高職院校管理會(huì)計(jì)信息化的研究與探索

秦紅帥

關(guān)鍵詞：高職院校? 管理會(huì)計(jì)? 信息化? 互聯(lián)網(wǎng)+

管理會(huì)計(jì)屬于宏觀調(diào)控工具，在運(yùn)用有效的會(huì)計(jì)工具方法對(duì)海量數(shù)據(jù)進(jìn)行匯總分類分析，形成有體系的數(shù)據(jù)總結(jié)之后，極大地提高了領(lǐng)導(dǎo)層面對(duì)整個(gè)單位的數(shù)據(jù)把控能力，以及進(jìn)一步的戰(zhàn)略規(guī)劃能力。對(duì)于高職院校來說，財(cái)務(wù)的運(yùn)營存在許多陳舊問題，這里有體制的問題也有運(yùn)營模式的問題。管理會(huì)計(jì)的改革已經(jīng)勢(shì)在必行，但過程并不會(huì)太艱辛，因?yàn)槟壳笆袌錾显S多企業(yè)的管理會(huì)計(jì)運(yùn)營已經(jīng)給出了很好的參考案例，我們只需在其中找到高職院校與信息化管理會(huì)計(jì)的切入點(diǎn)、融合點(diǎn)所在就可以。

一、高職院校管理會(huì)計(jì)存在的突出問題

（一）預(yù)算管理混雜，報(bào)表填報(bào)重復(fù)

在實(shí)際的執(zhí)行過程中，往往會(huì)緊跟上級(jí)財(cái)務(wù)部門的指示，進(jìn)行相應(yīng)的工作安排和部署。大環(huán)境下的部門職能存在重疊現(xiàn)象，所以在要求下級(jí)單位上報(bào)數(shù)據(jù)的時(shí)候，往往會(huì)出現(xiàn)重復(fù)上報(bào)不同格式的相同數(shù)據(jù)，這就極大地增加了財(cái)務(wù)預(yù)算人員的工作量，無法實(shí)現(xiàn)高效地預(yù)算數(shù)據(jù)上報(bào)以及預(yù)算數(shù)據(jù)的分析及反饋。逐漸形成了形式報(bào)告，而實(shí)際的監(jiān)測效果并不顯著。

（二）報(bào)銷程序繁瑣，時(shí)間跨度大

出差或者舉行活動(dòng)結(jié)束后，商家開具發(fā)票后，報(bào)銷還需要填寫各種報(bào)銷單和信息單據(jù)，填寫登記表。將報(bào)銷單據(jù)送到財(cái)務(wù)之前，需要各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)簽字，同時(shí)還需要重復(fù)提供預(yù)算時(shí)的佐證材料。如果遇到突發(fā)性地出差或者活動(dòng)，需要先走審批程序，審批單需要單位的紀(jì)檢委員、單位領(lǐng)導(dǎo)、分管領(lǐng)導(dǎo)、財(cái)務(wù)審批人員、財(cái)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)以及財(cái)務(wù)分管領(lǐng)導(dǎo)和院長七個(gè)人的簽字，才能實(shí)行。審批單的審批大約為2周，導(dǎo)致報(bào)銷周期就延長到1個(gè)月左右。這就往往會(huì)造成兩種后果：一是活動(dòng)推遲;二是違規(guī)操作。往往現(xiàn)實(shí)處理是審批和活動(dòng)同時(shí)進(jìn)行，這在會(huì)計(jì)處理程序上是不合規(guī)的，卻是現(xiàn)實(shí)中最實(shí)用的，從這一點(diǎn)就可以看出報(bào)銷環(huán)節(jié)缺乏應(yīng)急處理渠道。

（三）報(bào)銷項(xiàng)目存在上下不一致現(xiàn)象

一個(gè)部門的預(yù)算按照部門實(shí)際的運(yùn)營情況填報(bào)之后，財(cái)務(wù)會(huì)對(duì)其中的大塊資金進(jìn)行自定義式分割，給下屬部門增加了報(bào)銷以及經(jīng)費(fèi)執(zhí)行時(shí)的難度。學(xué)校財(cái)務(wù)在本學(xué)校內(nèi)的大項(xiàng)目分配給各個(gè)二級(jí)學(xué)院和處室后，為了便于財(cái)務(wù)統(tǒng)計(jì)，往往采取的措施是，選擇財(cái)務(wù)角度數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)便捷的報(bào)銷項(xiàng)目名稱，而不以實(shí)際的項(xiàng)目運(yùn)作名稱進(jìn)行。這就造成了基層的報(bào)賬員在處理報(bào)銷和預(yù)算上報(bào)的過程中，采用雙標(biāo)準(zhǔn)處理，這一現(xiàn)象雖說在報(bào)賬人員加分小心的情況下不會(huì)出錯(cuò)，但卻是容易造成審計(jì)困難的一大隱患。

二、管理會(huì)計(jì)信息化發(fā)展愿景

（一）“無紙化”趨勢(shì)

“無紙化”已經(jīng)在銀行業(yè)普遍實(shí)行開來。對(duì)于以往的紙質(zhì)版憑證，像銀行卡的申請(qǐng)表、承諾書等等都采用電子版，進(jìn)行電子簽字確認(rèn)的方式，將其作為原始圖像留存，頂替之前的紙質(zhì)版材料。其中的優(yōu)勢(shì)在于以下幾點(diǎn)：①大量地減輕了財(cái)務(wù)人員訂制憑證的工作，降低紙的使用度。特別是年終時(shí)，財(cái)務(wù)人員需要打印年度報(bào)表，需要大量地紙質(zhì)憑證，對(duì)于財(cái)務(wù)人員來說訂制憑證這一項(xiàng)工作，是屬于機(jī)械的重復(fù)工作，意義不大。對(duì)于目前的大環(huán)境來說，起到了保護(hù)環(huán)境，踐行綠色會(huì)計(jì)的目的，可以說是一舉數(shù)得，值得推薦;②存儲(chǔ)效果好，存儲(chǔ)時(shí)間長，利于數(shù)據(jù)的縱向比較。憑證的數(shù)據(jù)化極大地提高了憑證的利用度，在提升了憑證的保存質(zhì)量的同時(shí)，引入了“互聯(lián)網(wǎng)+”技術(shù)，數(shù)據(jù)化處理信息，方便且實(shí)用;③為共享經(jīng)濟(jì)提供數(shù)據(jù)支持。信息化后的憑證數(shù)據(jù)，慢慢地會(huì)形成財(cái)務(wù)信息庫，為以后的共享經(jīng)濟(jì)提供共享性財(cái)務(wù)信息，既可以為本單位提供創(chuàng)收途徑，也可以作為單位的無形資產(chǎn)在市場上進(jìn)行信息交換;④極大地為使用者提供了便利。因?yàn)榧堎|(zhì)版憑證大部分是2或3聯(lián)，簽完字后，需要給各個(gè)部門留存，這就增加了使用者的辦理流程和辦理時(shí)間。信息化后，使用人只需要在電子憑證上簽字，其他由財(cái)務(wù)人員圖片傳輸就可以完成之前的“跑腿”工作，減少大量地?zé)o意義行為，會(huì)大大地提高了辦理效率。

（二）“數(shù)據(jù)呈現(xiàn)”代替“文字匯報(bào)”

目前的管理會(huì)計(jì)在高校的財(cái)務(wù)部門進(jìn)行年前、終匯報(bào)時(shí)，多數(shù)還是以文字材料的形式進(jìn)行上報(bào)。這一方式有其優(yōu)勢(shì)，可以提供有效的佐證材料，做到匯報(bào)工作留痕處理。但對(duì)于數(shù)據(jù)太多太雜的學(xué)校財(cái)務(wù)信息匯報(bào)中還存在很多瑕疵。領(lǐng)導(dǎo)在看到財(cái)務(wù)上報(bào)的經(jīng)費(fèi)運(yùn)行材料時(shí)，需要消耗較多的精力，甚至需要專人的講解才能真正地了解這一年的財(cái)務(wù)運(yùn)行情況。對(duì)于更加細(xì)化的執(zhí)行情況，往往無法做到了如指掌。會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)是一個(gè)很好的系統(tǒng)模板，筆者認(rèn)為，以目前市場上現(xiàn)有的高校在用的系統(tǒng)所具備的功能，完全有能力整合出具有以下功能的高校財(cái)務(wù)處理系統(tǒng)：

（1）具有多級(jí)管理員，不同權(quán)限的人員所負(fù)責(zé)的區(qū)域和可查看、可修改的內(nèi)容不同。除最高級(jí)管理員之外，其他管理員無法相互查看或修改對(duì)方系統(tǒng)中的數(shù)據(jù);

（2）總結(jié)性或歸納性的數(shù)據(jù)報(bào)告以圖像的形式呈現(xiàn)在系統(tǒng)的操作首頁，操作人員可通過點(diǎn)擊該圖像的相關(guān)部分，進(jìn)入相應(yīng)的項(xiàng)目或者部門的細(xì)化處理頁面，能具體查看到相關(guān)項(xiàng)目的每筆費(fèi)用支出。一進(jìn)到主頁面，看到的是整個(gè)學(xué)校所有經(jīng)費(fèi)項(xiàng)目的分布餅圖，當(dāng)然這里的劃分標(biāo)準(zhǔn)也可以是二級(jí)學(xué)院，也可以多種分類方式并存。

如果想了解本校的學(xué)生工作相關(guān)的費(fèi)用支出，就可以通過點(diǎn)擊圖中的相應(yīng)的“角餅”，就可以直接進(jìn)入到該項(xiàng)目的細(xì)化系統(tǒng)中，進(jìn)行詳細(xì)的查看。進(jìn)入子系統(tǒng)后，也就是點(diǎn)擊餅圖之后進(jìn)入的首頁面，操作人員可以在這個(gè)界面中選擇具體要了解的學(xué)院和相應(yīng)的單項(xiàng)項(xiàng)目的“條狀”圖像，進(jìn)行超鏈接細(xì)化查看。

這一系統(tǒng)的運(yùn)用，可以極大地提高領(lǐng)導(dǎo)層對(duì)基層財(cái)務(wù)工作的把控力度，通過圖像呈現(xiàn)報(bào)告，簡單易懂，極大縮短領(lǐng)導(dǎo)解讀報(bào)告的時(shí)間，給領(lǐng)導(dǎo)更多的時(shí)間和精力進(jìn)行宏觀地戰(zhàn)略傾斜和調(diào)整，提高財(cái)務(wù)應(yīng)急能力和整體提升能力。同時(shí)，系統(tǒng)也可以通過點(diǎn)擊形成電子簽名的方式，極大地減輕領(lǐng)導(dǎo)的簽批工作。

（3）系統(tǒng)可實(shí)現(xiàn)“無紙化”審批及退回。將銀行業(yè)的“無紙化”引進(jìn)高校，項(xiàng)目的審批過程全部無紙化，以圖像處理方式代替，既提高了審批質(zhì)量也縮短了審批時(shí)間。紙質(zhì)版的審批材料，往往堆積成山，領(lǐng)導(dǎo)簽字已經(jīng)成為老大難問題，在具體審核方面往往疏于審核，審批質(zhì)量極差。圖像呈現(xiàn)，一是可以無視地域和時(shí)間的限制，領(lǐng)導(dǎo)出差也不會(huì)影響審批的進(jìn)度，在這一模塊，可以進(jìn)行權(quán)限分割。詳細(xì)點(diǎn)來說，就是審批權(quán)限的下放。因?yàn)槎际峭ㄟ^系統(tǒng)操作，所有的審批都是可以留痕追責(zé)的，不存在失控的情況。將一些常規(guī)項(xiàng)目的審批權(quán)限劃分到部門領(lǐng)導(dǎo)，同時(shí)具有審批后的上傳功能，部門領(lǐng)導(dǎo)將本部門已執(zhí)行的費(fèi)用進(jìn)行上傳，作為年終的財(cái)務(wù)審計(jì)依據(jù)，在提高常規(guī)項(xiàng)目審批效率的同時(shí)，也可以極大增強(qiáng)中層財(cái)務(wù)的監(jiān)管力度，避免“中層腐敗”現(xiàn)象的發(fā)生。

（4）數(shù)據(jù)導(dǎo)出方式可選，最好能直連上級(jí)部門，便于上級(jí)部門的審查和數(shù)據(jù)的上傳?；鶎硬僮魅藛T通過掃描原始憑證以及可識(shí)別的特有身份進(jìn)行數(shù)據(jù)填報(bào)，完成日常的報(bào)銷和預(yù)算工作。年終數(shù)據(jù)形成可操作性數(shù)據(jù)庫，選擇相應(yīng)的導(dǎo)入方式，形成不同的“定式”財(cái)務(wù)報(bào)告，方便學(xué)校財(cái)務(wù)人員報(bào)送上級(jí)部門相應(yīng)的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)。

三、結(jié)束語

“互聯(lián)網(wǎng)+教育”是一個(gè)非常好的發(fā)展方向，東營職業(yè)學(xué)院是“現(xiàn)代學(xué)徒制”的試點(diǎn)學(xué)校，這就決定了它不僅僅是一個(gè)傳輸知識(shí)的地方，它更像一個(gè)“人才”的生產(chǎn)車間，而管理會(huì)計(jì)信息化就是車間的運(yùn)行程序，程序完美可行，產(chǎn)成品必然是質(zhì)量上乘。信息化的管理會(huì)計(jì)能夠最完美地整合學(xué)校資源，更快地推動(dòng)學(xué)校綜合能力的發(fā)展。希望本文能夠?yàn)楦呗氃盒５墓芾頃?huì)計(jì)改革提供有效的融合點(diǎn)，為“互聯(lián)網(wǎng)+教育”事業(yè)提供一點(diǎn)啟發(fā)。

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