電子檔案“單套制”趨勢(shì)下市、縣兩級(jí)“館”“室”對(duì)接障礙及對(duì)策

趙艾紅

摘 要：市、縣基層檔案館在接收電子檔案進(jìn)館時(shí)，存在硬件設(shè)備、文件格式、系統(tǒng)軟件、認(rèn)知應(yīng)知、技術(shù)能力、制度落實(shí)、組織機(jī)構(gòu)等7個(gè)方面障礙，應(yīng)從機(jī)制著手，開(kāi)展“橫向通用，縱向通行”研究，解決基層檔案館接收電子檔案時(shí)“上面千條線，下面一根針”問(wèn)題；從組織機(jī)構(gòu)入手，確定電子文件歸集保存職能機(jī)構(gòu)，解決基層檔案館在電子文件接收保管上“力所不及”問(wèn)題；從內(nèi)設(shè)部門下手，檔案館嘗試紙質(zhì)檔案與電子檔案“分灶”單過(guò)，解決人員專業(yè)素養(yǎng)提升與需求匹配問(wèn)題。

關(guān)鍵詞：?jiǎn)翁字疲浑娮訖n案；檔案館；檔案室

1 “單套制”正在成為趨勢(shì)

電子檔案“單套制”是指對(duì)于由電子設(shè)備生成的電子文件，在進(jìn)行歸檔時(shí)只保存電子檔案，而不再生成和保存紙質(zhì)檔案的歸檔制度。[1]在國(guó)外，電子文件“單套制”管理正成為許多國(guó)家電子文件的發(fā)展趨勢(shì)。美國(guó)、澳大利亞等國(guó)家都逐漸或已實(shí)現(xiàn)了“單套制”歸檔管理模式，丹麥要求全面運(yùn)用電子文件并替代紙質(zhì)文件。日本以倡導(dǎo)無(wú)紙化辦公為準(zhǔn)則，提出了“綠色I(xiàn)T”計(jì)劃，以減少紙物質(zhì)資源的消耗。[2]

國(guó)內(nèi)，理論研究層面，國(guó)家社會(huì)科學(xué)基金連續(xù)兩年將“電子文件單套制”列入選題指南。2018年12月以“從雙軌到單軌——國(guó)家信息化戰(zhàn)略背景下的電子文件管理”為主題的第九屆電子文件管理論壇在北京召開(kāi)。專家學(xué)者及檔案專業(yè)工作者就電子文件單軌/單套制管理等問(wèn)題展開(kāi)研討。雖然立場(chǎng)視角不同，思路觀點(diǎn)各異，但在電子文件（檔案）“單套制”成為趨勢(shì)上已經(jīng)達(dá)成共識(shí)。實(shí)踐層面，上海自貿(mào)區(qū)、浙江省檔案局、國(guó)家開(kāi)發(fā)銀行、青島啤酒股份有限公司等一些經(jīng)濟(jì)發(fā)達(dá)省市、地區(qū)、行業(yè)、企業(yè)陸續(xù)展開(kāi)“電子文件單套歸檔、單軌運(yùn)行的試點(diǎn)工作”。[3]

面對(duì)“單套制”歸檔管理模式這一“不可逆轉(zhuǎn)的未來(lái)發(fā)展趨勢(shì)”，[4]作為基層檔案保管機(jī)構(gòu)的市、縣兩級(jí)檔案館、室，在現(xiàn)行檔案管理體制模式下，分別是移交方和接收方。在目前情況下，實(shí)現(xiàn)電子文件歸檔移交還存在著一些阻礙“館”“室”對(duì)接的障礙。分析這些障礙的成因，有針對(duì)性地找出應(yīng)對(duì)之策是“單套制”趨勢(shì)下基層檔案工作必須面對(duì)的問(wèn)題與工作。

2 “單套制”趨勢(shì)下影響市、縣兩級(jí)“館”“室”對(duì)接的障礙

2.1 硬件設(shè)備障礙?！梆^”與“室”所在機(jī)構(gòu)的信息化水平、技術(shù)需求、財(cái)力水平間的差異和電子文件對(duì)硬件技術(shù)設(shè)備的依賴性，決定了“館”“室”對(duì)接中，始終存在硬件障礙。以數(shù)據(jù)庫(kù)應(yīng)用為例，不同規(guī)模的數(shù)據(jù)庫(kù)對(duì)硬件要求不同，通常數(shù)據(jù)庫(kù)規(guī)模越大，對(duì)硬件的要求越高。從表1可以看到，參加調(diào)查的18個(gè)“館”中，沒(méi)有一個(gè)使用大型數(shù)據(jù)庫(kù)，只有一個(gè)使用中型數(shù)據(jù)庫(kù)。而“室”中使用大型數(shù)據(jù)庫(kù)的有11個(gè)，使用中型數(shù)據(jù)庫(kù)的有7個(gè)。顯然，沒(méi)有運(yùn)行大中型數(shù)據(jù)庫(kù)硬件的“館”在與移交大、中型數(shù)據(jù)庫(kù)文件的“室”對(duì)接時(shí)，存在硬件設(shè)備障礙。

2.2 文件格式障礙。電子文件格式的多樣性，是“館”“室”對(duì)接的又一障礙。從表2可見(jiàn)，在調(diào)查表列出的文本文件、電子表格、電子郵件、視頻文件、音頻文件、圖像文件、圖形文件、網(wǎng)頁(yè)文件、程序文件、數(shù)據(jù)庫(kù)文件10種電子文件類型中，檔案館涉及的只有6種，在不考慮同種類型不同格式的情況下，使用率最高的文本文件在18個(gè)檔案館中也只有12個(gè)，其他5種類型最多涉及7個(gè)館，最少的只涉及1個(gè)館。讓檔案館接收自己根本沒(méi)見(jiàn)過(guò)、沒(méi)用過(guò)的東西，并對(duì)這“東西”進(jìn)行鑒定，是勉為其難，定難以勝任。

2.3 系統(tǒng)軟件障礙。系統(tǒng)軟件在這里是指各“室”所在機(jī)構(gòu)內(nèi)設(shè)部門使用的專門業(yè)務(wù)軟件。調(diào)查顯示，參加調(diào)查的單位中使用的業(yè)務(wù)系統(tǒng)，按層級(jí)：全國(guó)統(tǒng)一使用15種，占8.43%；全省統(tǒng)一使用50種，占28.09%；全市統(tǒng)一使用64種，占35.96%；單位統(tǒng)一使用57種，占32.02%；部門統(tǒng)一使用74種，占41.57%；其他11種，占6.18%，共271種。按業(yè)務(wù)類型：人事管理68個(gè)，占38.2%；財(cái)務(wù)管理105個(gè)，占58.99%；公文管理66個(gè)，占37.08%；資產(chǎn)管理25個(gè)，占14.04%；專業(yè)管理32個(gè)，占17.98%；檔案管理61個(gè)，占34.27%；科技管理9個(gè)，占5.06%；其他14個(gè)，占7.87%，共380個(gè)。這么龐雜繁多的業(yè)務(wù)系統(tǒng)產(chǎn)生的電子文件，再生成電子檔案向檔案館移交，系統(tǒng)間的兼容已經(jīng)是一個(gè)巨大障礙，還要實(shí)現(xiàn)無(wú)損傷原樣顯示困難就更大。

2.4 認(rèn)知應(yīng)知障礙。信息化認(rèn)知應(yīng)知水平成為阻礙“館”“室”對(duì)接的主觀性障礙之一。在回答“貴單位是否配備使用有業(yè)務(wù)系統(tǒng)”時(shí)，178人中回答“是”119人，占66.85%；回答“否”35人，占19.66%；聲稱“不了解”24人，占13.48%。但在選擇回答“貴單位使用的業(yè)務(wù)系統(tǒng)種類”時(shí)（見(jiàn)表3），178人全部選取了人事管理、財(cái)務(wù)管理、公文管理、資產(chǎn)管理、專業(yè)管理、檔案管理、科研管理、其他等相應(yīng)的具體業(yè)務(wù)系統(tǒng)。這就表明“館”“室”中有三分之一左右的檔案工作者并不清楚什么是“業(yè)務(wù)系統(tǒng)”。178人中73.6%（131人）不清楚本單位業(yè)務(wù)系統(tǒng)使用的數(shù)據(jù)庫(kù)規(guī)模，其中“館”15人，占“館”全部18 人的83.33%； 82.58%（147人）不清楚數(shù)據(jù)庫(kù)軟件名稱，其中“館”17人，占“館”全部18人的94.44%。這種“館”平均高于“室”10%左右的差距更強(qiáng)化了對(duì)接障礙。

2.5 技術(shù)能力障礙。除了認(rèn)知應(yīng)知障礙外，另一個(gè)主觀性障礙是技術(shù)能力。178人中，對(duì)單位使用的業(yè)務(wù)系統(tǒng)采用的數(shù)據(jù)庫(kù)了解并會(huì)使用48人，占26.97%；其中“館”3人，占“館”全部18人的16.67%。了解但不會(huì)使用33人，占18.54%；其中“館”2人，占“館”全部18人的11.11%。不了解但會(huì)使用27人，占15.17%；其中“館”6人，占“館”全部18人的33.33%。不了解且不會(huì)使用70人，占39.33%。其中“館”7人，占“館”全部18人的38.89%。詳見(jiàn)表4。不了解的整體上占到了近55%，不會(huì)使用的整體上占到了近60%。“館”不了解的占到了72.22%，“館”不會(huì)使用的占到50%。再加上“館”使用的系統(tǒng)少于“室”，對(duì)接時(shí)“館”人對(duì)“室”使用系統(tǒng)的應(yīng)知、應(yīng)會(huì)程度就更低，對(duì)接障礙被放大。

2.6 制度落實(shí)障礙。電子文件管理制度落實(shí)是影響“館”“室”對(duì)接的重要制度性因素。調(diào)查的178人中，有9.55%表示單位沒(méi)有數(shù)據(jù)庫(kù)安全管理措施，19.66%不了解單位是否有數(shù)據(jù)庫(kù)安全管理措施。5.62%表示單位使用的業(yè)務(wù)系統(tǒng)產(chǎn)生的電子文件沒(méi)有進(jìn)行備份，24.72%不了解單位使用的業(yè)務(wù)系統(tǒng)產(chǎn)生的電子文件是否進(jìn)行了備份。有7.3%表示單位使用的業(yè)務(wù)系統(tǒng)產(chǎn)生的電子文件沒(méi)有進(jìn)行紙質(zhì)備份，20.22%不了解單位使用的業(yè)務(wù)系統(tǒng)產(chǎn)生的電子文件是否有紙質(zhì)備份?？傮w上有30%左右的人所在單位沒(méi)有或不知道與電子文件管理相關(guān)的制度，特別是那5.62%沒(méi)有備份電子文件的“室”在與“館”對(duì)接時(shí)，出現(xiàn)的可能就不只是障礙，而是風(fēng)險(xiǎn)。

2.7 組織機(jī)構(gòu)障礙。紙質(zhì)檔案進(jìn)館移交在“室”“館”之間對(duì)接就可以完成。但電子檔案進(jìn)館移交則可能出現(xiàn)“館”與“室”及“室”所在機(jī)構(gòu)其他部門一同對(duì)接的情況。這是由于一些單位日常的電子文件由“室”以外的其他部門管理。比如178個(gè)單位中有 99個(gè)有專門負(fù)責(zé)管理與維護(hù)全部業(yè)務(wù)系統(tǒng)的部門，占比超過(guò)半數(shù)（55.62%）。由檔案室保管業(yè)務(wù)系統(tǒng)產(chǎn)生電子文件的有44個(gè)（24.72%），占比接近四分之一。四分之三以上由“室”以外的其他部門進(jìn)行管理，其中由辦公室管理58個(gè)，占32.58%；由電子文件產(chǎn)生部門自行管理55個(gè)，占30.9%；由系統(tǒng)專門管理機(jī)構(gòu)（如信息中心）管理22個(gè)，占12.36%；由其他管理10個(gè)，占5.62%。這種可能出現(xiàn)的“館”“室”對(duì)接中“一口對(duì)多口”現(xiàn)象將會(huì)使對(duì)接障礙倍增。

3 消除“館”“室”對(duì)接障礙的策略

電子文件“單套制”能否真正得以實(shí)施，實(shí)現(xiàn)“館”“室”無(wú)縫對(duì)接，必須設(shè)法消除上述阻礙對(duì)接的障礙?？紤]到市縣“館”處在電子文件“單套制”的最末端和這些障礙的普遍性、廣泛性、持久性，僅僅從技術(shù)與操作層面不足以全面徹底地消除上述障礙，應(yīng)當(dāng)以更宏觀的立體視角，從機(jī)制、體制方面尋求解決方案與應(yīng)對(duì)策略。

3.1 開(kāi)展“橫向通用，縱向通行”研究，解決檔案歸集“上面千條線，下面一根針”問(wèn)題。電子文件“單套制”歸根結(jié)底要解決的不是文件階段的流轉(zhuǎn)問(wèn)題，而是滿足歸檔永久保存問(wèn)題。在現(xiàn)行紙質(zhì)檔案保存模式下，如果不解決上游多系統(tǒng)、多層次、多類型、多格式的“千條線”合股問(wèn)題，指望“館”這根針擴(kuò)大“針鼻”（配備所有進(jìn)館電子檔案所使用的系統(tǒng)軟件的各種版本以及相應(yīng)的硬件、數(shù)據(jù)庫(kù)）既不現(xiàn)實(shí)，也不可能。在進(jìn)行現(xiàn)有“點(diǎn)狀”實(shí)驗(yàn)研究的同時(shí)，適時(shí)開(kāi)展國(guó)家、省、市、縣、鄉(xiāng)不同層級(jí)的同層“橫向通用”研究，重點(diǎn)實(shí)施從上游發(fā)文到最終下游到“室”進(jìn)“館”的“縱向通行”研究。不解決“橫向通用，縱向通行”，很難實(shí)現(xiàn)真正意義上的電子文件“單套制”。

3.2 科學(xué)定位電子文件歸檔保存職能機(jī)構(gòu)，解決檔案館在電子文件接收保管上“力所不及”問(wèn)題。在新一輪機(jī)構(gòu)改革中，一些省份設(shè)立了大數(shù)據(jù)廳（局），統(tǒng)管政府信息數(shù)據(jù)。加上各級(jí)政府現(xiàn)有的信息中心，除去最終歸檔保存職能之外，在電子文件歸集上與檔案館多有重疊?？紤]到檔案館與大數(shù)據(jù)廳（局）、政府信息中心在技術(shù)裝備、技術(shù)能力、人員配置以及樞紐作用上的差距，可否考慮將電子文件歸集之職劃歸大數(shù)據(jù)廳（局）、政府信息中心，再由大數(shù)據(jù)廳（局）、政府信息中心將歸集后的電子文件整體向檔案館移交。這樣一來(lái)，不僅可以解決同級(jí)各“室”眾口對(duì)“館”的問(wèn)題，也可以解決檔案館在電子文件接收上“力所不及”的問(wèn)題，還可以解決大數(shù)據(jù)廳（局）、政府信息中心數(shù)據(jù)的異地備份問(wèn)題，可謂一舉多得。

3.3 檔案館嘗試紙質(zhì)檔案與電子檔案“分灶”單過(guò)，解決人員專業(yè)素養(yǎng)提升與匹配問(wèn)題。從市縣檔案館現(xiàn)狀看，多數(shù)基層檔案從業(yè)者不具備與電子文件接收管理相匹配的專業(yè)素養(yǎng)。在信息技術(shù)高速發(fā)展，一“館”對(duì)眾“室”環(huán)境下，指望通過(guò)崗前培訓(xùn)、在職培訓(xùn)、繼續(xù)教育等方式，提升檔案館全員的信息技術(shù)素養(yǎng)，達(dá)到與電子檔案管理相匹配的水準(zhǔn)基本上沒(méi)有可能。但如果將有限資源集中用在部分從業(yè)人員身上，則可能獲得事半功倍的效果?！靶g(shù)業(yè)有專攻”，順著這個(gè)思路，檔案館是否可以嘗試將紙質(zhì)檔案與電子檔案分開(kāi)，從接收、保管、利用等全過(guò)程各個(gè)環(huán)節(jié)，全面“分灶”單過(guò)?！靶g(shù)業(yè)有專攻”，“分灶”單過(guò)不僅有利于相關(guān)人員專業(yè)素養(yǎng)的提升，更有利于檔案館“電子檔案”管理的專業(yè)化。

*本文系2016年河南省檔案科技計(jì)劃項(xiàng)目《平頂山市、縣（區(qū)）公共機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)清單調(diào)查研究》的后續(xù)成果，批準(zhǔn)號(hào)2016-X-11。

參考文獻(xiàn)：

[1]沈欣瑜.電子檔案“單套制”背后的電子文件管理思想轉(zhuǎn)變[J].檔案管理，2017（06）：33-36.

[2][3][4]管先海，何思源，武夢(mèng)雅.電子文件歸檔管理模式探究[J].檔案管理，2017（06）：37-41.

（作者單位：平頂山市檔案局 來(lái)稿日期：2019-02-13）