加強(qiáng)事業(yè)單位人事檔案管理信息化建設(shè)的策略分析

姜蔚

摘? 要：我國(guó)的高技術(shù)人才主要集中在各類(lèi)事業(yè)單位，隨著國(guó)家深化事業(yè)單位體制改革，逐步打破了以往的傳統(tǒng)人事管理方式，建立了新型、現(xiàn)代化的人事管理模式，與之配套的人事檔案必須加強(qiáng)信息化建設(shè)以適應(yīng)此種模式?；诖?，本文對(duì)事業(yè)單位人事檔案管理信息化建設(shè)中的問(wèn)題進(jìn)行分析并提出了相應(yīng)解決建議。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;人事檔案;信息化建設(shè)

事業(yè)單位作為我國(guó)社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的特殊產(chǎn)物，一直承擔(dān)著提供社會(huì)公益服務(wù)的重要職能，在社會(huì)主義建設(shè)和改革開(kāi)放中起著巨大作用。十八大以來(lái)，國(guó)家不斷深化對(duì)事業(yè)單位體制機(jī)制改革，其中也包括事業(yè)單位人事管理改革，人事檔案管理工作作為事業(yè)單位人事管理的重要核心工作，也對(duì)其提出了更高的改革要求。

1目前事業(yè)單位人事檔案信息化管理的主要問(wèn)題

1.1領(lǐng)導(dǎo)對(duì)人事檔案管理不重視

許多事業(yè)單位的負(fù)責(zé)人將主要精力放在業(yè)務(wù)工作和管理工作中，認(rèn)為人事檔案管理工作只是人力資源部門(mén)一個(gè)很簡(jiǎn)單的日常工作，沒(méi)有意識(shí)到人事檔案高效、有序的管理對(duì)業(yè)務(wù)工作帶來(lái)的幫助。

1.2專業(yè)的檔案管理人員數(shù)量和工作能力嚴(yán)重不足

一些事業(yè)單位沒(méi)有專職的人事檔案管理人員，往往由人力資源部門(mén)的工作人員兼職保管，有些事業(yè)單位的人事檔案管理人員并非專業(yè)出身，導(dǎo)致工作能力不足，無(wú)法按照專業(yè)的檔案管理要求對(duì)檔案進(jìn)行接收檢查、登記造冊(cè)、保存保管并按照規(guī)定借閱使用。這就容易導(dǎo)致檔案錄入登記錯(cuò)誤，目錄與實(shí)際檔案不符等現(xiàn)象。甚至有些人事檔案管理人員利用自身能夠接觸人事檔案的便利條件，作出一些調(diào)換修改檔案內(nèi)容的違法犯罪行為。一個(gè)機(jī)關(guān)事業(yè)單位人數(shù)眾多，面對(duì)如此數(shù)量龐大的人事檔案資料，如果不采用科學(xué)高效的管理方式，也容易出現(xiàn)檔案丟失或混亂的情況，給使用檔案帶來(lái)很大的問(wèn)題。

1.3無(wú)法高效利用檔案

因?yàn)槟壳暗娜耸聶n案管理僅停留在最低級(jí)的保管、保存階段，無(wú)法充分發(fā)揮人事檔案的信息優(yōu)勢(shì)，只能被動(dòng)的由相關(guān)人員前來(lái)調(diào)閱，提供的信息也只是工作經(jīng)歷、獎(jiǎng)懲經(jīng)歷等最基本、最表面的信息，沒(méi)有為人事部門(mén)考察、培養(yǎng)人才起到有效的參謀作用。

1.4檔案材質(zhì)以紙質(zhì)材料為主

在信息化如此發(fā)達(dá)的今天，許多的事業(yè)單位人事檔案的保存模式仍是傳統(tǒng)的紙質(zhì)材料，沒(méi)有信息化管理系統(tǒng)，沒(méi)有電子化檔案和數(shù)據(jù)庫(kù)。有些事業(yè)單位人員數(shù)量眾多，僅人事檔案保存都需要占用大量的空間，日常的查閱、使用非常麻煩，檔案管理人員勞動(dòng)強(qiáng)度大，而且紙質(zhì)檔案保存受環(huán)境影響很大，溫度、濕度、光照等都會(huì)對(duì)紙張的長(zhǎng)期存放造成損害，為保證檔案安全，需要投入大量資金購(gòu)置檔案柜，對(duì)檔案室進(jìn)行恒溫恒濕、消防通風(fēng)的改造。

1.5信息化建設(shè)基礎(chǔ)設(shè)施投入不足

事業(yè)單位人事檔案信息化建設(shè)進(jìn)度緩慢原因很多，但其中一項(xiàng)重要原因是信息化建設(shè)基礎(chǔ)設(shè)施投入不足，沒(méi)有足夠的資金投入作保證，一些單位的人事檔案管理部門(mén)甚至連最基本的計(jì)算機(jī)、打印機(jī)都沒(méi)有配備，嚴(yán)重影響了人事檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化。

1.6沒(méi)有統(tǒng)一的信息化管理標(biāo)準(zhǔn)

國(guó)家或行業(yè)部門(mén)沒(méi)有出臺(tái)統(tǒng)一的人事檔案信息化管理標(biāo)準(zhǔn)，一些單位只是根據(jù)自身需求，制作方便自己管理使用的人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，各單位之間無(wú)法實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一和共享數(shù)據(jù)庫(kù)，導(dǎo)致了檔案信息化只是將儲(chǔ)存媒介從紙質(zhì)轉(zhuǎn)移到計(jì)算機(jī)中，無(wú)法真正發(fā)揮數(shù)據(jù)信息化方便、快捷、高效的優(yōu)勢(shì)。

2針對(duì)事業(yè)單位人事檔案信息化建設(shè)的建議

事業(yè)單位改革是國(guó)家深化改革的重要組成部分，而人事制度改革又是事業(yè)單位改革的重要組成部分。為了保證人事制度改革的順利進(jìn)行，主管部門(mén)在人事管理的各個(gè)環(huán)節(jié)包括檔案管理都要有創(chuàng)新、有突破。因此建議從以下幾個(gè)方面進(jìn)行突破，建立一個(gè)數(shù)據(jù)完備、使用便捷、安全可靠的人事檔案信息管理系統(tǒng)。

2.1從制度上明確人事檔案管理要求

單位要建立嚴(yán)格的人事檔案管理制度，按照檔案管理的全流程，明確工作步驟，通過(guò)建立制度，明確人事檔案的初期審查、檔案接收、檔案錄入、檔案保存保管、檔案借閱使用、檔案保密、違規(guī)處理等全流程的管理要求，加強(qiáng)制度的執(zhí)行檢查，防止發(fā)生違反檔案管理要求的行為。要對(duì)相關(guān)人員進(jìn)行檔案制度管理教育培訓(xùn)，提高服務(wù)意識(shí)。同時(shí)明確檔案查閱的權(quán)限和審批流程，保證檔案管理的機(jī)密性和使用的靈活性。

2.2配備專業(yè)的人事檔案管理人才

人事檔案管理是非?？茖W(xué)和嚴(yán)謹(jǐn)?shù)囊豁?xiàng)工作，需要專業(yè)的人才才能勝任，事業(yè)單位特別是單位領(lǐng)導(dǎo)要高度重視人事檔案管理工作，不能僅將其視為普通的事務(wù)性工作，要安排有相應(yīng)能力的專業(yè)人員負(fù)責(zé)管理，如有條件應(yīng)配備專職人事檔案管理員。注重對(duì)人才的培養(yǎng)建設(shè)，采取業(yè)務(wù)交流、外部培訓(xùn)等多種方式提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和職業(yè)道德素質(zhì)。

2.3發(fā)揮人事檔案的作用，為選人、用人提供幫助

人事檔案管理部門(mén)不能僅滿足于做檔案文件的保管者，要根據(jù)單位工作性質(zhì)和特點(diǎn)，結(jié)合人事信息管理系統(tǒng)充分發(fā)揮人事檔案管理的信息優(yōu)勢(shì)，為人員職稱管理、工資管理、調(diào)動(dòng)管理等及時(shí)準(zhǔn)確的提供信息。

2.4加大人事檔案信息化建設(shè)資金投入

資金保障是人事檔案信息化建設(shè)最基本的保障，單位領(lǐng)導(dǎo)要改變以往觀念，重視人事檔案管理工作，加大資金支持力度，配備必須的軟硬件，有條件的可以建立人事檔案局域網(wǎng)，既可以實(shí)現(xiàn)一定范圍內(nèi)檔案查閱的便利性，又能保證檔案管理的安全和機(jī)密。

2.5加強(qiáng)人事檔案管理的保密工作

信息化建設(shè)和網(wǎng)絡(luò)傳輸技術(shù)的發(fā)展，大大提高了人們使用、查找檔案的效率，但同時(shí)也帶來(lái)了安全和保密工作的挑戰(zhàn)，在我國(guó)目前的人才管理制度下，人事檔案是評(píng)價(jià)人才、管理人才的重要材料，一旦檔案數(shù)據(jù)庫(kù)被黑客攻擊，將產(chǎn)生嚴(yán)重影響，因此必須高度重視其保密和安全工作，請(qǐng)專業(yè)的網(wǎng)絡(luò)安全人員定期檢查維護(hù)數(shù)據(jù)儲(chǔ)存設(shè)備，保證檔案的安全保管。

3結(jié)束語(yǔ)

隨著國(guó)家對(duì)事業(yè)單位體制機(jī)制改革的逐漸深入，人事檔案管理工作面臨許多新的壓力，承受著許多著新的考驗(yàn)，而信息化建設(shè)基礎(chǔ)設(shè)施薄弱、人員能力素質(zhì)不達(dá)標(biāo)、頂層設(shè)計(jì)缺乏更是嚴(yán)重影響著事業(yè)單位人事檔案管理信息化水平的提升。正因如此，事業(yè)單位及主管部門(mén)更應(yīng)轉(zhuǎn)變觀念、加大投入、注重人才培養(yǎng)，不斷提高人事檔案信息化管理水平，為深化事業(yè)單位改革打好基礎(chǔ)。

參考文獻(xiàn)

[1]安婧宣.事業(yè)單位人事檔案信息化管理策略分析[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018，7（14）：61-61.

[2]邊秀春.行政事業(yè)單位人事檔案管理信息化建設(shè)分析[J].當(dāng)代旅游，2018，4（9）：38-38.

[3]鄭曉慶.信息化建設(shè)中事業(yè)單位人事檔案管理研究[J].四川檔案，2018，3（3）：41-41.