精益管理理念在企業(yè)會(huì)務(wù)接待工作中的應(yīng)用

劉文智

【摘 要】在企業(yè)的發(fā)展中，會(huì)議活動(dòng)發(fā)揮著重要的作用，在很大程度上推動(dòng)著行政工作的順利開(kāi)展，是新時(shí)期社會(huì)、政治和經(jīng)濟(jì)生活中的重要活動(dòng)方式。企業(yè)應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)會(huì)議活動(dòng)的重視，尤其是會(huì)務(wù)接待工作，并融入精益管理理念，充分發(fā)揮出精益管理理念的作用。

【Abstract】 In the development of enterprises， conference activities play an important role in promoting the smooth development of administrative work to a great extent. It is an important way of activities in social， political and economic life in the new era. Enterprises should pay more attention to conference activities， especially conference reception work， and integrate ?the lean managementconcept in it， so as ?to give full play to the role of lean management concept.

【關(guān)鍵詞】精益管理理念;企業(yè)會(huì)務(wù)接待工作;應(yīng)用

【Keywords】 lean management concept; enterprise conference reception work; application

【中圖分類(lèi)號(hào)】F272.9 ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 【文獻(xiàn)標(biāo)志碼】A ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?【文章編號(hào)】1673-1069（2019）02-0144-02

1 引言

在現(xiàn)代化社會(huì)的發(fā)展中，社會(huì)各個(gè)行業(yè)發(fā)展十分迅速，企業(yè)建設(shè)規(guī)模在不斷擴(kuò)大，各個(gè)企業(yè)之間的競(jìng)爭(zhēng)越來(lái)越激烈，而會(huì)議作為企業(yè)發(fā)展中的重要活動(dòng)之一，在宣傳、貫徹、執(zhí)行黨和國(guó)家路線、方針、政策的過(guò)程中發(fā)揮著十分重要的作用。企業(yè)必須加強(qiáng)對(duì)企業(yè)會(huì)務(wù)接待工作的重視，實(shí)行精益管理方式?；诖?，文章闡述了企業(yè)會(huì)務(wù)接待工作的相關(guān)內(nèi)容，分析了企業(yè)會(huì)務(wù)工作中存在的問(wèn)題，研究了精益管理理念在企業(yè)會(huì)務(wù)接待工作中的應(yīng)用。

2 企業(yè)會(huì)務(wù)接待工作相關(guān)內(nèi)容

在企業(yè)的經(jīng)營(yíng)和發(fā)展過(guò)程中，會(huì)務(wù)接待工作發(fā)揮著十分重要的作用，涉及多方面的內(nèi)容，如出席會(huì)議、業(yè)務(wù)洽談、調(diào)查研究、學(xué)習(xí)交流、外事往來(lái)等公務(wù)活動(dòng)，以及公務(wù)活動(dòng)開(kāi)展過(guò)程中的接待安排、協(xié)調(diào)和服務(wù)等。在會(huì)務(wù)接待工作中，相關(guān)人員需要遵循“精簡(jiǎn)、節(jié)約、實(shí)效”的原則，以極大的耐心和細(xì)心明確會(huì)議全過(guò)程的要求，并將其落實(shí)到實(shí)際工作中[1]。同時(shí)，在接待、餐飲、會(huì)議服務(wù)過(guò)程中，都要保持較強(qiáng)的責(zé)任心，提高這些工作的綜合質(zhì)量，避免損害企業(yè)行政部門(mén)的形象，還要在企業(yè)內(nèi)部會(huì)議接待工作中融入精益管理理念，完善服務(wù)制度和相關(guān)體系，提高會(huì)議的整體效率。除此之外，企業(yè)管理人員應(yīng)該貫徹并落實(shí)管理發(fā)展理念，統(tǒng)籌企業(yè)發(fā)展各個(gè)環(huán)節(jié)的工作，實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部各個(gè)部門(mén)、工作人員的有效配合，提升會(huì)務(wù)工作的整體質(zhì)量，推動(dòng)企業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展。

3 企業(yè)會(huì)務(wù)工作中存在的問(wèn)題

新時(shí)期的企業(yè)會(huì)務(wù)工作中存在很多問(wèn)題，主要體現(xiàn)在以下方面：第一，會(huì)務(wù)準(zhǔn)備階段的工作不完善，存在大量易遺漏的問(wèn)題，在很大程度上影響著會(huì)務(wù)工作的整體質(zhì)量，例如，在會(huì)議籌備初級(jí)階段，相關(guān)部門(mén)未召集大量工作人員開(kāi)展工作協(xié)調(diào)分工會(huì)，籌備工作計(jì)劃書(shū)缺乏完善性，企業(yè)工作人員的崗位職責(zé)不夠明確，導(dǎo)致企業(yè)各項(xiàng)工作脫節(jié)、人名與職務(wù)不對(duì)應(yīng)等現(xiàn)象，為參會(huì)人員造成了很大的影響;第二，在會(huì)議開(kāi)展過(guò)程中，工作人員無(wú)法做好秩序維護(hù)和現(xiàn)場(chǎng)保障工作，在遇到突發(fā)問(wèn)題時(shí)，極易出現(xiàn)混亂情況，例如，在參會(huì)人員入場(chǎng)的過(guò)程中，未安排入場(chǎng)引導(dǎo)人員，導(dǎo)致入場(chǎng)時(shí)間比較長(zhǎng)、會(huì)場(chǎng)秩序性較差，影響會(huì)議的召開(kāi)時(shí)間，且在會(huì)議進(jìn)行過(guò)程中，出現(xiàn)設(shè)備故障、議程調(diào)整問(wèn)題，工作人員無(wú)法及時(shí)發(fā)現(xiàn)并處理這些問(wèn)題，極易引發(fā)冷場(chǎng)現(xiàn)象;第三，在會(huì)議結(jié)束后，各個(gè)參會(huì)人員無(wú)法及時(shí)進(jìn)行交流、總結(jié)，并針對(duì)企業(yè)發(fā)展中的問(wèn)題提出有效的措施，往往會(huì)草草收?qǐng)?，造成惡性循環(huán);第四，參會(huì)人員數(shù)量比較多，大型會(huì)務(wù)設(shè)置的環(huán)節(jié)比較多，這就使得會(huì)議質(zhì)量較差，為企業(yè)帶來(lái)了更多的會(huì)務(wù)費(fèi)用，違背了“精簡(jiǎn)、節(jié)約、實(shí)效”的原則。

4 精益管理理念在企業(yè)會(huì)務(wù)接待工作中的應(yīng)用

4.1 加強(qiáng)管理，做到工作分工精細(xì)化

在企業(yè)的會(huì)務(wù)接待工作中，企業(yè)應(yīng)該確保會(huì)議的及時(shí)性、準(zhǔn)確性和安全性，并將各個(gè)部門(mén)進(jìn)行有效融合，實(shí)現(xiàn)各部門(mén)之間的協(xié)同性。辦公室作為業(yè)務(wù)接待的主要管理部門(mén)，主要任務(wù)是為企業(yè)各個(gè)部門(mén)的業(yè)務(wù)接待工作提供指導(dǎo)，確定業(yè)務(wù)接待標(biāo)準(zhǔn)和業(yè)務(wù)流程，加強(qiáng)對(duì)會(huì)議接待資源、接待物品的管理，并組織企業(yè)內(nèi)部相關(guān)部門(mén)制定相應(yīng)的方案，方案內(nèi)容主要有日程、住宿、就餐、車(chē)輛、接送、活動(dòng)安排、新聞報(bào)道等，合理地安排會(huì)議中的各項(xiàng)資源。在實(shí)施會(huì)議接待方案的過(guò)程中，應(yīng)該明確企業(yè)各個(gè)部門(mén)的崗位職責(zé)，在遇到臨時(shí)變化的情況下，需要及時(shí)向管理人員請(qǐng)示其中的問(wèn)題，及時(shí)地調(diào)整并完善，并通知各個(gè)部門(mén)會(huì)議變更情況。在任務(wù)結(jié)束后，會(huì)議接待部門(mén)需要準(zhǔn)確地填寫(xiě)接待清單，并落實(shí)接待清單審批程序，加強(qiáng)對(duì)會(huì)議費(fèi)用的管理。在會(huì)議結(jié)束后，需要由專(zhuān)業(yè)人員評(píng)價(jià)并總結(jié)會(huì)議中的內(nèi)容，針對(duì)會(huì)議中存在的問(wèn)題提出相應(yīng)的優(yōu)化措施，且會(huì)務(wù)組中的各個(gè)團(tuán)隊(duì)?wèi)?yīng)該配合，明確與各個(gè)企業(yè)、各個(gè)部門(mén)之間的分工和合作，并在分工后明確相關(guān)部門(mén)的崗位職責(zé)，確保責(zé)任到人，這樣就能夠有效地提升工作的整體效率，豐富個(gè)人的經(jīng)驗(yàn)和相關(guān)知識(shí)，提高各個(gè)人員的集群生產(chǎn)力和創(chuàng)造力。除此之外，各個(gè)部門(mén)應(yīng)該根據(jù)崗位職責(zé)進(jìn)行分工，各個(gè)人員應(yīng)該加強(qiáng)交流和溝通，以便更好地進(jìn)行合作，進(jìn)而建立穩(wěn)定的協(xié)調(diào)機(jī)制。

4.2 熱情服務(wù)，冷靜處理分歧

在會(huì)議活動(dòng)開(kāi)展過(guò)程中，企業(yè)相關(guān)部門(mén)應(yīng)該保持熱情的服務(wù)，在遇到分歧的情況下，應(yīng)該冷靜地進(jìn)行處理，提高統(tǒng)籌的整體效率，避免出現(xiàn)“擁堵現(xiàn)象”。并且，會(huì)務(wù)接待人員應(yīng)該掌握好冷熱之間的度，實(shí)現(xiàn)各項(xiàng)工作的統(tǒng)一性和協(xié)調(diào)性。在會(huì)議活動(dòng)過(guò)程中，存在大量瑣碎、繁雜的事情，針對(duì)企業(yè)各個(gè)部門(mén)和相關(guān)企業(yè)都要熱情服務(wù)、真情相待，尤其在與下級(jí)單位交流的過(guò)程中，必須互相尊重、互相商量，這樣就能夠得到下級(jí)單位的支持，提高企業(yè)的整體效率。除此之外，在會(huì)議活動(dòng)開(kāi)展過(guò)程中，企業(yè)和部門(mén)的數(shù)量往往比較多，這就使得各個(gè)企業(yè)、各個(gè)部門(mén)掌握的信息量、思考問(wèn)題的角度存在很大的差異，極易出現(xiàn)分歧。為了有效地解決這些問(wèn)題，相關(guān)人員需要深入分析問(wèn)題產(chǎn)生的原因，保持冷靜的心態(tài)，找到雙方產(chǎn)生分歧的問(wèn)題，并尋找兩者的共同點(diǎn)，進(jìn)而有效地解決這一問(wèn)題。例如，在基層企業(yè)舉辦會(huì)議活動(dòng)的過(guò)程中，會(huì)議接待人員需要做好前期溝通和協(xié)商工作，及時(shí)告知對(duì)方會(huì)議活動(dòng)中的細(xì)節(jié)，避免在會(huì)議活動(dòng)開(kāi)展過(guò)程中出現(xiàn)一系列問(wèn)題。

4.3 注重學(xué)習(xí)，不斷提升會(huì)務(wù)接待水平

企業(yè)在會(huì)務(wù)接待的過(guò)程中，需要做到務(wù)實(shí)節(jié)儉、對(duì)口接待，并實(shí)行節(jié)約、統(tǒng)一、規(guī)范的方法。隨著科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，企業(yè)應(yīng)該加大先進(jìn)技術(shù)的應(yīng)用力度，將信息化管理模式應(yīng)用到會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)管理過(guò)程中。目前，很多企業(yè)在會(huì)議活動(dòng)的登記、入場(chǎng)過(guò)程中，不再實(shí)行紙質(zhì)的簽名形式，普遍使用會(huì)展信息系統(tǒng)整合參會(huì)人員的信息，并進(jìn)行存檔，進(jìn)而將這些信息應(yīng)用到了會(huì)議活動(dòng)開(kāi)展的全過(guò)程中。同時(shí)，在進(jìn)行接待住宿安排工作的過(guò)程中，各個(gè)接待部門(mén)需要在系統(tǒng)內(nèi)部場(chǎng)所、協(xié)議酒店中，避免出現(xiàn)安排超過(guò)標(biāo)準(zhǔn)接待住房的問(wèn)題，且住房?jī)?nèi)不能夠放置豪華設(shè)施、貴重物品等。并且，在接待用餐的過(guò)程中，需要安排在企業(yè)內(nèi)部的場(chǎng)所內(nèi)，在需要在外用餐的情況下，往往會(huì)選擇企業(yè)簽約的餐廳，嚴(yán)禁選擇私人場(chǎng)所、高消費(fèi)的餐飲場(chǎng)所。除此之外，接待迎送，不張貼懸掛標(biāo)語(yǔ)橫幅，不設(shè)歡迎屏，不獻(xiàn)鮮花，不鋪迎賓地毯，不安排接待人員在機(jī)場(chǎng)、車(chē)站、高速路口接送，在有需要的情況下，應(yīng)由其他工作人員接送。業(yè)務(wù)接待應(yīng)遵循保密原則，針對(duì)來(lái)賓個(gè)人信息、日程安排等，做好保密工作;針對(duì)涉及國(guó)家或公司保密級(jí)內(nèi)容的信息，必須按照公司保密工作有關(guān)制度執(zhí)行。同時(shí)，企業(yè)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)會(huì)務(wù)接待經(jīng)費(fèi)的預(yù)算管理，年度預(yù)算應(yīng)當(dāng)綜合考慮上年度預(yù)算編制和執(zhí)行情況，滿足企業(yè)的實(shí)際發(fā)展和經(jīng)營(yíng)需求，在履行預(yù)算審批程序后具體執(zhí)行。

5 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，在新形勢(shì)下的發(fā)展中，各個(gè)企業(yè)的建設(shè)規(guī)模在不斷擴(kuò)大，企業(yè)的會(huì)務(wù)接待工作越來(lái)越完善。精益管理理念作為一種新型的理念，在企業(yè)會(huì)務(wù)接待工作中發(fā)揮著十分重要的作用，企業(yè)應(yīng)該深入考慮精益管理理念的細(xì)節(jié)和涵義，將精益管理理念應(yīng)用到企業(yè)會(huì)務(wù)接待工作中，這樣就能夠充分發(fā)揮出其精益管理理念的規(guī)范和指導(dǎo)作用，推動(dòng)企業(yè)會(huì)務(wù)接待活動(dòng)的順利開(kāi)展，為企業(yè)的不斷完善和發(fā)展提供保障。

【參考文獻(xiàn)】

【1】孫婷婷.精益管理理念在企業(yè)會(huì)務(wù)接待工作中的應(yīng)用[J].企業(yè)改革與管理，2018（08）：11+14.