關(guān)于新形式下檔案管理的創(chuàng)新服務(wù)探討

尹秀桐

【摘 要】近幾年來，我國社會(huì)經(jīng)濟(jì)迅猛發(fā)展，各行各業(yè)的運(yùn)營模式也發(fā)生了巨大轉(zhuǎn)變。若想緊跟時(shí)代的發(fā)展形勢，就應(yīng)當(dāng)轉(zhuǎn)變發(fā)展理念，形成新的管理模式，而本文最主要針對新形勢下檔案管理服務(wù)的創(chuàng)新方式進(jìn)行探討，并提出了相應(yīng)的見解與思考，以期提高檔案管理水平，并滿足用戶的檔案應(yīng)用需求。

【關(guān)鍵詞】新形式；檔案管理；創(chuàng)新服務(wù)；方案

針對新形勢下檔案管理服務(wù)的創(chuàng)新，本文建議從以下三個(gè)方面入手，分別創(chuàng)新服務(wù)手段、拓展服務(wù)領(lǐng)域、創(chuàng)新檔案服務(wù)形式，從而大大提高檔案管理服務(wù)質(zhì)量，也可實(shí)現(xiàn)服務(wù)形式與內(nèi)容的創(chuàng)新目標(biāo)，以下為詳細(xì)敘述。

一、創(chuàng)新服務(wù)措施

自從進(jìn)入到21世紀(jì)以來，我國信息技術(shù)迅速發(fā)展，而檔案管理工作的開始，應(yīng)當(dāng)重視這一新的發(fā)展形勢，將檔案管理與計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)有效融合，從而達(dá)到更佳的管理效果。檔案管理人員可選擇性的在檔案館內(nèi)建立局域網(wǎng)，并加強(qiáng)對于相關(guān)數(shù)據(jù)的搜集，使得檔案館服務(wù)質(zhì)量得到有效提升，也為用戶提供更多的便捷。比如，可為用戶提供針對性的信息檢索功能，保證信息檢索的便捷性與高效性，減少檢索過程中的時(shí)間?，F(xiàn)階段我國已有許多檔案館都已借助互聯(lián)網(wǎng)的優(yōu)勢提供針對性的群眾服務(wù)，促使檔案管理模式發(fā)生改變，并為用戶提供更加便利的檔案應(yīng)用途徑。針對這樣的發(fā)展形勢，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)緊緊圍繞網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)完成檔案管理任務(wù)，建立完善的信息資源數(shù)據(jù)庫體系，并對相關(guān)的電子文件及時(shí)更新、加強(qiáng)管理，實(shí)現(xiàn)檔案信息處理的智能化與數(shù)字化目標(biāo)，大大提高管理效率，同時(shí)也利于日后檔案資料的應(yīng)用與存儲，保證檔案管理的安全性與完善性[1-2]。

除此之外，當(dāng)管理人員應(yīng)當(dāng)重視與事業(yè)單位間的合作與溝通，逐步建立完善的電子檔案管理中心，設(shè)立對應(yīng)的企事業(yè)單位檔案室，幫助事業(yè)單位管理內(nèi)部檔案資料與信息，做好電子歸檔等各項(xiàng)工作，并搜集與之相關(guān)的數(shù)據(jù)信息，或建立檔案管理網(wǎng)絡(luò)，為用戶提供文件查詢以及信息保密等各項(xiàng)工作，大大提高檔案管理服務(wù)水平，也可真正實(shí)現(xiàn)文件資源的共享，提高檔案資料的利用率。

除此之外，檔案管理人員也可以將電子信箱服務(wù)功能、數(shù)據(jù)查詢功能等等放置在網(wǎng)站上，以供用戶利用，而后再加強(qiáng)檔案館與互聯(lián)網(wǎng)之間的聯(lián)系，實(shí)現(xiàn)信息的無障礙溝通，為用戶及時(shí)解答相關(guān)疑問，從而保證檔案管理服務(wù)水平。

二、拓展服務(wù)領(lǐng)域

檔案管理過程中，當(dāng)管理人員應(yīng)當(dāng)正視新的發(fā)展形勢，然后再針對性的創(chuàng)新檔案管理形式，首先拓展服務(wù)領(lǐng)域，明確服務(wù)對象，轉(zhuǎn)變以往的管理理念，傳統(tǒng)的檔案管理主要面對企事業(yè)單位，而隨著社會(huì)的迅猛發(fā)展，用戶的信息需求逐漸增加，所以，檔案服務(wù)范圍應(yīng)當(dāng)適當(dāng)拓展，這是現(xiàn)階段檔案管理人員必須重視的問題之一。當(dāng)下社會(huì)是信息化的時(shí)代，其事業(yè)單位的運(yùn)營以及發(fā)展過程中必須切實(shí)增強(qiáng)自身的競爭實(shí)力，若想達(dá)到這一目的就應(yīng)當(dāng)加快信息獲取速度，提高軟實(shí)力，掌握信息先機(jī)，進(jìn)而為企事業(yè)單位的發(fā)展注入動(dòng)力源泉。基于此，現(xiàn)階段當(dāng)管理人員就應(yīng)當(dāng)重視管理理念的轉(zhuǎn)變，意識到檔案管理服務(wù)的主要人群。特別是在信息技術(shù)迅猛發(fā)展的背景下，檔案管理人員必須不斷的拓展信息資源獲取途徑，并轉(zhuǎn)變以往的管理理念，尤其是當(dāng)存儲過程中不可局限思維，而是要適當(dāng)?shù)母淖児芾矸绞?，并轉(zhuǎn)變自身角色，真正成為信息的提供者與掌握者[3-4]。除此之外，也不應(yīng)當(dāng)將檔案館的功能局限在收藏檔案這一層面，而是要真正成為信息的匯集區(qū)域，以供用戶利用相關(guān)的檔案數(shù)據(jù)，并為用戶提供高質(zhì)量的檔案管理服務(wù)。不僅如此，當(dāng)管理人員應(yīng)當(dāng)切實(shí)提高自身的產(chǎn)業(yè)意識與服務(wù)意識，使得檔案服務(wù)過程更加主動(dòng)，盡可能結(jié)合用戶的切身需求，為之提供針對性的管理服務(wù)。最后，還需要在實(shí)踐管理過程中不斷的總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，并對檔案信息進(jìn)行歸類與整合，而后再設(shè)置與之對應(yīng)的專題，確保用戶高效利用檔案信息，發(fā)揮檔案文件的應(yīng)用價(jià)值。

社會(huì)在發(fā)展、時(shí)代在進(jìn)步，科技水平也在日漸提高，在這一發(fā)展形勢下，信息內(nèi)容越發(fā)繁雜，同時(shí)也體現(xiàn)了多樣化的特點(diǎn)，這就自然而然的增加了檔案管理人員的工作壓力，也對其提出了更高的要求，要求檔案管理人員應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)與圖書館、檔案機(jī)構(gòu)等加強(qiáng)合作，通過有效的溝通，逐步制定系統(tǒng)化、完善的信息管理系統(tǒng)，以滿足不同用戶的信息應(yīng)用需求[5-6]。

值得一提的是，在檔案目錄的編制過程中，可以選擇聯(lián)合目錄，所謂的聯(lián)合目錄指的是參照標(biāo)準(zhǔn)的編排方式以及著錄格式，將圖書館內(nèi)以及檔案館內(nèi)的資料以及信息、全面整合，而后實(shí)現(xiàn)文獻(xiàn)共享、檔案共享的目的，彌補(bǔ)不同機(jī)構(gòu)與部門信息資源欠缺的漏洞，也可大大提高信息資源的利用率，體現(xiàn)其應(yīng)用價(jià)值，不僅如此，這一聯(lián)合目錄的應(yīng)用方式，也減少了資源浪費(fèi)，減少了物力以及人力等各方面的資金投入，也為不同機(jī)構(gòu)與部門提供更為廣闊的發(fā)展空間，并使得可利用的信息資源更加豐富，同時(shí)符合社會(huì)的發(fā)展需求。

三、檔案服務(wù)創(chuàng)新的基本任務(wù)

第一，強(qiáng)化檔案資源管理，將其作為基礎(chǔ)，提高檔案信息的利用率。檔案資源可謂是檔案服務(wù)的基礎(chǔ)，同時(shí)也是保證檔案管理服務(wù)質(zhì)量的有效載體，若想最大程度的發(fā)揮檔案資源的利用率，均應(yīng)當(dāng)盡可能做好檔案管理工作，做好檔案資源建設(shè)以及管控，將其作為前提條件，并圍繞這一目標(biāo)，做好檔案資源監(jiān)管，尤其是針對社會(huì)熱點(diǎn)問題、社會(huì)重大活動(dòng)、重要會(huì)議以及社會(huì)事件等，都要收錄在冊，保證檔案資源的完善性。此外，還應(yīng)當(dāng)及時(shí)歸檔，保證檔案資料存儲效率，也為日后的檔案管理奠定基礎(chǔ)。

第二，建立高素質(zhì)管理團(tuán)隊(duì)，將其作為檔案服務(wù)創(chuàng)新的保證。但管理人員綜合素質(zhì)不足以成為檔案管理過程中的常見問題，針對這一問題，必須予以重視，打造高素質(zhì)人才團(tuán)隊(duì)，重視檔案管理團(tuán)隊(duì)的建設(shè)，并積極轉(zhuǎn)變管理人員的管理理念，由內(nèi)而外的發(fā)生轉(zhuǎn)變，并提高其職業(yè)素養(yǎng)與技能水準(zhǔn)，為其提供培訓(xùn)的機(jī)會(huì)，大大提高團(tuán)隊(duì)成員的管理能力，只有這樣方可為檔案服務(wù)創(chuàng)新提供保證，同時(shí)當(dāng)管理人員也會(huì)在實(shí)踐中總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，不斷的引進(jìn)先進(jìn)的、創(chuàng)新的管理思維，最終保證檔案服務(wù)水平。

四、結(jié)束語

綜上所述，在此新形勢下，但管理人員應(yīng)當(dāng)首先做好自我定位，而后意識到當(dāng)管理創(chuàng)新服務(wù)的重要性與必要性，在檔案管理過程中不斷的總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，并轉(zhuǎn)變以往的管理理念，從多個(gè)方面入手，真正實(shí)現(xiàn)檔案管理服務(wù)創(chuàng)新這一目標(biāo)，經(jīng)本文分析，建議首先創(chuàng)新服務(wù)措施，而后拓展服務(wù)領(lǐng)域，最后明確到服務(wù)創(chuàng)新的基本任務(wù)，將各項(xiàng)任務(wù)落實(shí)到實(shí)踐，強(qiáng)化檔案資源管理，保證管理效率，并建立高素質(zhì)管理團(tuán)隊(duì)，為檔案服務(wù)創(chuàng)新提供保障。希望本文的相關(guān)分析與探討可為有關(guān)人員帶來借鑒與參考，大大提高檔案服務(wù)水平。

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