檔案管理問題和信息化管理談幾點(diǎn)看法。

1 醫(yī)院印章檔案的特點(diǎn)

1.1 印章形制的多樣性

醫(yī)院工作性質(zhì)不同于各類機(jī)關(guān)企事業(yè)機(jī)構(gòu)，以從事醫(yī)療服務(wù)活動(dòng)為主，根據(jù)開展的各項(xiàng)業(yè)務(wù)而形成各自不同的專用印章，如：單位公章、內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)章、各類專用章、簽字章等，其形狀、材質(zhì)、規(guī)格、印文樣式不盡相同。

1.2 在用印章保管的復(fù)雜性

這里所說的復(fù)雜性指的是印章保管模式的復(fù)雜和保管人員身份的復(fù)雜。醫(yī)院的科室結(jié)構(gòu)和人員構(gòu)成均有其特殊性，以所在單位為例，行政處室25個(gè)，臨床醫(yī)技科室近80個(gè)，在冊(cè)職工3 000余人，其中行政工作人員僅占不到10%，醫(yī)護(hù)人員占90%。大部分印章由行政處室保管，存在一個(gè)部門管理多枚印章的情況，同時(shí)小部分印章又由臨床科室負(fù)責(zé)保管，此外，大型三家醫(yī)院還有大量在用的財(cái)務(wù)專用章，而收費(fèi)員流動(dòng)性強(qiáng)，上述3種原因造成醫(yī)院在用印章保管較為復(fù)雜。

1.3 印章檔案的歷史價(jià)值高

印章具有查驗(yàn)、鑒別如甄別文件真?zhèn)蔚闹匾饔?。除此之外，醫(yī)院，特別是大型三級(jí)甲等公立醫(yī)院大多擁有較為悠久的歷史，隨著歷史時(shí)期的更迭，醫(yī)院在長期的發(fā)展過程中，機(jī)構(gòu)的撤并、更名及內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)增設(shè)等變動(dòng)不可避免，必然產(chǎn)生大量失去法律效力的印章，失效印章成為記載醫(yī)院歷史的重要載體之一，也側(cè)面反映了不同歷史時(shí)期醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的發(fā)展，在醫(yī)院歷史乃至醫(yī)療衛(wèi)生改革史方面有重要的研究價(jià)值，從這個(gè)角度上看印章檔案具有較高的歷史價(jià)值。

1.4 印章檔案的成套性

當(dāng)印章作為檔案進(jìn)行管理時(shí)，應(yīng)與其刻制、領(lǐng)用、失效歸檔等各環(huán)節(jié)資料共同構(gòu)成印章檔案。因此僅僅印章實(shí)體無法構(gòu)成印章檔案，其相應(yīng)的管理資料也是檔案的重要組成部分。

2 當(dāng)前醫(yī)院印章檔案管理現(xiàn)狀

2.1 醫(yī)院檔案管理的“先天不足”

醫(yī)院是以從事醫(yī)療活動(dòng)為主的單位，從事醫(yī)院綜合檔案管理的工作人員多為非檔案學(xué)專業(yè)的行政管理工作人員兼職。非專業(yè)人員缺乏系統(tǒng)的培訓(xùn)，在檔案管理工作中易出現(xiàn)因?qū)I(yè)知識(shí)不足而造成的管理不規(guī)范現(xiàn)象，隨著現(xiàn)代管理理念和檔案信息化的發(fā)展，對(duì)人員素質(zhì)的要求也不斷提高，而其繼續(xù)教育不受重視，檔案管理人員的管理創(chuàng)新意識(shí)不足，管理思路滯后，成為醫(yī)院綜合檔案管理的一大短板。

2.2 印章檔案管理相較其他檔案管理，受重視度不足

印章檔案不同于文書檔案，文書檔案量大，一定時(shí)間內(nèi)產(chǎn)生密度較大，文件辦結(jié)時(shí)限短，便于定期、批量歸檔入庫；而實(shí)用印章在機(jī)構(gòu)未發(fā)生性質(zhì)變更、注銷或印章本身磨損嚴(yán)重等情況下，往往可持續(xù)使用數(shù)十年，在實(shí)際使用中，常以分散管理的模式進(jìn)行保管。印章失效歸檔時(shí)間受上級(jí)部門政策和醫(yī)院工作調(diào)整等影響，存在較強(qiáng)的不確定性，無規(guī)律可循。以筆者所在工作單位為例，年均發(fā)文量700份左右，相比之下，現(xiàn)存登記在冊(cè)的印章總量僅為260余枚，其中，失效歸檔印章近60枚，200余枚印章仍處在用狀態(tài)。也正是由于印章檔案總數(shù)量遠(yuǎn)小于文書及其他檔案，難以定期批量歸檔，因此印章檔案的管理工作未引起足夠的重視。

2.3 印章檔案缺乏全流程統(tǒng)一管理

目前醫(yī)院雖然分別針對(duì)印章刻制、領(lǐng)用、在用印章保管及失效印章等各個(gè)環(huán)節(jié)分別制定了各自較為成熟的一套管理流程，但各流程相對(duì)獨(dú)立，未進(jìn)行全流程統(tǒng)一管理。此外，印章檔案具有實(shí)體與其形成至注銷整個(gè)生命周期中其他資料分離保管的特點(diǎn)，也導(dǎo)致失效印章歸檔入庫時(shí)易發(fā)生相關(guān)信息不全，印章信息查詢困難以及難以確切掌握機(jī)構(gòu)內(nèi)各類印章狀態(tài)、去向等問題。

3 印章檔案信息化管理的構(gòu)建

隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在管理工作中得到廣泛應(yīng)用，信息化檔案管理已成為大勢(shì)所趨，利用大數(shù)據(jù)更有利于檢索和管理。該院已通過電子辦公系統(tǒng)成功構(gòu)建醫(yī)院用印管理系統(tǒng)對(duì)主要產(chǎn)生法律效力的醫(yī)院公章、法人章等重要印章的用印審批進(jìn)行信息化閉環(huán)管理。針對(duì)目前印章檔案管理中存在的問題，并遵循印章檔案成套管理原則，對(duì)印章刻制、失效印章歸檔管理環(huán)節(jié)進(jìn)行整合和信息化處理，提升管理效率。

申請(qǐng)刻印部門的申請(qǐng)發(fā)起和各相關(guān)責(zé)任人審批環(huán)節(jié)均在系統(tǒng)中進(jìn)行，新印章刻制完成后，其印模留存、領(lǐng)用登記、失效歸檔登記、編號(hào)等環(huán)節(jié)均由醫(yī)院綜合檔案室印章檔案管理人員操作錄入，通過上述方式代替?zhèn)鹘y(tǒng)手工審批、登記、檢索。

通過信息化管理，可實(shí)現(xiàn)印章檔案生成、在用狀態(tài)、歸檔狀態(tài)及信息追溯的全程管控。其目的在于：實(shí)現(xiàn)印章刻制申請(qǐng)環(huán)節(jié)無紙化、規(guī)范化，減少審批環(huán)節(jié)的漏洞；做到印章狀態(tài)變更的及時(shí)編輯維護(hù)，實(shí)現(xiàn)在用印章動(dòng)態(tài)監(jiān)控；通過信息手段將印章登記信息及印模等圖像信息合并管理，形成印章檔案管理數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)印章檔案數(shù)據(jù)檢索、調(diào)取、統(tǒng)計(jì)的便利性。

4 印章檔案信息化管理的優(yōu)勢(shì)

4.1 有效提升印章檔案管理效率

在印章檔案管理方面，充分利用信息技術(shù)構(gòu)建本院的印章檔案登記、備案制度，在電子辦公系統(tǒng)（OA）或基于電子辦公系統(tǒng)單獨(dú)開發(fā)系統(tǒng)，整合印章刻制審批及失效歸檔兩個(gè)環(huán)節(jié)，構(gòu)建印章信息化管理系統(tǒng)，即形成醫(yī)院印章管理數(shù)據(jù)庫，相較紙質(zhì)材料登記、人工檢索，其效率大為提升，更便于日常查詢。此外通過印章檔案數(shù)據(jù)化，可更為便利地制作與印章實(shí)體有機(jī)聯(lián)系的印模集，大大提升失效印章實(shí)體的整理、歸檔效率。

4.2 便于日常維護(hù)管理

由于印章實(shí)體與其形成至注銷生命周期通常較長，其形成和失效時(shí)間具有隨機(jī)性，采取傳統(tǒng)紙質(zhì)登記的方式不利于原始資料的保存。通過信息化管理，對(duì)與印章實(shí)體配套的相應(yīng)資料及印章信息維護(hù)進(jìn)行數(shù)字化保管，維護(hù)更加及時(shí)、便捷，也便于查詢，實(shí)現(xiàn)印章檔案全流程監(jiān)控，杜絕管理的隨意性，更加規(guī)范。

4.3 促進(jìn)醫(yī)院綜合檔案信息化建設(shè)

印章檔案管理作為綜合檔案管理的一部分，其信息化管理系統(tǒng)應(yīng)納入整體檔案數(shù)據(jù)庫管理，成為醫(yī)院綜合檔案數(shù)據(jù)庫的子系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)印章檔案管理的特殊性和綜合檔案管理的普遍性的有機(jī)結(jié)合。通過信息化管理還可提升綜合檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力，啟發(fā)和拓展檔案管理思路。

5 印章檔案信息化管理需注意的問題

印章檔案信息化管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)應(yīng)從實(shí)際應(yīng)用角度出發(fā)，符合檔案管理的要求，以人為本，需注意幾點(diǎn)。

①流程設(shè)計(jì)上必須在現(xiàn)有的檔案管理框架下，理順印章刻制和失效印章歸檔具體流程，并充分考慮2個(gè)環(huán)節(jié)整合后程序的連貫性和便利性。同時(shí)，系統(tǒng)應(yīng)易于操作，實(shí)現(xiàn)圖像采集和信息錄入功能的統(tǒng)一，便于印章檔案數(shù)據(jù)的檢索、編輯修改，有利日常數(shù)據(jù)維護(hù)。

②印章檔案是醫(yī)院綜合檔案的重要組成部分，應(yīng)進(jìn)行延伸管理，嚴(yán)格控制。因此對(duì)印章檔案信息化管理后，必須保證信息的安全性和系統(tǒng)的穩(wěn)定性，對(duì)不同級(jí)別管理員設(shè)置相應(yīng)權(quán)限，嚴(yán)格遵守保密制度，同時(shí)，設(shè)置防火墻、安裝防病毒軟件維護(hù)系統(tǒng)保障系統(tǒng)安全，不定時(shí)對(duì)印章檔案電子信息進(jìn)行存盤備案，防止信息被篡改。

③“追求卓越是一個(gè)旅程，完美—零缺陷—是這個(gè)旅程的虛構(gòu)的目的地”[2]在實(shí)際應(yīng)用中，利用PDCA管理工具，對(duì)系統(tǒng)流程進(jìn)行持續(xù)改進(jìn)和優(yōu)化，使之更適應(yīng)工作需要。同時(shí)，信息化管理模式對(duì)檔案管理人員的要求更高，檔案管理人員的定位發(fā)生變化，工作內(nèi)涵進(jìn)一步豐富，需要不斷加強(qiáng)檔案管理人員的管理水平和信息處理能力，與時(shí)俱進(jìn)，實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新管理、科學(xué)管理。

6 結(jié)語

綜上所述，印章檔案管理具有實(shí)踐和理論雙重意義。檔案管理人員應(yīng)自覺將現(xiàn)代管理理念融入檔案管理工作。對(duì)印章檔案的信息化、科學(xué)化管理，并在工作實(shí)踐中探索更優(yōu)的管理方式，是對(duì)檔案管理工作的深化，也是對(duì)檔案文化的拓展和延伸，希望該文的一點(diǎn)薄見能為醫(yī)院檔案管理工作同道們提供一些新的思路。

[參考文獻(xiàn)]

[1] 國家檔案局.印章檔案整理規(guī)則（DA/T 40-2008）[S].2013-06-28.

[2] 國務(wù)院.國務(wù)院關(guān)于國家行政機(jī)關(guān)和企事業(yè)單位社會(huì)團(tuán)體印章管理的規(guī)定（國發(fā)[1999]25號(hào)）[S].1999-10-31.

[3] 高瑞琴，胡鵬.歷史的烙印—談?dòng)≌聶n案及其管理[J].山西檔案，2011（3）：37-38.

[4] 白玲玲，魏成蘭.試論印章檔案的成套保管[J].山西檔案，2014（2）：90-92.

[5] 宋熙東，張瑞菊.高校印章檔案管理探究[J].蘭臺(tái)世界，2011（2）：54-55.

[6] （美）利奧納多L.貝瑞，肯特D.賽爾曼，著.向世界最好的醫(yī)院學(xué)管理.[S]張國萍，譯.北京：機(jī)械工業(yè)出版社，2009（6）.

[7] 王韋程，周金鑫.淺議印章使用風(fēng)險(xiǎn)及解決思路[J].中國行政管理，2016（1）：153-154.

[8] 于魯霞.失效印章檔案的建檔與分類研究[J].蘭臺(tái)世界，2011（5）：122.

[9] 雷玉文.加強(qiáng)印章管理規(guī)范化及對(duì)策分析[J].管理觀察，2015（2）：174-175.

（收稿日期：2018-11-08）