淺論如何以項目管理視角有效提高教務(wù)工作效率

李安琪

摘 要：隨著高等教育的不斷發(fā)展，高等院校的規(guī)模也在持續(xù)擴大，相應(yīng)的高校教務(wù)工作也越來越重要。面對教務(wù)工作中不斷出現(xiàn)的新挑戰(zhàn)，教務(wù)人員應(yīng)以新的視角來分析問題解決問題。本文以項目管理的視角出發(fā)，借鑒項目管理中處理項目的方法就如何提高教務(wù)工作效率進行探討。

關(guān)鍵詞：教務(wù)工作;項目管理;工作效率

高校教務(wù)管理工作是高校教學(xué)工作的核心，是保證整個辦學(xué)機構(gòu)正常運轉(zhuǎn)的后備力量，也是保證學(xué)校能正常培養(yǎng)各方面人才工作的基本前提， 總結(jié)來說是一個多因素、循環(huán)的動態(tài)過程?？茖W(xué)規(guī)范的教務(wù)管理系統(tǒng)，不僅能維持正常的教學(xué)秩序、也能提高人才培養(yǎng)質(zhì)量以及保證辦學(xué)效益。教務(wù)員是完成教務(wù)工作的主要執(zhí)行者，教務(wù)員的工作成效直接對高校人才培養(yǎng)工作產(chǎn)生重要的影響。因此，在面對如何提高教務(wù)工作效率的問題上要以創(chuàng)新視角多方面考慮。

一、教務(wù)人員的工作內(nèi)容及作用

作為一名教務(wù)人員，主要工作包括工作內(nèi)容主要有：常規(guī)教學(xué)排課、日常停調(diào)課、各階段教學(xué)檢查、考試管理（包括期初補考、期末考試、各項等級考試等）、學(xué)籍管理、檔案管理、畢業(yè)班工作管理等。在實際工作中教務(wù)人員主要發(fā)揮以下三方面的作用：

（一）橋梁作用。

教務(wù)管理工作的干系人包括校方各級領(lǐng)導(dǎo)、教師和學(xué)生，在這三大類服務(wù)對象中，教務(wù)人員起著橋梁作用，通過教務(wù)人員在工作中的不斷溝通交流，使校方、教師和學(xué)生之間能溝通順利;

（二）協(xié)調(diào)組織作用。

學(xué)校的教學(xué)資源有限，包括人力資源、教室資源等，教務(wù)人員則需要總體把握學(xué)校現(xiàn)有資源的數(shù)量，在教學(xué)管理中進行合理協(xié)調(diào)，最大效用的調(diào)動各方資源來保證教學(xué)活動正常進行;

（三）反饋作用。

在學(xué)校組織的各項教學(xué)檢查、聽課評課、教學(xué)評估標(biāo)準(zhǔn)要求等活動中，教務(wù)處、督導(dǎo)辦等管理部門會針對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題向教務(wù)人員進行反饋，教務(wù)人員則需及時收集反饋意見，將各方面的意見和建議反饋給學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)，方便為領(lǐng)導(dǎo)決策提供客觀有效的依據(jù)。

二、教務(wù)人員在工作中面臨的問題

在目前的工作過程中教務(wù)人員證面臨著一些困境：首先是“保姆式”服務(wù)，超量工作。教務(wù)人員不僅要承擔(dān)教學(xué)管理的職能，一般還要承擔(dān)院系的一般事務(wù)，在眾多繁雜事務(wù)待處理的情境下，教務(wù)人員通常都是超負(fù)荷工作。其次，教務(wù)人員在入職后，一般都沒有專業(yè)培訓(xùn)，全靠老教務(wù)人員傳授經(jīng)驗，未形成一系列工作流程。再次，目前的激勵機制和競爭機制不完善，無論做得好壞，沒有實際的獎勵或者懲罰機制，工作的積極性和熱情必然被極大地挫傷。最后，教務(wù)人員待遇低、學(xué)習(xí)機會少、晉升無望。

三、以項目管理視角提高工作效率的方法

如何有效的提高教務(wù)人員的工作效率，筆者認(rèn)為可以借鑒項目管理中的一些方法。項目管理就是綜合知識、技能、工具與技術(shù)，集中應(yīng)用于各項項目活動，以滿足總項目的要求?？梢愿鶕?jù)其邏輯關(guān)系，將其過程歸類成五大過程組：啟動→規(guī)劃→執(zhí)行→監(jiān)控→收尾。在項目的組織中，大部分的工作都可以被當(dāng)成項目來做，并按項目的方式來進行管理。同樣，繁雜的教務(wù)工作也可以被當(dāng)成一個大項目，其中的各項具體事務(wù)則可被看作是一個個的子項目。具體可借鑒方法可分為以下 5方面：

（一）選擇適用的過程來實現(xiàn)項目目標(biāo)。

目前教務(wù)工作的處理大多是通過教務(wù)員之間口耳相傳，以過往經(jīng)驗來傳遞給新人，并未有明確的文字流程。教務(wù)處可出臺各項教務(wù)工作處理的具體流程，加強在崗人員培訓(xùn)，使教務(wù)員能明確處理工作的過程，減少不必要的摸索。對新進的教務(wù)人員，提供專業(yè)的崗前培訓(xùn)，而不單只是與教學(xué)人員一樣參加教育學(xué)、心理學(xué)的培訓(xùn);充分利用老帶青，在迅速提高教務(wù)人員工作能力得同時，避免因人員變動導(dǎo)致崗位工作無人接手。

（二）使用經(jīng)定義的方法來滿足要求。

在處理教務(wù)工作后，可總結(jié)經(jīng)驗，方便在之后的工作中利用經(jīng)驗，提高效率。識別和制定教務(wù)工作中的管理方法、最佳實踐和標(biāo)準(zhǔn)要求。

（三）建立并維系與干系人的適當(dāng)溝通與互動。

在處理教務(wù)工作中，會與很多人打交道，這些人都是屬于干系人，包括學(xué)生、教師、學(xué)院及學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)、教務(wù)處人員等。與之保持良好的溝通有利于教務(wù)工作的開展。領(lǐng)導(dǎo)層面需提高對教務(wù)工作的認(rèn)同度。二級學(xué)院應(yīng)多宣傳，讓老師們理解并支持教務(wù)工作，使教務(wù)人員的自身價值得到體現(xiàn);作為領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)為教務(wù)人員爭取超工作量的薪酬待遇。

（四）遵守要求以滿足干系人的需要和期望。

在與眾多干系人的聯(lián)系中，要明確他們期望的結(jié)果是什么，并在遵守學(xué)校規(guī)章制度的前提下達到其期望及完成工作。學(xué)校也應(yīng)平等提供學(xué)習(xí)機會和晉升機會。建立合理的有吸引力的教務(wù)人員職業(yè)晉升機制，使教務(wù)人員有多種選擇機會;平等提供學(xué)習(xí)機會。對教務(wù)人員而言，也能進一步提升自我，突破崗位的限制。

（五）在范圍、進度、預(yù)算、質(zhì)量、資源和風(fēng)險等相互競爭的制約因素之間尋求平衡，已完成特定的產(chǎn)品、服務(wù)或成果。

教務(wù)員需要處理的事務(wù)多且雜，在多項工作同時進行時，可按照緊急程度劃分順序來處理。另外一套科學(xué)適用的教務(wù)管理軟件對于教務(wù)人員來說非常重要，可以使其在處理教務(wù)工作中事半功倍。校方應(yīng)根據(jù)學(xué)校的教學(xué)特點以及學(xué)生規(guī)模引進教務(wù)管理軟件。

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