談人事檔案管理工作的創(chuàng)新

摘 要：檔案是事業(yè)單位最重要的信息來(lái)源，其完整的記錄著人們的資料，包括學(xué)歷、經(jīng)驗(yàn)、獎(jiǎng)懲情況等等，與職務(wù)獲取、晉升、評(píng)級(jí)等息息相關(guān)，也是人員分配最主要的參考依據(jù)。近年來(lái)，各大單位對(duì)檔案管理的重視度不斷提高，人們也意識(shí)到了保證檔案信息全面性和真實(shí)性的重要意義。但是由于固有理念的制約以及管理方式的滯后，導(dǎo)致當(dāng)前人事檔案管理還存在諸多不足，工作機(jī)制不夠完善，工作內(nèi)容不夠全面，工作方法過(guò)于單一。針對(duì)這樣的現(xiàn)象，人事檔案管理工作必須全面創(chuàng)新，遵循檔案管理的一般原則，通過(guò)科學(xué)的方法強(qiáng)化管理，以便進(jìn)一步凸顯檔案信息的優(yōu)勢(shì)和作用。

關(guān)鍵詞：人事檔案；管理工作；創(chuàng)新

進(jìn)入21世紀(jì)以來(lái)，社會(huì)經(jīng)濟(jì)迅猛發(fā)展，各單位之間的競(jìng)爭(zhēng)也異常激烈。從根本上而言，其比拼的核心就是人力資源。合理的安排職工，做到人盡其才，不僅可以縮短工作時(shí)間，提高工作效率，還有助于推動(dòng)事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展。人事檔案就是做好上述內(nèi)容，創(chuàng)新管理的基礎(chǔ)。那么何為人事檔案呢？簡(jiǎn)單而言，就是以檔案的形式記錄下來(lái)的有關(guān)職工個(gè)人信息、學(xué)習(xí)經(jīng)驗(yàn)、考核狀況等的內(nèi)容。它是考核評(píng)比的主要信息，有助于事業(yè)人單位加深對(duì)職工的了解，并根據(jù)實(shí)際情況做出工作安排。近年來(lái)，人事檔案的重要作用愈加凸顯，唯有對(duì)檔案管理情況進(jìn)行深入剖析，并提出創(chuàng)新管理的方法，才能凸顯檔案的優(yōu)勢(shì)，為事業(yè)單位合理的安排職工奠定基礎(chǔ)。

一、人事檔案管理工作存在的問(wèn)題

首先，檔案管理人員缺乏責(zé)任感。檔案管理人員的工作質(zhì)量直接決定檔案管理的效力，但是當(dāng)前的一些檔案管理者缺乏責(zé)任意識(shí)，對(duì)檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)不到位，工作態(tài)度不認(rèn)真，存在信息漏寫(xiě)、檔案損壞等的問(wèn)題。還有一部分人不關(guān)心單位的發(fā)展，認(rèn)為并非是自己的檔案，即便出現(xiàn)錯(cuò)誤也和自己關(guān)系不大。長(zhǎng)此以往，檔案管理就會(huì)出現(xiàn)嚴(yán)重問(wèn)題，管理存在漏洞。

其次，檔案材料信息不真實(shí)，內(nèi)容不全面。人事檔案是人事安排最重要的參考信息，是事業(yè)單位用人的依據(jù)，只有保證檔案內(nèi)容的完整性和真實(shí)性，才能利用好各項(xiàng)資源，強(qiáng)化服務(wù)工作。然而經(jīng)過(guò)調(diào)查顯示，某些單位的人事檔案內(nèi)容不夠全面，缺少必備的材料，如學(xué)歷證明、技能證書(shū)、獲獎(jiǎng)證書(shū)等等。同時(shí)，在管理過(guò)程中也沒(méi)有做到及時(shí)歸檔，人事檔案存在隨意擺放、隨意轉(zhuǎn)入的情況。

再次，管理方式滯后。隨著信息技術(shù)的推廣和普及，在人事檔案管理過(guò)程中凸顯技術(shù)優(yōu)勢(shì)，是強(qiáng)化管理的必然之舉。然而當(dāng)前的檔案管理辦法卻相對(duì)單一，人事檔案管理還是以人工操作為主，分類(lèi)劃分、歸檔不及時(shí)，辦事效率低，無(wú)法在需要查詢(xún)時(shí)快速的查找資料。另外，缺乏健全的檔案管理制度，相關(guān)管理工作沒(méi)有細(xì)化也是造成管理滯后的原因。

最后，人事檔案管理人員的綜合素養(yǎng)有待提高。從某種意義上而言，人事檔案管理工作的水平與相關(guān)人員的綜合素質(zhì)息息相關(guān)，他們對(duì)檔案工作有深刻的理解，能夠熟練掌握計(jì)算機(jī)設(shè)備是有效管理的重要保障?？墒悄壳耙恍┤耸聶n案管理者素質(zhì)不高，對(duì)檔案管理缺乏理解，工作能力也不強(qiáng)。一些單位聘請(qǐng)的檔案管理者甚至是非專(zhuān)業(yè)人員，業(yè)務(wù)不夠熟練，無(wú)法滿足檔案管理的需要。

二、人事檔案管理工作的創(chuàng)新

（一）提高檔案管理人員的責(zé)任意識(shí)

責(zé)任意識(shí)是做好檔案管理工作的前提，如果檔案管理人員沒(méi)有責(zé)任意識(shí)，則檔案管理工作就會(huì)變得雜亂無(wú)序。首先，提高檔案管理人員的責(zé)任意識(shí)，明確檔案管理工作的重要性。尤其要重視培養(yǎng)檔案管理人員對(duì)于檔案管理工作的興趣，只有這樣才能提高檔案管理人員的主觀能動(dòng)性，發(fā)揮其最大潛能，將檔案管理工作做好。此外，加強(qiáng)單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作的重視程度，將檔案管理工作列為績(jī)效考核的目標(biāo)之一。最后，開(kāi)展常規(guī)檢查與監(jiān)督，建立完善的考核與獎(jiǎng)懲制度，以此來(lái)激發(fā)檔案管理人員的積極性與主觀能動(dòng)性，讓檔案管理工作能夠更好地開(kāi)展。

（二）完善檔案管理現(xiàn)代化水平，健全善檔案管理制度

現(xiàn)代化的管理方式以及完善的管理體系是人事檔案科學(xué)管理的前提。對(duì)此，事業(yè)單位要進(jìn)一步加大資金投入數(shù)量，完善硬軟件設(shè)備，結(jié)合自身情況建立信息化管理系統(tǒng)。如建立完善的電子信息化數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)，推行全動(dòng)態(tài)管理，對(duì)信息進(jìn)行深入挖掘等等。同時(shí)，要做到人事檔案的同步共享，對(duì)人事檔案進(jìn)行及時(shí)跟蹤，健全檔案函閱讀規(guī)范，保證借出檔案后能夠按時(shí)歸還。另外，在為了保證檔案信息不遭到損壞，還應(yīng)該在做好基礎(chǔ)管理工作，事業(yè)單位檔案存放區(qū)要安裝防護(hù)設(shè)備，加大相關(guān)投資。

（三）加強(qiáng)檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)訓(xùn)練

人事檔案管理工作需要具備一定的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)，只有具有專(zhuān)業(yè)素質(zhì)的檔案管理人員才能高效高質(zhì)量地完成檔案管理工作?？赏ㄟ^(guò)以下幾點(diǎn)措施來(lái)提高檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)技能水平：

1.盡量選用專(zhuān)業(yè)人員從事檔案管理工作，并定期開(kāi)展技能培訓(xùn)。

2.通過(guò)進(jìn)修、訪問(wèn)、參觀與考察等多種形式來(lái)強(qiáng)化檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)理論知識(shí)，增強(qiáng)檔案管理人員的實(shí)踐操作能力。

3.不斷學(xué)習(xí)先進(jìn)的管理技術(shù)與理念，改變落后的觀念與思路。

4.吸納優(yōu)秀的專(zhuān)業(yè)人才，逐步提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平與工作能力，從而提高檔案管理的整體水平。

三、結(jié)語(yǔ)

綜上，針對(duì)當(dāng)前人事檔案管理工作的現(xiàn)狀，為了切實(shí)彰顯檔案信息在推動(dòng)企業(yè)發(fā)展中的重要作用，必須建立完善的人事檔案管理制度，提高人們的責(zé)任意識(shí)，實(shí)施現(xiàn)代化檔案管理方式，并做好相關(guān)人員的培訓(xùn)，以創(chuàng)新的方式實(shí)施檔案管理。

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作者簡(jiǎn)介：李雪波，昆明經(jīng)濟(jì)技術(shù)開(kāi)發(fā)區(qū)人才服務(wù)中心，漢語(yǔ)言文學(xué)專(zhuān)業(yè)，研究方向：人事檔案及文書(shū)檔案的管理。