淺談差旅費的報銷制度

劉進蓮

摘 要：差旅費指出差員工在出差期間所在支出的一切在公司規(guī)定范圍內的各項費用。本文主要基于差旅費的報銷制度，具體從差旅費報銷范圍、報銷流程、現(xiàn)如今差旅費在報銷制度上存在的問題等，提出如何有效提升差旅費報銷效率的建議以及相關對策，希望為各類企業(yè)單位提供有效的理論參考。

關鍵詞：員工出差? 差旅費報銷? 報銷規(guī)范

差旅費作為企業(yè)費用管理中一項重要核算內容，雖然占據(jù)企業(yè)內部費用管理比例較小，但碰到經(jīng)常出差的企業(yè)及員工，差旅費則與職工的經(jīng)濟利益直接掛鉤，同時，企業(yè)對差旅費的審核報銷工作也是體現(xiàn)財務部門執(zhí)行企業(yè)財務制度的重要直尺，一旦稍有偏差，員工與企業(yè)之間就很容易產(chǎn)生矛盾。因此，設定合理、科學的財務制度、差旅費管理制度、財務審核制度等，對減少企業(yè)與出差員工矛盾，優(yōu)化企業(yè)內部管理，提升財務人員服務質量有著非常重要的意義。

一、差旅費報銷范圍及具體意義

公司員工在出差過程中花費的差旅費主要包括：車票費用、住宿費用、伙食費用、辦公費用等等。企業(yè)實行有效的差旅費管理，不僅法關系著企業(yè)的直接利益，企業(yè)各種費用的合理指出，也是保障企業(yè)內部經(jīng)營活動正常進行的重要因素。同時，不同公司或部門的差旅費規(guī)定以及具體開支范圍規(guī)定都是不同的，各個企業(yè)必須依據(jù)自身經(jīng)營模式，制定合理的規(guī)章制度，通過完善企業(yè)內部差旅費管理，從而達到節(jié)約成本支出，提升企業(yè)經(jīng)營效率的目標。

二、實際出差過程中差旅費報銷流程

對于企業(yè)而言，若其內部出差員工對出差費用的財務報銷制度不夠了解，那么就給財務部門帶來了較多的工作量以及費用報銷過程中的各種工作麻煩。因此，為了讓企業(yè)出差員工更能清晰的掌握出差費用財務報銷制度，本文主要對報銷流程進行了具體分析：

（一）確認出差事實

企業(yè)員工在確認出差事實時，首先要經(jīng)過相關部門主管及經(jīng)理的出差審批，并分析此次出差任務的必要性及合理性，在確認后，公布出差計劃，包括地點、時間、出差目的等一系列信息。需要出差的員工通過審批后，在實際出差時要根據(jù)實際情況制定科學的出差流程。

（二）先行墊用出差費用

在出差事件完成前，所有出差事項都是未進行或正在進行時，因此相關的差旅費也只是一個預估值?；谝陨咸攸c，我國大部分的企業(yè)，甚至事業(yè)單位都在實施“員工先行墊付費用，出差完畢回程后依據(jù)發(fā)票進行報銷”的制度。這種制度下，就需要企業(yè)出差員工對自己的出差行程有一個合理的、科學的規(guī)劃，例如：盡量依據(jù)公司規(guī)定報銷標準選擇出差出行費用、住宿酒店以及餐飲質量等，以免因超過報銷額度而導致自身經(jīng)濟損失，嚴重的導致無法報銷。

（三）差旅費用的報銷

出差員工在結束出差任務后，就差最后的差旅費報銷環(huán)節(jié)了，具體報銷流程為：首先，出差員工需要向財務部門拿到一分“差旅費報銷單”根據(jù)報銷單上的要求逐一、按實填寫，在填寫過程中，差旅費報銷一般有著幾項標準，具體如下：

（1）費用標準：費用標準主要是依據(jù)出差員工在企業(yè)內職業(yè)級別以及出差地點等規(guī)定可以選擇的交通工具及費用，包括住宿費用以及伙食費用也有所規(guī)定。例如：公司內部總經(jīng)理級別的出差交通工具可選擇飛機，普通員工可選擇經(jīng)濟艙;總經(jīng)理級別出差實時報銷市內交通費用，普通員工市內交通費用標準為80元/天等等。出差員工在填寫報銷單時，應依據(jù)自身職位以及相關報銷標準進行填寫，以此確定可以給自己報銷的差旅費用。

（2）票據(jù)粘貼：為了方便企業(yè)財務部門核對出差員工支出的差旅費，公司一般會要求員工對自己出差時花費了交通費、住宿費、吃飯費等進行分類和票據(jù)的粘貼，粘貼標準也要復合清晰、整齊、有效的原則。

（3）負責人確認：相關部門負責人要確認出差員工所填寫或申請的出差信息是否真實有效，然后要求出差員工直隸領導對出差報銷單進行核實，要求差旅費申請應做到真實、合理。

（4）財務審核：在對員工填寫的所有出差費用及事項合理合規(guī)后，財務人員要對報銷材料進行進一步審核，主要查找一些填寫不規(guī)范、字跡不清晰、表達不準確的地方，若發(fā)現(xiàn)不給予報銷;對于有涂改、偽造、變更的原始單據(jù)不給予報銷;對不規(guī)范的發(fā)票和白條，財務人員有權利拒收且不給予報銷。

（5）費用發(fā)放：企業(yè)財務人員在完成核對檢查出差員工差旅費報銷單后，確認有效，應按照核定金額采取現(xiàn)金發(fā)放或銀行轉賬的形式給予員工費用報銷。

三、差旅費管理存在的問題

（一）差旅費報銷模式單一

隨著經(jīng)濟飛速發(fā)展，物價水平的持續(xù)增高，企業(yè)差旅費的報銷若還停留在多年之前的標準，報銷模式過于單一，僅僅限制于發(fā)票、白條等進行報銷，在現(xiàn)代化社會下就很容易出現(xiàn)發(fā)票作家的情況。就目前來說，我國大多數(shù)的企業(yè)都是實行著發(fā)票、支付憑證報銷的模式，在出差員工沒有相關差旅費發(fā)票時，就不給予報銷。然而，這種單一化的報銷方式很容易引發(fā)一些不良行為：一是，出差人員利用職務之便，在允許報銷的范圍內，利用不正當方式獲取較多的單據(jù)與發(fā)票，以此謀取更多的個人利益;二是，出差員工在出差過程中墊付的辦公雜費等，無法取得相關憑證時，企業(yè)就不給予報銷，這樣不僅損害了員工自身的經(jīng)濟利益，還打擊著員工出差積極性，從而導致出差工作不能高效率的完成。

（二）差旅費會計核算混亂

據(jù)了解，大部分企業(yè)及相關單位對差旅費的財務核算，并不是將出差人員出差前預期的借款項和返程后支出項進行分開記錄的，相反，會計人員為了簡化工作流程，很多都是選擇在出差人員結束返程后進行一次性分析記錄。同時，若出現(xiàn)一些差旅費額度較小的事項時，企業(yè)或財務部門就會將這些費用融入到范圍較大的費用中，例如：將餐費規(guī)劃到業(yè)務招待費，將小額交通費歸納到機動車輛費用中。這種核算模式下，財務人員在具體核算差旅費支出事項時容易出現(xiàn)混亂，賬目不清的情況，因此導致報銷單出現(xiàn)一系列漏洞。

（三）審批過程不嚴格

企業(yè)在差旅費管理過程中，還存在審批過程不嚴格的情況。例如，在填寫報銷申請單時，出差人員的職務標準容易混淆不清，分管區(qū)域及報銷地點不明確等問題。包括，車票與訂票費沒能分開填寫，只是將兩者費用整合在一起;有的住宿費未能依照出差行程填寫，日期記錄模糊，甚至有的將一段時間內發(fā)生的住宿費整合起來一起填寫，具體金額不明;住宿費及交通費的票據(jù)未能按照行程順利進行整理和粘貼，甚至蓋住實際金額等諸如以上問題。另外，一些出差員工在報銷過程中使用的是手撕發(fā)票，當有些人對發(fā)票上價格進行修改時，審核卻未能發(fā)現(xiàn)問題等等。這種情況下，企業(yè)財務部門的報銷工作不規(guī)范，很容易給企業(yè)增加經(jīng)濟負擔。

四、優(yōu)化差旅費報銷流程和制度的建議策略

（一）建立健全完善的內部控制制度，明確人員職責

企業(yè)通過健全內部授權審批責任制以及內控制度，規(guī)范差旅費的報銷流程，例如，在查閱報銷單據(jù)時，設置分管領導簽批制度，目的是為了審核和控制：是否有著超越權限越權審批，是否有不符合審批權利的現(xiàn)象，完善對出差人數(shù)、時間、地點、出差項目等進行確認及審批的制度;明確財務人員職責權限，要求能識別真實票據(jù)，能有效核實差旅費報銷單，有效整合各類單據(jù)的能力。簽批領導以及企業(yè)財務人員各司其職，各自做好職責工作，層層把控差旅費的審核和報銷，才能共同控制并優(yōu)化差旅費報銷制度。

（二）提高會計人員的職業(yè)道德和業(yè)務水平

要求企業(yè)財務人員應具備實事求是、堅持原則、各盡其職的品格和態(tài)度，會計部門也要加強內部控制管理，在差旅費報銷過程中要求會計人員應嚴格執(zhí)行報銷標準，不搞特殊化，不搞隨意化。例如，在差旅費報銷單上應注明出差人員、出差地點、出差時間，報銷要符合公司規(guī)定并且說民原因，對一些有退票行為的，要標注退票原因，并有相關領導部門審核簽字確認，若無法遵循以上規(guī)定，會計人員因拒絕報銷。此外，會計人員在報銷過程中若遇到住宿費標準問題，應主動查閱出差當?shù)鼐频晗M水平，再結合公司報銷標準，按照實際情況進行相應的調整。會計人員要具備鑒別真假發(fā)票，網(wǎng)上核實發(fā)票的基本技能，以此避免假發(fā)票的流入。對于長期借款不還的老賴，會計人員要本著“前賬不清，后賬不借”的辦公原則領隊無理由拒不還款者，應對其采取獎金扣除，工資補入的做法，以便后續(xù)開展財務核算或報銷時能順利進行。

五、結束語

總而言之，企業(yè)的差旅費管理作為內部財務管理的一部分，建立健全科學、合理的差旅費管理制度和報銷體系對企業(yè)的正常經(jīng)營和發(fā)展是非常有必要的。對于企業(yè)領導階層來說，在差旅費報銷過程中應加大審核力度，保證初期審核報銷單的真實性，對于會計人員來講，在進行差旅費報銷時，應及時檢查并發(fā)現(xiàn)報銷單上存在的問題，嚴格控制不規(guī)范報銷單的出現(xiàn)。對于企業(yè)職工來說，應提升主人公意識，本著為節(jié)約成本、減少浪費的理念，在出差過程中規(guī)范資金支出行為，三方應共同努力，從而共同促進企業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展。

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