高校教務(wù)系統(tǒng)信息傳遞質(zhì)量分析

摘 要：高校教務(wù)系統(tǒng)信息傳遞承載著管理職能的落實(shí)，作為一個(gè)普通的傳播學(xué)意義上的信息流動(dòng)過程，要保證信息傳遞的質(zhì)量，其傳播的各個(gè)環(huán)節(jié)必須各司其職并及時(shí)反饋、糾錯(cuò)，才能保障高校教務(wù)系統(tǒng)的高效、規(guī)范運(yùn)轉(zhuǎn)，才能保障教務(wù)管理的水平與學(xué)生培養(yǎng)的質(zhì)量。

關(guān)鍵詞：高校;教務(wù)系統(tǒng);信息傳遞

中圖分類號(hào)：G64 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

文章編號(hào)：1673-9132（2019）17-0186-02

DOI：10.16657/j.cnki.issn1673-9132.2019.17.175

高校教務(wù)系統(tǒng)一般由教務(wù)管理的職能部門——教務(wù)處、二級(jí)學(xué)院的教務(wù)科室以及信息化媒介組成。教務(wù)處作為高校教務(wù)管理的職能部門，在管理的實(shí)施過程中，作為信息的發(fā)出者，信息的質(zhì)量關(guān)乎整個(gè)教務(wù)系統(tǒng)的工作效率和質(zhì)量;二級(jí)學(xué)院教務(wù)科室作為信息的接收者和具體工作的組織、實(shí)施者，對(duì)教務(wù)處管理信息的翻譯、消化、再傳遞的準(zhǔn)確性和及時(shí)性直接關(guān)乎具體工作在二級(jí)學(xué)院落地的方向性問題;網(wǎng)絡(luò)時(shí)代，信息化的傳遞媒介保證了整個(gè)信息傳遞的時(shí)效性和直觀性，是整個(gè)教務(wù)系統(tǒng)信息傳遞的有力保障。從教務(wù)系統(tǒng)組成的三個(gè)部分來看，媒介無須多談，信息的發(fā)出者以及接受、再傳遞者是整個(gè)高校教務(wù)系統(tǒng)信息傳遞質(zhì)量的關(guān)鍵，高校教學(xué)理念的執(zhí)行、教學(xué)管理高效實(shí)施、學(xué)生培養(yǎng)質(zhì)量的保障都與之息息相關(guān)。結(jié)合具體實(shí)踐，以下從三個(gè)方面探討高校教務(wù)系統(tǒng)信息傳遞的質(zhì)量問題。

一、教務(wù)處信息的發(fā)出

（一）教學(xué)管理事務(wù)的準(zhǔn)確理解

教務(wù)處各科室負(fù)責(zé)各高校教學(xué)理念、學(xué)校教務(wù)管理制度以及具體事項(xiàng)實(shí)施的宏觀安排。就具體事務(wù)的組織與實(shí)施而言，是信息的發(fā)出端即信息源。信息的準(zhǔn)確與否關(guān)系著方向性、導(dǎo)向性問題，差之毫厘，可能就謬以千里。學(xué)生培養(yǎng)規(guī)格的達(dá)成，一定程度上取決于學(xué)校教學(xué)理念執(zhí)行、教學(xué)管理實(shí)施的精準(zhǔn)度。從這個(gè)意義上講，教學(xué)管理的實(shí)施，教學(xué)管理效果、效率的達(dá)成，取決于教務(wù)處領(lǐng)導(dǎo)、科室負(fù)責(zé)人對(duì)學(xué)校宏觀教學(xué)理念的準(zhǔn)確理解，取決于理解后內(nèi)化為具體的教務(wù)管理事項(xiàng)的能力，取決于具體教務(wù)事項(xiàng)的組織實(shí)施與反饋。

（二）教學(xué)管理具體事項(xiàng)的組織與實(shí)施

1.文本的草擬

就信息而言，務(wù)必明確“是什么”，即信息不能含糊其詞、不準(zhǔn)確。就具體教務(wù)事務(wù)而言，務(wù)必考慮信息的發(fā)布背景，具體的信息內(nèi)容，時(shí)限的安排、執(zhí)行的要求等。就具體執(zhí)行或者操作的要求而言，務(wù)必準(zhǔn)確，具有操作性，切勿出現(xiàn)自行安排或者自行決定等之類的表述，以免工作收尾判定是否合格因標(biāo)準(zhǔn)的不確定而引起不必要反復(fù)。

2.傳播途徑的選取

文本擬好了，務(wù)必明確“如何傳遞”。此問題涉及兩個(gè)方面的內(nèi)容：第一，哪些信息教務(wù)處應(yīng)該傳遞。我認(rèn)為，涉及學(xué)校教務(wù)管理宏觀層面的均應(yīng)由教務(wù)處傳遞，避免涉及宏觀層面的具體事務(wù)由二級(jí)學(xué)院處理和發(fā)布，不允許因業(yè)務(wù)不熟悉將具體事務(wù)推給二級(jí)學(xué)院，更要避免將信息的發(fā)布也推給二級(jí)學(xué)院。作為教學(xué)單位的二級(jí)學(xué)院是兄弟單位，兄弟單位直接處理和發(fā)布學(xué)校層面的宏觀教務(wù)安排，邏輯上不合理，管理上作為教學(xué)管理的職能部門——教務(wù)處失位，缺乏“存在感”，效力上缺乏權(quán)威性。第二，如何選擇信息傳遞。即途徑或者渠道，我認(rèn)為，在信息化、網(wǎng)絡(luò)化時(shí)代，信息的傳遞途徑、媒介有多種選擇的可能，傳遞的速度基本是及時(shí)到達(dá)，就此而言，信息傳播途徑的選取就是傳播媒介的適當(dāng)選取，選擇即取舍，得當(dāng)即適合。按照此標(biāo)準(zhǔn)，我認(rèn)為，全校性事務(wù)的組織實(shí)施建議以公文的形式通過行政辦公平臺(tái)發(fā)出;涉及個(gè)別單位、臨時(shí)性事務(wù)的組織與實(shí)施可考慮用社交工具傳遞。

3.具體事項(xiàng)的組織實(shí)施

文本擬定完畢，傳播途徑選取結(jié)束，接著就是具體教務(wù)事項(xiàng)的組織與實(shí)施。涉及組織與實(shí)施，相伴的管理行為即監(jiān)控、溝通與反饋。監(jiān)控進(jìn)度、監(jiān)控落實(shí)、監(jiān)控質(zhì)量即監(jiān)控行為的直接要義;溝通細(xì)節(jié)、溝通困難、溝通具體事項(xiàng)即溝通行為之觀測(cè)點(diǎn);反饋落實(shí)質(zhì)量、反饋落實(shí)行為的偏差、反饋上下管理之相長(zhǎng)乃改進(jìn)工作之良方。

二、二級(jí)學(xué)院信息的接收與處理

（一）信息接收

二級(jí)學(xué)院教學(xué)副院長(zhǎng)或相應(yīng)教務(wù)科室是各高校教務(wù)處信息在教學(xué)單位的接收者。重大的教學(xué)改革及管理事項(xiàng)教務(wù)處一般應(yīng)該以教學(xué)副院長(zhǎng)參與的教學(xué)工作會(huì)議的形式直接給安排，由各學(xué)院教學(xué)副院長(zhǎng)帶回教學(xué)單位傳達(dá)、探討、組織與實(shí)施;常規(guī)的管理事項(xiàng)或管理內(nèi)容，二級(jí)學(xué)院教務(wù)辦或者相關(guān)教務(wù)科室的負(fù)責(zé)人是教務(wù)處管理信息的直接接收人和責(zé)任人。

（二）信息內(nèi)化再編譯

二級(jí)學(xué)院及時(shí)準(zhǔn)確接到教務(wù)處發(fā)布的信息后，不應(yīng)直接轉(zhuǎn)發(fā)了事，第一要?jiǎng)?wù)是認(rèn)真研讀信息，確認(rèn)準(zhǔn)確理解后，根據(jù)實(shí)施的對(duì)象（系、專業(yè)、教師與學(xué)生），重新編譯成“去文件”表述的形式，以通俗、明了、無歧義的文本傳遞給“受眾”，為后續(xù)具體工作的開展打好基礎(chǔ)。

（三）具體事項(xiàng)的組織與實(shí)施

信息的內(nèi)化再編譯后，擬好文本，根據(jù)具體事務(wù)的完成對(duì)象（系的發(fā)給系主任，專業(yè)的發(fā)給專業(yè)主任，教師的發(fā)給教師，學(xué)生的發(fā)給各班學(xué)委）用即時(shí)通訊工具第一時(shí)間發(fā)給完成對(duì)象并明確要求，明確完成工作程序，明確完成時(shí)間（早于報(bào)教務(wù)處時(shí)間，以便學(xué)院終審）;具體事務(wù)實(shí)施過程中，學(xué)院教務(wù)科室要做好具體問題的咨詢、答疑及與教務(wù)處的溝通工作;具體事務(wù)收尾階段，學(xué)院教務(wù)科室要做好完成時(shí)間的提醒，排版要求的提醒，工作程序的提醒;學(xué)院教務(wù)科室接到相關(guān)事務(wù)的完成材料后，相關(guān)事項(xiàng)的負(fù)責(zé)人重新對(duì)照教務(wù)處的文件要求，逐一逐項(xiàng)初審，初審合格后報(bào)學(xué)院負(fù)責(zé)教學(xué)的副院長(zhǎng)終審，無誤，簽字蓋章報(bào)教務(wù)處相關(guān)科室;初審不合格，立即返回當(dāng)事人并說明原因，重新啟動(dòng)既定的工作程序，終審合格后，按時(shí)報(bào)教務(wù)處，此項(xiàng)工作結(jié)束。

三、教務(wù)系統(tǒng)信息傳遞的反饋

反饋是信息傳遞過程中非常必要和重要的環(huán)節(jié)，反饋是信息傳遞質(zhì)量的重要保障，也是工作改進(jìn)和工作質(zhì)量效率提升的有效途徑。沒有反饋即有始無終，信息傳遞是系統(tǒng)性的閉環(huán)，無反饋就是一個(gè)開放性的系統(tǒng)，工作的質(zhì)量便無法衡量，更談不上糾錯(cuò)和改進(jìn)。作為高校教務(wù)系統(tǒng)信息的傳遞系統(tǒng)，不管是事中反饋，還是事終反饋，其實(shí)質(zhì)上是作為信息發(fā)出端的教務(wù)處與信息接收和落實(shí)端的二級(jí)學(xué)院教務(wù)科室的工作溝通過程，無溝通，不工作。其重要性不言而喻。

（一）信息反饋平臺(tái)的搭建

為改進(jìn)教務(wù)工作，教務(wù)系統(tǒng)工作人員的日常工作交流和溝通非常必要，一對(duì)一的溝通顯然效率不高且不利于分享，為此作為高校教務(wù)管理的職能部門——教務(wù)處，有責(zé)任有義務(wù)搭建一個(gè)利于溝通的信息反饋平臺(tái)（最好不要以教務(wù)例會(huì)的形式出現(xiàn)，因?yàn)橐话銜?huì)議形式不利于信息的真實(shí)傳遞），并定期組織活動(dòng)，切實(shí)給系統(tǒng)內(nèi)的同事一個(gè)減壓、平等對(duì)話、工作溝通的機(jī)會(huì)，以便把控教務(wù)管理全面的狀態(tài)，以促進(jìn)工作質(zhì)量、效率的提高。

（二）信息反饋渠道的暢通

渠道即路徑、途徑，除了信息反饋平臺(tái)的搭建外還應(yīng)考慮其他反饋路徑的通暢，例如處長(zhǎng)郵箱、處長(zhǎng)接待日等等形式，以便個(gè)別溝通和反饋。豐富了反饋渠道，更便于個(gè)別事項(xiàng)的把控。結(jié)合信息反饋平臺(tái)，就可以采集到面和點(diǎn)，立體的教務(wù)管理反饋信息，對(duì)于決策和工作品質(zhì)的提升有反哺作用。

（三）信息反饋糾錯(cuò)體系的建立

反饋的目的是工作改進(jìn)，對(duì)于通過信息反饋平臺(tái)和信息反饋渠道采集的信息，高校教務(wù)處要及時(shí)研判信息的質(zhì)量，取其精華，棄其糟粕。同時(shí)按照信息的內(nèi)容分類、綜合并根據(jù)業(yè)務(wù)歸口找相關(guān)科室研究、商議。結(jié)束后，指定專人負(fù)責(zé)收集、整理并拿出具體解決辦法以回應(yīng)反饋。以上的描述即信息反饋糾錯(cuò)體系，一般，各高?？赡苡蓄愃频臉I(yè)務(wù)存在，但作為體系規(guī)范運(yùn)行且能反哺管理的少之又少。

高校教務(wù)系統(tǒng)信息的傳遞與傳播學(xué)意義上的信息傳遞類似，都存在信息發(fā)出、信息傳播、信息接收與反饋幾個(gè)環(huán)節(jié)。管理層級(jí)決定信息傳遞的頻次，相較于一級(jí)管理，高校一般都采用二級(jí)管理模式，也就是說學(xué)校層面的教務(wù)信息不能直接傳遞給“受眾”，而是要經(jīng)過二級(jí)學(xué)院再編譯、傳播途徑再選取，重新傳遞給“受眾”，再傳遞的質(zhì)量直接關(guān)系整個(gè)教務(wù)系統(tǒng)信息傳遞的質(zhì)量，可能差之毫厘就謬以千里。要保證高校教務(wù)信息傳遞的質(zhì)量，首先要明晰教務(wù)信息的專業(yè)性特征，進(jìn)而加強(qiáng)工作人員業(yè)務(wù)素質(zhì)、信息素養(yǎng)的培養(yǎng);其次要注意傳播媒介的得當(dāng)選取，確保信息衰減可控，失真可控，以便準(zhǔn)確傳遞給“受眾”，不影響具體管理事務(wù)的開展;再次要注意信息落地的解析與反饋、糾錯(cuò)體系的正常運(yùn)轉(zhuǎn)，通過管理機(jī)制保障教務(wù)信息傳遞的質(zhì)量。

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[責(zé)任編輯 李愛莉]

作者簡(jiǎn)介：寇軍強(qiáng)（1981.11— ），男，漢族，陜西延安人，研究方向：教學(xué)管理。