淺談農(nóng)業(yè)科研單位科研物資管理

陳世海

隨著國家對科研工作的日益重視；科研單位科研經(jīng)費(fèi)逐年增加，規(guī)范使用科研經(jīng)費(fèi)，加強(qiáng)科研物資管理，受到前所未有的關(guān)注。2013年，中紀(jì)委書記王岐山在中紀(jì)委二次全會上重點(diǎn)指出，科研院所要著力解決科研經(jīng)費(fèi)使用管理方面存在的突出問題。

科研項(xiàng)目物資管理是科研項(xiàng)目管理及科研經(jīng)費(fèi)規(guī)范使用的重要組成部分。科研物資是指因科研活動需要而采購的，未達(dá)到固定資產(chǎn)標(biāo)準(zhǔn)而不屬于固定資產(chǎn)管理范疇的物資。通常包括大宗物資和低值易耗品，如材料、產(chǎn)品、包裝物和低值易耗品等，以及未達(dá)到固定資產(chǎn)標(biāo)準(zhǔn)的用具、裝具、動植物等，例如試驗(yàn)過程中購置的綠化苗木、種子、種苗、低值儀器、儀表、工具、量具、科研器具、玻璃器皿、元件、零配件、化學(xué)試劑、農(nóng)用物資、燃料等。因此可見，科研物資存在種類繁雜、規(guī)格多變、用量少、質(zhì)量高、變化大等特點(diǎn)，如何加強(qiáng)科研物資的管理，實(shí)現(xiàn)提高科研經(jīng)費(fèi)使用效益、減少財(cái)務(wù)監(jiān)管漏洞及內(nèi)部控制風(fēng)險，是每一位管理人員迫切的心愿。本文結(jié)合作者工作實(shí)際，就如何加強(qiáng)農(nóng)業(yè)科研單位科研物資的管理進(jìn)行了一些思考和探索。

一、科研物資管理現(xiàn)狀及存在問題

（一）管理職責(zé)不清晰

研究室(課題組)負(fù)責(zé)人、資產(chǎn)管理部門及財(cái)務(wù)部門三者在農(nóng)業(yè)科研單位科研物資管理中應(yīng)該各司其職、各盡其責(zé)，但是在實(shí)際操作過程中存在職責(zé)不清、責(zé)任不明的現(xiàn)象，往往將研究室(課題組)負(fù)責(zé)人作為科研物資管理的責(zé)任主體，在科研物資采購、驗(yàn)收、登記、保管、領(lǐng)用等環(huán)節(jié)中，由研究室(課題組)一手包辦。財(cái)務(wù)部門在財(cái)務(wù)報銷時，為了達(dá)到形式合規(guī)，通常要求提供材料驗(yàn)收單和領(lǐng)用出庫單，單據(jù)只流于形式，而缺乏對實(shí)物的有效監(jiān)管。

（二）管理意識不到位

1.項(xiàng)目執(zhí)行過程缺乏管理意識/部分項(xiàng)目負(fù)責(zé)人錯誤的認(rèn)為科研物資采購回來，順利通過財(cái)務(wù)報銷，與供貨商結(jié)清貨款后，科研物資就不需要管理了，管理意識缺乏，抵制庫存賬簿登記工作，導(dǎo)致了庫存物資數(shù)量不詳，從而重復(fù)、多次購買，形成浪費(fèi)。尤其是可以多次重復(fù)使用的量具用具，由于沒有做好領(lǐng)用、歸還登記手續(xù)，極易導(dǎo)致人為性丟失。

2.項(xiàng)目結(jié)題驗(yàn)收后缺乏總結(jié)意識。目前大部分的農(nóng)業(yè)科研單位科研物資都是由研究室(課題組、項(xiàng)目)的負(fù)責(zé)人提出購料需求、采購并使用，項(xiàng)目或者課題任務(wù)完成后，只注重對研究結(jié)果、經(jīng)費(fèi)執(zhí)行情況的總結(jié)及驗(yàn)收，對科研物資的管理和消耗、剩余等情況，缺乏相應(yīng)的總結(jié)和分析，這極其不利于科研物資的綜合利用和下段科研工作的開展。

（三）賬簿登記不規(guī)范

賬簿登記是科研物資的數(shù)字化體現(xiàn)，是庫存管理的重要工具。在農(nóng)業(yè)科研單位中，由于科研人員專業(yè)性限制，缺乏統(tǒng)一、正規(guī)的財(cái)務(wù)培訓(xùn)，導(dǎo)致賬簿登記五花八門、千奇百怪。主要表現(xiàn)為賬簿信息不全；賬簿登記不及時；庫存數(shù)量不實(shí)；無物資領(lǐng)用記錄等。例如：部分記錄人員只是簡單將到貨物資按送貨單順序抄錄在“進(jìn)銷存”臺賬中，錯誤的將“進(jìn)銷存”臺賬當(dāng)做流水賬記錄本；由于缺乏有效的、及時的監(jiān)管，部分記錄人員通常都是一段時間或者月末統(tǒng)一次性記錄物資入庫情況；在物資領(lǐng)用過程中存在不登記，或者另行設(shè)立出庫臺賬，導(dǎo)致無法結(jié)出準(zhǔn)確的庫存數(shù)量；可以多次、重復(fù)利用的量具用具通常采用一次性出庫，缺乏領(lǐng)用記錄，導(dǎo)致無法進(jìn)行后續(xù)跟蹤管理。

（四）制度制定不實(shí)際

近年來，財(cái)政部陸續(xù)發(fā)布了加強(qiáng)內(nèi)部控制制度建設(shè)的一系列文件要求，各單位也陸續(xù)出臺了科研物資相關(guān)的采購、管理、領(lǐng)用等管理制度。但由于農(nóng)業(yè)科研單位科研物資的現(xiàn)實(shí)特點(diǎn)限制，同一單位不同的研究團(tuán)隊(duì)或者課題組之間的物資特點(diǎn)各不相同，導(dǎo)致物資管理方式方法大相徑庭。然而內(nèi)控制度主要是由各管理職能部門起草制定并監(jiān)督執(zhí)行，缺少必要的調(diào)研和了解，雖按時完成了上級交代的內(nèi)控建設(shè)任務(wù)，但是在制度執(zhí)行時卻變成了一紙空文，使得制度無法落地。

（五）實(shí)物管理不重視

部分項(xiàng)目負(fù)責(zé)人認(rèn)為只要做好賬簿登記，在單位內(nèi)部審計(jì)或者科研項(xiàng)目審計(jì)的時候能夠給出賬簿記錄就可以了，缺乏對實(shí)物的管理，從而將管理的目的變成了為了規(guī)范而規(guī)范，應(yīng)付單位檢查或?qū)徲?jì)。在研究室(課題組)內(nèi)部實(shí)物物資混亂，無法做到賬實(shí)相符。由于科研物資的特殊性，資產(chǎn)管理部門無法計(jì)入固定資產(chǎn)也未進(jìn)行庫存臺賬記錄，從而導(dǎo)致大量科研物資游離在單位有效監(jiān)管范圍之外。

鑒于農(nóng)業(yè)科研單位科研物資管理中存在的情況，筆者提出以下改進(jìn)對策，以供參考。

二、科研物資管理改進(jìn)措施

（一）明確職責(zé)分工，加強(qiáng)內(nèi)部控制

農(nóng)業(yè)科研單位可以明確研究室(課題組)為科研物資的采購、使用主體，主要負(fù)責(zé)物資采購和領(lǐng)用；資產(chǎn)管理部門為科研物資的實(shí)物保管主體，主要負(fù)責(zé)物資驗(yàn)收及庫存賬務(wù)登記；財(cái)務(wù)部門為科研物資的監(jiān)管主體，主要負(fù)責(zé)物資盤點(diǎn)和賬務(wù)核對?？蒲形镔Y流程見下圖：

圖1 科研物資管理流程圖

（二）加強(qiáng)政策宣講，提高管理意識

農(nóng)業(yè)科研單位每年專用材料支出占比較大，而且項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)通常由國家或地方財(cái)政撥款無償資助，但所有通過單位平臺立項(xiàng)的科研項(xiàng)目所購買或形成的科研物資，均屬于國有資產(chǎn)，而非研究室(課題組)或個人私產(chǎn)，資產(chǎn)管理部門或財(cái)務(wù)部門需加強(qiáng)政策宣講，讓所有經(jīng)手人員需充分正確認(rèn)識這一點(diǎn)。采用多種行之有效的形式，充分發(fā)揮內(nèi)部培訓(xùn)、案例分析、移動互聯(lián)網(wǎng)等的作用，增強(qiáng)大家的法制觀念和制度意識，從而牢固樹立嚴(yán)格按制度辦事的觀念，提高管理意識。

（三）增加財(cái)務(wù)培訓(xùn)，規(guī)范賬簿登記

增加財(cái)務(wù)培訓(xùn)，購買或制定統(tǒng)一的“庫存物資進(jìn)銷存”臺賬記錄本。要求記錄人員務(wù)必做到數(shù)字準(zhǔn)確、摘要清楚、登記及時、字跡工整。月度或年度終了，需要將所有的物資結(jié)出庫存數(shù)量，和財(cái)務(wù)部門進(jìn)行賬賬核對。

（四）細(xì)化管理制度，督導(dǎo)制度落實(shí)

首先，出臺制度前，需要深入基層認(rèn)真調(diào)研，集思廣益仔細(xì)論證，要準(zhǔn)確的分析每個環(huán)節(jié)的風(fēng)險點(diǎn)，針對制度制定和執(zhí)行過程中存在的問題，要不斷改革創(chuàng)新，不斷完善，科學(xué)制定制度，提高制度建設(shè)質(zhì)量。其次要嚴(yán)格落實(shí)獎懲，正確引導(dǎo)和鼓勵按制度辦事，對責(zé)任履行不到位的進(jìn)行追究問責(zé)。

（五）加強(qiáng)實(shí)物管理，確保賬實(shí)相符

建立實(shí)物類資產(chǎn)信息數(shù)據(jù)平臺，及時收集、更新物資庫存變動情況；加強(qiáng)倉庫環(huán)境監(jiān)控，防治因管理不善導(dǎo)致的物資損失；實(shí)物管理部門應(yīng)于月度或年度終了對庫存物資進(jìn)行盤點(diǎn)，確保庫存物資數(shù)量準(zhǔn)確、狀態(tài)良好；財(cái)務(wù)部門應(yīng)定期或不定期的對庫存物資進(jìn)行抽盤或全盤，以達(dá)到賬實(shí)相符，應(yīng)于月度或年度終了對實(shí)物管理部門臺賬進(jìn)行核對，實(shí)現(xiàn)賬賬相符。

三、結(jié)語

科研物資在農(nóng)業(yè)科研單位中發(fā)揮著重要的作用，同時也是農(nóng)業(yè)科研單位資產(chǎn)的重要組成部分，只有通過提高管理意識、規(guī)范賬簿登記、明確責(zé)任分工、加強(qiáng)實(shí)物管理才能真正管好科研物資，才能避免單位資產(chǎn)流失，減少浪費(fèi)，防范違規(guī)違紀(jì)現(xiàn)象發(fā)生。