數(shù)字化技術(shù)在科研項(xiàng)目管理中的應(yīng)用

茍兵旺　尚帆　李麗　郭雙鋒

摘 要 近年來，各個(gè)科研機(jī)構(gòu)和生產(chǎn)廠家都非常重視項(xiàng)目申報(bào)，相關(guān)管理部門以及科研工作人員也通常將精力放在科研項(xiàng)目規(guī)模申請(qǐng)、數(shù)量管理以及經(jīng)費(fèi)投入方面，而忽視了項(xiàng)目實(shí)施過程、進(jìn)度與質(zhì)量情況的管理。這種情況下，會(huì)使一些項(xiàng)目進(jìn)展相對(duì)落后，造成項(xiàng)目成果達(dá)不到預(yù)期的要求。影響科研項(xiàng)目運(yùn)行的因素是多樣的，不僅包括人為因素和技術(shù)因素，還包括自然因素如突發(fā)事件等，缺乏先進(jìn)的項(xiàng)目管理手段也是其重要影響因素之一。本文就項(xiàng)目管理數(shù)字化技術(shù)在科研項(xiàng)目管理中的應(yīng)用展開初步研究與分析。

關(guān)鍵詞 項(xiàng)目管理 數(shù)字化技術(shù) 科研項(xiàng)目

一、引言

科研項(xiàng)目是具有特殊背景需求的重大科技活動(dòng)，其特點(diǎn)過程復(fù)雜、煩瑣，目標(biāo)明確，進(jìn)度要求緊、成果明確等，為保障這類項(xiàng)目順利實(shí)施需投入大量的人力物力，涉及多部門聯(lián)合與協(xié)調(diào)，還需將目標(biāo)、進(jìn)度、人員、成本等因素有效銜接。[1]傳統(tǒng)的項(xiàng)目管理指的是要求在規(guī)定時(shí)間內(nèi)，[2]以明確可利用資源約束為前提，采用各學(xué)科知識(shí)，組織專門人員，以明確的某個(gè)預(yù)期目標(biāo)的完成為目的，一種進(jìn)行解決與處理的一次性工作。利用傳統(tǒng)的項(xiàng)目管理手段難以保障各種資源的有效合理調(diào)配，更難以保障日趨龐大的科研項(xiàng)目活動(dòng)、制約項(xiàng)目有效推進(jìn)。數(shù)字化技術(shù)[3]引入項(xiàng)目管理中切實(shí)能有效實(shí)現(xiàn)管理信息共享、節(jié)約管理資源、縮減管理環(huán)節(jié)、保障項(xiàng)目順利實(shí)施。

二、科研項(xiàng)目管理的現(xiàn)狀

（一）項(xiàng)目進(jìn)度及目標(biāo)執(zhí)行情況未能及時(shí)準(zhǔn)確掌握

目前項(xiàng)目進(jìn)度、目標(biāo)執(zhí)行管理還主要以紙質(zhì)文檔形式進(jìn)行管理，管理人員仍然通過協(xié)調(diào)會(huì)、聽匯報(bào)、打電話、跑現(xiàn)場(chǎng)來了解項(xiàng)目的任務(wù)落實(shí)、完成情況和階段成果。在當(dāng)前時(shí)間緊、任務(wù)多、市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)加劇的情況下不易提高科研項(xiàng)目管理的精細(xì)度和效率、節(jié)約資源。

（二）項(xiàng)目資源負(fù)荷情況不能及時(shí)掌握和預(yù)警

為順利推進(jìn)科研項(xiàng)目一般需研制單位投入大量的人力、物力資源，科研項(xiàng)目所使用的試驗(yàn)設(shè)備、人員等資源空閑不均，導(dǎo)致資源沖突比較尖銳，對(duì)多個(gè)科研項(xiàng)目的實(shí)施也極易產(chǎn)生連鎖反應(yīng)，采用傳統(tǒng)的科研管理模式已難以圓滿完成逐年劇增的各項(xiàng)科研任務(wù)。不能從項(xiàng)目全局的角度統(tǒng)籌計(jì)劃、指揮、調(diào)度、協(xié)調(diào)、跟蹤承研單位所分擔(dān)的任務(wù)，及時(shí)把握各項(xiàng)任務(wù)的進(jìn)展情況，保證項(xiàng)目進(jìn)度實(shí)施和目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。

（三）現(xiàn)有項(xiàng)目信息溝通和流轉(zhuǎn)方式煩瑣

隨著各單位科研項(xiàng)目的不斷增多，單位內(nèi)部管理部門、質(zhì)量部門、安全部門、物資部門及財(cái)務(wù)部門間的協(xié)調(diào)工作也越來越多，需流轉(zhuǎn)的信息煩瑣。無法保證各部門在科研項(xiàng)目過程中部門間信息流轉(zhuǎn)速度以及信息完整性，不便于項(xiàng)目管理部門及時(shí)準(zhǔn)確掌握項(xiàng)目研制過程中例如合同簽訂情況、材料采購情況、分析檢測(cè)結(jié)果等信息，及時(shí)協(xié)調(diào)部門間存在的問題，推進(jìn)項(xiàng)目順利開展。

（四）項(xiàng)目全過程管控、資源節(jié)約力度不強(qiáng)

項(xiàng)目管理的主體由各部門承擔(dān)，有關(guān)項(xiàng)目進(jìn)度、目標(biāo)實(shí)施情況、經(jīng)費(fèi)使用情況等大量的項(xiàng)目信息在單位各部門產(chǎn)生并流轉(zhuǎn)，項(xiàng)目總師及項(xiàng)目管理部門無法及時(shí)和深入了解各部門承擔(dān)的項(xiàng)目信息（進(jìn)展情況、費(fèi)用支出情況、是否存在問題等）、強(qiáng)化項(xiàng)目監(jiān)督檢查力度、合理控制/調(diào)配人力（成本）等資源。

（五）不同單位之間信息無法準(zhǔn)確共享

目前，科研項(xiàng)目一般由不同單位共同承擔(dān)，項(xiàng)目抓總單位與承研單位之間項(xiàng)目管理過程相對(duì)比較獨(dú)立，信息資源分散，缺乏項(xiàng)目交互和數(shù)據(jù)共享的信息化手段，不能全面實(shí)現(xiàn)互聯(lián)互通，承研單位之間不能及時(shí)了解對(duì)方的項(xiàng)目進(jìn)展和相關(guān)項(xiàng)目數(shù)據(jù)，不利于推進(jìn)協(xié)同項(xiàng)目進(jìn)度、保證項(xiàng)目質(zhì)量。

三、數(shù)字化系統(tǒng)設(shè)計(jì)及功能實(shí)現(xiàn)

科研項(xiàng)目管理系統(tǒng)涉及面廣，人員眾多，為方便登錄及實(shí)時(shí)填報(bào)，采用B/S結(jié)構(gòu)的系統(tǒng)結(jié)構(gòu)。目前這種技術(shù)框架已經(jīng)成為開源平臺(tái)的主流框架，具有易于實(shí)現(xiàn)、模塊化程度高、系統(tǒng)穩(wěn)定、多瀏覽器支持等優(yōu)點(diǎn)，通過院內(nèi)局域網(wǎng)可以實(shí)現(xiàn)登錄、填報(bào)、統(tǒng)計(jì)和考核。

（一）系統(tǒng)主要因素

針對(duì)各類科研項(xiàng)目，提供覆蓋項(xiàng)目全類型、全過程、全要素的一體化管理基礎(chǔ)平臺(tái)，并打通與相關(guān)管理系統(tǒng)和業(yè)務(wù)系統(tǒng)的接口，為企業(yè)不同層次的用戶提供統(tǒng)一的協(xié)同工作環(huán)境，提高科研活動(dòng)的協(xié)作效率、科研信息的共享程度和科研項(xiàng)目的規(guī)范化水平。項(xiàng)目管理系統(tǒng)管理要素如圖1所示，主要包括：立項(xiàng)、策劃、計(jì)劃，安全、保密，成果，文檔、收尾等。項(xiàng)目管理系統(tǒng)管理過程包括項(xiàng)目立項(xiàng)、策劃、實(shí)施、總結(jié)等全過程。

（二）主要功能開發(fā)

數(shù)字化系統(tǒng)使用用戶包括領(lǐng)導(dǎo)、項(xiàng)目管理部門、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人和項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)等。系統(tǒng)管理對(duì)象包括基礎(chǔ)研究、應(yīng)用研究、產(chǎn)品研發(fā)項(xiàng)目等。

系統(tǒng)業(yè)務(wù)功能：系統(tǒng)管理的業(yè)務(wù)過程包括項(xiàng)目立項(xiàng)、項(xiàng)目計(jì)劃策劃、項(xiàng)目過程管理、驗(yàn)收等全過程。

系統(tǒng)對(duì)外接口：提供標(biāo)準(zhǔn)的服務(wù)接口，可以通過中間文件和接口與相關(guān)系統(tǒng)（主數(shù)據(jù)、知識(shí)產(chǎn)權(quán)管理、物資管理平臺(tái)等）進(jìn)行數(shù)據(jù)集中處理和集成，實(shí)現(xiàn)各系統(tǒng)間的數(shù)據(jù)互聯(lián)互通。系統(tǒng)界面如圖2所示。

四、數(shù)字化系統(tǒng)應(yīng)用

科研項(xiàng)目過程復(fù)雜、工作量大、制約性強(qiáng)、信息流動(dòng)頻繁，傳統(tǒng)的項(xiàng)目管理模式在進(jìn)度上、成本管控、質(zhì)量管理等方面已明顯難以保障科研活動(dòng)。該系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了科研項(xiàng)目中項(xiàng)目、人員、經(jīng)費(fèi)、成果的科學(xué)規(guī)范管理，提高了科研項(xiàng)目管理水平，推動(dòng)科研項(xiàng)目更加注重項(xiàng)目研究過程及績(jī)效管理，優(yōu)化資源配置，調(diào)動(dòng)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人和項(xiàng)目成員積極性，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目管理的良性循環(huán)。

（作者單位為西安近代化學(xué)研究所）

參考文獻(xiàn)

[1] 王志奇.探析管理信息系統(tǒng)在項(xiàng)目管理中的運(yùn)用[J].通訊世界，2017（9）.

[2] 劉亞.信息技術(shù)項(xiàng)目管理中的影響因素及對(duì)策[J].科學(xué)中國人，2014（17）：183-184.

[3] 常靜.數(shù)字化技術(shù)在油田管理上的研究與應(yīng)用[J].化工管理，2017（12）：129.